Στην υπεράσπιση του γραφείου Messy

Κάθε μέρα όλο και περισσότερες πληροφορίες ρίχνονται σε σας. Τα νέα μηνύματα, οι αναφορές από διάφορες επιτροπές, τα τιμολόγια, οι προτάσεις και πολλά άλλα χτυπούν το γραφείο σας πολλές φορές την ημέρα. Είστε πολύ απασχολημένοι για να το αντιμετωπίσετε αμέσως, έτσι απλά αρχίζει να συσσωρεύεται. Η επιφάνεια εργασίας σας αρχίζει να μοιάζει με ζώνη πολέμου.

Το πρόβλημα εδώ δεν είναι ότι το γραφείο σας είναι ακατάστατο. το πρόβλημα είναι ότι τα σημαντικά πράγματα χάνουν. Είναι είτε θαμμένος από νέο υλικό που μπαίνει, είτε είναι στο νέο υλικό αλλά δεν παρατηρείται. Ως αποτέλεσμα, ξοδεύετε πολύ χρόνο σε πράγματα που είναι απλά επείγοντα και όχι σημαντικά.

Όταν το αφεντικό σας θέλει να μάθει πόσο σύντομα μπορεί να έχει αυτή την αναφορά για τον Αντιπρόεδρο, δεν θέλετε να του πείτε ότι δεν έχετε παρατηρήσει το σημείωμα που σας έστειλε ζητώντας την αναφορά. Ούτε το αφεντικό σας θα είναι ενθουσιασμένο να ακούσει ότι η διάταξη της νέας σειράς προϊόντων καθυστερεί επειδή το αφήσατε στην άκρη και το πήρατε καλυμμένο και το ξεχάσατε.

Μερικοί άνθρωποι θα σας πουν ο καλύτερος τρόπος για να λύσετε αυτό το πρόβλημα είναι ένα καθαρό γραφείο. Άλλοι λένε ότι ένα χάος είναι εντάξει. Ποιος έχει δίκιο;

Κακή γραφείο, ξεχασμένο νου

Όχι πολύ καιρό πριν, υπήρξε μια δημοφιλής έκφραση "ένα γεμάτο γραφείο είναι ένα σημάδι ενός γεμάτου μυαλού". Η έκφραση αυτή δημιούργησε μια ολόκληρη βιομηχανία με σκοπό να βοηθήσει τα στελέχη επιχειρήσεων να καθαρίσουν τα επιτραπέζια τους συστήματα ως ένδειξη της ψυχικής τους οξύτητας.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι έχετε δει ταινίες όπου ο αρχηγός κάθεται στο γραφείο του πάνω από έναν ουρανοξύστη στο κέντρο της πόλης. Καθίζει πίσω από ένα γραφείο γυάλινης επιφάνειας χωρίς συρτάρια. Τα μόνα στολίδια είναι το εντυπωσιακό στυλό που έχει σχεδιαστεί για την υπογραφή σημαντικών εγγράφων και ενός τηλεφώνου ή ενδοεπικοινωνίας για να δίνει εντολές.

Αφ 'ετέρου…

Πολλοί άνθρωποι δεν βλέπουν τίποτα λάθος με σωρούς χαρτιού που καλύπτουν την επιφάνεια εργασίας, ακόμη και να χυθούν στα καθίσματα των καρεκλών και στο πάτωμα του γραφείου. Αναφέρουν τα λόγια όπως «ένα γεμάτο γραφείο είναι ένα σημάδι ιδιοφυΐας» και «ένα βρώμικο γραφείο είναι μόνο ένα σημάδι ενός ακατάστατου γραφείου».

Όλοι γνωρίζουμε κάποιον του οποίου το γραφείο είναι έτσι. Δεν βλέπετε πώς μπορούν να διακρίνουν ακόμη και αν η επιφάνεια εργασίας είναι μέταλλο ή ξύλο. Ωστόσο, όταν τους ζητάτε κάτι, πηγαίνουν δεξιά σε ένα σωρό, φύλλων από 2 ή 3 φύλλα, και βγάλτε ό, τι ζητήσατε.

Τι λειτουργεί για σας

Και οι δύο πλευρές είναι σωστές. Το ζήτημα δεν είναι το σωστό. Το θέμα είναι που θα σας κάνει πιο αποτελεσματικό. Υπάρχουν μερικές θεμελιώδεις κατευθυντήριες γραμμές που ισχύουν και για τις δύο προσεγγίσεις, αλλά το κλειδί είναι να εργαστείτε με τρόπο που σας επιτρέπει να είστε πιο αποτελεσματικοί. Σχεδόν ο καθένας πρέπει να απαλλαγεί από κάποια από την ακαταστασία στην κορυφή του γραφείου του, αλλά έχοντας μόνο ένα στοιχείο στο γραφείο σας οποιαδήποτε στιγμή δεν θα λειτουργήσει για πολλούς από εμάς.

Πολλοί άνθρωποι εργάζονται σε πολλά έργα ταυτόχρονα (ή σχεδόν ταυτόχρονα). Οι δημιουργικοί τύποι αισθάνονται την ανάγκη να έχουν έμπνευση γύρω τους. Τα λεπτομερή προσανατολισμένα άτομα χρειάζονται όγκους υλικού αναφοράς κοντά στο χέρι. Μερικοί άνθρωποι αισθάνονται ότι οι σωροί της δουλειάς τους κάνουν να φαίνονται απασχολημένοι και, επομένως, να τους κρατούν ασφαλέστερους σε περιόδους απολύσεων. Άλλοι αισθάνονται ότι ένα καθαρό γραφείο δείχνει πόσο αποτελεσματικές είναι να κάνουν τη δουλειά. Αυτό που είναι σημαντικό είναι να κάνουμε ό, τι δουλεύει για εσάς.

Πώς να ταρακουνήσει το τέρας

Είτε πρόκειται για την αποστειρωμένη επιφάνεια εργασίας γυαλιού, είτε απλά θέλετε να δώσετε λίγο περισσότερη παραγγελία στο χάος της επιφάνειας εργασίας σας, υπάρχουν μερικές βασικές οδηγίες:

• Θέλετε πραγματικά να βελτιώσετε: Δεν συνιστούμε τη σοβαρή προσέγγιση που κάνουν ορισμένοι. Δυστυχώς, αυτό αφήνει τις δικαιολογίες πολύ εύκολο για τον εαυτό σας. Αυτή η προσπάθεια να καταστήσετε το γραφείο σας πιο γεμάτο και αποτελεσματικότερο εξαρτάται από το να καταβάλλετε σοβαρή προσπάθεια.
• Κρατήστε, Τραβήξτε ή Μετακινήστε: Βρείτε τρία δοχεία. Ετικέτα το μικρότερο "κρατήσει". Ετικέτα τη μεγαλύτερη "πετάξει". Έχετε ένα άλλο δοχείο με την ένδειξη "κίνηση". Τα πραγματικά ζωτικά πράγματα θα πάνε στο δοχείο αποθήκευσης σας για να ταξινομηθούν αργότερα. Οτιδήποτε θέλετε να πάρετε στο σπίτι ή να δώσετε μακριά πηγαίνει στο δοχείο "κίνηση". Οτιδήποτε άλλο πηγαίνει στο δοχείο εκτίναξης.

• Ξεκινήστε με το παλαιότερο: Μπορείτε να πείτε, κοιτάζοντας τους ποιο σωρό είναι το παλαιότερο. Συνήθως, είναι πιο μακριά από την καρέκλα σας. Θα είναι πιο εύκολο να πετάξετε αντικείμενα από αυτό το σωρό.
• Αξιολογήστε κάθε κομμάτι μόνο μία φορά: Κοιτάξτε κάθε στοιχείο στο σωρό. Αποφασίστε ποιο δοχείο θα εισέλθει. Δεν μπορείτε να το επαναφέρετε στο γραφείο σας για αργότερα, πρέπει να αποφασίσετε τώρα. Τοποθετήστε τα πάντα σε ένα από τα τρία δοχεία. Δεν υπάρχει άλλη επιλογή.
• Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό: Η πρώτη ερώτηση είναι "το έχω κάπου αλλού ή μπορώ να το βρω από κάποιον;" Αν έχετε ένα αντίγραφο στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ή σε μια αναφορά ή στο γραφείο του ατόμου που συνέταξε την ανάλυση της αγοράς κλπ., Δεν χρειάζεται να κρατήσετε ένα άλλο αντίγραφο. Πέτα το. Στη συνέχεια, ρωτήστε "γιατί χρειάζομαι αυτό;" Εάν η απάντηση είναι α) να αναλάβετε δράση σε αυτό, β) να κάνετε κάτι μαζί του όταν έχω περισσότερες πληροφορίες από κάποιον, ή γ) να αναφερθώ σε άλλες δουλειές, να τις τοποθετήσω στο σωρό. (Αφού απαλλαγείτε από την ακαταστασία, θα αναδιοργανώσετε το σωρό σας από τις τρεις κατηγορίες, οπότε αισθανθείτε ελεύθερος να τις διαχωρίσετε τώρα, θα εξοικονομήσετε χρόνο αργότερα.) Εάν η απάντησή σας ήταν κάτι άλλο, πετάξτε το στοιχείο.

• Να είστε αδίστακτος και γενναίος: Καθώς προχωράτε μέσα από κάθε σωρό, πλησιάζετε και πλησιάζετε στα πράγματα που μόλις έφτασα, να είστε αδίστακτοι στις αποφάσεις σας. Μην κρατάτε κρατουμένους. Αν πραγματικά δεν το χρειάζεστε, πετάξτε το. Και να είναι γενναίος. Μην κρεμάστε σε κάτι μόνο και μόνο επειδή κάποιος μπορεί να σας ρωτήσει κάτι για αυτό κάποια μέρα. Μην χτίζετε ένα φρούριο χαρτιού για να προστατεύσετε τον εαυτό σας.

Διαχειριστείτε το ζήτημα

Η επιφάνεια εργασίας σας δεν χρειάζεται να είναι αποστειρωμένη και εντελώς χωρίς χαρτί, αν και μπορεί να είναι αν το βοηθά. Ο στόχος σας είναι να οργανώσετε την επιφάνεια εργασίας σας ώστε να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητά σας. Εάν αυτό σημαίνει μερικές ακόμη σωρούς στο γραφείο σας από το επόμενο άτομο, αυτό είναι εντάξει - υπό την προϋπόθεση ότι ό, τι διατηρήσατε σας βοηθά να ανταποκριθείτε στον στόχο σας για αυξημένη αποτελεσματικότητα.