10 συνήθειες επιτυχημένων διευθυντών έργου

Γιατί ορισμένοι υπεύθυνοι έργων φέρνουν τα έργα τους έγκαιρα, με προϋπολογισμό και ικανοποιημένους πελάτες, ενώ άλλοι έχουν δύσκολο χρόνο; Ας δούμε τις δέκα συνήθειες που μοιράζονται οι επιτυχημένοι διευθυντές έργων για να μάθουν.

Αυτές οι συνήθειες αναφέρθηκαν ξανά και ξανά στις αξιολογήσεις των επιδόσεων και στις αναθεωρήσεις στο τέλος του έργου όπου ο πελάτης, η ομάδα ή ο χορηγός προσφέρουν ανατροφοδότηση στον υπεύθυνο του έργου.

Δεν χρειάζεται να έχετε δέκα χρόνια εμπειρίας για να παραδίδετε με επιτυχία κάθε φορά. Με την αλλαγή των συνηθειών σας και την εξάτμιση των δεξιοτήτων σας, μπορείτε να βελτιώσετε δραστικά τις πιθανότητες επιτυχίας του έργου σας και να δώσετε στον εαυτό σας έναν λιγότερο αγχωτικό χρόνο στην εργασία.

Χρησιμοποιώντας τη σωστή ομάδα

Οι πιο αποτελεσματικοί και επιτυχημένοι διαχειριστές έργων γνωρίζουν τις δυνατότητες των μελών της ομάδας τους. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να διαθέσουν το σωστό έργο στους σωστούς ανθρώπους.

Η χρήση εσφαλμένου πόρου σε μια εργασία μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερη διάρκεια ή κακή εκτέλεση. Βοηθά να γνωρίζετε τις δυνάμεις και τις αδυναμίες των ατόμων που εργάζονται μαζί σας, έτσι ώστε να μπορείτε να τα διαθέσετε καλύτερα σε εργασίες έργου.

Διαχείριση Θέματα Έργου

Όλα τα έργα χτύπησαν τα θέματα από καιρό σε καιρό. Οι επιτυχημένοι υπεύθυνοι έργων δεν τους αφήνουν να ανησυχούν. Γνωρίζουν τις διαδικασίες για τη διαχείριση των εκδόσεων και επίσης τον καλύτερο τρόπο αντιμετώπισης των προβλημάτων που προκύπτουν.

Μπορείτε να το κάνετε και αυτό. Μόλις μάθετε πώς μπορείτε να αξιολογήσετε ένα ζήτημα έργου, θα διαπιστώσετε ότι η διαχείριση των ζητημάτων γίνεται μια εύκολη συνήθεια να ενσωματωθεί στην εβδομαδιαία σας ρουτίνα. Αφήστε λίγο χρόνο για να περάσετε από το αρχείο καταγραφής των προβλημάτων σας κάθε εβδομάδα και σύντομα θα διαπιστώσετε ότι είναι εύκολη η δουλειά να παραμείνετε στην κορυφή της διαχείρισης των προβλημάτων.

Αντιμετώπιση αλλαγών

Τα έργα έχουν σχεδιαστεί για να αλλάξουν τα πράγματα, αλλά αυτό το είδος αλλαγής συμβαίνει σε άλλους ανθρώπους! Είναι πιο δύσκολο να διαχειριστείτε την αλλαγή που απευθύνεται αποκλειστικά στην ομάδα του έργου, ανατρέποντας το λεπτομερές χρονοδιάγραμμα του έργου και δημιουργώντας νέα εργασία και ένα σωρό ενημερωμένες εκδόσεις τεκμηρίωσης.

Οι επιτυχημένοι διαχειριστές έργων έχουν μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που ακολουθούν. Ακολουθώντας τα καθορισμένα βήματα διευκολύνεται η μετατροπή οποιασδήποτε ενέργειας σε συνήθεια, διότι είναι δομημένη και επαναλαμβανόμενη.

Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μοιάζει με αυτό:

• Λάβετε πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή.
• Αξιολογήστε την αλλαγή.
• Καθορίστε πόση δουλειά θα ήταν να κάνετε την αλλαγή.
• Προετοιμάστε μια σύσταση για το αν αξίζει να προχωρήσετε.

Αφού προετοιμάσετε μια σύσταση, ζητήστε από το χορηγό σας να λάβει μια απόφαση από το αν θα πρέπει να ενσωματώσετε την αλλαγή ή όχι. Μπορείτε να εγκρίνετε κάποιες μικρές αλλαγές μόνοι σας εφ 'όσον βρίσκονται εντός των επιπέδων εντολής και εξουσίας σας. Οι επιτυχημένοι υπεύθυνοι έργων γνωρίζουν ότι η αντιμετώπιση των αλλαγών είναι μέρος της δουλειάς και έχουν ένα σχέδιο για να τις αντιμετωπίσουν καθώς και πότε προκύπτουν.

Διαχείριση των δαπανών του Έργου

Είναι πολύ πιθανό ότι το σχέδιό σας θα προκαλέσει δαπάνες, ακόμη και αν δεν έχετε τον πλήρη έλεγχο των χορδών πορτοφολιών μόνοι σας. Η ικανότητά σας να διαχειρίζεστε οικονομικά στοιχεία υπό τον έλεγχό σας πρέπει να είναι μια συνήθεια. Εάν δεν το πλησιάζετε τακτικά και συστηματικά, θα διαπιστώσετε ότι η δουλειά γίνεται τόσο μεγάλη που είναι αδύνατο να το κάνετε καλά.

Οι φανταστικοί διαχειριστές έργων παραμένουν στην κορυφή των δαπανών με συστήματα αρχειοθέτησης που λειτουργούν για τιμολόγια, εισαγωγικά και εκτιμήσεις. Πάρτε τη συνήθεια να χρησιμοποιείτε το λογισμικό του προϋπολογισμού σας (ακόμα κι αν αυτό είναι απλώς ένα υπολογιστικό φύλλο).

Δεν μπορείτε να διαχειριστείτε το κόστος του έργου σας μέχρι να έχετε ένα σχέδιο για το τι πρόκειται να ξοδέψετε. Διαβάστε αυτό σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας ενός προϋπολογισμού έργου ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε.

Χτίσιμο ομάδας

Η ομάδα του έργου ενδέχεται να μην εργάζεται άμεσα για εσάς. Λοιπόν, γιατί η teambuilding αποτελεί μέρος των συνηθειών επιτυχημένων διαχειριστών του έργου; Είναι επειδή χρειάζεστε την ομάδα σας να συνεργαστεί αποτελεσματικά και χρειάζεστε τα άτομα που εμπλέκονται στο έργο να φτάσουν γρήγορα σε ένα σημείο όπου εμπιστεύονται ο ένας τον άλλον. Μπορείτε να το πετύχετε μέσα από την οικοδόμηση της ομάδας. Προσέξτε για καταστάσεις όπου η ομάδα σας καταρρέει. Ειδικότερα, η συμπεριφορά εκφοβισμού είναι απαράδεκτη.

Κατανόηση διαδικασιών

Η έκτη συνήθεια των ιδιαίτερα επιτυχημένων διαχειριστών έργων είναι ότι κατανοούν τις διαδικασίες που υπάρχουν μέσα στη σφαίρα ελέγχου τους. Αυτό σημαίνει ότι γνωρίζουν ποιες διαδικασίες εργασίας πρέπει να ακολουθηθούν. Δεν χάνουν χρόνο προσπαθώντας να βρουν πώς να γράψουν μια επιχειρηματική υπόθεση επειδή γνωρίζουν ότι υπάρχει μια διαδικασία γι 'αυτό και μπορούν να ακολουθήσουν τα βήματα.

Οι πιο επιτυχημένοι διαχειριστές έργων δεν είναι σκλάβοι που θα επεξεργαστούν. Ξέρουν πότε πρέπει να ακολουθήσουν τη διαδικασία. Ξέρουν πότε είναι καλύτερο να το τσιμπώ ελαφρώς για να κάνουν τα καθήκοντα συνολικά ευκολότερα για όλους. Ένα τέτοιο παράδειγμα θα ήταν να καταργηθεί η γραφειοκρατία από ένα μικρό έργο, προσαρμόζοντας τις διαδικασίες ανάλογα.

Ενημέρωση του Προγράμματος

Τα χρονοδιαγράμματα του έργου δεν πρέπει να αφεθούν τυχαία. Οι πιο επιτυχημένοι διαχειριστές έργων θα κάνουν τη συνήθεια να ελέγχουν τακτικά τα χρονοδιαγράμματα ακρίβειας και να ενημερώνουν τα.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να παρακολουθήσετε την πρόοδο του έργου σας. Το πιο σημαντικό είναι ότι το κάνεις. Εάν αγωνίζεστε να κάνετε τη δική σας συνήθεια, κάντε μια σύντομη συνάντηση στο ημερολόγιό σας με τον εαυτό σας και το πρόγραμμά σας μία φορά την εβδομάδα. Χρησιμοποιήστε την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα και διαλέξτε 30 λεπτά για να ελέγξετε πού βρίσκεστε και πού πρέπει να είστε. Πραγματοποιήστε τις απαραίτητες τροποποιήσεις, ενημερώστε την ομάδα και συνεχίστε με το έργο.

Αν οι αλλαγές του χρονοδιαγράμματος έχουν αντίκτυπο στην ημερομηνία λήξης του έργου ή την ημερομηνία παράδοσης για σημαντικά ορόσημα, τότε μιλήστε στο χορηγό σας. Δεν πρέπει να αλλάξετε τα βασικά στοιχεία του βασικού σας σχεδίου χωρίς να περάσετε από μια επίσημη διαδικασία έγκρισης.

Διαχείριση του Κινδύνου του Έργου

Το να γνωρίζετε τι πρέπει να συμπεριλάβετε στο μητρώο κινδύνου σας είναι ένα πράγμα, αλλά το συνήθη ανασκόπηση και η αντιμετώπιση των επικίνδυνων κινδύνων είναι κάτι διαφορετικό. Δεν αρκεί να χρησιμοποιήσετε την αρχή του έργου σας για τον εντοπισμό κινδύνων και στη συνέχεια να μην το ξανασκεφτείτε. Η διαχείριση των κινδύνων πρέπει να είναι μέρος των συνηθειών του έργου σας, διότι χωρίς αυτό θα διαπιστώσετε ότι οι κίνδυνοι μετατρέπονται σε ζητήματα και δημιουργούν προβλήματα για εσάς.

Είναι ένας άλλος τομέας όπου οι τυποποιημένες διαδικασίες και η κράτηση μιας τακτικής υποδοχής για να κάνετε μια αναθεώρηση κινδύνου μπορούν να σας βοηθήσουν. Μπορείτε να το συμπεριλάβετε ως μέρος των συναντήσεων της ομάδας σας. Κάντε μια συνήθεια να αναθεωρήσετε τους κινδύνους σας με την ομάδα, να κλείσετε όποια δεν είναι πλέον απειλή και να σχεδιάσετε ενέργειες για εκείνους που θέλετε να μετριάσετε.

Χρόνος παρακολούθησης

Οι διαχειριστές του έργου γνωρίζουν πολλά για τη διαχείριση του χρόνου του έργου, αλλά αυτό τείνει να είναι στον τομέα του προγραμματισμού και του προγραμματισμού. Αυτό που μιλάμε είναι η παρακολούθηση του χρόνου σε πιο τακτική, καθημερινή βάση. Μιλάμε για χρονοδιαγράμματα.

Οι ομάδες έργων συχνά δεν επιθυμούν να χρησιμοποιούν τα φύλλα αν δεν το έχουν κάνει πριν. Πολλά εργαλεία λογισμικού διαχείρισης έργων έχουν εγγενή παρακολούθηση χρόνου στο προϊόν. Αυτό μπορεί να διευκολύνει την εισαγωγή του διακόπτη στην παρακολούθηση χρόνου ως ομάδα.

Εάν παρακολουθείτε ή όχι την ώρα της ομάδας σας (η οποία συνιστάται), είναι σημαντικό να ξέρετε πού πηγαίνει η δική σας ώρα μέσα σε μια μέρα. Θα πρέπει να κάνετε μια συνήθεια να κρατάτε μια σημείωση για το πώς ξοδεύετε το χρόνο σας. Θα σας βοηθήσει να καταλάβετε αν περνάτε χρόνο στις εργασίες έργου κορυφαίας προτεραιότητας. Ίσως να νομίζετε ότι είστε, αλλά είστε εσείς; Τα φύλλα χρόνου ή η καταγραφή χρόνου κάποιας μορφής θα σας βοηθήσουν, ακόμα κι αν είναι απλώς ένα ωριαίο ημερολόγιο σε σημειωματάριο.

Παρουσίαση αλλαγής επιχείρησης

Τέλος, η συνήθεια που κάνει τους διαχειριστές του έργου πιο επιτυχημένες είναι η ικανότητά τους να εξισώνουν τα αποτελέσματα των έργων στα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Αν οι χρήστες δεν χρησιμοποιούν το προϊόν σας ή το λογισμικό πέφτει γρήγορα ξεπερασμένο ή οι πελάτες δεν είναι τόσο έκπληκτοι όσο είστε τότε το έργο σας ήταν χάσιμο χρόνου.

Οι πιο επιτυχημένες ομάδες έργων φροντίζουν να γνωρίζουν ποια επιχειρηματικά αποτελέσματα επιδιώκουν. Χτίζουν μια λύση που προσφέρει την επιχειρηματική αλλαγή με βιώσιμο τρόπο. Αυτό που παραδίδουν όταν τελειώνει το έργο χρησιμοποιείται πλήρως και υιοθετείται πλήρως από τον πελάτη. Είναι επιτυχία επειδή έχει κατασκευαστεί για να είναι μια επιτυχία από την αρχή.

Η κατανόηση των επιχειρηματικών στόχων αποτελεί βασικό κριτήριο για κάθε διευθυντή έργου που επιθυμεί να επηρεάσει τους πελάτες και τους ενδιαφερόμενους. Εάν μπορείτε να δείξετε ότι έχετε παραδώσει κάτι πολύτιμο, τότε είναι εύκολο να αποδείξετε τον αντίκτυπο που έχετε και την αξία που φέρνετε στην εταιρεία.

Κάνετε τη συνήθεια να ζητάτε από τους ενδιαφερόμενους σας ποια επιχειρηματική αξία αναμένουν και πώς θέλουν να χρησιμοποιήσουν ό, τι είναι αυτό που σας παρέχει το έργο σας. Μιλήστε μαζί τους για το πώς ορίζουν την επιτυχία. Μπορείτε να το φτιάξετε σε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία στην αρχή κάθε έργου.