Πώς να ξεκινήσετε μια επιστολή με επαγγελματικά παραδείγματα ευχών

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε μια επιστολή; Όταν γράφετε μια επιστολή για επαγγελματικούς σκοπούς, ο κατάλληλος χαιρετισμός είναι εξαιρετικά σημαντικός. Ο χαιρετισμός σας ορίζει τον τόνο για το γράμμα ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και αποτελεί ένδειξη των γραπτών δεξιοτήτων επικοινωνίας σας.

Οι καλύτεροι τρόποι για να ξεκινήσετε μια επιστολή

Όταν αποφασίζετε ποιο χαιρετισμό πρέπει να χρησιμοποιήσετε, θα πρέπει να εξετάσετε αν γνωρίζετε το άτομο και πόσο καλά.

Εάν γράφετε σε κάποιον με επαγγελματική ιδιότητα που γνωρίζετε προσωπικά εδώ και πολλά χρόνια, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε μόνο το πρώτο του όνομα.

Διαφορετικά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τον κ., Κα, ή τον Δρ ως κατάλληλο χαιρετισμό επαγγελματικών επιστολών. Αν έχετε αμφιβολίες σχετικά με το χαιρετισμό που πρέπει να χρησιμοποιήσετε, σκεφτείτε προσεκτικά και χρησιμοποιήστε το πιο επίσημο στυλ διεύθυνσης.

Προσπαθήστε να μην μπείτε στον πειρασμό να ξεκινήσετε την επαγγελματική επιστολή σας με ανεπίσημες χαιρετισμούς όπως "Γεια σας", "Χαιρετισμούς", "Γεια σας," ή "Καλημέρα" εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου επαφής σας.

Ενώ αυτά τα άτυπα στυλ χαιρετισμού είναι ωραία για τυχαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φίλους ή ακόμα και για πιο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να στείλετε σε ομάδες ανθρώπων, σε επαγγελματική επιστολή θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα προσωπικό χαιρετισμό, ένα είτε με ένα πρώτο και / ή επώνυμο ("Αγαπητέ κύριεDoe ") ή έναν τίτλο εργασίας (" Dear Hiring Manager ").

Πάντα βεβαιωθείτε ότι έχετε διπλό έλεγχο της ορθογραφίας του ονόματος του παραλήπτη του γράμματος. Διαφορετικά, θα κάνετε κακή εμφάνιση από την αρχή της επιστολής σας. Επίσης, μην παραλείψετε να συμπεριλάβετε την περίοδο μετά τον "κύριο" και "κα" Ακολουθήστε τον χαιρετισμό σας με ένα παχύ έντερο (π.χ. "Αγαπητέ κα Doe:").

Παραδείγματα επαγγελματικών επιστολών χαιρετισμούς

Αυτά τα χαιρετισμούς είναι όλα κατάλληλα για επαγγελματικές επικοινωνίες.

• Αγαπητέ Όνομα Επώνυμο; π.χ., Αγαπητέ John Doe
• Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο; π.χ., Αγαπητέ κύριε Doe ή Αγαπητέ κα Doe
• Αγαπητέ κ. / Μ. Ονομα επίθετο; π.χ. Αγαπητέ κ. John Doe ή Αγαπητέ κα Jane Doe
• Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων
• Αγαπητέ κύριε ή κυρία
• Προς κάθε ενδιαφερόμενο
• Αγαπητέ Διευθυντή Ανθρωπίνων
• Αγαπητέ Εργοδότης Όνομα Εταιρείας. π.χ., Αγαπητέ ABC Company Recruiter

Χαιρετισμοί που πρέπει να αποφύγετε

Οι παρακάτω χαιρετισμοί δεν είναι κατάλληλοι για επίσημα γράμματα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Καλή μέρα
• Καλημέρα ή Απόγευμα (δεν ξέρετε πότε θα λάβουν το μήνυμα ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
• Χαιρετίσματα
• γεια
• Γεια σου
• Γεια σου
• Γεια σου

Προσπαθήστε να βρείτε ένα άτομο επαφής

Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε ένα όνομα επικοινωνίας όταν γράφετε. Αυτό κάνει την επιστολή σας πιο προσωπική και δημιουργεί μια άμεση σχέση με τον αναγνώστη. Εάν δεν έχετε ένα όνομα επικοινωνίας, μπορείτε να κάνετε κάποια έρευνα για να προσπαθήσετε να μάθετε το σωστό άτομο για να απευθύνετε την επιστολή σας.

Μερικές φορές το όνομα θα βρίσκεται στην ιστοσελίδα της εταιρείας ή μπορεί να βρείτε το σωστό άτομο στο LinkedIn. Ίσως κάποιος από τους συναδέλφους ή τις επαφές σας να γνωρίζει ποιος θα είναι το κατάλληλο άτομο. Μπορείτε επίσης να καλέσετε το γραφείο του άγνωστου ατόμου που γράφετε και να ρωτήσετε τον ρεσεψιονίστ για το όνομά τους εξηγώντας τον λόγο σας για κλήση.

Για παράδειγμα: "Εγώ υποβάλλω αίτηση για δουλειά στην εταιρεία σας. Μπορείτε να μου πείτε το όνομα του Διευθυντή Μίσθωσης σας, ώστε να ξέρω σε ποιόν να απευθύνω τη συνοδευτική επιστολή μου;"

Δεν χρειάζεται πολύς χρόνος για να προσπαθήσετε να βρείτε ένα όνομα και το συναίσθημα που μεταφέρει αξίζει τον κόπο.

Μερικές φορές, παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας, απλά δεν μπορείτε να βρείτε ένα όνομα για να απευθυνθείτε στην επιστολή σας. Σε αυτή την περίπτωση, έχετε πολλές επιλογές, όλες οι οποίες είναι επαγγελματικές και κατάλληλες. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε σχετικά με το σημείο αποστολής της επιστολής, τόσο το καλύτερο (για παράδειγμα, στο τμήμα ανθρώπινων πόρων της εταιρείας ή στον διευθυντή του τμήματος που σχετίζεται με την ερώτησή σας). Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να κάνετε πιο στοχευμένη επιλογή όταν επιλέγετε το χαιρετισμό σας.

Όταν έχετε ένα όνομα αλλά δεν είστε σίγουροι για το φύλο του ατόμου στο οποίο γράφετε, είναι αποδεκτό να μην χρησιμοποιείτε το όνομα και να χρησιμοποιείτε μόνο τα ονόματα και τα επώνυμα. Για παράδειγμα: Αγαπητέ Robin Miller.

Συμβουλές για τη σύνταξη και την αποστολή επιστολής

Μετά το χαιρετισμό σας, θα ξεκινήσετε την πρώτη παράγραφο σας, η οποία είναι συνήθως μια εισαγωγή που επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει ποιος είστε και τι γράφετε. Εάν έχετε μια αμοιβαία γνωριμία που σας παραπέμπει στον αναγνώστη, θα πρέπει να τους αναφέρετε αυτή τη στιγμή.

Το σώμα της επιστολής σας αποτελείται κανονικά από μια παράγραφο ή δύο από κείμενο. Εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε το θέμα της επιστολής σας και να παράσχετε υποστηρικτικές λεπτομέρειες στο θέμα. Θα θελήσετε να το κρατήσετε σύντομο και κατάλληλο για το άτομο και το θέμα. Να είστε προσεκτικοί, αλλά μην επαναλάβετε τον εαυτό σας ή συνεχίζετε και σχετικά με ασήμαντες λεπτομέρειες.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να συνοψίσω την επιστολή σας. Η περίληψή σας θα πρέπει να περιλαμβάνει μια ευχαριστία στο άτομο για το χρόνο και την προσοχή του. Εάν σκοπεύετε να ακολουθήσετε αργότερα, μπορείτε επίσης να δώσετε τις λεπτομέρειες του πότε και πώς θα επικοινωνήσετε μαζί του.

Τελειώστε την επαγγελματική σας επιστολή με ένα κλείσιμο, όπως "Ειλικρινά" ή "Συγνώμη". Εάν σκοπεύετε να στείλετε την επιστολή ταχυδρομικώς, η υπογραφή σας θα πρέπει να ακολουθείται από το δακτυλογραφημένο σας όνομα. Αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το πληκτρολόγημά σας θα πρέπει να ακολουθείται από τα στοιχεία επικοινωνίας σας, τα οποία μπορείτε να πληκτρολογήσετε με το χέρι ή να το κάνετε αυτόματα για εσάς. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.