Πώς να ξέρετε όταν χρειάζεστε μια πολιτική επιχείρησης

Οι πολιτικές και οι διαδικασίες της εταιρείας εξασφαλίζουν έναν ασφαλή, οργανωμένο, ευχάριστο, ενδυναμωτικό και μη διακριτικό χώρο εργασίας. Οι πολιτικές προστατεύουν τους υπαλλήλους από ένα ελεύθερο για όλους περιβάλλον ευνοιοκρατίας και άδικης μεταχείρισης. Αλλά αν προσπαθήσετε να δημιουργήσετε πολιτικές για κάθε συμβάν, δεν θα έχετε το γεωγραφικό εύρος που χρειάζεται για να αντιμετωπίσετε μεμονωμένες ανάγκες των εργαζομένων. Έχοντας πάρα πολλές πολιτικές αυξάνει επίσης την πιθανότητα οι διαχειριστές να τις εφαρμόζουν άνισα και άδικα.

Μπορείτε να πετύχετε μια υγιή ισορροπία. Στις περισσότερες περιπτώσεις, εάν απευθύνεστε απευθείας στους υπαλλήλους που συμπεριφέρονται με τρόπους που δεν είναι κατάλληλοι για τον χώρο εργασίας σας, ενδέχεται να μην χρειαστεί να αναπτύξετε μια νέα πολιτική επιχείρησης.

Κατευθυντήριες γραμμές πολιτικής

Εξετάστε τη δημιουργία μιας πολιτικής σε αυτές τις περιπτώσεις:

• Εάν οι ενέργειες των εργαζομένων υποδεικνύουν σύγχυση σχετικά με τον καταλληλότερο τρόπο συμπεριφοράς (κωδικοί ντύσιμο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, πολιτικές Διαδικτύου ή χρήση smartphone)
• Εάν οι εργαζόμενοι χρειάζονται καθοδήγηση σχετικά με το χειρισμό κοινών καταστάσεων (πρότυπα συμπεριφοράς, δαπάνες ταξιδιού ή αγορά εμπορικών προϊόντων)
• Να προστατεύσει νόμιμα την εταιρεία (συνεκτική έρευνα των κατηγοριών της παρενόχλησης, της μη διακριτικής πρόσληψης ή της προώθησης)
• Να παραμείνουν σε συμμόρφωση με κυβερνητικές πολιτικές και νόμους (FMLA, ADA, EEOC ή ελάχιστο μισθό)
• Να θεσπιστούν συνεπή πρότυπα εργασίας, κανόνες και κανονισμοί (προοδευτική πειθαρχία, κανόνες ασφάλειας, κανόνες διακοπής ή κανόνες καπνίσματος)

• Προκειμένου να παρέχεται συνεπής και δίκαιη μεταχείριση στους εργαζομένους (επιλεξιμότητα παροχών, αμειβόμενος χρόνος διαμονής, συνδρομή διδάκτρων, χρόνος ποινών ή δικαστικός φόρος)

Μπορεί να υπάρχουν άλλοι λόγοι για την ανάπτυξη μιας πολιτικής. Θυμηθείτε, όμως, ότι δεν επιτρέπεται η κακή συμπεριφορά ενός υπαλλήλου να εφαρμόζει μια πολιτική που θα επηρεάσει άλλους υπαλλήλους.

Αρθρώστε τους στόχους πολιτικής

Μόλις διαπιστώσετε ότι μια πολιτική είναι απαραίτητη, εγγράψτε εγγράφως τους στόχους σας για τη δημιουργία της πολιτικής. Όταν είναι δυνατόν, ενημερώστε τους υπαλλήλους γιατί εφαρμόζετε την πολιτική. Συμπεριλάβετε αρκετές λεπτομέρειες στην πολιτική για να καταστήσετε σαφή τη θέση της εταιρείας, αλλά μην προσπαθήσετε να καλύψετε κάθε πιθανή κατάσταση.

Διατηρήστε την πολιτική όσο το δυνατόν πιο σύντομη και απλή, αλλά κάποιες πολιτικές σχετικά με νομικούς τομείς - όπως η προσέγγιση της εταιρείας για την Οικογενειακή Ιατρική και Νόμο περί Αδείας, οι διακρίσεις ή η διερεύνηση των καταγγελιών ή το σύστημα προοδευτικής πειθαρχίας - μπορεί να χρειαστεί να είναι μακρά και περιεκτική.

Συγκεντρώστε πληροφορίες

Ελέγξτε τις πολιτικές δειγμάτων. Μπορεί να έχετε πρόβλημα στην εύρεση ενός παραδείγματος που είναι ακριβώς σωστό για τις συνθήκες, τη γλώσσα και τον πολιτισμό της επιχείρησής σας, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πολιτικές δειγμάτων ως βάση αντί να γράψετε την πολιτική σας από την αρχή.

Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε σε μια υπηρεσία που παρέχει δείγματα πολιτικής. Η Εταιρεία για τη Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού (SHRM) παρέχει επίσης δείγματα πολιτικής για τα μέλη.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να μιλήσετε με τους δικηγόρους του εργατικού δικαίου για να δείτε τι διαθέτουν. Ειδικά όταν περνά ένας νέος νόμος ή το Υπουργείο Εργασίας εκδίδει νέους κανόνες, οι δικηγορικές εταιρίες γράφουν γενικές πολιτικές για τους πελάτες τους που μπορείτε να προσαρμόσετε στις ανάγκες σας.

Αναπτύξτε, γράψτε και αναθεωρήστε την Πολιτική

Γράψτε την πολιτική χρησιμοποιώντας απλές λέξεις και έννοιες. Μιλήστε απευθείας στους εργαζόμενους που θα διαβάζουν, θα επιβάλλουν και θα ζουν σύμφωνα με την πολιτική.

Μετά από κάθε παράγραφο, ρωτήστε τον εαυτό σας τι-αν ερωτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι η πολιτική καλύπτει τα βασικά και τις συνήθεις εξαιρέσεις και ερωτήσεις. Μην μιλάτε για αυτό, ωστόσο. καμία πολιτική δεν θα καλύπτει κάθε πιθανό περιστατικό.

Επιλέξτε μια πιλοτική ομάδα διαφόρων υπαλλήλων για να διαβάσετε την πολιτική και να θέσετε ερωτήσεις για να διαπιστώσετε αν οι εργαζόμενοι θα μπορούν να την κατανοήσουν και να την ακολουθήσουν. Επαναπρογράψτε την πολιτική βάσει των σχολίων.

Αποκτήστε υποστήριξη διαχείρισης και νομική επισκόπηση

Ελέγξτε την πολιτική με τα στελέχη που θα πρέπει να ακολουθήσουν την πολιτική για να λάβουν την υποστήριξή τους και την κυριότητα της πολιτικής. Παρόλο που πιθανότατα ξεκινήσατε αυτή τη διαδικασία όταν εντοπίσατε την ανάγκη για την πολιτική, η υποστήριξη διαχείρισης, καθώς εφαρμόζετε την πολιτική, είναι καθοριστική.

Εάν η πολιτική έχει νομικές συνέπειες, είναι παράλογη από τη φύση της ή έχει προσωπικές επιπτώσεις στους εργαζομένους (όπως διαδικασίες ασφαλείας), ο δικηγόρος σας πρέπει να αναθεωρήσει την πολιτική πριν τη διανείμετε. Σιγουρευτείτε ότι επικοινωνείτε με τον πληρεξούσιό σας ότι θέλετε η πολιτική να εξεταστεί για τις νομικές της συνέπειες και την κατάλληλη διατύπωση, αλλά δεν θέλετε να ξαναγραφεί νομικά.

Εφαρμόστε την Πολιτική

Διανείμετε και αναθεωρήστε τη νέα πολιτική στους υπαλλήλους σε μικρές ομάδες, ατομικά ή σε συνάντηση εταιρίας, ανάλογα με το εάν η πολιτική είναι αμφιλεγόμενη και πόσο εύκολη είναι η κατανόησή της. Δώστε στους υπαλλήλους την ευκαιρία να κάνουν ερωτήσεις.

Παρέχετε στους υπαλλήλους αντίγραφο της πολιτικής και ζητήστε τους να υπογράψουν ότι έχουν λάβει και καταλάβουν. Θα πρέπει να διατηρούν ένα αντίγραφο για τα δικά τους αρχεία.

Δήλωση δείγματος Πολιτικής Δείγματος

Αυτή είναι μια δήλωση signoff δείγματος που πρέπει να χρησιμοποιήσετε:

Αναγνωρίζω τη λήψη και την κατανόηση της πολιτικής της εταιρείας σας. Η πολιτική είναι αποτελεσματική Ημερομηνία μέχρι την επόμενη ειδοποίηση.

_______________________________________________________

Υπογραφή υπαλλήλου

_______________________________________________________

Όνομα υπαλλήλου (παρακαλώ εκτυπώστε)

________________________________

Ημερομηνία

Αποφασίστε πώς θα επικοινωνήσετε την πολιτική στο μέλλον

Συμπεριλάβετε την πολιτική στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σας. Μπορεί επίσης να θέλετε η πολιτική να γίνει μέρος του νέου προσανατολισμού του προσωπικού σας. Ορισμένες εταιρείες τοποθετούν πολιτικές στο intranet τους ή σε ένα φάκελο πολιτικής στην κοινή μονάδα δίσκου του υπολογιστή. Προσδιορίστε εάν θέλετε να διανείμετε την πολιτική με πρόσθετες μεθόδους επίσης.

Παλαιότερες πολιτικές δεδομένων και αρχειοθέτησης που αντικαθιστά αυτή η πολιτική. Μπορεί να χρειαστείτε για νομικούς σκοπούς ή για αναφορά.

Ερμηνεύστε και ενοποιήστε την Πολιτική

Η εφαρμογή της πολιτικής σας και οι εργασιακές πρακτικές θα καθορίσουν την πραγματική έννοια της πολιτικής. Θυμηθείτε να είστε συνεπείς και δίκαιοι καθώς ερμηνεύετε την πολιτική με την πάροδο του χρόνου. Εάν διαπιστώσετε ότι οι πρακτικές σας διαφέρουν από την γραπτή πολιτική, ελέγξτε και επανεγγράψτε την πολιτική όπως απαιτείται.

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί περί απασχόλησης διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική συνδρομή ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κρατικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.