Πώς να δώσετε ανατροφοδότηση σε αμυντικούς υπαλλήλους

Η ανατροφοδότηση είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία στη σειρά εργαλείων του διευθυντή για την ενίσχυση της απόδοσης στο χώρο εργασίας.

• Η θετική ανατροφοδότηση επικεντρώνεται στον εντοπισμό και την ενίσχυση των συμπεριφορών που προάγουν υψηλή απόδοση.
• Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση - συχνά αναφερόμενη ως αρνητική ανάδραση - επικεντρώνεται στον εντοπισμό και την προώθηση αλλαγών στις συμπεριφορές που μειώνουν την υψηλή απόδοση.

Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση είναι συγκεκριμένη για τη συμπεριφορά (αρνητική ή θετική) και παραδίδεται όσο το δυνατόν πιο κοντά στο περιστατικό. Ενώ οι παρακινημένοι επαγγελματίες εκτιμούν τόσο τη θετική όσο και την εποικοδομητική ανατροφοδότηση, οι διευθυντές είναι συχνά ανήσυχοι για την παράδοσή τους, ιδιαίτερα οτιδήποτε θεωρείται αρνητικό. Σε έρευνες και σε ερευνητικές μελέτες, οι διευθυντές που αγωνίζονται με την παροχή εποικοδομητικής ανατροφοδότησης ανησυχούν ότι δεν θα τους αρέσουν ή φοβούνται να δημιουργήσουν ένα περιστατικό προσφέροντας κριτική.

Ακολουθώντας και εφαρμόζοντας τις προτάσεις που περιγράφονται, ο διαχειριστής μπορεί να πάρει το φόβο από την παροχή αρνητικών ανατροφοδοτήσεων και να μετατρέψει τη συζήτηση σε εποικοδομητικό γεγονός.

10 συμβουλές για να σας βοηθήσουν να δώσετε αρνητικές παρατηρήσεις

1. Πάρτε τα συναισθήματά σας υπό έλεγχο. Δεν θέλετε να επικρίνετε τις ενέργειες κάποιου άλλου όταν είστε θυμωμένοι ή αναστατωμένοι. Εάν οι θερμοκρασίες είναι καυτές, πάρτε το χρόνο να αφήσετε τα πράγματα να κρυώσουν. Ενώ η αποτελεσματική, εποικοδομητική ανατροφοδότηση παρέχεται όσο το δυνατόν πιο κοντά στο παρατηρούμενο περιστατικό, εάν η κατάσταση είναι θερμό, είναι καλό να προγραμματίσετε μια συνάντηση για την επόμενη μέρα.
2. Ποτέ μην παραδίδετε αρνητικά σχόλια μπροστά από το μέλος της ομάδαςμικρό. Βρείτε ένα ιδιωτικό μέρος. Πραγματοποιήστε τη συνάντηση στο γραφείο σας ή προγραμματίστε μια αίθουσα συνεδριάσεων για τη συζήτηση ανατροφοδότησης.

1. Εστίαση στην παρατηρούμενη συμπεριφορά, όχι στο άτομο. Θυμηθείτε, ο σκοπός της εποικοδομητικής ανατροφοδότησης είναι να εξαλειφθούν οι συμπεριφορές που μειώνουν την υψηλή απόδοση. Εάν το άτομο αντιληφθεί ότι αυτός επιτίθεται προσωπικά, θα γυρίσει γρήγορα αμυντικά και θα χαθεί η ευκαιρία για μια ουσιαστική συζήτηση.
2. Να είστε συγκεκριμένοι. Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση είναι συγκεκριμένη. Προτείνοντας, "Ιωάννη, σίγουρα το πήγατε" μπορεί να είναι αλήθεια, αλλά δεν λέει στον John τι έκανε λάθος. Το ίδιο ισχύει και για το να πει η Μαρία ότι έχει καθυστερήσει να εργάζεται πολύ συχνά. Αντ 'αυτού, περιγράψτε την πολύ συγκεκριμένη συμπεριφορά και προσδιορίστε τις επιχειρηματικές επιπτώσεις της συμπεριφοράς. Για παράδειγμα: "Μαίρη, όταν καθυστερείτε για τη βάρδια σας, απαιτεί να κρατήσουμε κάποιον από την προηγούμενη μετατόπιση. Αυτό απαιτεί από εμάς να πληρώσουμε υπερωρίες, ενοχλεί τον συνάδελφό σας και μπορεί να μειώσει την ποιότητα αν δεν καταλάβει τη συγκεκριμένη δουλειά σας. καταλαβαίνεις?"

1. Να είστε επίκαιρος. Εάν έχετε λάβει ποτέ μια μακρά λίστα αρνητικών σχολίων ανατροφοδότησης σχετικά με μια ετήσια επισκόπηση της απόδοσης, καταλαβαίνετε πόσο άχρηστη είναι αυτή η εισροή πολύ μετά το γεγονός. Η ανάδραση όλων των τύπων θα πρέπει να δοθεί το συντομότερο δυνατό μετά το συμβάν.
2. Μείνε ψύχραιμος. Ανεξάρτητα από το πόσο αναστατωμένος είσαι, ποτέ δεν πληρώνει για να χάσει τον έλεγχο των συναισθημάτων σας. Όπως αναφέρεται παραπάνω, αν χρειάζεστε χρόνο για να συγκεντρώσετε τα συναισθήματά σας, καθυστερήστε τη συζήτηση λίγες ώρες ή το πολύ κάθε μέρα. Υπενθυμίστε στον εαυτό σας ότι ο σκοπός της ανατροφοδότησης είναι να προωθήσει τη βελτίωση και να προσεγγίσει τη συζήτηση με αυτή τη θετική στάση.

1. Επαναβεβαιώστε την πίστη σας στο άτομο. Ενισχύει το τρίτο βήμα, αλλά εδώ τους λέτε ότι εξακολουθείτε να έχετε πίστη σ 'αυτούς ως άτομο και στις ικανότητές τους. είναι απλώς η απόδοσή τους που θέλετε να αλλάξουν. Πείτε κάτι σαν "είστε καλός εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών, έτσι είμαι σίγουρος ότι βλέπετε την ανάγκη να είστε πιο υπομονετικοί με τους πελάτες".
2. Σταματήστε να μιλάτε και προσκαλέστε το άλλο μέρος να συμμετάσχει. Αφού έχετε πει στον άνθρωπο ποιες συγκεκριμένες, πρόσφατες ενέργειες ήταν ακατάλληλες και γιατί να σταματήσετε να μιλάτε. Δώστε στο άλλο πρόσωπο την ευκαιρία να απαντήσει στις δηλώσεις σας και να ζητήσει διευκρινίσεις.

1. Καθορίστε και συμφωνήστε σε ένα αμοιβαία αποδεκτό σχέδιο δράσης. Συμφωνείτε σχετικά με το ποια μελλοντική απόδοση είναι κατάλληλη για τον εργαζόμενο. Εάν υπάρχουν συγκεκριμένα πράγματα που ο εργαζόμενος πρέπει να ξεκινήσει ή να σταματήσει να κάνει, βεβαιωθείτε ότι είναι σαφώς προσδιορισμένος. Εάν υπάρχει κάτι που πρέπει να κάνετε, ίσως και πρόσθετη εκπαίδευση για τον εργαζόμενο, συμφωνείτε και σε αυτό.
2. Καθιέρωση χρόνου για παρακολούθηση.Ο καθορισμός σαφούς ημερομηνίας και ώρας για την ανασκόπηση των ενεργειών και της βελτίωσης είναι ένα σημαντικό μέρος της διαδικασίας ανάδρασης. Καθορίζει την υπευθυνότητα και βελτιώνει την πιθανότητα βελτίωσης της απόδοσης.

Και θυμηθείτε, αφού έχετε παραδώσει το εποικοδομητικό σχόλιο και έχετε συμφωνήσει σε ένα ψήφισμα και ένα σχέδιο παρακολούθησης, προχωρήστε με τη δουλειά. Μην ασκείστε κακή βούληση προς τον υπάλληλο επειδή έκανε λάθος. Μην πετάτε πάνω τους από το φόβο ότι μπορεί να κάνουν ένα άλλο λάθος. Παρακολουθήστε την απόδοσή τους όπως κάνετε όλους τους υπαλλήλους, αλλά μην προσέχετε.