Πώς να δώσετε θετικές παρατηρήσεις

Η ανατροφοδότηση απόδοσης είναι ένα από τα εργαλεία ηλεκτρικού ρεύματος ενός διαχειριστή που χρησιμοποιείται για την υποστήριξη της αλλαγής συμπεριφοράς ή για την ενίσχυση της θετικής συμπεριφοράς στο χώρο εργασίας. Ενώ η εποικοδομητική και η αρνητική ανταπόκριση παίρνει την μεγαλύτερη προσοχή στα προγράμματα κατάρτισης και τα ηγετικά υλικά, η θετική ανάδραση στην εργασία είναι εξίσου σημαντική. Όχι κάθε διευθυντής μιας επιχείρησης γνωρίζει ενστικτωδώς πώς να δώσει θετική ανατροφοδότηση, αλλά μερικά απλά κόλπα, όπως η παροχή χρήσιμων λεπτομερειών κατά την προσφορά των σχολίων, μπορούν να κάνουν τη διαφορά.

Η «Μεγάλη Εργασία» δεν είναι αρκετή

Φανταστείτε ότι μόλις ολοκληρώσατε μια παρουσίαση στα στελέχη της οργάνωσής σας και ο διευθυντής σας πλησιάζει στο διάδρομο, κουνάει το χέρι σας και λέει: "Μεγάλη δουλειά!" Πιθανότατα εκτιμάτε το βραβείο, αλλά σας προετοιμάζει να επαναλάβετε την απόδοσή σας στο μέλλον; Όχι, αν ο διευθυντής σας δεν σας λέει συγκεκριμένα τι κάνατε καλά.

Η ανατροφοδότηση, θετική ή αρνητική, πρέπει να είναι συγκεκριμένη ώστε να επηρεάζει τη μελλοντική απόδοση. Ένα σχόλιο όπως "Σίγουρα μπέρδεψε την παρουσίαση", δεν προσφέρει ούτε χρήσιμη καθοδήγηση, διότι δεν σας λέει τίποτα για τα λάθη σας ή τι πρέπει να αλλάξετε.

Προσθέστε κάποια λεπτομέρεια

Εξετάστε τα θετικά σχόλια για μια παρουσίαση όπως περιγράφεται παραπάνω, αλλά προσθέστε μερικές χρήσιμες λεπτομέρειες: ' Εξαιρετική δουλειά σε αυτή την παρουσίαση σήμερα. Η ανταγωνιστική ανάλυσή σας ήταν ανοικτή και οι συστάσεις σας υποστηρίχθηκαν με γεγονότα. Είμαι βέβαιος ότι η εκτελεστική ομάδα αγάπησε τον ενθουσιασμό σας για την πρωτοβουλία. "

Στο πρώτο παράδειγμα, αφήνετε να αναρωτιέστε τι, εν πάση περιπτώσει, εντυπωσίασε πραγματικά τα στελέχη. Στο δεύτερο, γνωρίζετε ότι η ανταγωνιστική σας ανάλυση, τα γεγονότα που υποστήριζαν τις συστάσεις σας και το προφανές πάθος σας για το θέμα όλα έπαιξαν ρόλο στην επιτυχία της παρουσίασης.

Παρόλο που ίσως θελήσετε να εξάξετε ακόμα περισσότερο τις λεπτομέρειες του τι λειτούργησε καλύτερα, είστε ήδη πολύ καλύτερα προετοιμασμένοι να επαναλάβετε σε μελλοντικές παρουσιάσεις όλους τους παράγοντες που σας έδωσαν το αρχικό θετικό ανατροφοδοτήστε.

Κρατώντας θετικές παρατηρήσεις

Η παροχή θετικής ανταπόκρισης μπορεί να είναι λίγο πιο δύσκολη από ό, τι ακούγεται. Προσέξτε τις παρακάτω συμβουλές:

• Πάντα να παρέχετε ανάδραση όσο το δυνατόν πιο κοντά στο χρόνο στο συμβάν.
• Να είστε συγκεκριμένοι στα σχόλιά σας. Όσο πιο λεπτομερής είστε, τόσο πιο ικανός θα είναι ο παραλήπτης να εφαρμόσει την ανατροφοδότηση στις μελλοντικές συμπεριφορές.
• Συνδέστε τη θετική συμπεριφορά με πραγματικά επιχειρησιακά αποτελέσματα αν μπορείτε.
• Σε αντίθεση με τα αρνητικά σχόλια, τα θετικά σχόλια μπορούν να παραδοθούν μπροστά σε άλλους, αν νομίζετε ότι θα επωφεληθούν επίσης.
• Κατά κανόνα, η θετική ανατροφοδότηση θα πρέπει να αντισταθμίζει την εποικοδομητική ή αρνητική ανατροφοδότηση με αναλογία τουλάχιστον τριών θετικών σχολίων σε ένα αρνητικό σχόλιο.

Οφέλη των θετικών σχολίων

Αφού αρχίσετε να μαθαίνετε πώς να δώσετε θετική ανατροφοδότηση στο προσωπικό σας, θα αποκομίζετε τις ανταμοιβές με περισσότερους τρόπους από ό, τι ίσως φανταστείτε. Πολλοί άνθρωποι, όχι μόνο στο χώρο εργασίας αλλά και στη ζωή, θέλουν να αισθάνονται ευχαριστημένοι. Όταν προσφέρετε συγκεκριμένα, θετικά σχόλια, οι εργαζόμενοι σας θα αισθάνονται πολύτιμοι και συνδεδεμένοι με την ομάδα και θα γνωρίζουν ότι έχετε παρατηρήσει τις προσπάθειές τους.

Όταν οι εργαζόμενοι λαμβάνουν θετική ανατροφοδότηση και εκτίμηση, αρχίζουν να βρίσκουν μεγαλύτερη σημασία στις θέσεις εργασίας τους, γεγονός που μπορεί να αυξήσει την εμπλοκή τους στην εργασία και να οδηγήσει σε αυξημένη παραγωγικότητα.

Όταν δίνεις θετική ανατροφοδότηση, δίνεις στους υπαλλήλους σαφήνεια σχετικά με το τι θέλεις και περιμένεις, κάτι που κάνει ευκολότερη τη δουλειά τους. Επιπλέον, όταν οι εργαζόμενοι αισθάνονται εκτιμημένοι και βρίσκουν νόημα στο έργο τους, τείνουν να παραμένουν στις δουλειές τους, γεγονός που μειώνει τον κύκλο εργασιών και εξοικονομεί χρήματα για την οργάνωση.

Παγίδες για την αποφυγή

Η πρώτη και πρωταρχική παγίδα που πρέπει να αποφύγετε δεν δίνει ποτέ καθόλου θετικά σχόλια. Εάν δεν δίνετε συχνά θετικά σχόλια, ξεκινήστε να το κάνετε τώρα:

• Ξεκινήστε αργά και ανατροφοδοτήστε τη φάση σε διάστημα μερικών εβδομάδων. Διαφορετικά, οι υπάλληλοί σας θα αναρωτηθούν τι έχει εισέλθει σε σας.
• Αποφύγετε να δώσετε θετική ανατροφοδότηση για ασήμαντες ενέργειες. "Μεγάλη δουλειά που κάνει τον καφέ σήμερα!" είναι το είδος του σχολίου που εξοργίζει τους ανθρώπους και δεν έχει θετική καθοδήγηση.
• Προσέξτε να αποφύγετε να χρησιμοποιείτε έναν συγκαταβατικό τόνο ή έναν τρόπο όταν παρέχετε θετική ανατροφοδότηση και χρησιμοποιήστε τακτικές όταν προσφέρετε θετική ανατροφοδότηση σε άτομα που έχουν αρχαιότητα πάνω σας στο γραφείο.

Μην σώζετε όλους τους επαίνους σας για την ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων ενός υπαλλήλου. Τα εποικοδομητικά και τα θετικά σχόλια εξυπηρετούνται καλύτερα ζεστά. Όταν στέλνετε ανατροφοδότηση όσο το δυνατόν πλησιέστερα στο συμβάν, βεβαιώνεστε ότι είναι τσιμεντοειδής στο μυαλό του παραλήπτη.

Η κατώτατη γραμμή

Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση συμβάλλει στην αλλαγή ή την εξάλειψη των συμπεριφορών που μειώνουν την απόδοση, ενώ η θετική ανατροφοδότηση συμβάλλει στην ενίσχυση αυτών που ενισχύουν την απόδοση. Και οι δύο είναι απαραίτητες για την επιτυχία. Χρησιμοποιήστε τα προσεκτικά και τακτικά για να αποδώσετε τις καλύτερες επιδόσεις από το προσωπικό σας.