Πώς να μορφοποιήσετε μια συνοδευτική επιστολή με παραδείγματα

Όταν υποβάλλετε αίτηση για δουλειά, ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνετε τη συνοδευτική επιστολή σας είναι σημαντικός επειδή η επιστολή είναι μία από τις πρώτες εντυπώσεις που θα κάνετε σε έναν εργοδότη. Στην πραγματικότητα, ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνετε την επιστολή σας είναι σχεδόν εξίσου σημαντικός με αυτό που γράφετε σε αυτό. Μια συνοδευτική επιστολή που είναι μορφοποιημένη εσφαλμένα ή είναι δύσκολο να διαβαστεί μπορεί γρήγορα να σας εξαλείψει από την ομάδα υποψηφίων, οπότε είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στη μορφοποίηση της επιστολής σας όσο και στο περιεχόμενό της.

Θυμηθείτε ότι η "μορφοποίηση" περιλαμβάνει παράγοντες όπως τα περιθώρια σελίδων, τον τύπο και το μέγεθος γραμματοσειράς, τη διαχωριστική γραμμή, την παράγραφο και το τμήμα και τον τύπο εγγράφου. Για παράδειγμα, ένα γράμμα χωρίς τη σωστή απόσταση μεταξύ των παραγράφων ή με πάρα πολύ κείμενο σε μια σελίδα θα φαίνεται γεμάτο ή ένα γράμμα αποθηκευμένο ως τύπος αρχείου που δεν προορίζεται για ένα έγγραφο κειμένου (όπως ένα.jpg ή ένα.png) μπορεί να εμποδίσει τον αναγνώστη να το ανοίξει και να το δει.

Η τήρηση των τυπικών προτύπων στη μορφοποίηση είναι ιδιαίτερα σημαντική, δεδομένου ότι οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι σημαντικές σε όλους σχεδόν τους τομείς και η αποτυχία να συντάξετε μια ευανάγνωστη συνοδευτική επιστολή δεν θα εμπνεύσει σίγουρα την εμπιστοσύνη στις ικανότητές σας. Από την άλλη πλευρά, μια συνοδευτική επιστολή που αποθηκεύεται σωστά και χρησιμοποιεί αρκετό λευκό χώρο, μια απλή λογική μεγέθους γραμματοσειρά και το κατάλληλο χαιρετισμό και κλείσιμο θα δημιουργήσει μια θετική εντύπωση στους πιθανούς εργοδότες σας.

Ακολουθούν οι πληροφορίες σχετικά με τις οδηγίες μορφοποίησης των επιστολών κάλυψης, όπως ο καθορισμός περιθωρίων σελίδας, η επιλογή στυλ και μεγέθους γραμματοσειράς, το διάστημα και η απόσταση μεταξύ των παραγράφων και οι περισσότερες συμβουλές για τον τρόπο μορφοποίησης των συνοδευτικών επιστολών για την απασχόληση.

Παράδειγμα φόρμας επιστολής εξόδου

Οι πληροφορίες επικοινωνίας σας

Ονομα

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Τηλεφωνικό νούμερο

Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ημερομηνία

Στοιχεία επικοινωνίας εργοδότη (αν το έχετε)

Ονομα

Τίτλος

Εταιρία

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

• Εξώφυλλο Επιστολή Επαφή Τμήματα Παραδείγματα

Χαιρετισμός

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο,

• Επιστολή Καλωσορίσματος Παραδείγματα: Σημείωση: Αν δεν έχετε ένα όνομα επικοινωνίας, μπορείτε να παραλείψετε ολόκληρο το χαιρετισμό. Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Dear Hiring Manager, τον οποίο μπορεί να ενδιαφέρει ή ένα από τα άλλα παραδείγματα που αναφέρονται στη σύνδεση. Στην ιδανική περίπτωση, θα μπορείτε να απευθύνετε τη συνοδευτική σας επιστολή σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Η διεξαγωγή έρευνας μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε ποιος είναι το καταλληλότερο πρόσωπο για να λάβετε την επιστολή. Σημείωση: Αν δεν γνωρίζετε το φύλο της επαφής σας, μπορείτε να γράψετε το πλήρες όνομα του ατόμου, π.χ. "Αγαπητέ Cory Smith" ή "Αγαπητέ Ιορδανία Ενορία".

Σώμα συνοδευτικής επιστολής

Το σώμα της συνοδευτικής επιστολής σας επιτρέπει στον εργοδότη να γνωρίζει σε ποια θέση υποβάλλετε αίτηση, γιατί ο εργοδότης πρέπει να σας επιλέξει για μια συνέντευξη και πώς θα ακολουθήσετε. Οργανώστε το σώμα της συνοδευτικής επιστολής σας στις ακόλουθες παραγράφους:

• Πρώτη παράγραφος

  Η πρώτη παράγραφος της επιστολής σας πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τους οποίους γράφετε. Αναφέρετε τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση και όπου βρήκατε τη λίστα εργασίας. Συμπεριλάβετε το όνομα μιας αμοιβαίας επαφής, αν έχετε ένα.

• Μέση παράγραφος (ες)

  Το επόμενο τμήμα της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να περιγράφει τι πρέπει να προσφέρετε στον εργοδότη. Αναφέρετε συγκεκριμένα πώς τα προσόντα σας ταιριάζουν με την εργασία για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Σκεφτείτε αυτό το τμήμα της συνοδευτικής επιστολής, όπως εκεί που κάνετε ένα βήμα για να ταιριάζετε ως υπάλληλος και δείξτε τι σας κάνει σπουδαίο υποψήφιο.

Λάβετε υπόψη ότι οι εργοδότες θα ενδιαφέρονται περισσότερο για το τι μπορείτε να κάνετε γι 'αυτούς μέσω μιας λίστας της εργασιακής σας εμπειρίας.

• Κάντε σαφή τη σύνδεση μεταξύ των προσόντων σας και των απαιτήσεων εργασίας. Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να ερμηνεύσετε το βιογραφικό σας σημείωμα - μην το επαναλαμβάνετε κατά λέξη.
• Τελική παράγραφος

  Συμπληρώστε την συνοδευτική επιστολή σας, ευχαριστώντας τον εργοδότη για το γεγονός ότι σας εξέτασε τη θέση. Συμπεριλάβετε πληροφορίες για το πώς θα ακολουθήσετε. Προαιρετικά, μπορείτε να επαναλάβετε σύντομα γιατί θα ήταν κατάλληλη για τη θέση.

Δωρεάν Κλείσιμο

Με εκτίμηση,

• Παραδείγματα κλεισίματος

Υπογραφή

Χειρόγραφη υπογραφή (για ένα αντίγραφο σε έντυπη μορφή)

Υπογεγραμμένη υπογραφή

• Παραδείγματα υπογραφής

Ο ευκολότερος τρόπος να μορφοποιήσετε μια συνοδευτική επιστολή

Ο ευκολότερος τρόπος για να μορφοποιήσετε μια επιστολή είναι να γράψετε πρώτα το γράμμα και, στη συνέχεια, να το διαμορφώσετε. Αφού έχετε στη διάθεσή σας όλο το περιεχόμενο (στοιχεία επικοινωνίας, γιατί υποβάλετε αίτηση και προσόντα, υπογραφή κ.λπ.) στη σελίδα, μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε τα περιθώρια, τη γραμματοσειρά και την ευθυγράμμιση. Ακολουθεί μια επισκόπηση κάθε τμήματος.

• Τμήμα επαφής:Ο τρόπος με τον οποίο συμπεριλαμβάνετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα διαφέρει ανάλογα με τον τρόπο αποστολής της συνοδευτικής σας επιστολής. Αν ανεβάζετε ή στέλνετε ένα γράμμα, τοποθετήστε τις πληροφορίες στο επάνω μέρος της σελίδας. Με μια συνοδευτική επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα στοιχεία επικοινωνίας σας πρέπει να βρίσκονται κάτω από την υπογραφή σας.
• Διεύθυνση Εργοδοτούμενου: Πώς αντιμετωπίζετε τη συνοδευτική επιστολή θα εξαρτηθεί από την ποσότητα πληροφοριών που έχετε σχετικά με τον εργοδότη.
• Χαιρετισμός:Ένα χαιρετισμό είναι ο χαιρετισμός που συμπεριλαμβάνετε στην αρχή μιας συνοδευτικής επιστολής. Δείτε πώς μπορείτε να γράψετε ένα χαιρετισμό, συμπεριλαμβανομένου του τι πρέπει να χρησιμοποιήσετε εάν δεν έχετε το όνομα ενός ατόμου επαφής που θα εμφανίζεται στη λίστα.

• Σώμα:Το σώμα μιας συνοδευτικής επιστολής περιλαμβάνει τα τμήματα όπου εξηγείτε γιατί ενδιαφέρεστε και είστε κατάλληλος για τη δουλειά για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Δείτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε ενότητα ή στην επιστολή σας.
• Παράγραφοι και λίστες με κουκκίδες:Μια πιο παραδοσιακή συνοδευτική επιστολή περιέχει γραπτές παραγράφους που περιγράφουν τα προσόντα σας.

Φυσικά, εάν έχετε εργαστεί σε έναν κλάδο των υπηρεσιών, είναι καλύτερο να κατανοήσετε έναν προσωπικό χρόνο όταν είστε σε θέση να παρέχετε υπηρεσίες πέραν του τι αναμένεται ο πελάτης.

• Κλείσιμο:Όταν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή ή αποστέλλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να υποβάλετε αίτηση για μια εργασία, είναι σημαντικό να κλείσετε την συνοδευτική σας επιστολή με επαγγελματικό τρόπο. Εδώ είναι πώς μπορείτε να κλείσετε την επιστολή σας με την τάξη.

Επιλογές μορφοποίησης για τα συνοδευτικά γράμματα

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές μορφοποίησης που πρέπει να έχετε κατά νου όταν γράφετε την επιστολή σας:

• Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έναντι έντυπου αντιγράφου: Το ανωτέρω γράμμα του παραδείγματος μορφοποιείται για ένα εκτυπωμένο έντυπο αντίγραφο. Αν στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη συνοδευτική επιστολή σας, θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Δείτε περισσότερες συμβουλές για τη μορφοποίηση της συνοδευτικής επιστολής σας.
• Επιλογές γραμματοσειράς: Τα στοιχεία μετράνε όταν πρόκειται για συνοδευτικά γράμματα, οπότε επιλέξτε μια επαγγελματική γραμματοσειρά μεγέθους 10 ή 12 σημείων. Δεν είναι καιρός να ξεσπάσουν emoticons ή emojis!
• Διαχωρισμός: Η επιστολή σας θα πρέπει να είναι μεμονωμένη. Συμπεριλάβετε ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου και, γενικά, ένα διάστημα μεταξύ κάθε τμήματος του γράμματος. (Δηλαδή, θα πρέπει να υπάρχει ένα διάστημα μεταξύ της διεύθυνσης και της ημερομηνίας και στη συνέχεια μεταξύ της ημερομηνίας και της χαιρετισμού.) Σε μια συνοδευτική επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπου έχουν απομείνει πολλά τμήματα, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ένα διάστημα μεταξύ του χαιρετισμού και μεταξύ κάθε παραγράφου και άλλου χώρου πριν από το δωρεάν κλείσιμο.
• Επιμέλεια κειμένων: Θυμηθείτε αυτό το σημείωμα σχετικά με τις λεπτομέρειες με τις συνοδευτικές επιστολές; Βεβαιωθείτε ότι αποφεύγετε σφάλματα με προσεκτική διόρθωση της επιστολής σας. Χρησιμοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο του επεξεργαστή κειμένου για να εντοπίσετε κοινά σφάλματα και, στη συνέχεια, σκεφτείτε να διαβάσετε την επιστολή σας με τη φωνή σας - ή να την επισκεφθείτε για να την ελέγξετε - για να εντοπίσετε επιπλέον σφάλματα. Ακολουθούν οδηγίες για τη διόρθωση της συνοδευτικής σας επιστολής.

Δείγμα συνοδευτικής επιστολής

Αυτό είναι ένα δείγμα συνοδευτικού επιστολή. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής συνοδευτικής επιστολής (συμβατό με τα Έγγραφα Google ή το Word Online) ή διαβάστε το παρακάτω παράδειγμα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Δείγμα κάλυψης δείγματος (έκδοση κειμένου)

Μόλυ Σμιθ

21 Spring Street

Anycity, ΝΥ 12000

555-122-3333

[email protected]

1 Αυγούστου 2018

Τζον Μπράουν

Διευθυντής πωλήσεων

Acme Corp.

321 Main Street

Anycity, ΝΥ 12000

Αγαπητέ κ. Brown, Θα ήθελα να υποβάλω αίτηση για τη θέση πώλησης που διαφημίζεται στο Monster.com. Ο Terry Johnson πρότεινε να επικοινωνήσω άμεσα μαζί σας, καθώς συνεργαστήκαμε μαζί, και ένιωθε ότι θα είχα καλή σχέση με την ομάδα σας.

Τα τελευταία δύο χρόνια δουλεύω στις πωλήσεις για την Goodman & Co.. Έχω υπερβεί με συνέπεια τους στόχους μου και ήμουν αναγνωρισμένος το τελευταίο τρίμηνο για εξαιρετικές υπηρεσίες.Ως άπληστος ποδηλάτης και χρήστης πολλών από τα προϊόντα σας, γνωρίζω ότι η Acme Corp. είναι μια εταιρεία με τεράστιες δυνατότητες. Είμαι πεπεισμένος ότι η εμπειρία μου, οι δεξιότητες επικοινωνίας και η ικανότητά μου να μεταφέρω αποτελεσματικά τα οφέλη του προϊόντος θα μου επιτρέψουν να υπερέχω τον ρόλο πωλήσεων.

Θα χαρεί να συζητήσω μαζί σας πώς θα μπορούσα να είμαι ένα πλεονέκτημα για την ομάδα πωλήσεων της Acme Corp. Σας ευχαριστώ για την εκτίμησή σας. Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς.

Με εκτίμηση, Μόλυ Σμιθ

Επίσης, ανατρέξτε στα παραδείγματα των συνοδευτικών επιστολών για μια ποικιλία διαφορετικών τύπων θέσεων εργασίας, τύπων ατόμων που αναζητούν εργασία και τύπων αιτήσεων εργασίας. Στη συνέχεια, αρχίστε να γράφετε τη συνοδευτική επιστολή σας σε πέντε εύκολα βήματα.