Παραδείγματα επιστολών υπαλλήλων και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ανεξάρτητα από τη δουλειά σας, θα χρειαστεί να αντιστοιχίσετε επαγγελματικά με το αφεντικό, τους συναδέλφους σας και / ή τους υπαλλήλους σας σε όλη τη διάρκεια της καριέρας σας. Μερικές φορές αυτό θα περιλαμβάνει την αποστολή μιας φυσικής επιστολής, άλλες φορές θα χρειαστεί μόνο ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τους βασικούς κανόνες για την αποστολή ευγενών και επαγγελματικών επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δείτε επίσης τα παραδείγματα επιστολών και email παρακάτω. Χρησιμοποιήστε τα ως πρότυπα για την εκκίνηση των δικών σας μηνυμάτων.

Συμβουλές για τη σύνταξη επιστολών υπαλλήλων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αποφασίστε τη σωστή μέθοδο. Όταν αποφασίζετε αν θα στείλετε μια φυσική επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε προσεκτικά την κατάσταση. Εάν ο χρόνος είναι ουσιώδης (για παράδειγμα, εάν έχετε μια οικογενειακή έκτακτη ανάγκη και πρέπει να αφαιρέσετε την ημέρα), το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πιθανώς η καλύτερη επιλογή. Εάν ο χρόνος δεν είναι τόσο σημαντικός και θέλετε να είστε επίσημος, μπορείτε να στείλετε μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή.

Στείλτε τα στους σωστούς ανθρώπους. Σκεφτείτε ποιος πρέπει να λάβει το μήνυμά σας. Εάν εγκαταλείπετε τη δουλειά σας ή πυροβολείτε κάποιον, μπορεί να χρειαστεί να στείλετε το μήνυμα όχι μόνο στο συγκεκριμένο άτομο, αλλά και σε κάποιον από τους ανθρώπινους πόρους. Εάν στέλνετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αντίο στους συναδέλφους σας, σκεφτείτε να στείλετε μεμονωμένα μηνύματα σε κάθε άτομο.

Να είστε επαγγελματίας. Ακόμα κι αν στέλνετε ένα γρήγορο μήνυμα, βεβαιωθείτε ότι ο τόνος σας είναι πάντα ευγενικός και επαγγελματικός. Αποφύγετε τη μη εξειδικευμένη γλώσσα (όπως αργκό ή συντομογραφίες), το emojis και την απομάκρυνση των γραμματοσειρών και των μορφών. Όταν το περιεχόμενο του μηνύματος σχετίζεται με τις επιχειρήσεις, χρησιμοποιήστε επιχειρηματικό τόνο.

Συμπεριλάβετε ένα κατάλληλο χαιρετισμό και κλείσιμο. Είτε στέλνετε ένα email είτε μια επιστολή, συμπεριλάβετε ένα επαγγελματικό χαιρετισμό που περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου. Περιλαμβάνει επίσης κλείσιμο και ευγενική υπογραφή. Αν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλάβετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Αν πρόκειται για γραπτή επιστολή, συμπεριλάβετε μια χειρόγραφη υπογραφή.

Κρατήστε το σύντομο. Κρατήστε το μήνυμά σας όσο το δυνατόν πιο σύντομο. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σύντομη εισαγωγή, όπως, "Ελπίζω ότι η μέρα σας θα πάνε καλά". Στη συνέχεια, βουτήξτε γρήγορα στον λόγο σας για το γράψιμο. Συμπεριλάβετε μόνο τις βασικές πληροφορίες.

Το μήνυμα δεν πρέπει να υπερβαίνει μια σύντομη παράγραφο ή δύο (ειδικά εάν πρόκειται για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

Εάν το κρατήσετε σύντομο, ο παραλήπτης θα είναι πιο πιθανό να το διαβάσει.

Επεξεργασία, επεξεργασία, επεξεργασία. Πάντα να διορθώνετε προσεκτικά το μήνυμά σας για σφάλματα ορθογραφίας και γραμματικής πριν την στείλετε. Τα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να είναι πάντοτε σαφή και ευανάγνωστα.

Έγγραφο εργασίας και δείγματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για μια εργασία καλά έτοιμη

Είναι πάντα μια μεγάλη αίσθηση να παραδίδετε καλά νέα ή συγχαίροντας τους συναδέλφους για τις επιτυχίες τους. Και, αντίθετα με τις καλύτερες ευχές, ένας συνάδελφος μπορεί να σώσει μια επιστολή ή ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να το εξετάσει αργότερα. Με τα μηνύματα της εκτίμησης, μπορείτε ακόμη και να αντιγράψετε διαχειριστές και άλλους συναδέλφους για να διαδώσετε τα καλά νέα. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για να σας βοηθήσουμε να βρείτε τη σωστή διατύπωση.

• Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αξιολόγησης
• Συγχαρητήρια Σημείωση Παραδείγματα
• Προώθηση Συγχαρητήρια
• Υπάλληλοι σας ευχαριστούν γράμματα

… Και όχι τόσο καλά

Εάν πρέπει να παραδώσετε κακά νέα, είτε σε έναν υποψήφιο είτε σε έναν υπάρχοντα υπάλληλο, αυτά τα δείγματα επιστολών θα σας βοηθήσουν.

Όταν πρόκειται για τη σύνταξη επιστολών με άσχημα νέα: μην θάβετε το μήνυμα. Βάλτε τις βασικές πληροφορίες (π.χ., Δυστυχώς, δεν πήρατε αυτή τη δουλειά. ή Λόγω της ύφεσης των παραγγελιών, μειώνουμε τους μισθούς όλων των εργαζομένων κατά 10%.) στην πρώτη παράγραφο ή ακόμη και στην πρώτη πρόταση της επιστολής. Να είναι άμεση και στο σημείο της διατύπωσης σας. Οι παραλήπτες θα πρέπει να μπορούν να απορροφούν γρήγορα τα νέα.

• Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απόρριψης υποψηφίου
• Υποψήφια επιστολή απόρριψης
• Επιστολή Μείωσης Μισθών
• Εκκαθαριστικό σημείωμα

Για τον αιτούντα εργασία

Αν υποβάλετε αίτηση για μια νέα θέση εργασίας, αυτά τα παραδείγματα θα σας βοηθήσουν να συντάξετε ένα καλά διατυπωμένο αίτημα για αναφορά, συνέντευξη και πολλά άλλα. Αυτός ο κατάλογος περιλαμβάνει επίσης τρόπους ανταπόκρισης όταν μια εταιρεία σας κάνει προσφορά.

• Ζητώντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφοράς
• Παραδείγματα επιστολής ενδιαφέροντος
• Αποδοχή προσφοράς εργασίας
• Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντεστραμμένης προσφοράς
• Απορρίψτε μια προσφορά εργασίας

Προώθηση ή μεταφορά εργασίας

Εδώ μπορείτε να βοηθήσετε όταν προσπαθείτε να αποκτήσετε μια νέα θέση στην εταιρεία στην οποία εργάζεστε, αν θέλετε να προωθηθείτε ή να μεταβείτε σε διαφορετική θέση ή τοποθεσία.

• Επιστολή συνοδευτικής προσφοράς εργασίας
• Αίτηση Αίτησης Μεταφοράς Εργασίας
• Παράδειγμα Αίτησης Μεταφοράς Εργασίας - Μετακόμιση

Καλωσορίζοντας έναν νέο ή επιστρέφοντα εργαζόμενο

Είτε κάνετε μια αρχική προσφορά εργασίας είτε καλωσορίζετε έναν υπάλληλο πίσω από μια παρατεταμένη άδεια, εδώ είναι μερικά δείγματα από αυτά που θα μπορούσατε να πείτε. Αυτό το είδος επιστολής μπορεί πραγματικά να βοηθήσει να ορίσετε τον τόνο για τους νέους (ή να επιστρέψουν) υπαλλήλους, καθώς και να κάνει τη μετάβαση στο χώρο εργασίας μια ομαλή.

• Επιστολή προσφοράς εργασίας
• Καλώς ήρθατε στο επιστολόχαρτο
• Καλώς ορίσατε πίσω από το γράμμα της άδειας μητρότητας
• Καλώς ήλθατε πίσω από το Sick Leave Letter

Χρειάζομαι μια Αλλαγή

Εσυ τι θελεις? Περισσότερα λεφτά? Μόνιμη θέση; Θα βρείτε τις λέξεις σε αυτά τα δείγματα επιστολών.

• Ζητήστε μια επιστολή αύξησης
• Αίτημα για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την αύξηση
• Αύξηση του μισθού επιστολή
• Temp. To Perm Cover Letter Παράδειγμα

Εργασία από το σπίτι αιτήσεις

Όταν ζητάτε να εργάζεστε από το σπίτι σε τακτική ή προσωρινή βάση, πρέπει να μεταφέρετε ακριβώς αυτό που θέλετε, μαζί με το πώς αυτή η αλλαγή μπορεί πραγματικά να ωφελήσει την εταιρεία. Αυτά τα παραδείγματα δείχνουν πώς.

• Εργασία από το αρχικό αίτημα επιστολής
• Εργασία από το αρχικό αίτημα επιστολής - μερικής απασχόλησης
• Εργασία από το αρχικό αίτημα επιστολής - μετεγκατάσταση

Όταν έχετε χάσει την εργασία

Εδώ είναι μερικοί τρόποι που μπορείτε να εξηγήσετε γιατί δεν το κάνετε στο γραφείο, είτε λόγω μιας ασθενούς ημέρας, έκτακτης ανάγκης, είτε απλά κοιμάστε μέσα από το ξυπνητήρι.

• Απουσία από μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας
• Αργά επιστολή αποτίμησης εργασίας
• Ανησυχητικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ημέρας

Όταν αφήνετε την εργασία σας

Αυτά τα παραδείγματα καλύπτονται, από την παραίτηση από την παραίτησή σας στο να λέτε αντίο στους συναδέλφους σας.

Θυμηθείτε: Δεν έχει σημασία τι αισθάνεστε για την εταιρεία που αφήνετε, να είστε ευγενικοί και ευγενικοί στο αποχαιρετιστήριο μήνυμά σας.

• Αποχαιρετιστήριο μήνυμα στους συναδέλφους
• Αντίο Επιστολή
• Γράμματα παραίτησης

Όταν ο εργαζόμενος σας αποχωρεί

Δείτε πώς μπορείτε να αποδεχθείτε επίσημα μια παραίτηση καθώς και να γράψετε μια αναφορά για έναν πρώην υπάλληλο ή συνάδελφο. Σας παρουσιάζουμε επίσης πώς μπορείτε να επαληθεύσετε ότι ένας εργαζόμενος ή πρώην υπάλληλος εργοδοτήθηκε από την εταιρεία σας.

• Αποδοχή παραίτησης
• Επιστολή επαλήθευσης απασχόλησης
• Επιστολές αναφοράς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ηλεκτρονικά μηνύματα και επιστολές για δύσκολες καταστάσεις

Αυτά τα παραδείγματα πρέπει να βοηθήσουν όταν η εύρεση των σωστών λέξεων είναι ιδιαίτερα δύσκολη.

• Αίτηση για Επιστολή Συμπεριφοράς
• Απολογία για ένα λάθος μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Συμμαχία Επιστολή