Μπορείτε να βελτιώσετε τους συντελεστές συμμετοχής εξόδου

Οι συνεντεύξεις εξόδου είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αποκτήσετε αληθινή και ειλικρινή ανατροφοδότηση από τους υπαλλήλους. Το μειονέκτημα είναι ότι χρειάζεται αρκετός χρόνος για τη δημιουργία σημαντικού αριθμού δεδομένων από συνεντεύξεις εξόδου. Ωστόσο, η αύξηση του ποσοστού συμμετοχής σας μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε γρηγορότερα ποσά πληροφοριών με δυνατότητα εκτέλεσης πιο γρήγορα από τις συνεντεύξεις εξόδου.

Τι θεωρείται καλό ποσοστό συμμετοχής για συνεντεύξεις εξόδου

Οι έρευνες δείχνουν ότι το μέσο ποσοστό απόκρισης για συνεντεύξεις εξόδου χαρτιού και μολύβι είναι περίπου 30-35 τοις εκατό. Αυτό σημαίνει ότι μια εταιρεία με 2000 υπαλλήλους και ποσοστό 15 τοις εκατό κύκλου εργασιών αναμένεται να λάβει περίπου 100 ολοκληρωμένες συνεντεύξεις εξόδου ανά έτος. Σε αυτό το επίπεδο συμμετοχής, ο οργανισμός παίρνει ανατροφοδότηση εξόδου από μόλις 5% του συνολικού πληθυσμού των εργαζομένων.

Με λίγη επιπλέον προσπάθεια, θα πρέπει να μπορείτε να διπλασιάσετε αυτό το ποσοστό απόκρισης. Το 65 τοις εκατό ή το καλύτερο είναι ένας καλός στόχος για τη συμμετοχή συνέντευξης εξόδου. Μπορείτε να το ολοκληρώσετε με συνεντεύξεις εξόδου χαρτιού και μολυβιού, ηλεκτρονικές συνεντεύξεις εξόδου στο διαδίκτυο και τηλεφωνικές συνεντεύξεις εξόδου.

Μετρήστε τη συμμετοχή σας στην Συνέντευξη Εξόδου

Για να μετρήσετε το ποσοστό απάντησης, διαιρέστε τον αριθμό των ολοκληρωμένων συνεντεύξεων εξόδου από τον αριθμό των υπαλλήλων από τους οποίους ζητήσατε μια συνέντευξη εξόδου. Στην ιδανική περίπτωση, ο δεύτερος αριθμός θα πρέπει να ισούται με τον συνολικό αριθμό τερματισμών, αλλά για πρακτικούς λόγους, αυτό δεν συμβαίνει γενικά.

Για παράδειγμα, αν έχετε ολοκληρώσει 125 συνεντεύξεις εξόδου από 300 άτομα που ζητήσατε να ολοκληρώσετε μια συνέντευξη εξόδου, το ποσοστό συμμετοχής σας είναι 125/300 ή ίσο με το 416 ή το 41,6%.

Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχετε εφαρμόσει μια καλή μέθοδο για να παρακολουθήσετε αυτό το είδος συμμετοχής. Στο ελάχιστο, θέλετε να παρακολουθείτε το ποσοστό συμμετοχής στην αρχή ενός έργου βελτίωσης και στη συνέχεια περιοδικά μετά.

Ένα ιδανικό σενάριο είναι να διατηρήσετε ένα μέσο όρο που μπορείτε να ανατρέχετε σε τακτικά χρονικά διαστήματα. Αυτός ο αριθμός σε πραγματικό χρόνο σας ειδοποιεί αμέσως για μια πτώση (ή αύξηση) της συμμετοχής των εργαζομένων σε συνεντεύξεις εξόδου. Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης συνεντεύξεων εξόδου θα πρέπει να το κάνει αυτόματα για εσάς.

Οι μεγάλες εταιρείες ενδέχεται να θέλουν να παρακολουθούν χωριστά τα ποσοστά συμμετοχής για τις θυγατρικές, τα μεγάλα τμήματα ή τις γεωγραφικές περιοχές. Οι μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις μπορούν γενικά να επωφεληθούν από το συνολικό ποσοστό συμμετοχής του οργανισμού.

Αν αποφασίσετε ότι το ποσοστό συμμετοχής σας στις συνεντεύξεις εξόδου θα μπορούσε να βελτιωθεί, το επόμενο βήμα είναι να αναλύσετε την τρέχουσα διαδικασία συνέντευξης εξόδου σας. Οι δύο πιο σημαντικοί τομείς για αναθεώρηση είναι:

1. Γιατί οι εργαζόμενοι επιλέγουν να μην ολοκληρώσουν την συνέντευξη εξόδου;
2. Υπάρχουν προβλήματα υλικοτεχνικής φύσης που εμποδίζουν τους ανθρώπινους πόρους να λαμβάνουν τις πληροφορίες στους υπαλλήλους εγκαίρως και αποτελεσματικά;

Οι υπάλληλοι δεν ολοκληρώνουν τη συνέντευξη εξόδου τους

Μερικοί από τους λόγους που οι εργαζόμενοι επιλέγουν να μην ολοκληρώσουν συνεντεύξεις εξόδου είναι:

• Η συνέντευξη εξόδου είναι πολύ μεγάλη.
• Οι ερωτήσεις συνέντευξης εξόδου είναι συγκεχυμένες ή προσωπικά επεμβατικές.
• Ο εργαζόμενος δεν πιστεύει ότι η συνέντευξη εξόδου θα διαβαστεί ή θα κάνει τη διαφορά.
• Ο εργαζόμενος φοβάται τις επιπτώσεις.
• Ο εργαζόμενος είναι θυμωμένος στην εταιρεία.
• Ο εργαζόμενος χρονοτριβεί ή ξεχνά.
• Η διαδικασία είναι δύσκολη ή άβολη.

Εάν χρησιμοποιείτε μια έρευνα συνέντευξης εξόδου με βαθμολογημένες ερωτήσεις, 35-60 ερωτήσεις αφορούν το σωστό μήκος έρευνας. Πάνω από 60 ερωτήσεις αρχίζουν να αισθάνονται πολύ και άβολα για τον εργαζόμενο. Αν ξεπεράσετε 70 ερωτήσεις, θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για μεγαλύτερο αριθμό μη ολοκληρωμένων συνεντεύξεων εξόδου.

Ελέγξτε τις ερωτήσεις συνέντευξης εξόδου για απλότητα. Βάλτε τον εαυτό σας στα παπούτσια του υπαλλήλου και αναρωτηθείτε πώς θα αισθάνεστε να απαντάτε στις ερωτήσεις. Αποφύγετε πολλές ερωτήσεις συνέντευξης εξόδου που ζητούν συναισθήματα και συναισθήματα.

Πολλοί υπάλληλοι δεν είναι σε αρμονία με τα συναισθήματά τους (ή αν είναι ίσως δεν θέλουν να τους μοιραστούν μαζί σας). Είναι πολύ πιο εύκολο για έναν υπάλληλο να αξιολογήσει την αποτελεσματικότητα μιας διαδικασίας και όχι πώς αισθάνεται για τη διαδικασία.

Exit Interview Feedback Ignored

Οι εργαζόμενοι δεν θα ολοκληρώσουν τις συνεντεύξεις εξόδου εάν πιστεύουν ότι τα σχόλια που παρέχουν δεν θα διαβαστούν ή θα αγνοηθούν αμέσως. Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τους υπαλλήλους ότι εκτιμάτε τα σχόλιά τους. Όταν κάνετε βελτιώσεις βάσει προτάσεων από συνεντεύξεις εξόδου, μην φοβάστε να πείτε στους υπαλλήλους από πού προέρχεται η ιδέα.

Με την πάροδο του χρόνου, οι εργαζόμενοι θα μάθουν ότι ακούτε. Μόλις γίνει αυτό μέρος της εταιρικής κουλτούρας, μπορείτε να είστε σίγουροι για πολλές ανοιχτές και τίμιες ιδέες, προτάσεις και κριτικές.

Επιπτώσεις από τίμια σχόλια

Επίσης, να είναι σαφές με τους υπαλλήλους ότι η έντιμη ανατροφοδότηση δεν θα έχει ως αποτέλεσμα επιπτώσεις. Οι δηλώσεις που έγιναν σε συνέντευξη εξόδου δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιηθούν για να αποφευχθεί η μελλοντική επιλεξιμότητα για επανεκχώρηση.

Υπάρχουν πολλοί υποτιθέμενοι εμπειρογνώμονες που λένε στους υπαλλήλους να μην είναι ειλικρινείς στο έντυπο συνέντευξης εξόδου τους ή να μην ολοκληρώσουν ένα. Ισχυρίζονται ότι οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες κατά των εργαζομένων. Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού γνωρίζουν ότι αυτό είναι ανοησία, ωστόσο, πρέπει να αντιμετωπίσουν αυτή την αβάσιμη αντίληψη.

Angry Employee Feedback

Οι εργαζόμενοι που είναι θυμωμένοι με την εταιρεία μπορεί να αισθάνονται ότι δεν θέλουν να βοηθήσουν συμμετέχοντας στην συνέντευξη εξόδου. Μπορείτε να ενθαρρύνετε αυτούς τους υπαλλήλους να εξαπολύσουν τον θυμό τους στην συνέντευξη εξόδου. Πολλοί από αυτούς τους θυμωμένους υπαλλήλους είναι ενθουσιασμένοι με την ευκαιρία να ακούσουν τη φωνή τους - ειδικά αν γνωρίζουν ότι θα ακουστούν από ανώτερα στελέχη.

Μια καθαρή και απλοποιημένη διαδικασία είναι επίσης σημαντική. Είτε πρόκειται για διαδικτυακό τόπο είτε για χαρτί και μολύβι, η φόρμα συνέντευξης εξόδου θα πρέπει να χαραχθεί με μια έξυπνη και κατανοητή μορφή έρευνας.

Τα προβλήματα διοικητικής μέριμνας είναι ο δεύτερος σημαντικός τομέας για την αναθεώρηση στη διαδικασία συνέντευξης εξόδου. Υπάρχουν γενικά αδύναμοι σύνδεσμοι σε οποιαδήποτε διαδικασία και οι συνεντεύξεις εξόδου δεν αποτελούν εξαίρεση. Η εξέταση σας θα πρέπει να περιλαμβάνει όλη την αλυσίδα γεγονότων που αρχίζει όταν ο υπάλληλος ειδοποιεί και τελειώνει όταν ο εργαζόμενος υποβάλει την συνέντευξη εξόδου.

Ελέγξτε τη Διαδικασία Συνέντευξης Εξόδου

Μπορείτε να αρχίσετε να ελέγχετε τη διαδικασία της συνέντευξής σας εξόδου, ανακαλύπτοντας τις παρακάτω πληροφορίες.

• Πώς γνωρίζουν οι εργαζόμενοι γενικά την πρόθεσή τους να τερματίσουν;
• Ποιος είναι ο πρώτος χρήστης και ποια ειδοποίηση συνήθως δίνεται;
• Ποιος λέει στο τμήμα ανθρώπινων πόρων και πώς; Πόσο σύντομα μετά την ειδοποίηση του υπαλλήλου ειδοποιείται ο ΥΕ; Ποιος στο HR ειδοποιείται πρώτα;
• Ποιος είναι υπεύθυνος για την έναρξη της συνέντευξης εξόδου; Πότε γνωστοποιείται αυτό το άτομο στους τερματισμούς εργαζομένων;
• Πώς ειδοποιείται ο υπάλληλος για την συνέντευξη εξόδου; Από ποιον? Ποια μέθοδος; Πότε?
• Υπάρχει σαφής κατοχή στο ανθρώπινο δυναμικό της διαδικασίας συνέντευξης εξόδου; Οι συμμετέχοντες στη διαδικασία κατανοούν τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα των συνεντεύξεων εξόδου;
• Τι λέει ο υπάλληλος για την συνέντευξη εξόδου; Με ποιους τρόπους ενθαρρύνονται να ολοκληρώσουν την συνέντευξη εξόδου; Οι υπάλληλοι έχουν ενημερωθεί περισσότερο από μία φορά και με περισσότερους από έναν τρόπους;
• Είναι εύκολη η ολοκλήρωση της συνέντευξης εξόδου;
• Πότε και πού θα συμπληρώσει ο υπάλληλος την συνέντευξη εξόδου; Υπάρχει εύκολη πρόσβαση στους απαραίτητους πόρους;
• Έχει ο εργαζόμενος ιδιωτικό απόρρητο με το οποίο να ολοκληρώνει την συνέντευξη εξόδου εάν το ολοκληρώνει στην εργασία;
• Είναι υπεύθυνοι οι υπεύθυνοι εποπτείας και οι διευθυντές για τη διαδικασία συνέντευξης εξόδου; Φοβούνται να λαμβάνουν αρνητικά σχόλια από τους υπαλλήλους; Εσείς βασίζεστε σε φοβισμένους επιβλέποντες να αναμεταδίδουν πληροφορίες σχετικά με την συνέντευξη εξόδου στους υπαλλήλους;
• Είναι εύκολο για τους υπαλλήλους να υποβάλουν τις συνεντεύξεις εξόδου;

Ελέγξτε κάθε μία από τις παραπάνω ερωτήσεις ελέγχου και εξετάστε σκληρά τη διαδικασία συνέντευξης εξόδου. Προσδιορίστε τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε κάθε μία από αυτές τις περιοχές. Αφού ολοκληρώσετε την αναθεώρησή σας, μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως να κάνετε βελτιώσεις.

Επαναμετρήστε τη διαδικασία συνέντευξης εξόδου

Ορισμένες από τις αλλαγές που κάνετε θα παρέχουν μια αισθητή βελτίωση στα ποσοστά συμμετοχής πολύ γρήγορα. Άλλοι θα χρειαστούν περισσότερο χρόνο για την αποτελεσματική διείσδυση της εταιρικής κουλτούρας.

Επαναμετρήστε τα ποσοστά συμμετοχής σας σε τρεις μήνες, έξι μήνες, εννέα μήνες και δώδεκα μήνες. Μέχρι το δωδεκάμηνο σήμα, θα πρέπει να περιμένετε μια δραματική βελτίωση στα ποσοστά συμμετοχής στα συνεντεύξεις εξόδου. Αυτό σημαίνει ότι θα έχετε περισσότερα δεδομένα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον περιορισμό του κύκλου εργασιών και την αύξηση της διατήρησης των εργαζομένων.

συμπέρασμα

Μπορείτε να αυξήσετε σημαντικά την αξία των συνεντεύξεων εξόδου σας αυξάνοντας τον αριθμό των τερματικών υπαλλήλων που συμμετέχουν στη διαδικασία συνέντευξης εξόδου. Με την αναθεώρηση και τη βελτίωση τόσο του περιεχομένου όσο και της δομής της συνέντευξης εξόδου, μαζί με τις δικές σας εσωτερικές διαδικασίες, μπορείτε να επιτύχετε σημαντική αύξηση των ποσοστών συμμετοχής σας.

Τέλος, εξετάστε το ενδεχόμενο μια πραγματική προσωπική συνέντευξη με ένα μέλος του προσωπικού του ανθρώπινου δυναμικού να βελτιώσει όχι μόνο τα ποσοστά συμμετοχής αλλά και να παρέχει καλύτερες πληροφορίες. Δεν μπορείτε να υποτιμήσετε την αξία της επακόλουθης ερώτησης.

--------------------------------------------

Ο Beth Carvin είναι ο Διευθύνων Σύμβουλος της Nobscot Corporation με φόντο τις επιχειρήσεις, την επιχειρηματικότητα, τους ανθρώπινους πόρους, την πρόσληψη, τις πωλήσεις και την ανάπτυξη των επιχειρήσεων.