Πώς να επιλέξετε την τεχνολογία πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού

Το σύστημα πληροφοριών για το ανθρώπινο δυναμικό (HRIS) είναι απαραίτητο για τις εταιρείες να διαχειρίζονται τα σχέδιά τους παροχών και τις πληροφορίες των εργαζομένων τους. Η τεχνολογία διαχείρισης των οφελών δεν είναι πλέον ωραίο, αλλά η ανάγκη να βοηθηθεί το ανθρώπινο δυναμικό να διαχειριστεί τόσο τη θάλασσα πληροφοριών όσο και τα χρήματα που δαπανώνται για προγράμματα παροχών, καθώς το ανθρώπινο δυναμικό αντιμετωπίζει περιορισμένους πόρους και συνεχώς αλλάζει δεδομένα.

Αλλά πώς το HR και άλλα στελέχη γνωρίζουν ότι επιλέγουν την καλύτερη τεχνολογία πληροφοριών HR για να διαχειριστούν όλες τις λεπτομέρειες και ότι η λύση που επιλέγουν θα σταθεί η δοκιμασία του χρόνου;

Ακολουθούν τα βασικά ερωτήματα που πρέπει να ρωτήσετε και να απαντήσετε κατά τη διαδικασία επιλογής της τεχνολογίας πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού.

Ποιο είναι το βαθμό ευελιξίας και επεκτασιμότητας που παρέχει το Λογισμικό Πληροφορικής;

Οι επαγγελματίες HR θα πρέπει να καθορίσουν εάν το λογισμικό μπορεί να εισάγει δεδομένα από πολλά υπολογιστικά φύλλα Excel, βάσεις δεδομένων και έγγραφα σε χαρτί και το επίπεδο με το οποίο μπορεί να διασυνδέεται με όλα τα είδη άλλων συστημάτων και δεδομένων.

Το λογισμικό θα πρέπει να μπορεί να λαμβάνει και να φιλτράρει πληροφορίες από πολλές πηγές. Στην ιδανική περίπτωση, αυτή η διαδικασία πρέπει επίσης να αυτοματοποιηθεί. Πολλές λύσεις ηλεκτρονικής εγγραφής απαιτούν χειροκίνητη επεξεργασία των δεδομένων πριν να μεταβούν σε έναν μεταφορέα για να ενημερώσουν τα συστήματά τους. Η αυτοματοποίηση της μορφής ενημέρωσης, του χρονοδιαγράμματος μετάδοσης και της μεθόδου παράδοσης μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη των προβλημάτων χρέωσης και επιλεξιμότητας.

Το Λογισμικό θα είναι σε θέση να φιλοξενήσει τους Κανόνες Μεταφορέων Εταιρείας και Παροχών Φορέων;

Μια πραγματικά ικανή μηχανή εγγραφής θα αξιολογήσει κάθε δραστηριότητα εγγραφής και θα εφαρμόσει οποιονδήποτε απαραίτητο συνδυασμό κανόνων, μηνυμάτων, προγγελιών και επιλογών ειδικά σχεδιασμένων για να ικανοποιήσουν τις ακριβείς απαιτήσεις επιλεξιμότητας που επιθυμείτε. Το λογισμικό πρέπει να ανταποκρίνεται σε όλους τους κανόνες επιλεξιμότητας που έχουν η εταιρεία και οι μεταφορείς.

Θα μπορέσει η HR Information Technology να αναπτυχθεί και να κλιμακωθεί με τον Οργανισμό;

Η HR πρέπει να αξιολογήσει την ικανότητα της τεχνολογίας να αναπτυχθεί καθώς η εταιρεία προσλαμβάνει νέους υπαλλήλους, γραφεία, αλλαγές παροχών και κανόνες. Ο ΥΕ πρέπει να ρωτήσει σχετικά με τα κατώτατα όρια για κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία.

Είναι το λογισμικό τεχνολογίας ικανό να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα;

Οι μισθοδοτικές και άλλες λειτουργίες συχνά μοιράζονται πολλές από τις ίδιες πληροφορίες με τη διαχείριση παροχών. Το HR μπορεί να αποκτήσει μεγαλύτερη αποδοτικότητα όταν τα δεδομένα και οι λοιπές πληροφορίες των εργαζομένων που εισάγονται σε ένα σύστημα μοιράζονται με ένα άλλο σύστημα. Η παρακολούθηση της πρόσληψης των εργαζομένων είναι μια άλλη απαραίτητη λειτουργία.

Ποιος είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση ή την κατασκευή της λύσης;

Ποιο επίπεδο εκπαίδευσης περιλαμβάνεται; Μερικές λύσεις απαιτούν από τον πελάτη να εμπλακεί πολύ με την αρχική εφαρμογή, η οποία μπορεί να είναι συντριπτική για τους ήδη πολυάσχολους διαχειριστές HR.

Ο ΥΕ πρέπει να έχει σαφή κατανόηση του επιπέδου εκπαίδευσης και τεχνικής εμπειρογνωμοσύνης που θα απαιτηθεί και του αναμενόμενου χρόνου. Η ερώτηση σχετικά με τους παρόχους λύσεων σχετικά με το θέμα αυτό μπορεί να προσφέρει πληροφορίες για λεπτές περιοχές που αρχικά θα μπορούσαν να φαίνονται απλές, αλλά να περιλαμβάνουν σημαντική τεχνολογική πείρα. Ο ΥΕ μπορεί στη συνέχεια να καθορίσει συγκεκριμένα καθήκοντα που μπορεί να είναι τόσο δυσκίνητα ώστε να παρεμποδίζουν ρεαλιστικά την ολοκλήρωση, ενδεχομένως μειώνοντας την αξία της τεχνολογίας των πληροφοριών HR και της ΑΤΕ.

Υπάρχει χρέωση αν η εκπαίδευση εμπλέκεται;

Θα πρέπει επίσης να αξιολογηθούν τα έξοδα κατάρτισης, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου και των εξόδων ταξιδίου για εκτός ταξιδιού. Ο αρμόδιος για θέματα ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να γνωρίζει το όλο και σκληρό και ήπιο κόστος που συνεπάγεται η υιοθέτηση της τεχνολογίας πληροφοριών του ανθρώπινου δυναμικού

Ποιος θα κατέχει τα δεδομένα;

Η απάντηση στο ερώτημα αυτό πρέπει να είναι ο οργανισμός ανθρώπινου δυναμικού. Οι εταιρείες πρέπει να μπορούν να μεταφέρουν τα δεδομένα τους σε οποιονδήποτε πάροχο υπηρεσιών εφαρμογών (ASP). Εάν τα δεδομένα βρίσκονται στον ιδιόκτητο διακομιστή του μεταφορέα, η εταιρεία μπορεί μερικές φορές να χρεώσει επιπλέον τέλη σε περίπτωση αλλαγής μεταφορέων.

Ποια είδη συντήρησης και συντήρησης απαιτούνται; Όταν το λογισμικό εγκαθίσταται στους σταθμούς εργασίας ή στους διακομιστές μιας εταιρείας, απαιτούνται συχνά τακτικές ενημερώσεις σχετικά με αυτήν την τεχνολογία και μπορεί να είναι δυσκίνητη για το σχεδιασμό και τη διαχείριση. Οι ενημερώσεις στην τεχνολογία πληροφορικής HR γίνονται συχνά αυτόματα με το λογισμικό διαθέσιμο στο διαδίκτυο μέσω ενός μοντέλου ASP (Service Provider) ή ενός λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS).

Ποια μέτρα ασφαλείας ενσωματώνονται στην τεχνολογία πληροφορικής;

Εάν το λογισμικό είναι διαθέσιμο online, μέσω ενός μοντέλου ASP ή SaaS, ο πάροχος πρέπει να προσφέρει καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, διακομιστές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και πρόσθετα προστατευτικά επίπεδα. Πρέπει να υπάρχουν πρόσθετα συστήματα και διαδικασίες για τη διασφάλιση της απώλειας πληροφοριών ή πρόσβασης από μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Η ΥΕ, σε συνεννόηση με άλλους διευθυντές, θα πρέπει να έχει την αποκλειστική εξουσία να αποφασίζει ποιος θα έχει πρόσβαση στην τεχνολογία πληροφοριών του ανθρώπινου δυναμικού και σε ποιο βαθμό.

Οι υπάλληλοι θα είναι σε θέση να εγγραφούν στα οφέλη των σχεδίων και να κάνουν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο στα προσωπικά τους δεδομένα και τις επιλογές του σχεδίου;

Η πρόσβαση των εργαζομένων πρέπει να είναι δεδομένη, λαμβάνοντας υπόψη τη γενικευμένη γενική πρόσβαση στους υπολογιστές.

Η πλειοψηφία του πληθυσμού των εργαζομένων έχει πρόσβαση στο διαδίκτυο στο σπίτι. Η αυτοεξυπηρέτηση των εργαζομένων παρέχει τεράστιες δυνατότητες για εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων. Ένα καλό σύστημα αυτοεξυπηρέτησης θα καθοδηγήσει τους εργαζομένους ομαλά μέσα από την εισαγωγή πληροφοριών σχετικά με τον εαυτό τους και τους εξαρτώμενους από αυτούς.

Το σύστημα θα πρέπει να παρουσιάζει με σαφήνεια τα διαθέσιμα σχέδια και να επιτρέπει στους εργαζόμενους να κάνουν επιλογές στο μέγεθός τους, απλουστεύοντας αυτές τις ενέργειες σε όλη τη διαδικασία με οδηγούς. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να προσθέτουν εξαρτώμενα μέλη και να αλλάζουν πληροφορίες ανάλογα με τις ανάγκες, 24 ώρες την ημέρα, επτά ημέρες την εβδομάδα, όλο το χρόνο.

Αυτές είναι πρόσθετες ερωτήσεις για να απαντήσετε καθώς αξιολογείτε τις ανάγκες της επιχείρησής σας στον τομέα της πληροφορικής στον τομέα των ανθρώπινων πόρων.

Θα παρέχει η τεχνολογία Ανθρώπινο Δυναμικό με την Αρχή να αποφασίσει ποιος θα επιτρέπεται η πρόσβαση και σε ποιο βαθμό;

Κατά μήκος της ίδιας φλέβας που παρέχει πρόσβαση των εργαζομένων, η τεχνολογία πρέπει να δώσει στον HR τον τελικό λόγο. Ο ΥΕ πρέπει να έχει την εξουσία να εγκρίνει όλα τα δεδομένα προτού μεταδοθεί στους μεταφορείς και θα πρέπει επίσης να καθορίσει το βαθμό στον οποίο έχουν πρόσβαση οι εργαζόμενοι και οι άλλοι.

Ποιοι τύποι δυνατοτήτων αναφοράς είναι διαθέσιμοι από την τεχνολογία πληροφοριών Hr;

Η τεχνολογία αναφοράς πρέπει να προσφέρει πολλές προβολές και μορφές (υπολογιστικό φύλλο, PDF, HTML), μεγάλη αξιολόγηση εικόνας και δυνατότητα ανίχνευσης για τη βελτίωση της λήψης αποφάσεων. Ο ΥΕ πρέπει να είναι σε θέση να αξιολογεί, ανά πάσα στιγμή, εγγραφές σε συγκεκριμένα σχέδια, εκκρεμείς δράσεις και αλλαγές στις δημογραφικές πληροφορίες των εργαζομένων σε σχέση με τα οφέλη και τα άλλα στοιχεία των εργαζομένων.

Παρέχουν οι Ειδικές λειτουργίες προσφοράς λογισμικού για να βοηθήσουν το HR να εξοικονομήσει χρόνο;

Ανάλογα με τις δικές του ανάγκες σε τμήματα, το HR μπορεί να θέλει να ενημερωθεί για την ικανότητα της τεχνολογίας να επεξεργάζεται πληροφορίες σε παρτίδες, να διαχειρίζεται τις ειδοποιήσεις και να χρεώνει τις πολιτικές COBRA, να παρέχει εργαλεία συμφιλίωσης και ειδικών αναφορών.

Παρέχουν οι Ειδικές λειτουργίες προσφοράς λογισμικού για να βοηθήσουν το HR να επικοινωνήσει καλύτερα με τους υπαλλήλους;

Ορισμένα προγράμματα παρέχουν στην HR την ευελιξία να επικοινωνεί με τους εργαζομένους σε διάφορα επίπεδα - μέσω μαζικής αλληλογραφίας, ηλεκτρονικών πινακίδων και με συγκεκριμένα κριτήρια φιλτραρίσματος (όπως τοποθεσία, τμήμα, ασφαλιστικά προγράμματα, κατάσταση εγγραφής, καθεστώς συνταξιοδότησης κ.α.) Σύστημα πληροφορικής πληροφορικής. Η ύπαρξη πολλών μέσων επικοινωνίας μπορεί να αυτοματοποιήσει περαιτέρω τις διαδικασίες και να βοηθήσει το HR να στοχεύσει καλύτερα μηνύματα.

Παρέχουν οι Ειδικές λειτουργίες προσφοράς λογισμικού για να βοηθήσουν το HR να επικοινωνήσει καλύτερα με τους υπαλλήλους;

Εκτός από την παροχή δυνατότητας στο HR να εγκρίνει συναλλαγές, πολλά συστήματα πληροφορικής για ανθρώπινο δυναμικό προσφέρουν επίσης δυνατότητες για HR που θα χρησιμεύσει ως gatekeeper στον έλεγχο των τιμολογίων των μεταφορέων για να βεβαιωθεί ότι συμφωνούν με τα δεδομένα του συστήματος. Αυτό μπορεί:

• εξασφαλίζουν την ακρίβεια των τιμολογίων των μεταφορέων
• εξοικονομείτε χρόνο και χρήματα
• - να βοηθήσει στην έγκαιρη παράδοση των εγγραφών των εργαζομένων, και -
• ενισχύουν την επιβεβαίωση της επιλεξιμότητας όταν οι εργαζόμενοι πηγαίνουν για φροντίδα.

Πώς θα ανταλλαγούν οι πληροφορίες με τους μεταφορείς;

Και, ποιος θα είναι υπεύθυνος για αυτή την αλληλεπίδραση; Η ενσωμάτωση του συστήματος πληροφορικής πληροφορικής θα πρέπει να κρίνεται όχι μόνο από τον αριθμό των φορέων με τους οποίους το λογισμικό έχει σχέσεις αλλά από τον τύπο σύνδεσης που επιτρέπει. Η εξασφάλιση της επιτυχούς αλληλεπίδρασης με τους μεταφορείς μέσω λογισμικού διαχείρισης των οφελών απαιτεί πολλά βήματα, όπως:

• συλλογή αρχικής απογραφής δεδομένων εφαρμογής,
• δημιουργία αρχικής ολοκλήρωσης για τη συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών ·
• συντονίζοντας την καθημερινή ή την εβδομαδιαία αλληλεπίδραση, ώστε να διασφαλίζεται ότι τα δεδομένα λαμβάνονται και εφαρμόζονται με ακρίβεια.
• ανασκόπηση των συνεχών ενημερώσεων.
• εξασφαλίζοντας ότι οι απαιτήσεις του φορέα για την εγγραφή πληρούνται σύμφωνα με τις ρυθμιστικές αρχές · και
• προωθώντας μια προορατική σχέση με κάθε μεταφορέα προκειμένου να βελτιωθεί η σχέση ανταλλαγής δεδομένων.

Γνωρίζοντας ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία είναι απαραίτητη για να καταλάβετε ένα προϊόν που προσφέρει πλήρως. Κάθε πάροχος λογισμικού θα προσφέρει ένα διαφορετικό επίπεδο ολοκλήρωσης, παρέχοντας μερικές από τις εργασίες που περιγράφονται παραπάνω. Ο Ανθρώπινος Δρόμος θα πρέπει να αναζητήσει να συνεργαστεί με πωλητές που επιδεικνύουν ισχυρές, συνεχείς, ομαλές σχέσεις με τους επιλεγμένους μεταφορείς της εταιρείας.

Πολλοί πάροχοι επιτρέπουν τη μετάδοση ενός γενικού αρχείου ANSI 834, το οποίο μπορεί ή όχι να γίνει δεκτό από τον μεταφορέα, παράγοντας που συχνά επηρεάζεται από το μέγεθος της ομάδας.

Οι διαχειριστές θα πρέπει να αναζητούν παρόχους που προσφέρουν καθαρές, επικυρωμένες μεταφορές (που να διασφαλίζουν την επιλεξιμότητα της συναλλαγής), προσαρμοσμένες στις ανάγκες κάθε μεταφορέα για την αποφυγή προβλημάτων. Θα πρέπει επίσης να κοιτάξουν σε παρόχους που έχουν ένα ειδικό τμήμα EDI (Electronic Data Interchange) για να αλληλεπιδράσουν με τη δική του συγκεκριμένη γλώσσα μεταφοράς.

Ποιο επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών παρέχεται;

Υπάρχει πρόσθετη χρέωση για την υπηρεσία; Το ανθρώπινο δυναμικό θα πρέπει να καθορίζει το επίπεδο πρόσβασης στη βοήθεια που παρέχεται και τι συνίσταται στη βοήθεια ηλεκτρονικής εξυπηρέτησης πελατών μέσω μιας βάσης δεδομένων, σε απευθείας σύνδεση συνομιλία, υποστήριξη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίες με ένα ζωντανό άτομο ή σε συνδυασμό αυτών. Δεδομένης της ευαισθησίας των παροχών και άλλων πληροφοριών για τους ανθρώπους, οι διαχειριστές πρέπει να αναμένουν απάντηση σε ερωτήσεις εντός 24 ωρών από μια άμεση επαφή που μπορεί να βοηθήσει.

Ποιο είναι το κόστος του συστήματος πληροφορικής πληροφορικής και τι αντισταθμίζει τα οφέλη;

Η ΥΕ θα πρέπει να αξιολογήσει το πλήρες κόστος του συστήματος πληροφορικής πληροφορικής, συμπεριλαμβανομένων όλων των ετήσιων, μηνιαίων και εφάπαξ χρεώσεων, παράλληλα με τα οφέλη που παρέχονται. Ένα ελαφρώς ακριβότερο σύστημα μπορεί να πληρώσει περισσότερο για τη διαφορά με χαρακτηριστικά που επιτρέπουν στους υπαλλήλους να διατηρούν τα δικά τους αρχεία και να προσφέρουν μεγαλύτερη άνεση, εξοικονόμηση χρόνου και ακρίβεια. Αυτοί οι παράγοντες πρέπει να ληφθούν υπόψη και να σταθμιστούν κατά την επιλογή ενός συστήματος πληροφορικής πληροφορικής.

Η ανάγκη για συστήματα πληροφορικής πληροφορικής αυξάνεται. Με το προσωπικό HR που βρίσκει μια τεράστια ποικιλία επιλογών στα συστήματα πληροφορικής πληροφορικής, είναι όλο και πιο σημαντικό να αναλύουμε και να ζυγίζουμε όλες τις διαθέσιμες επιλογές.

Η επιλογή ενός συστήματος πληροφορικής πληροφορικής θα πρέπει να εξεταστεί ως μια επένδυση που θα αυξηθεί με το τμήμα και τις ανάγκες της εταιρείας. Αυτές οι ερωτήσεις θα σας οδηγήσουν στο κατάλληλο σύστημα πληροφορικής πληροφορικής για την εταιρεία σας.