Ερωτήσεις και απαντήσεις συνέντευξης βοηθού διοίκησης

Όταν διεξάγετε συνεντεύξεις για μια θέση διοικητικής βοηθού, ο συνεντευκτής θα θελήσει να μάθει για το κατά πόσο τα προσόντα σας είναι για τη θέση και πώς θα ταίριαζαν με την εταιρεία και το τμήμα.

Επειδή η εργασία απαιτεί τόσο διοικητικές όσο και διαπροσωπικές δεξιότητες, οι διαχειριστές μίσθωσης θα ρωτήσουν συχνά για τα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που έχετε που σας προσφέρουν τη θέση, καθώς και για τις δεξιότητές σας που είναι λιγότερο ποσοτικά προσδιορίσιμες.

Συμβουλές για τη διαχείριση της συνέντευξης

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι η συζήτηση πιθανότατα θα ξεπεράσει τις μαλακές δεξιότητες, όπως τις ικανότητες επικοινωνίας σας, τις οργανωτικές δεξιότητες ή την επικαιρότητα. Θα πρέπει επίσης να είστε έτοιμοι να μιλήσετε για σκληρές δεξιότητες.

1:14

Παρακολουθήστε τώρα: Πώς να απαντήσετε 4 συνήθεις ερωτήσεις για τις θέσεις εργασίας της διοίκησης

Να είστε έτοιμοι να συζητήσετε προγράμματα λογισμικού

Δεδομένου ότι πολλές θέσεις διοικητικού βοηθού απαιτούν συχνή χρήση συγκεκριμένου λογισμικού, ίσως χρειαστεί να συζητήσετε τα διάφορα προγράμματα που έχετε εργαστεί, τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιήσατε αυτά τα προγράμματα και το επίπεδο εμπειρίας σας.

• Δείγμα Απάντηση:Μου αρέσει να χρησιμοποιώ τεχνολογία και να μαθαίνω νέα προγράμματα. Έχω επίσης μια ικανότητα για τη διδασκαλία συναδέλφων που μπορεί να μην είναι τόσο καταλαβαίνω για τη χρήση συστημάτων. Στην τελευταία μου δουλειά στο Kent Associates, προσφέρθηκα εθελοντικά να αναθεωρήσω τα συστήματα διαχείρισης έργων για την ομάδα των επαγγελματιών που υποστήριξα. Ο προϊστάμενός μου ενέκρινε τη σύστασή μου και εισήγαμε ένα σύστημα που βασίζεται στο διαδίκτυο, το Asana, που μας βοηθά να παρακολουθούμε τα έργα και να μοιραζόμαστε πληροφορίες σε μια πλατφόρμα ιστού.
• Δείγμα Απάντηση: Είμαι το go-to στο γραφείο για διαφάνειες του PowerPoint και απολαμβάνω βοηθώντας τους πωλητές μας να wow πελάτες με τις παρουσιάσεις τους. Είμαι επίσης προηγμένος χρήστης του Excel και δημιουργώ σύνθετες μακροεντολές για την προετοιμασία προβλέψεων προϋπολογισμού για προτάσεις έργων.

Να είστε έτοιμοι να συζητήσετε τις διοικητικές διαδικασίες

Θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι να συζητήσετε τις ροές εργασίας και τις διοικητικές διαδικασίες σας σε προηγούμενες θέσεις. Ως διοικητικός επαγγελματίας, δεν πρέπει να υπάρχει αμφιβολία ότι είστε οργανωμένοι και προσανατολισμένοι στις λεπτομέρειες. Ο ερευνητής θα θέλει να το ξέρει πως εκδηλώνετε αυτές τις ιδιότητες στην καθημερινή ροή εργασίας σας.

• Δείγμα Απάντηση:Οι οργανωτικές ικανότητες και η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι μεταξύ των ισχυρότερων πλεονεκτημάτων μου. Έχω αναπτυχθεί σε καταστάσεις όπου μπορώ να δώσω τάξη σε πολύπλοκα έργα. Για παράδειγμα, υποστήριζα προηγουμένως οκτώ επαγγελματίες που σχεδίαζαν εκδηλώσεις προώθησης για πελάτες. Έχω αναπτύξει ένα πρότυπο για την παρακολούθηση των στόχων και την πρόοδο για κάθε έργο και την έθεσε σε μια κοινή κίνηση, έτσι ώστε όλα τα μέλη του προσωπικού που εμπλέκονται να παρακολουθήσουν την πρόοδό τους σχετικά με τα έργα και τα γεγονότα της ομάδας.
• Δείγμα Απάντηση:Όταν εργαζόμουν για τον όμιλο Alfred, δημιούργησα ένα εγχειρίδιο διαδικασιών που περιγράφει τα βήματα που απαιτούνται για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων δανείου και έπειτα το ανέβασα ηλεκτρονικά, έτσι ώστε όλοι οι υπάλληλοι δανείου να μπορούν να ακολουθήσουν τις ίδιες διαδικασίες.

Να απαντάτε πάντα θετικά

Προσέξτε τη συμπεριφορά σας σε όλη τη συνέντευξη.

Δεδομένου ότι οι βοηθοί διοικητικής φύσης συχνά διασυνδέονται πολύ στενά με τα άτομα για τα οποία εργάζονται, είναι απαραίτητο να είναι θετικά, επαγγελματικά και ευγενικά ανά πάσα στιγμή.

Θα θελήσετε τον ερευνητή να μην έχει καμία αμφιβολία ότι η συνεργασία σας θα ήταν μια ευχάριστη εμπειρία.

• Δείγμα Απάντηση:Εργάστηκα στη ρεσεψιόν στο γραφείο μας και ήταν κρίσιμο ότι έκανα μια θετική πρώτη εντύπωση τόσο για τους τρέχοντες όσο και για τους υποψήφιους πελάτες. Είμαι ένα φυσικό "μπορεί να κάνει" πρόσωπο, και οι κριτικές μου έχουν επαινέσει τακτικά τον προσανατολισμό εξυπηρέτησης πελατών μου.
• Δείγμα Απάντηση:Η εταιρεία μελετά πελάτες μετά από αλληλεπιδράσεις, και το όνομά μου συνεχώς επεκτείνεται ως προσωπικό που είναι χρήσιμο, ευχάριστο και επαγγελματικό. Το αφεντικό μου σχολίασε πόσο συχνά οι πελάτες ζητούν για μένα όταν καλούν το γραφείο για βοήθεια.

Προετοιμασία για τη Συνέντευξη

Ένας από τους τρόπους προετοιμασίας είναι να αναλύσουμε την περιγραφή εργασίας για να προσπαθήσουμε να καταλάβουμε αν υπάρχει ένα συγκεκριμένο σύνολο δεξιοτήτων στο οποίο επικεντρώνεται η θέση. Για παράδειγμα, δίνεται έμφαση στον προγραμματισμό ταξιδιών, στον συντονισμό των έργων, στον καθημερινό προγραμματισμό των συναντήσεων, στην προσωπική βοήθεια ή σε οτιδήποτε άλλο; Εάν ναι, να είστε βέβαιος να τονίσω την πιο συναφή εμπειρία σας όταν απαντάτε σε συγκεκριμένες ερωτήσεις συνέντευξης εργασίας.

Κάντε μια λίστα των δεξιοτήτων που αναφέρονται στην απόσπαση εργασίας και αισθανθείτε ελεύθερος να προσθέσετε κάποιες άλλες που νομίζετε ότι θα ισχύουν επίσης. Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στις δικές σας διοικητικές και γραφικές δεξιότητες, και ταιριάξτε τα προσόντα σας με την εργασία.

Αυτό θα σας βοηθήσει να προσαρμόσετε τις απαντήσεις σας με τον πιο σχετικό τρόπο στη συγκεκριμένη θέση.

Ερωτήσεις και απαντήσεις συνέντευξης βοηθού διοίκησης

Κατά την προετοιμασία, μπορεί να είναι χρήσιμο να αναθεωρήσετε τις ερωτήσεις που μπορεί να σας ζητηθούν και να σκεφτείτε πώς να διαμορφώσετε μια απάντηση, επισημαίνοντας συγκεκριμένες εμπειρίες και επιτυχίες από προηγούμενες θέσεις εργασίας.

• Τι υπολογιστικές δεξιότητες έχετε και ποια προγράμματα χρησιμοποιείτε άνετα; - Καλύτερες απαντήσεις
• Είστε άνετοι να χρησιμοποιείτε ένα τηλέφωνο με πολλές γραμμές και να χειρίζεστε έναν μεγάλο όγκο τηλεφωνικών κλήσεων; - Καλύτερες απαντήσεις
• Σε αυτήν την εταιρεία, θέλουμε να σκεφτόμαστε τον εαυτό μας ως μια ομάδα που συνεργάζεται για την επίτευξη των ίδιων στόχων. Πώς νιώθεις να εργάζεσαι σε ένα ομαδικό περιβάλλον; - Καλύτερες απαντήσεις
• Πώς θα νιώθετε την επίβλεψη δύο ή τριών άλλων υπαλλήλων; - Καλύτερες απαντήσεις
• Ποια είναι η μέγιστη δύναμη σας και πώς θα βοηθούσε τις επιδόσεις σας σε αυτή τη θέση; - Καλύτερες απαντήσεις

• Ποια είναι η μεγαλύτερη αδυναμία σου; - Καλύτερες απαντήσεις
• Πώς χειρίζεστε το άγχος και την πίεση; - Καλύτερες απαντήσεις
• Τι ήταν να δουλεύεις για τον προϊστάμενό σου; - Καλύτερες απαντήσεις
• Τι περιμένετε από έναν επόπτη; - Καλύτερες απαντήσεις
• Προτιμάτε να εργαστείτε ανεξάρτητα ή σε μια ομάδα; - Καλύτερες απαντήσεις
• Εργάζεστε καλά με τους ανθρώπους; - Καλύτερες απαντήσεις
• Δώστε μερικά προσωπικά παραδείγματα ομαδικής εργασίας. - Καλύτερες απαντήσεις
• Ερωτήσεις συνέντευξης υποδοχής: - Λίστα ερωτήσεων

Ερωτήσεις για να ρωτήσετε τον ερωτηθέντα

Θα πρέπει επίσης να κάνετε κάποια έρευνα για την εταιρεία και να είστε προετοιμασμένοι να ρωτήσετε τις σχετικές ερωτήσεις όταν προκύψει η ευκαιρία. Μπορεί να είναι χρήσιμο να βρείτε μερικές ερωτήσεις μπροστά από το χρόνο που μπορείτε να ζητήσετε ή να συζητήσετε περαιτέρω εάν δεν έχετε πάρει την ευκαιρία νωρίτερα στη συνέντευξη.

Συχνά, αυτό θα είναι κοντά στο τέλος της συνέντευξης, οπότε είναι σημαντικό να αφήσετε τον ερευνητή (-ες) με καλή εντύπωση. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δείξετε το ενδιαφέρον σας και την προετοιμασία για τη συνέντευξη εργασίας, δεσμεύοντας τις ερωτήσεις που σας ζητήθηκαν με μερικές δικές σας ερωτήσεις.

• Ποιες είναι οι ευθύνες αυτής της θέσης;
• Μπορείτε να περιγράψετε μια τυπική ημέρα (εβδομάδα) σε αυτό το τμήμα;
• Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του τμήματος; Ποιες είναι οι αδυναμίες;
• Τι θα έλεγαν οι παρελθόντες βοηθοί σας ήταν το καλύτερο μέρος της εργασίας σας; Τι θα έλεγαν ότι ήταν το χειρότερο;
• Σε ποια κατεύθυνση βλέπετε την εταιρεία να πηγαίνει τα επόμενα πέντε χρόνια; Πιστεύετε ότι υπάρχουν απειλές για την επιτυχία της;
• Γιατί έφυγε από τη θέση σου ο τελευταίος βοηθός σου; Ποια ήταν τα δυνατά του / της; Ποιες ήταν οι αδυναμίες του; Τι κάνει τώρα;
• Ποια χαρακτηριστικά έχει ο καλύτερος βοηθός σας; Τι γίνεται με το χειρότερο βοηθό σας;
• Πόσο συχνά εκτελούνται οι αξιολογήσεις απόδοσης; Ποιος τους διεξάγει;
• Ποιες δεξιότητες είναι πιο σημαντικές για εσάς σε έναν διοικητικό βοηθό;
• Πώς ανταμείβετε και ενθαρρύνετε τους ανθρώπους που εργάζονται στο τμήμα σας;
• Υπάρχουν θέματα συνεχιζόμενης παραγωγής σε αυτό το τμήμα;
• Πώς αντιμετωπίσατε τα προβλήματα προσωπικού στο παρελθόν;
• Ποιες είναι μερικές από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για ένα άτομο σε αυτή τη θέση;
• Ποια είναι η πιο ικανοποιητική πτυχή αυτής της θέσης, κατά την άποψή σας;
• Εσείς (Η εταιρεία / τμήμα) υποστηρίζει την προσχώρηση επαγγελματικών ενώσεων και τη συνεχή επαγγελματική ανάπτυξη;
• Τι θα περιγράφατε ως το ρόλο του διοικητικού προσωπικού αυτού του γραφείου;
• Χρειάζονται υπερωρίες ή ώρες Σαββατοκύριακου;
• Τι σας αρέσει περισσότερο για να εργάζεστε για αυτήν την επιχείρηση; Υπάρχουν αλλαγές που θα κάνατε;
• Τι σας αρέσει λιγότερο για να εργαστείτε εδώ;
• Ενθαρρύνετε το τμήμα να εργάζεται ως ομάδα ή να επικεντρώνεται περισσότερο στις ατομικές συνεισφορές;

Προετοιμαστείτε για περισσότερες ερωτήσεις συνέντευξης εργασίας

Εκτός από τις ερωτήσεις συνέντευξης που αφορούν συγκεκριμένες θέσεις εργασίας, θα σας ζητηθούν περισσότερες γενικές ερωτήσεις σχετικά με το ιστορικό απασχόλησης, την εκπαίδευση, τα δυνατά σημεία, τις αδυναμίες, τα επιτεύγματά σας, τους στόχους και τα σχέδιά σας. Ακολουθεί μια λίστα με τις πιο κοινές ερωτήσεις συνέντευξης και δείγματα απαντήσεων.