Executive Assistant Περιγραφή εργασίας: Μισθός, Δεξιότητες, & Περισσότερα

Οι βοηθοί της εκτελεστικής εξουσίας είναι παρόμοιοι με τους διοικητικούς βοηθούς ή γραμματείς, καθώς υποστηρίζουν όλοι το έργο κάποιου άλλου, συνήθως εκτελεστικό, με το χειρισμό ή την επίβλεψη καθηκόντων γραφείου. Η διαφορά είναι ότι ένας εκτελεστικός βοηθός είναι συγκεκριμένα ανώτερο μέλος του προσωπικού του γραφείου που έχει ανατεθεί σε ανώτερο στέλεχος. Αυτό περιλαμβάνει την εποπτεία και την κατάρτιση άλλου προσωπικού γραφείου, καθώς και την αντιμετώπιση καθηκόντων που θα μπορούσαν να έχουν δραματική επίδραση στην επιτυχία μιας επιχείρησης.

Εκτελεστικός Υπεύθυνος & Υποχρεώσεις

Αυτή η εργασία απαιτεί εν γένει τη δυνατότητα εκτέλεσης των ακόλουθων εργασιών:

• Λογιστική / Λογιστική
• Διαχείριση ημερολογίου
• Πελατειακές σχέσεις
• Σχεδιάστε και διατηρήστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης
• Οργανώστε συναντήσεις
• Διατηρείτε αρχεία
• Τακτοποιήστε σχέδια ταξιδιού
• Πληκτρολόγηση
• Διοργάνωση δεξίωσης
• Προετοιμασία αναφορών
• Αναφορές εξόδων επεξεργασίας
• Πάρτε λεπτά συνάντησης

Τα καθήκοντα των εκτελεστικών βοηθών περιλαμβάνουν τα ίδια καθήκοντα των διοικητικών βοηθών: πραγματοποίηση και αποδοχή τηλεφωνικών κλήσεων. την αποστολή μηνυμάτων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιστολών εξ ονόματος της εκτελεστικής εξουσίας. λήψη επισκεπτών. Χρονοδιάγραμμα χειρισμού κι αλλα. Επίσης, ενεργούν ως gatekeepers, παίρνοντας αποφάσεις σχετικά με το ποιος λαμβάνει πρόσβαση στο εκτελεστικό όργανο και ποιες πληροφορίες λαμβάνει η εκτελεστική εξουσία.

Συχνά διεξάγουν έρευνα και εκπονούν αναφορές που επηρεάζουν την πολιτική της εταιρείας. Αυτές οι ευθύνες σημαίνουν ότι οι βοηθοί των εκτελεστικών στελεχών πρέπει να κατανοούν πλήρως το έργο του εργοδότη τους. Ως αποτέλεσμα, αυτοί οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να λειτουργούν ως σύνδεσμος μεταξύ της εκτελεστικής εξουσίας και του υπόλοιπου υπαλλήλου.

Εκτελεστικός μισθός βοηθού

Οι εκτελεστικοί βοηθοί κέρδισαν ένα μέσο ετήσιο μισθό ύψους 59.340 δολαρίων το 2018, το οποίο τους τοποθετεί απλώς στο εξωτερικό του 10% των μισθωτών μεταξύ όλων των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών:

• Μέσος ετήσιος μισθός: $ 38.880 ($ 18.69 / ώρα)
• Top 10% ετήσιο μισθό: $ 64.230 ($ 30.88 / ώρα)
• Κάτω 10% Ετήσιο μισθό: $ 24.690 (11.87 $ / ώρα)

Πηγή: Γραφείο Στατιστικών Εργασιών των ΗΠΑ, 2018

Εκπαίδευση, Κατάρτιση & Πιστοποίηση

Υπάρχουν λίγες εκπαιδευτικές απαιτήσεις για να ξεκινήσετε ως γραμματέας, αλλά η επίτευξη μιας θέσης ως βοηθού εκτελεστικού συνήθως έρχεται μόνο μετά από αρκετά χρόνια εμπειρίας.

• Εκπαίδευση: Ένα δίπλωμα γυμνασίου είναι αρκετό για τις περισσότερες θέσεις εργασίας αρχικού επιπέδου, αλλά εκείνοι με τα πτυχία του συνεργάτη ή του πτυχιούχου σε τομείς που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις θα είναι πιο εμπορεύσιμοι.
• Πιστοποίηση: Κανείς δεν χρειάζεται να πιστοποιηθεί ως εκτελεστικός βοηθός, αλλά υπάρχουν διαθέσιμες πιστοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικών μαθημάτων για τα περισσότερα προγράμματα λογισμικού που απαιτούν επάρκεια. Τέτοιες πιστοποιήσεις μπορούν να καταστήσουν μια υποψήφια θέση εργασίας πιο ελκυστική.
• Εκπαίδευση: Η εμπειρία και η εμπιστοσύνη επιτυγχάνονται με την εκτέλεση της εργασίας, οι εκτελεστικοί βοηθοί έχουν αποδειχθεί γενικά για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Εκπαιδευτικές δεξιότητες και ικανότητες

Οι δακτυλογράφηση, η κατάθεση και άλλες δεξιότητες είναι σημαντικές, αλλά οι καλύτεροι βοηθοί των εκτελεστικών στελεχών έχουν συχνά ισχυρές προσωπικότητες που εκτίθενται με πολλές ευεργετικές μαλακές δεξιότητες:

• Δεξιότητες επικοινωνίας: Οι εκτελεστικοί βοηθοί συχνά λειτουργούν ως gatekeeper, αποφασίζουν ποια μηνύματα και ποιοι επισκέπτες ή καλούντες πρέπει να πάνε απευθείας στον εργοδότη τους και οι οποίοι πρέπει να ανακατευθυνθούν ή να διαχειριστούν με κάποιο άλλο τρόπο. Αυτό συνεπάγεται την ικανότητα γρήγορης συλλογής πληροφοριών από αυτούς τους απαιτητικούς χρόνους από το αφεντικό τους.
• Διαχείριση χρόνου: Όποιος διαχειρίζεται το χρόνο ενός άλλου ατόμου, ως βοηθοί εκτελεστικών μελών συχνά κάνει για τους προϊστάμενους, πρέπει επίσης να είναι καλοί στη διαχείριση του χρόνου τους.
• Αξιοπιστία: Οι εκτελεστικοί βοηθοί συχνά έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες και τα στελέχη στα οποία εργάζονται πρέπει να τα εμπιστεύονται πλήρως, ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο αποδοτικά στις δουλειές τους.

• Πολυεπεξεργασία: Οι εκτελεστικοί βοηθοί χειρίζονται τακτικά περισσότερα από ένα καθήκοντα ταυτόχρονα, διατηρώντας τις καρτέλες στα χρονοδιαγράμματα των προϊσταμένων τους και κρατώντας τους σε τροχιά.

Outlook εργασίας

Οι ευκαιρίες απασχόλησης για εκτελεστικούς γραμματείς και διοικητικούς βοηθούς αναμένεται να μειωθούν κατά περίπου 17% για τη δεκαετία που λήγει το 2026, σύμφωνα με το αμερικανικό Γραφείο Στατιστικής Εργασίας. Αυτό είναι πολύ χειρότερο από την προβλεπόμενη αύξηση 7% για όλα τα επαγγέλματα και σημαντικά χειρότερη από την προβλεπόμενη πτώση κατά 5% για όλους τους γραμματείς και τους βοηθούς.

Η πτώση οφείλεται στην αύξηση του αριθμού των διαχειριστών σε έναν οργανισμό που μοιράζονται έναν βοηθό. Αυτό είναι περισσότερο δυνατό επειδή οι κινητές και άλλες ηλεκτρονικές επικοινωνίες το έχουν καταστήσει τόσο στελέχη είναι πιο πιθανό να χειριστούν τη δική τους αλληλογραφία και προγραμματισμό.

Εργασιακό περιβάλλον

Οι εκτελεστικοί βοηθοί συνήθως εργάζονται σε περιβάλλον γραφείου και αλληλεπιδρούν με τους επισκέπτες, τους καλούντες και άλλα στελέχη εκτός από τους δικούς τους προϊστάμενους. Η εργασία μπορεί να είναι γρήγορη και απαιτητική, και ο ρόλος του πύργου απαιτεί μερικές φορές εκτελεστικούς βοηθούς να λένε όχι σε άτομα που δεν θέλουν να πάρουν όχι για απάντηση.

Πρόγραμμα εργασίας

Οι ώρες ακολουθούν συχνά τυπικές εκείνες μιας τυπικής εβδομάδας εργασίας. Ωστόσο, τα στελέχη που εργάζονται αργά μερικές φορές αναμένουν ότι οι βοηθοί των στελεχών τους θα είναι επίσης διαθέσιμοι μετά από ώρες.

Πώς να πάρετε τη δουλειά

ΙΣΧΥΟΥΝ

Εφαρμόστε απευθείας με τις επιχειρήσεις ή αναθεωρήστε τα ανοίγματα σε ιστότοπους όπως το Monster και το Glassdoor.

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ

Να είστε έτοιμοι με ανθρώπους που μπορούν να επιβεβαιώσουν την αξιοπιστία και την αξιοπιστία σας-σημαντικά χαρακτηριστικά για έναν βοηθό.

Συγκρίνοντας παρόμοιες θέσεις εργασίας

Οι άνθρωποι που ενδιαφέρονται να εργαστούν ως βοηθοί εκτελεστικών στελεχών θα μπορούσαν επίσης να εξετάσουν μία από τις ακόλουθες διαδρομές σταδιοδρομίας, εισηγμένες με διάμεσο ετήσιο μισθό:

• Υπάλληλος λογιστηρίου: $40,240
• Δικαστικός δημοσιογράφος: $57,150
• Οικονομικός υπάλληλος: $39,570

Πηγή: Γραφείο Στατιστικών Εργασιών των ΗΠΑ, 2018