Συμβουλές για τη σύνταξη ενός γράμματος συμπάθειας σε έναν υπάλληλο

Όταν ένας υπάλληλος ή συνάδελφος εμπειρία πένθος ή θλίψη, μπορείτε να λάβετε μέτρα ως εργοδότης για να εκφράσετε συμπάθεια. Μπορείτε επίσης να βοηθήσετε το άτομο να διαχειριστεί τις ανάγκες του κατά τη διάρκεια της ασθένειας, του θανάτου ή άλλου θλιβερού γεγονότος.

Ανεξάρτητα από το τι άλλο κάνετε για να βοηθήσετε ευχαρίστως τον υπάλληλό σας ή τον συνεργάτη σας, είναι σχεδόν πάντα ενδεδειγμένο να γράψετε μια συμπάθεια επιστολή. Οι σημειώσεις συμπάθειας εκτιμώνται πάντοτε από τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια της θλίψης τους.

Αυτό το πρότυπο θα σας βοηθήσει να γράψετε τη δική σας συμπάθεια επιστολή. Τονίζει τους παράγοντες που θα κάνουν το σημείωμά σας συμπάθειας να μεταφέρει το σωστό μήνυμα συμπάθειας.

Εργαλεία για να εκφράσετε την καρδιά σας Συλλυπητήρια

Γράψτε το μήνυμα συμπαράστασής σας στην εταιρία γραφικής ύλης με το όνομα, τη διεύθυνσή σας και την ημερομηνία.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι επίσης αποδεκτό ως μέσο επικοινωνίας, αλλά μπορεί να αφήσει την εντύπωση ότι η αλληλογραφία σας ήταν επιχείρηση - όχι το μήνυμα συμπάθειας που προσπαθείτε να μεταδώσετε.

Ανάλογα με τη σχέση σας με τον υπάλληλο, ίσως χρειαστεί να γράψετε ένα σημείωμα εταιρείας, αλλά ίσως θέλετε επίσης να γράψετε μια δεύτερη προσωπική σημείωση.

Συμβουλές και παραδείγματα για την επίσημη επιστολή συμπόνιας της εταιρείας σας

Αυτό είναι ένα παράδειγμα μιας συμπάσχουσας επιστολής. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής συμπάθειας (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Είναι γενικά πιο επίσημο από μια σημείωση που θα στείλατε σε έναν προσωπικό φίλο ή συνεργάτη. Ξεκινήστε την επιστολή σας με το λόγο της συμπάθειάς σας.

Παράδειγμα: Θέλουμε να εκφράσουμε τη συμπάθειά μας για την πρόσφατη απώλεια της μητέρας σας. Χάνοντας ένα στενό μέλος της οικογένειας είναι πάντα λυπηρό και θέλουμε να ξέρετε ότι λυπούμε πολύ για την απώλειά σας.

Προσφέρετε να βοηθήσετε τον εργαζόμενο κατά τη διάρκεια της περιόδου θλίψης χωρίς να δεσμεύσετε εταιρικούς πόρους ή να δημιουργήσετε ένα προηγούμενο που δεν θα μπορείτε να προσφέρετε σε όλους τους υπαλλήλους.

Παράδειγμα: Παρακαλούμε να μας ενημερώσετε αν υπάρχει κάτι που μπορούμε να κάνουμε για να σας βοηθήσουμε καθώς αντιμετωπίζετε την απώλεια της μητέρας σας.

Προσθέστε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τους πόρους της εταιρείας που είναι διαθέσιμες στον εργαζόμενο κατά τη διάρκεια της θλίψης τους. Τερματίστε τη σημείωσή σας επαναλαμβάνοντας την προσφορά υποστήριξής σας. Ο εργαζόμενος μπορεί να μην χρειάζεται ή να θέλει τίποτα από εσάς, αλλά είναι σημαντικό να κάνετε την προσφορά - θα αποδείξετε ότι σας ενδιαφέρει.

Παράδειγμα: Τα μέλη του προσωπικού του Ανθρώπινου Δυναμικού σας βοήθησαν να αποκτήσετε πρόσβαση στα οφέλη σας και έχουμε μοιραστεί μαζί σας την πολιτική μας. Αν έχετε ανάγκες που υπερβαίνουν τις παραμέτρους της πολιτικής, ενημερώστε μας για να μπορέσουμε να αντιμετωπίσουμε την κατάστασή σας σε ατομική βάση.

Η προηγούμενη πρακτική της εταιρείας ήταν να χορηγήσει πρόσθετους μη αμειβόμενους χρόνο άδειας για να αντιμετωπίσει ζητήματα που σχετίζονται με το θάνατο, ταξίδια έξω από το κράτος και χρονοβόρα νομικά προβλήματα.

Παράδειγμα: Είμαστε αποφασισμένοι να σας βοηθήσουμε σε αυτό το δύσκολο χρόνο στο ταξίδι της ζωής. Η απώλεια της μητέρας σας είναι λυπηρή και υποστηρίζουμε τις προσπάθειές σας να προχωρήσετε. Ενημερώστε μας πώς μπορούμε να βοηθήσουμε.

Κατάληξη: Χρησιμοποιήστε τη συνήθη υπογραφή σας. Χαιρετισμοί είναι ένα κοινό σημάδι για ένα μήνυμα συμπάθειας.

Πρόσθετα κλεισίματα περιλαμβάνουν:

• Θερμή
• με εκτιμιση
• Με θερμούς χαιρετισμούς
• Σε σκέφτομαι
• Καλύτερος
• Τις καλύτερες ευχές μου
• Με συμπάθεια

Μην κάνετε υποθέσεις

Λάβετε υπόψη σας καθώς γράφετε το μήνυμα συμπαράστασής σας, ότι είναι απίθανο να γνωρίζετε όλες τις λεπτομέρειες της σχέσης του υπαλλήλου σας με τους συγγενείς του. Επιπλέον, σπάνια θα έχετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με την ασθένεια των εργαζομένων ή την τραγωδία ενός μέλους της οικογένειάς σας.

Ως εκ τούτου, περιορίστε τις υποθέσεις που εκφράζετε με τη συμπάθεια επιστολή σας και κρατήστε το μήνυμα ουδέτερο.Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος και η μητέρα του μπορεί να είχαν μια μακρινή, δυσαρεστημένη σχέση για χρόνια, οπότε μην γράφετε ένα μήνυμα συμπάθειας που προϋποθέτει μια στενή και αγάπη σχέση.

Δείγμα συμπαθητικού γράμματος

Σούζαν Ροντρίγκεζ

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Elizabeth Lee

123 Branson Street

Smithfield, CA 08055

Αγαπητή Ελισάβετ, Λυπούμαστε τόσο πολύ για το θάνατο της μητέρας σας. Η απώλεια ενός μέλους της οικογένειας είναι πάντα δύσκολη. Ενημερώστε μας αν υπάρχει κάτι που μπορούμε να κάνουμε για να σας βοηθήσουμε κατά τη διάρκεια αυτής της δοκιμαστικής περιόδου. Είστε επιλέξιμοι για τρεις ημέρες αμειβόμενης άδειας, όπως αναφέρεται στην πολιτική περί θανάτου των υπαλλήλων μας. Στο παρελθόν χορηγήσαμε πρόσθετους μη αμειβόμενους μισθούς για τους εργαζόμενους όταν τα ταξίδια και οι προσωπικές επιχειρήσεις που σχετίζονταν με το θάνατο απαιτούσαν περισσότερο χρόνο μακριά από την εργασία.

Ας ενημερώσετε τον διευθυντή σας ή τους ανθρώπινους πόρους εάν πρέπει να ζητήσετε επιπλέον χρόνο. Μπορούμε επίσης να εργαστούμε με ένα ευέλικτο πρόγραμμα εάν κάποια οικογενειακή επιχείρηση πρέπει να ληφθεί μέριμνα κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας.

Είμαστε αποφασισμένοι να σας βοηθήσουμε σε αυτό το δύσκολο χρόνο στο ταξίδι της ζωής. Συμμεριζόμαστε την απώλεια της μητέρας σας και θέλουμε να υποστηρίξουμε τις προσπάθειές σας να προχωρήσετε με τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες. Ενημερώστε μας πώς μπορούμε να βοηθήσουμε.

Χαιρετισμοί,

Σούζαν Ροντρίγκεζ

Διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού