Πώς να χειριστείτε την κακή άδεια κατάχρησης στο χώρο εργασίας

Βρίσκεστε ότι οι υπάλληλοί σας λείπουν σε δράση συχνότερα κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού και κατά τις περιόδους διακοπών; Οι μελέτες δείχνουν ότι έχετε δίκιο. Οι απρογραμμάτιστες απουσίες των εργαζομένων αυξάνονται και, σύμφωνα με διάφορες έρευνες, οι κυβερνητικές υπηρεσίες έχουν τον μεγαλύτερο αριθμό απουσιών.

Σύμφωνα με το "Οι αιτίες και το κόστος της απουσίας στο χώρο εργασίας", μια έκδοση της εταιρίας λύσεων εργατικού δυναμικού Circadian, η μη προγραμματισμένη απουσία δαπανά περίπου 3.600 δολάρια ετησίως για κάθε ωρομίσθιο εργαζόμενο και 2.650 δολάρια κάθε χρόνο για τους μισθωτούς. Το κόστος μπορεί να αποδοθεί σε πολλούς παράγοντες - ορισμένοι που μπορείτε να λύσετε - και μερικοί που δεν μπορείτε.

"Ο Δείκτης Υγείας του Gallup-Healthways περιγράφει 94.000 εργαζόμενους σε 14 μεγάλα επαγγέλματα στις ΗΠΑ Από το 77% των εργαζομένων που ταιριάζουν στον ορισμό της έρευνας ότι έχουν χρόνιες καταστάσεις υγείας (άσθμα, καρκίνος, κατάθλιψη, διαβήτης, καρδιακή προσβολή, πίεση, υψηλή χοληστερόλη ή παχυσαρκία), το συνολικό ετήσιο κόστος που σχετίζεται με τη χαμένη παραγωγικότητα ανήλθε σε 84 δισεκατομμύρια δολάρια."

Το κόστος αυτό δεν περιλαμβάνει τα έμμεσα κόστη, όπως η υπερωριακή αμοιβή για τους λοιπούς υπαλλήλους, οι μισθώσεις, οι χαμένες προθεσμίες, οι απώλειες πωλήσεων, το ηθικό βύθισμα και η χαμηλότερη παραγωγικότητα. Το έμμεσο κόστος μπορεί να ανέλθει έως και 25% στις άμεσες δαπάνες, σύμφωνα με τα "Newsletter Benefit Employee" και "HR News".

Σε μια έρευνα των έντεκα αμερικανικών τηλεπικοινωνιακών οργανισμών, 72 σεντς κάθε δολάριο από το κόστος που σχετίζεται με την απουσία των εργαζομένων προέρχεται από την απώλεια της παραγωγικότητας και όχι από το σκληρό κόστος, όπως οι παροχές υγείας και αναπηρίας.

Το sick sickness είναι ένα βασικό πλεονέκτημα του εργαζόμενου - ακόμα και αν δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί

Η άδεια ασθενείας αποτελεί απαραίτητο όφελος για όλους τους εργαζομένους. Εάν ένας εργοδότης δεν προσφέρει αναρρωτική άδεια, θα επιταχύνει τα προβλήματα υγείας και την εξάπλωση ασθενειών, μειώνοντας έτσι την παραγωγικότητα και το ηθικό. Ακόμα και όταν οι εργοδότες προσφέρουν αναρρωτική άδεια, οι εργαζόμενοι συχνά έρχονται σε εργασία άρρωστοι. Αυτή η ενέργεια - γνωστή ως παρουσίαση - μπορεί να προκύψει όταν οι εργαζόμενοι εργάζονται σε έναν οργανισμό όπου οι ανώτεροι ηγέτες και ο πολιτισμός δεν υποστηρίζουν τη λήψη του χρόνου όταν είναι άρρωστοι.

Παρά την πίεση για τέλεια παρακολούθηση για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης και της αποτελεσματικότητας των πελατών, οι εργαζόμενοι χρειάζονται δίκαια προγράμματα αναρρωτικής άδειας για ασφάλεια και συνολική υψηλή απόδοση. Ωστόσο, ορισμένες οργανώσεις υποφέρουν από κατάχρηση άδειας ασθενείας και η κατάχρηση άσυλο μεταφράζεται σε χαμένα δολάρια.

Ένα μοτίβο της κακομεταχείρισης αδείας

Ένα πρότυπο κατάχρησης όσον αφορά την άδεια ασθενείας αναφέρεται συνήθως σε υπαλλήλους οι οποίοι, σε μια χρονική περίοδο, παραβίασαν επανειλημμένα την πολιτική παρουσίας του οργανισμού. Προκειμένου να πειθαρχούν με εμπιστοσύνη τους υπαλλήλους με προβλήματα παρουσίας, νομικοί εμπειρογνώμονες λένε ότι το καλύτερο στοίχημα είναι να έχουμε μια σαφώς γραπτή πολιτική που να καθορίζει τα πρότυπα του οργανισμού και τις απαιτήσεις των εργαζομένων.

Να είστε βέβαιος να καθορίσετε ότι η πειθαρχία - συμπεριλαμβανομένης της λήξης - μπορεί να προκύψει από την επανειλημμένη κατάχρηση άδειας ασθενείας και κατάχρηση. Διατηρήστε την πολιτική ευέλικτη, καθώς είναι σχεδόν αδύνατο να καταγράψετε κάθε πιθανό αδίκημα. Θέλετε επίσης να διατηρήσετε την ευελιξία για να αντιμετωπίσετε τις καταστάσεις των εργαζομένων μεμονωμένα αν προκύψει ανάγκη.

Παραδείγματα παραβιάσεων πολιτικής παρακολούθησης περιλαμβάνουν:

• Αριθμός απουσιών, αριθμός που έρχεται αργά και ο αριθμός των πρόωρων αναχωρήσεων, οι οποίοι υπερβαίνουν το σύνολο της συμμετοχής στην πολιτική παρακολούθησης.
• Αποτυχία να πάρει άδεια για να φύγει νωρίς ή έρχεται αργά?
• Μη ενημέρωση εκ των προτέρων για απουσία, όταν είναι δυνατόν.
• Μη γνωστοποίηση μιας απουσίας σωστά. και
• Μη υποβολή ιατρικής πιστοποίησης κατόπιν αιτήματος.

Ο καθορισμός του εάν και γιατί οι εργαζόμενοι εκμεταλλεύονται τις πολιτικές άδειας είναι σημαντική. Ακριβώς όπως ο εργοδότης αναλύει τον κύκλο εργασιών, η οργάνωση θα πρέπει επίσης να εξετάσει τις τάσεις κατάχρησης αδείας. Η χρήση άδειας είναι υψηλότερη σε ένα τμήμα ή υπό συγκεκριμένο επόπτη;

Υπάρχουν πρακτικές ή πολιτικές στον χώρο εργασίας που επηρεάζουν τις απουσίες; Οι ασθένειες των παιδιών οδηγούν στον χρόνο εργασίας του υπαλλήλου σας; Η εύρεση της βασικής αιτίας των προβλημάτων κατάχρησης των αναρρωτικών αδειών βοηθά στην αντιμετώπιση των βασικών ζητημάτων.

Οι μέθοδοι παρακολούθησης της κατάχρησης άδειας ασθενείας ποικίλλουν από τη μια οργάνωση στην άλλη, αλλά υπάρχουν κάποιες κοινές οδηγίες που μπορούν να ακολουθήσουν όλοι οι εργοδότες. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες συμβουλές σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης περιπτώσεων κατάχρησης άδειας ασθενείας.

• Αναγνωρίστε το πρόβλημα με την κατάχρηση άδειας ασθενείας και παρεμβαίνετε νωρίς πριν κλιμακωθεί. Οι διαχειριστές πρέπει να επιβάλλουν τις πολιτικές άδειας ασθενείας και να λαμβάνουν τα κατάλληλα μέτρα.
• Μάθετε γιατί ο εργαζόμενος καταχράται την άδεια. Συζητήστε με τους εργαζόμενους που κάνουν κατάχρηση άδειας και δείτε εάν η συμπεριφορά τους προέρχεται από προσωπικό πρόβλημα. Αν διαπιστώσετε ότι το κάνει, προτείνετε συμβουλευτική ή παραπέμψτε το στο πρόγραμμα βοήθειας των εργαζομένων του οργανισμού σας.
• Μάθετε να λέτε "όχι". Δεν πρέπει να αφήσετε τους υπαλλήλους να ξεφύγουν από την κατάχρηση των πολιτικών άδειας. Όταν ακούτε ένα γελοίο αίτημα για κατάχρηση άδειας, πείτε "όχι".

• Χρησιμοποιήστε διαδικασίες, κανονισμούς, πρακτικές και γνώσεις για τη διαχείριση των παροχών καθώς και για τον εργαζόμενο. Οι επόπτες και οι διαχειριστές πρέπει να συνεργάζονται με τους υπαλλήλους. Η κύρια δουλειά τους είναι να διασφαλίσουν ότι όλοι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τις πολιτικές αναρρωτικής αδείας και πώς να τις χρησιμοποιούν.
• Εγγράψτε τα πάντα.

Ενθαρρύνετε την κατάλληλη χρήση της άδειας ασθενείας όταν οι εργαζόμενοι είναι άρρωστοι

Δεν χρειάζεται απλώς να ασχοληθείτε με την κατάχρηση άδειας ασθενείας - μπορείτε επίσης να ενθαρρύνετε την κατάλληλη χρήση της άδειας.

Για να ενθαρρυνθούν οι εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν σωστά τα προγράμματα αναρρωτικών αδειών, πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν ταμειακά κίνητρα ή άλλα οφέλη Παρακάτω παρουσιάζονται στατιστικά στοιχεία κινήτρων από την Έρευνα Απογραφής Προγραμμάτων Προσωπικού του HR Center, που αναπτύχθηκε από τη Διεθνή Ένωση Διαχείρισης Προσωπικού. Από τα 428 μέλη του Οργανισμού IPMA που απάντησαν, η έρευνα διαπίστωσε τα εξής:

• 58 τοις εκατό αναρρωτική άδεια αναχώρησης κατά τη συνταξιοδότηση?
• Το 45% προσφέρει μετρητά / αμοιβή για αχρησιμοποίητη αναρρωτική άδεια.
• Το 33 τοις εκατό προσφέρει άδεια για αναρρωτική άδεια / άδεια από τις τράπεζες.
• Το 11 τοις εκατό μετατρέπει την άδεια ασθενείας σε χρόνο διακοπών.
• Εννέα τοις εκατό μετατρέπουν την άδεια ασθενείας σε ασφάλιση κατά τη συνταξιοδότηση.
• Τρεις τοις εκατό μετατρέπουν την άδεια ασθενείας σε ασφάλιση αναπηρίας. και
• Δύο τοις εκατό μετατρέπουν την άδεια ασθενείας σε δαπάνες ευεξίας.

Υπάρχουν προγράμματα που μπορούν να βοηθήσουν στην αντιμετώπιση της κατάχρησης των αναρρωτικών αδειών. Για παράδειγμα, το HR Center της IPMA έχει αναπτύξει δύο πακέτα που προσφέρουν σημαντικές προτάσεις για να βοηθήσουν στην καταπολέμηση της κατάχρησης αναρρωτικών ασθενειών και να παρέχουν γενικές συμβουλές για τη δημιουργία υγιεινών πολιτικών. Το πρώτο πακέτο - "Sick Abuse Abuse" - καλύπτει πολιτικές και ιδέες σχετικά με προγράμματα επιδομάτων συμμετοχής, κίνητρα για άδεια ασθενείας και ετήσια αναγνώριση για ελάχιστη χρήση αναρρωτικών αδειών.

Το δεύτερο πακέτο - "Πολιτικές πληρωμένου χρόνου" - παρέχει πολιτικές δειγμάτων και συμβουλές για την ανάπτυξη προγραμμάτων PTO. Αυτά τα ολοκληρωμένα πακέτα άδειας συνδυάζουν άδεια ασθενείας, προσωπικό χρόνο και διακοπές σε ένα "unileave". Για τους εργοδότες, αυτό μπορεί να σημαίνει λιγότερους φόβους για κατάχρηση άδειας ασθενείας και, για τους εργαζομένους, συχνά σημαίνει περισσότερη ευελιξία και έλεγχο.

Πολλοί οργανισμοί έχουν εφαρμόσει προγράμματα κινήτρων για αναρρωτικές άδειες και πολιτικές για την αποθάρρυνση της απουσίας και την ανταμοιβή των υπαλλήλων που διατηρούν άριστα ρεκόρ συμμετοχής. Για παράδειγμα, το Broward County, Florida προσφέρει μια "Ημέρα Μπόνους", όπου οι επιλέξιμοι υπάλληλοι κερδίζουν μία ημέρα μακριά για οποιαδήποτε ασθένεια που δεν χρησιμοποιήθηκε εντός εξαμήνου.

Καθιέρωση προγραμμάτων παροχής κινήτρων για αναρρωτική άδεια

Το Calvert County, Maryland προσφέρει ένα επίδομα κινήτρων, το οποίο αντιστοιχεί στην αμοιβή μιας ημέρας, σε οποιονδήποτε εργαζόμενο με πλήρη απασχόληση που εργάζεται την πρώτη εργάσιμη ημέρα σε ένα έτος αμοιβής και ο οποίος χρησιμοποιεί δύο ή λιγότερες άδειες ασθενείας κατά τη διάρκεια ενός έτους αμοιβής. Σημείωση με προσοχή: οι εργοδότες που εξετάζουν το ενδεχόμενο δημιουργίας προγράμματος παροχής κινήτρων για αναρρωτικές άδειες θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι το πρόγραμμα δεν παραβιάζει τον νόμο περί οικογενειακής και ιατρικής άδειας.

Οι επικριτές των προγραμμάτων παροχής κινήτρων για αναρρωτική άδεια υποδηλώνουν ότι τα κίνητρα προσπαθούν να δωροδοκήσουν τους υπαλλήλους να ενεργούν με ορισμένους τρόπους, αντί να τους κάνουν να θέλουν να εκδηλώσουν τις συμπεριφορές τους οικειοθελώς. Μια άλλη κοινή αντίρρηση είναι ότι τέτοια προγράμματα τιμωρούν έμμεσα υπαλλήλους που πρέπει να είναι εκτός εργασίας νόμιμα.

Οι γονείς των μικρών παιδιών ενδέχεται να μην ανταποκρίνονται στην αντιληπτή ευνοϊκή μεταχείριση που παρέχεται στους άτεκτους συναδέλφους τους που δεν χρειάζονται αναρρωτική άδεια για να φροντίσουν άρρωστα παιδιά.

Ορισμένοι επικριτές ισχυρίζονται επίσης ότι τα κίνητρα συμμετοχής στέλνουν λάθος μήνυμα σχετικά με την άδεια ασθενείας, η οποία έχει αποκτήσει όλο και μεγαλύτερη σημασία στο σημερινό εργασιακό περιβάλλον υψηλής πίεσης. Εάν η χρήση της άδειας ασθενείας γίνεται σαν μια λανθασμένη συμπεριφορά, οι εργοδότες διακινδυνεύουν να ενθαρρύνουν τους εργαζόμενους να ξεπεράσουν την πραγματική ασθένεια.

Οι εργαζόμενοι που κάνουν νόμιμη χρήση αναρρωτικής άδειας ενδέχεται να αισθάνονται πίεση να αναφέρουν ότι εργάζονται ακόμη και όταν είναι σοβαρά άρρωστοι, γεγονός που θα μπορούσε να έχει ως αποτέλεσμα σημαντικές ζημίες για την υγεία και αύξηση των δαπανών για την υγειονομική περίθαλψη.

Ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα παροχής κινήτρων είναι να εξετάσετε πρώτα τις τρέχουσες πολιτικές και το στυλ διαχείρισης και στη συνέχεια να προσπαθήσετε να αναπτύξετε ιδέες για την αποτροπή και την απαγόρευση της κατάχρησης. Για παράδειγμα, ορισμένοι εργοδότες έχουν ανακαλύψει, κατά την εσωτερική εκτίμηση, ότι όσο λιγότεροι επόπτες είναι υπάλληλοι, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να καταχραστούν την άδεια ασθενείας.

Με τη διερεύνηση και την προσοχή στις συμπεριφορές των εργαζομένων και της διοίκησης, οι οργανώσεις έχουν περισσότερες πιθανότητες να αναπτύξουν ένα επιτυχημένο πρόγραμμα παροχής κινήτρων για άδεια.