Γιατί η επικοινωνία είναι σημαντική στη διαχείριση αλλαγών

Δεν μπορείτε να επικοινωνείτε υπερβολικά όταν ζητάτε από την οργάνωσή σας να αλλάξει. Κάθε επιτυχημένος διευθυντής που έχει οδηγήσει μια επιτυχημένη προσπάθεια διαχείρισης της αλλαγής εκφράζει την ανάγκη για υπερβολική επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας αλλαγής εμπειρίας και κάνει αυτή τη δήλωση εκ των υστέρων.

Δεν υπάρχει οργανισμός στον οποίο οι εργαζόμενοι είναι απόλυτα ικανοποιημένοι από την επικοινωνία. Η επικοινωνία είναι ένα από τα πιο δύσκολα ζητήματα στους οργανισμούς. Είναι ένας τομέας που καταγγέλλεται πιο συχνά από τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια της οργανωτικής αλλαγής και των καθημερινών λειτουργιών. Ο λόγος?

Η αποτελεσματική επικοινωνία απαιτεί τέσσερα στοιχεία που συνεργάζονται τέλεια για να δημιουργήσουν κοινό νόημα, έναν αγαπημένο ορισμό της επικοινωνίας.

• Το άτομο που στέλνει το μήνυμα πρέπει να παρουσιάζει με σαφήνεια και λεπτομέρεια το μήνυμα και να ακτινοβολεί την ακεραιότητα και την αυθεντικότητα.
• Το άτομο που λαμβάνει το μήνυμα πρέπει να αποφασίσει να ακούσει, να θέσει ερωτήσεις για λόγους σαφήνειας και να εμπιστευτεί τον αποστολέα του μηνύματος.
• Η μέθοδος αποστολής που επιλέξατε πρέπει να ταιριάζει στις συνθήκες και τις ανάγκες τόσο του αποστολέα όσο και του δέκτη.
• Το περιεχόμενο του μηνύματος πρέπει να αντηχεί και να συνδεθεί σε κάποιο επίπεδο με τις ήδη υπάρχουσες πεποιθήσεις του δέκτη. Πρέπει να περιέχει τις πληροφορίες που θέλει να ακούσει ο υπάλληλος. Πρέπει να απαντήσει στο πιο αγαπητό και φροντισμένο ερωτηματολόγιο του υπαλλήλου.

Με όλα αυτά που συμβαίνουν στην επικοινωνία, είναι ένα θαύμα που οι οργανώσεις κάνουν πάντα καλά. Ευτυχώς, οι επαγγελματίες της διαχείρισης αλλαγών έχουν παράσχει ένα ευρύ φάσμα προτάσεων για το πώς να επικοινωνούν καλά κατά τη διάρκεια οποιωνδήποτε οργανωτικών αλλαγών.

Συστάσεις σχετικά με την επικοινωνία για αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών

Δημιουργήστε ένα γραπτό σχέδιο επικοινωνίας για να διασφαλίσετε ότι όλα τα παρακάτω συμβαίνουν στο πλαίσιο της διαδικασίας αλλαγής διαχείρισης.

• Επικοινωνήστε με συνεχή, συχνά, και μέσω πολλαπλών καναλιών, συμπεριλαμβανομένης της ομιλίας, της γραφής, του βίντεο, της κατάρτισης, των ομάδων εστίασης, των πινακίδων, των intranets και πολλά άλλα σχετικά με την αλλαγή.
• Επικοινωνήστε με όλα όσα γνωρίζετε σχετικά με τις αλλαγές, μόλις οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες. Διευκρινίστε ότι η προκατάληψη σας είναι προς την άμεση επικοινωνία, ώστε μερικές από τις λεπτομέρειες να αλλάξουν αργότερα. Πείτε στους ανθρώπους ότι η άλλη επιλογή σας είναι να κρατήσετε όλη την επικοινωνία μέχρι να είστε θετικοί σχετικά με τις αποφάσεις, τους στόχους και την πρόοδο που είναι καταστροφική για την αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών.

• Παρέχετε σημαντικό χρονικό διάστημα ώστε οι άνθρωποι να θέτουν ερωτήσεις, να ζητούν διευκρινίσεις και να παρέχουν πληροφορίες. Εάν έχετε συμμετάσχει ποτέ σε ένα σενάριο στο οποίο ο ηγέτης παρουσίασε αλλαγές σε μια μεγάλη ομάδα μέσω επικαλυπτόμενων διαφανειών και στη συνέχεια έφυγε, ξέρετε τι άσχημα νέα είναι αυτή για την ενσωμάτωση της αλλαγής. Οι άνθρωποι πρέπει να αισθάνονται εμπλεκόμενοι στην αλλαγή. Η εμπλοκή δημιουργεί δέσμευση - τίποτα άλλο δεν είναι τόσο σημαντικό κατά τη διαδικασία αλλαγής.
• Γνωστοποιήστε σαφώς το όραμα, την αποστολή και τους στόχους της προσπάθειας διαχείρισης της αλλαγής. Βοηθήστε τους ανθρώπους να καταλάβουν πώς αυτές οι αλλαγές θα τους επηρεάσουν προσωπικά. Εάν δεν βοηθήσετε με αυτή τη διαδικασία, οι άνθρωποι θα κάνουν τις δικές τους ιστορίες, συνήθως πιο αρνητικές από την αλήθεια.

• Αναγνωρίστε ότι η αληθινή επικοινωνία είναι μια συζήτηση. Είναι αμφίδρομη και πρέπει να προκύψει πραγματική συζήτηση. Δεν μπορεί να είναι απλώς μια παρουσίαση.
• Οι ηγέτες αλλαγής ή οι χορηγοί πρέπει να περάσουν χρόνο συζητώντας ένα-σε-ένα ή σε μικρές ομάδες με τους ανθρώπους που αναμένεται να κάνουν τις αλλαγές.
• Γνωρίστε τους λόγους των αλλαγών με τέτοιο τρόπο ώστε οι άνθρωποι να κατανοούν το πλαίσιο, τον σκοπό και την ανάγκη. Οι ασκούμενοι έχουν ονομάσει αυτό το "οικοδόμηση ενός αξέχαστου, εννοιολογικού πλαισίου" και "τη δημιουργία ενός θεωρητικού πλαισίου για την υποστήριξη της αλλαγής".

• Δώστε απαντήσεις σε ερωτήσεις μόνο αν γνωρίζετε την απάντηση. Οι ηγέτες καταστρέφουν την αξιοπιστία τους όταν παρέχουν λανθασμένες πληροφορίες ή φαίνονται να σκοντάφτουν ή να παίζουν πίσω όταν δίνουν μια απάντηση. Είναι πολύ καλύτερο να πείτε ότι δεν ξέρετε και ότι θα προσπαθήσετε να μάθετε.
• Οι ηγέτες πρέπει να ακούσουν. Αποφύγετε την άμυνα, τη δικαιολογία και τις απαντήσεις που δίνονται πολύ γρήγορα. Πράξη με στοχασμό.
• Κάνετε τους ηγέτες και τους χορηγούς να είναι διαθέσιμοι, καθημερινά όταν είναι δυνατόν, να αλληλεπιδρούν με τους άλλους στο χώρο εργασίας.
• Παρακολουθήστε διαδραστικά εργαστήρια και φόρουμ όπου όλοι οι εργαζόμενοι μπορούν να εξερευνήσουν τις αλλαγές μαζί, ενώ μάθουν περισσότερα. Χρησιμοποιήστε την κατάρτιση ως μια μορφή διαδραστικής επικοινωνίας και ως μια ευκαιρία για τους ανθρώπους να εξερευνήσουν με ασφάλεια νέες συμπεριφορές και ιδέες για τη διαχείριση αλλαγών και αλλαγών. Όλα τα επίπεδα της οργάνωσης πρέπει να συμμετέχουν στις ίδιες συνεδρίες.

• Η επικοινωνία πρέπει να είναι ενεργή. Εάν ο μύλος φήμης είναι ήδη σε δράση, ο οργανισμός έχει περιμένει πολύ χρόνο για να επικοινωνήσει.
• Παρέχετε ευκαιρίες για άτομα να επικοινωνούν μεταξύ τους, τόσο επίσημα όσο και ανεπίσημα, για να μοιράζονται ιδέες για τη διαχείριση αλλαγών και αλλαγών.
• Αναθεωρήστε δημοσίως τις μετρήσεις που υπάρχουν για να καταγράψετε την πρόοδο στις προσπάθειες αλλαγής διαχείρισης και αλλαγής.
• Δημοσιεύστε ανταμοιβές και αναγνώριση για θετικές προσεγγίσεις και επιτεύγματα στις αλλαγές και διαχείριση αλλαγών. Γιορτάστε κάθε μικρή νίκη δημόσια.