Η σημασία της ύπαρξης γραπτών περιγραφών εργασίας

Πριν ξεκινήσετε τη συνέντευξη, είναι σημαντικό να έχετε στη διάθεσή σας μια γραπτή περιγραφή θέσεων εργασίας για κάθε μοναδική θέση. Έχοντας μια γραπτή περιγραφή ολοκληρώνει πολλά σημαντικά πράγματα που προστατεύουν την επιχείρησή σας και τους υπαλλήλους σας.

Μια καλή περιγραφή εργασίας

• Χρησιμεύει ως οδηγός αναφοράς για τον καθορισμό συγκρίσιμων μισθών της βιομηχανίας.
• Βοηθά να μεγιστοποιήσετε τα δολάρια που δαπανώνται για την αποζημίωση των εργαζομένων για τη θέση, εξασφαλίζοντας την εμπειρία και τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη δουλειά, είναι λεπτομερείς και ταιριάζουν με τους υποψήφιους αιτούντες.
• Λειτουργίες ως βάση για την ανάπτυξη ερωτήσεων συνέντευξης.
• Αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη θέση που μπορούν να ενσωματωθούν στις διαφημίσεις "βοήθειας που ήθελαν".
• Αποθαρρύνει τους υπαλλήλους να αρνηθούν να κάνουν κάτι επειδή "δεν είναι δουλειά μου".
• Παρέχει μια βάση για τις αναθεωρήσεις των εργαζομένων, τις αυξήσεις μισθών, τον καθορισμό στόχων και τις αναπτυξιακές διαδρομές.

• Εξυπηρετεί ως νομική τεκμηρίωση που μπορεί να είναι χρήσιμη σε περίπτωση που ένας υπάλληλος καταθέσει μια αγωγή αποζημιώσεως λόγω καταγγελίας ή διάκρισης κατά της εταιρείας.

Τι να συμπεριλάβετε σε μια περιγραφή εργασίας

Μια αποτελεσματική περιγραφή της εργασίας περιγράφει τις κύριες λειτουργίες της εργασίας, τον τρόπο διεξαγωγής των εργασιών και τις απαραίτητες δεξιότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας. Θα πρέπει να προβλέψει την αύξηση των εργαζομένων και πιθανά προβλήματα με παρεξηγήσεις. Δηλαδή, μια περιγραφή εργασίας δεν είναι απλώς μια ανάλυση της θέσης. θα πρέπει επίσης να αντιμετωπίσει ενδεχόμενα ερωτήματα σχετικά με τη θέση στο μέλλον.

Μια περιγραφή εργασίας πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής:

Τίτλος εργασίας: διευκρινίζει τη θέση, τον τίτλο εργασίας και την κατάταξη ή το επίπεδο (εάν ισχύει).

Εύρος μισθού: λίστα με μισθό, μεσαία απόσταση και υψηλό (μέγιστο) μισθό για τη θέση. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι ενδέχεται να είναι επιλέξιμοι για πρόσθετη αποζημίωση (δηλ. Προμήθειες πωλήσεων, επιδόματα απόδοσης, ετήσιες αυξήσεις κ.λπ.)

Δήλωση σκοπού και στόχων: μια γενική δήλωση, η οποία συνοψίζει σε τρεις ή τέσσερις φράσεις, τον σκοπό ή τον στόχο της θέσης.

Περιγραφή εργασίας: έναν λεπτομερή κατάλογο συγκεκριμένων καθηκόντων και καθηκόντων με τη σειρά σπουδαιότητάς τους (τα πιο σημαντικά καθήκοντα θα πρέπει να εμφανίζονται στην κορυφή του καταλόγου). Αυτός ο κατάλογος θα πρέπει να καλύπτει κάθε δραστηριότητα που θα απαιτεί 5% ή περισσότερο του χρόνου του υπαλλήλου και να περιλαμβάνει κάθε ευθύνη που μπορεί να έχει ο εργαζόμενος για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.

Περιγραφή δομής αναφοράς: αυτή η ενότητα παρέχει μια λεπτομερή περιγραφή όλων των ρόλων που θα κατέχει ο εργαζόμενος. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τους δικούς τους εποπτικούς ρόλους (εάν υπάρχουν) καθώς και ποιοι υπάγονται άμεσα και έμμεσα. Εάν ο υπάλληλος πρόκειται να συνεργαστεί με άλλους υπαλλήλους ή τμήματα, συμπεριλάβετε και αυτές τις πληροφορίες.

Είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε ένα εταιρικό οργανόγραμμα ροής που να απεικονίζει όλες τις θέσεις στην εταιρεία και την ιεραρχία τους.

Εμπειρία και Δεξιότητες: να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη όταν εξηγεί λεπτομερώς την εμπειρία και τις δεξιότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας. Για παράδειγμα, εάν η θέση απαιτεί τη χρήση υπολογιστή, ορίστε τον τύπο λογισμικού ή υλικού που χρησιμοποιείται για την εκτέλεση της εργασίας.

Περιγραφή του ιδανικού υποψήφιου: να περιγράψει τα άλλα δυνατά σημεία που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας, όπως "δυνατότητα εργασίας με αυστηρές προθεσμίες και πολλαπλά αφεντικά".

Θέση εργασίας και χρονοδιάγραμμα: ορίστε τη φυσική θέση της εργασίας, τις ημέρες και ώρες της θέσης και συμπεριλάβετε τυχόν πιθανές υπερωρίες που ενδέχεται να απαιτηθούν για την εκτέλεση της εργασίας.

Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό που πρέπει να περιληφθεί σε κάθε εργασία Περιγραφή: "Και άλλες υποχρεώσεις όπως εκχωρούνται"

Η ιδανική κατάσταση για έναν εργοδότη περιλαμβάνει την πρόσληψη έμπειρων και εξειδικευμένων υπαλλήλων οι οποίοι είναι πρόθυμοι να κάνουν περισσότερα από όσα αποδίδονται. Οι εργαζόμενοι που ζητούν περισσότερη δουλειά όταν βρίσκουν ελεύθερο χρόνο στα χέρια τους ή που ενδιαφέρονται να μάθουν νέες δεξιότητες μπορούν να είναι πολύτιμοι για τις μικρές επιχειρήσεις.

Αλλά δεν είναι όλοι οι εργαζόμενοι αφιερωμένοι στη δουλειά τους ή στις εταιρείες που γράφουν τα κέρδη τους. Οι εργαζόμενοι που αρνούνται να κάνουν περισσότερα από την περιγραφή της δουλειάς τους, δηλώνουν συγκεκριμένα ότι μπορούν να δημιουργήσουν πονοκεφάλους που μπορούν να αποφευχθούν για τους εργοδότες τους.

Με τη συμπερίληψη "και άλλων καθηκόντων που έχουν εκχωρηθεί" σε μια περιγραφή εργασίας, ο εργοδότης μπορεί να προσθέσει νέα καθήκοντα στη θέση που χρειάζονται. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι ωφέλιμη η αποσαφήνιση πέρα ​​από τα γενικά "άλλα καθήκοντα" και να είναι πιο περιγραφική. Για παράδειγμα, "άλλα καθήκοντα υπαλλήλων" ή "άλλα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί από (συγκεκριμένο τμήμα της θέσης)".

Η πληρωμή υψηλότερων μισθών δεν ισοδυναμεί πάντοτε με καλύτερη απόδοση εργασίας. Οι εργοδότες και οι εργαζόμενοι τους πάντοτε βελτιώνονται όταν αυτό που αναμένεται στην απόδοση εργασίας ενός υπαλλήλου αναλύεται γραπτώς.