Πώς να απαντήσετε σε ερωτήσεις υπαλλήλων - Συμβουλές και στρατηγικές συνάντησης

Οι επαγγελματικές συναντήσεις μπορούν να λειτουργούν ασταμάτητα αν ανοίξετε το πάτωμα για να λάβετε ερωτήσεις από τους εργαζόμενους, αν δεν δημιουργήσετε παραμέτρους από την αρχή και διατηρήσετε τον έλεγχο του δαπέδου. Το ρητό "υπάρχει ένα σε κάθε πλήθος" ισχύει καλά στο πλαίσιο των επιχειρηματικών συναντήσεων καθώς οι δυσαρεστημένοι υπάλληλοι συχνά είναι πιο πρόθυμοι να μιλήσουν σε ομάδες. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένα αρνητικό σχόλιο ή ερώτηση για να βοηθήσουν τους άλλους να ξεκινήσουν να συμφωνούν. Αλλά το αντίστροφο μπορεί επίσης να είναι αλήθεια: ξεκινήστε μια θετική συζήτηση και προσκαλέστε τους άλλους να συμμετάσχουν και το αποτέλεσμα μπορεί να είναι μια παραγωγική συναντήσετε με όλους που περπατούν μακριά αισθάνεται ότι η συνάντηση αξίζει τον χρόνο τους.

Ένα από τα μεγαλύτερα παράπονα σχετικά με τις επαγγελματικές συναντήσεις είναι ότι συχνά είναι περιττές και χάνουν πολύτιμο χρόνο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε σαφώς τον σκοπό της συνάντησής σας, καθορίστε εκ των προτέρων το χρόνο που αφιερώνετε στη σύσκεψη (καθώς και σε οποιεσδήποτε ανοιχτές συζητήσεις) και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα θέματα της σύσκεψης και την προγραμματισμένη διάρκεια. Ίσως θελήσετε επίσης να κάνετε τις συναντήσεις πιο ενδιαφέρουσες με μια συνάντηση παγοθραυστικών ή μια δραστηριότητα προθέρμανσης.

Ακολουθούν στρατηγικές για την αντιμετώπιση εργαζομένων που θέτουν ερωτήσεις κατά τη διάρκεια συναντήσεων που δεν θέλετε να απαντήσετε αμέσως ή που δεν θέλετε να απευθυνθείτε σε οποιοδήποτε σημείο κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.

Πότε να ενεργήσει σε μια ερώτηση Αμέσως

Αν μια ερώτηση είναι έγκαιρη και σε αποστολή και νομίζετε ότι πρέπει να αντιμετωπιστεί, απαντήστε αμέσως - αλλά σύντομα - και μετά ακολουθήστε λέγοντας ότι θα λάβετε περισσότερες ερωτήσεις στο τέλος της συνάντησης αν έχετε χρόνο.

Υποστηρίξτε τη δήλωσή σας ότι προχωράτε με τη γλώσσα του σώματος. Κοιτάξτε τις σημειώσεις σας ή γυρίστε για να αντιμετωπίσετε έναν πίνακα, κλπ. Με το να σπάσετε την επαφή με τα μάτια σας στιγμιαία, θα δείξετε ότι προχωράτε. Εάν κοιτάξετε έξω το ακροατήριο (ειδικά με τα αυξημένα φρύδια) ίσως στέλνετε ένα μήνυμα που αφήνετε ένα άνοιγμα για περισσότερες ερωτήσεις.

Εάν το κοινό είναι αρνητικό ή εχθρικό, αναγνωρίστε τις ανησυχίες του αλλά μόνο έμμεσα. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξηγήσετε ότι καταλαβαίνετε και μοιράζεστε τις ανησυχίες τους, αλλά αν πάρετε πολύ μακριά από το θέμα τίποτα δεν θα επιτευχθεί. Προτείνετε ότι οι χρήστες θα γράψουν τις ερωτήσεις τους αργότερα ή θα κανονίσουν να συναντήσουν μαζί σας ιδιωτικά, όπου μπορείτε να συζητήσετε λεπτομερέστερα τις ανησυχίες τους.

Η απάντηση σε μία ερώτηση είναι χρήσιμη επειδή:

• Επιτρέπει σε έναν κάτοχο συνεδρίασης να απευθύνεται σε κάτι που ίσως δεν έχει σκεφτεί.
• Στέλνει ένα μήνυμα ότι ακούτε το ακροατήριό σας.
• Λαμβάνοντας μόνο μία ερώτηση, στέλνετε επίσης το μήνυμα ότι εξακολουθείτε να ελέγχετε τη συνάντηση, αλλά φροντίζετε για το τι σκέπτονται οι παρευρισκόμενοι.

Πώς να αναβάλει με ειλικρίνεια μια ερώτηση

Εάν το ερώτημα που τίθεται θα εξεταστεί αργότερα κατά τη συνάντηση, δηλώστε: "Αυτή είναι μια καλή ερώτηση και μία θα εξετάσουμε σύντομα".

Αν το ερώτημα που τίθεται είναι εκτός θέματος και δεν θα αντιμετωπιστεί στη συνεδρίαση, δώστε ένα σύνολο συγκεκριμένων οδηγιών για την επίλυση. Εάν απλά αρνείστε να απαντήσετε σε μια ερώτηση ή να περάσετε μια κρίση, "αυτό δεν είναι ο σκοπός αυτής της συνάντησης", μπορεί να καταλήξετε να στείλετε λάθος μήνυμα στους υπαλλήλους σας: η διοίκηση δεν ενδιαφέρεται.

Ένας άλλος τρόπος να αναβληθούν οι ερωτήσεις που δεν θα συζητηθούν κατά τη συνάντηση είναι να ζητήσετε από το άτομο να συναντηθεί μαζί σας (ή άλλο κατάλληλο μέλος της διοίκησης) για να συζητήσετε λεπτομερώς τις ανησυχίες τους. Μπορεί ακόμη και να υποδείξετε (αν είναι απαραίτητο) ότι η ερώτηση είναι αρκετά σημαντική ώστε να δικαιολογεί την εξέταση ότι θα αντιμετωπιστεί σε μια ξεχωριστή συνάντηση σε μια μελλοντική εποχή.

Η αναβολή μιας ερώτησης είναι χρήσιμη επειδή:

• Σε ένα περιστασιακό εργασιακό περιβάλλον, οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται πολύ ελεύθεροι να μιλήσουν στο μυαλό τους και να πάρουν τον έλεγχο μιας συνάντησης.
• Οι περισσότεροι θυμωμένοι ή δυσαρεστημένοι εργαζόμενοι θέλουν να ακουστούν περισσότερο από οτιδήποτε άλλο. Δίνοντάς τους ένα ηχητικό συμβούλιο στο σωστό χρόνο και ρύθμιση μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή μικρών προβλημάτων από το να γίνουν μεγαλύτερα προβλήματα? και
• Οι εργαζόμενοι χρειάζονται και ανταποκρίνονται σε καλή ηγεσία.Εάν η διοίκηση διατηρεί τον έλεγχο με δίκαιο και ισορροπημένο τρόπο, στέλνει το μήνυμα στους υπαλλήλους που η διεύθυνση ακούει, αλλά πρέπει να ορίσει τα κατάλληλα όρια.