Πώς το τσάξιμο βελτιώνει την αποτελεσματικότητα της εργασίας και την παραγωγικότητα

Ως διευθυντές, περνάμε πάρα πολύ από την ημέρα μας προσπαθώντας να χωρέσουμε περισσότερες εργασίες σε λιγότερο χρόνο. Μια κοινή απάντηση για τους υπερπαρασκευασμένους επαγγελματίες σε όλα τα επίπεδα είναι η προσπάθεια πολλαπλής εκτέλεσης με την εκτέλεση πολλαπλών δραστηριοτήτων ταυτόχρονα. Το πρόβλημα είναι ότι το multitasking δεν λειτουργεί.

Γιατί το Multitasking δεν είναι η πιο αποτελεσματική προσέγγιση για την παραγωγικότητα εργασίας

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι καθώς βουρτσίζετε τα δόντια σας το πρωί, αρχίζετε να σκέφτεστε την ημερήσια διάταξη μιας μεγάλης συνάντησης αργότερα την ημέρα. Δεν χρειάζεται πολύ από τη δύναμη επεξεργασίας του εγκεφάλου σας για να βουρτσίζετε τα δόντια σας και ίσως να είστε σε θέση να επικεντρωθείτε στην ατζέντα ενώ χειρίζεστε μηχανικά την πρωινή καθαρισμό των δοντιών σας.

Αλλά τι γίνεται με δύο καθήκοντα που απαιτούν περισσότερη ικανότητα του εγκεφάλου σας; Μπορεί να μιλάτε στο τηλέφωνο ενώ προετοιμάζετε το πρωινό. Μπορείτε να πάρετε και τα δύο καθήκοντα σωστά, αλλά η πιθανότητα για σφάλματα λόγω καθυστέρησης στην προσοχή είναι μεγάλη.

Το κυνήγι ως εναλλακτική λύση για το Multitasking

Το "χαστούκι" περιγράφει πώς λειτουργεί η ανθρώπινη μνήμη. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε αυτή την ιδέα καθώς εξετάζουμε την ολοκλήρωση πολλών εργασιών ταυτόχρονα. Στην πραγματικότητα, αλλάζουμε μεταξύ τους αντί να τα κάνουμε ταυτόχρονα (αν και, στην περίπτωση του βουρτσίσματος των δοντιών σας, μπορεί να φαίνεται ότι είναι ταυτόχρονα).

Φανταστείτε ότι είστε στο τηλέφωνο όταν κάποιος μπαίνει στο γραφείο σας. Ζητούν τη συμβουλή σας ή μια γρήγορη απόφαση για ένα θέμα. Σταματάτε να ακούτε για λίγο το άτομο στο τηλέφωνο, σαρώνετε τη σημείωση μπροστά σας, γράφετε μια απάντηση και επιστρέφετε στην τηλεφωνική κλήση. Δεν κάνατε τις δύο δραστηριότητες (τηλεφωνική κλήση και συνομιλία στο πρόσωπο) ταυτόχρονα.

Πραγματικά κάνατε τρία καθήκοντα διαδοχικά. ξεκίνησε την τηλεφωνική κλήση, είχε την συνομιλία στο πρόσωπο και συνέχισε ξανά την τηλεφωνική κλήση. Ακριβώς όπως στο παράδειγμα πρωινού παραπάνω, θα μπορούσατε να έχετε κάνει και τα δύο καλύτερα, και σε λιγότερο συνολικό χρόνο, εάν τα είχατε κάνει το ένα μετά το άλλο αντί της ταυτόχρονα. Ο λόγος είναι ότι καθώς αρχίζετε κάθε εργασία, πρέπει να εστιάσετε σε αυτήν και να ξεκινήσετε.

Γιατί ο χρόνος εκκίνησης στο Multitasking δεν είναι αποτελεσματικός

Όταν ξεκινήσατε την τηλεφωνική κλήση, έπρεπε να το σκεφτείτε, να βρείτε τον αριθμό τηλεφώνου και να πραγματοποιήσετε την κλήση. Όταν διακόψατε, έπρεπε να καταλάβετε τι ήθελε ο άνθρωπος από εσάς για να μπορέσετε να δώσετε μια απόφαση. Τέλος, όταν επαναλάβατε το τηλεφώνημα, θα έπρεπε να θυμάστε πού απομακρύνθηκε. Ίσως ίσως έπρεπε να πείτε, "Ωχ, συγγνώμη, κάποιος μπήκε μέσα. Τι λέγατε;"

Όσο περισσότερο ξεκινάτε και σταματάτε κατά τη διάρκεια της ημέρας, τόσο περισσότερες από αυτές τις χρονοβόρες στιγμές εκκίνησης που έχετε. Αυτές οι στιγμές είναι μη παραγωγικός χρόνος. Εάν έχετε μια ημερήσια αναφορά για να προετοιμάσετε, η στιγμή εκκίνησης είναι πιθανώς αρκετά μικρή σε σύγκριση με εκείνη της έκθεσης που κάνετε μόνο τριμηνιαία. Ακόμα, αν προετοιμάζετε αυτήν την αναφορά και διακόπτεστε, έχετε σχεδόν το ίδιο χρονικό διάστημα για την εκκίνηση κάθε φορά.

Ας πούμε, για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε μια αναφορά σε 30 λεπτά χωρίς διακοπές. Ωστόσο, μπορεί να χρειαστούν αρκετές ώρες αν εμφανιστούν μη προγραμματισμένες εργασίες και διακοπές κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αυτή η σημαντική καθυστέρηση συχνά δεν προέρχεται τόσο από τις πραγματικές διακοπές, όσο ο χρόνος που χρειάζεται για να ξαναρχίσει η αναφορά ξανά και ξανά.

Γιατί πρέπει να δοκιμάσετε το τρεμοπαίγνιο Αντί να κάνετε Multitasking

Εντάξει, μερικές φορές πρέπει να κάνετε πολλαπλές εργασίες. Η δουλειά σας μπορεί να είναι λειτουργική όπως η δική μου, έτσι τι είναι καλύτερο από το multitasking; Το τσούλισμα είναι καλύτερο.

Το χασμουρητό είναι η έννοια της διάσπασης της ημέρας σας σε μεγαλύτερα κομμάτια αντί να αντιδράτε σε συνεχείς διακοπές. Τα περισσότερα κομμάτια του χρόνου που μπορείτε να αφιερώσετε σε συγκεκριμένες εργασίες, τόσο λιγότερες στιγμές εκκίνησης θα έχετε και η αποτελεσματικότητά σας βελτιώνεται ανάλογα. Δεδομένου ότι δεν θα ξοδεύετε τόσο χρόνο σε αρχικές στιγμές, θα έχετε περισσότερο χρόνο και θα κάνετε περισσότερα. Ως μπόνους, αφού θα μπορέσετε να εστιάσετε στο συγκεκριμένο έργο, θα το κάνετε καλύτερα.

Ως πλαϊνή γραμμή, οι υπεύθυνοι έργων διαπίστωσαν εδώ και πολύ καιρό τη δύναμη αυτής της τεχνικής και δημιούργησαν τη δική τους εκδοχή του "χαστούκι" μέσω της διαδικασίας δομής κατανομής εργασιών.

Πώς να ξεκινήσετε με το τσούξιμο στην εργασία

Λοιπόν, πώς μπορείτε να ξεκινήσετε την αποκόλληση;

• Ξεκινήστε λίγο μέχρι να νιώσετε την αίσθηση. Επιλέξτε μία μόνο εργασία, ίσως την εβδομαδιαία αναφορά σας.
• Αφήστε κατά μέρος τα 30 λεπτά που γνωρίζετε ότι θα πάρει.
• Κλείστε την πόρτα σας ή βάλτε ένα σημάδι που διαβάζει "Genius στην εργασία" ή κάτι τέτοιο και στη συνέχεια επικεντρωθείτε στην έκθεση και τίποτα άλλο από την αναφορά.
• Αγνοήστε το τηλέφωνο.
• Μην ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
• Απλά γράψτε την αναφορά.

Προσπαθήστε το ίδιο με τις τηλεφωνικές κλήσεις, τις συναντήσεις των εργαζομένων και άλλες τακτικές δραστηριότητες. Εστίαση, κόψτε τις ημέρες σας έξω, και μετά από μερικές εβδομάδες πρακτικής, θα νιώσετε και θα είστε πιο αποτελεσματικοί.

Η κατώτατη γραμμή

Μην σπαταλάτε τόσο χρόνο από την προσπάθειά σας για πολλαπλές εργασίες. Αντ 'αυτού, κάνετε τον εαυτό σας πιο αποτελεσματικό και πιο παραγωγικό με το χαστούκι. Ενώ ο όρος είναι αδέξιος, η έννοια είναι αποτελεσματική.

Ενημερώθηκε από την Art Petty