Τα 9 βασικά πράγματα στο γράφημα Gantt σας

Ενώ ένας απλός κατάλογος εργασιών μπορεί να είναι επαρκής για την ολοκλήρωση μικρών έργων γύρω από το σπίτι όταν πρόκειται για τη διαχείριση έργων, απαιτείται συνήθως πιο λεπτομερές σχέδιο δράσης. Ένας από τους πιο δημοφιλείς και πρακτικούς τρόπους για να διαχειριστείτε το χρονοδιάγραμμα όλων των εργασιών ενός έργου είναι να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Gantt.

Ένας πίνακας Gantt

Ένα γράφημα Gantt είναι ένα γράφημα που δείχνει όλα τα διαφορετικά υπο-καθήκοντα ενός έργου και πώς σχετίζονται μεταξύ τους από άποψη χρόνου. Είναι ένας τρόπος προβολής του χρονοδιαγράμματος του έργου σας και σας βοηθά να κάνετε την εργασία εγκαίρως. Παρουσιάζει όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν, το χρονικό διάστημα που αναμένεται να αναλάβει κάθε εργασία, τα χρονικά πλαίσια εντός των οποίων πρέπει να ολοκληρωθούν τα μεμονωμένα καθήκοντα και η σχέση μεταξύ των διαφόρων εργασιών. Με αυτό τον τρόπο, τα πάντα γίνονται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και ποτέ δεν χάνετε χρόνο να περιμένετε να ολοκληρωθεί μια εργασία που θα έπρεπε να έχει γίνει ήδη.

Εδώ είναι εννέα βασικά στοιχεία των διαγραμμάτων Gantt.

Οι ημερομηνίες εμφανίζονται κατά μήκος της κορυφής

Ένα από τα βασικά στοιχεία ενός διαγράμματος Gantt, οι ημερομηνίες επιτρέπουν στους διαχειριστές έργων να δουν όχι μόνο όταν αρχίζει και τελειώνει ολόκληρο το έργο, αλλά και όταν κάθε έργο θα πραγματοποιηθεί.

Οι εργασίες καταγράφονται στην αριστερή πλευρά

Τα μεγάλα έργα αποτελούνται πάντοτε από μεγάλο αριθμό επιμέρους εργασιών. Ένα διάγραμμα Gantt βοηθά τους διαχειριστές έργων να παρακολουθούν όλες τις επιμέρους εργασίες σε ένα έργο, οπότε τίποτα δεν ξεχνιέται ή καθυστερεί.

Οι ράβδοι χρησιμοποιούνται για να αντιπροσωπεύουν το χρονικό πλαίσιο κάθε αναμενόμενης ανάληψης εργασιών

Μόλις καταχωρηθούν οι δευτερεύουσες εργασίες, οι γραμμές χρησιμοποιούνται για να δείχνουν ακριβώς πότε πρέπει να πραγματοποιηθεί κάθε υποδιαίρεση. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι κάθε υποεργασία γίνεται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, έτσι ώστε ολόκληρο το έργο να ολοκληρωθεί εγκαίρως.

Όταν τα διαγράμματα Gantt αναπτύχθηκαν αρχικά, γράφονταν με το χέρι, καθιστώντας την αλλαγή ή την ενημέρωση του γραφήματος επίπονη. Ευτυχώς, με το σημερινό λογισμικό διαχείρισης έργων, οι διαχειριστές έργων μπορούν εύκολα να προσθέτουν, να αφαιρούν και να τροποποιούν εργασίες χωρίς να χρειάζεται να προσαρμόζουν ολόκληρο το διάγραμμα με το χέρι.

Τα ορόσημα εμφανίζονται ως διαμάντια

Τα ορόσημα είναι εκείνα τα καθήκοντα που συμβάλλουν στην ολοκλήρωση και την επιτυχία ενός έργου. Σε αντίθεση με τις μικρές λεπτομέρειες, οι οποίες πρέπει επίσης να γίνουν, η ολοκλήρωση ενός ορόσημου προσφέρει μια αίσθηση ικανοποίησης και μπροστινή κίνηση. Σε ένα διάγραμμα Gantt, τα ορόσημα εμφανίζονται ως διαμάντια (ή, μερικές φορές, με διαφορετικό σχήμα) στο τέλος μιας συγκεκριμένης γραμμής εργασιών.

Οι εξαρτήσεις υποδεικνύονται με μικρά βέλη

Ενώ μερικές από τις εργασίες σας μπορούν να γίνουν ανά πάσα στιγμή, άλλες πρέπει να ολοκληρωθούν πριν ή μετά την έναρξη ή το τέλος μιας άλλης δευτερεύουσας εργασίας. Αυτές οι εξαρτήσεις υποδεικνύονται με μικρά βέλη μεταξύ των γραμμών εργασιών σε ένα διάγραμμα Gantt.

Η πρόοδος εμφανίζεται με σκίαση στις γραμμές εργασιών

Ενώ πολλές υποεργασίες μπορούν να ολοκληρωθούν αρκετά γρήγορα, θα υπάρχουν αρκετοί χρόνοι που θα θελήσετε να δείτε με μια ματιά ακριβώς πώς έρχεται το σχέδιό σας. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με σκίαση των γραμμών εργασιών για να αντιπροσωπεύει το τμήμα κάθε εργασίας που έχει ήδη ολοκληρωθεί.

Ένας δείκτης κάθετης γραμμής εμφανίζει την τρέχουσα ημερομηνία

Ένας άλλος τρόπος να δείτε τη διαδικασία του έργου σας με μια ματιά, ένας δείκτης κάθετης γραμμής υποδεικνύει την τρέχουσα ημερομηνία στο γράφημα. Σας βοηθά να διαχειριστείτε τον χρόνο σας αποτελεσματικά, όπως μπορείτε να δείτε με μια ματιά πόσα έχετε αφήσει να κάνετε και να δούμε αν είστε σε καλό δρόμο για να ολοκληρώσετε το έργο εγκαίρως.

Η ταυτότητα εργασίας προσδιορίζει

Στον σημερινό ταχύτατο επιχειρηματικό κόσμο, πιθανότατα έχετε πολλές εργασίες που εκτελούνται ταυτόχρονα. Συμπεριλαμβανομένου του αναγνωριστικού εργασίας στο γράφημα Gantt βοηθά όλους τους εμπλεκόμενους να εντοπίσουν γρήγορα την εργασία για την οποία μιλάτε.

Οι πόροι αποδίδονται και προσδιορίζονται

Παρόλο που κάθε γράφημα Gantt δεν απαριθμεί τα ονόματα των ανθρώπων που θα εργάζονται σε αυτό, εάν το σχέδιό σας θα ολοκληρωθεί από έναν αριθμό ατόμων, η καταχώριση ονομάτων και οι εργασίες που τους έχουν ανατεθεί μπορούν να είναι εξαιρετικά χρήσιμες.

Κατά τη διαχείριση ενός έργου, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλες οι μεμονωμένες εργασίες ολοκληρώνονται εγκαίρως και αποτελεσματικά. Ένα διάγραμμα Gantt θα σας βοηθήσει να κάνετε ακριβώς αυτό.