Πώς να απευθύνετε μια επαγγελματική ή επαγγελματική επιστολή

Σε αυτή την εποχή της γραφής και των άμεσων μηνυμάτων, είναι μερικές φορές δύσκολο να θυμηθείτε όλα όσα μάθατε στο σχολείο για τη γραφή επίσημων γραμμάτων. Μπορείτε να περάσετε χρόνια στην καριέρα σας χωρίς να χρειάζεται να γράφετε περισσότερα από ένα επαγγελματικό email, αλλά είναι μια δεξιότητα που είναι σημαντική όταν ψάχνετε εργασία, δικτύωση σταδιοδρομίας ή στέλνετε άλλη αλληλογραφία που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις.

Όταν πρόκειται για την αναζήτηση εργασίας, ωστόσο, πρέπει να βγάλετε όλες τις στάσεις. Casual απλά δεν θα κάνει όταν προσπαθείτε να εντυπωσιάσετε έναν διαχειριστή μίσθωσης και ξεχωρίζουν από τον ανταγωνισμό σας. Η χρήση του σωστού τρόπου αντιμετώπισης μιας επαγγελματικής ή επαγγελματικής επιστολής είναι απαραίτητη για τις επικοινωνίες που σχετίζονται με τη σταδιοδρομία σας και τις επαγγελματικές σας επικοινωνίες.

Όταν απευθύνετε τις επιστολές σας με τον σωστό τρόπο, δεν θα πρέπει ποτέ να ανησυχείτε για την έναρξη της αλληλεπίδρασης σε λάθος πόδι, πριν ο παραλήπτης πάρει ακόμα την ευκαιρία να διαβάσει το μήνυμά σας.

Πρώτα απ 'όλα, γνωρίζετε ότι όταν γράφετε μια επιστολή ή αποστέλλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαγγελματικούς ή επαγγελματικούς σκοπούς, είναι σημαντικό να απευθυνθείτε επισήμως στο άτομο στο οποίο γράφετε, εκτός και αν τα γνωρίζετε εξαιρετικά καλά.

Εάν δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια τυπική ή περιστασιακή μορφή (όνομα), σφάλμα από την πλευρά της ασφάλειας και χρησιμοποιήστε την επίσημη ονομασία.

Πώς να απευθύνετε μια επίσημη επιστολή: Κύριε, Δρ, κα, ή κα.

Ο κατάλληλος τίτλος που πρέπει να χρησιμοποιήσετε όταν γράφετε σε έναν άνθρωπο είναι ο κ. Για μια γυναίκα, χρησιμοποιήστε την κυρία, ακόμη και αν γνωρίζετε την οικογενειακή κατάσταση του παραλήπτη.

Η κα είναι πιο επαγγελματική από την κυρία ή την κυρία Για έναν γιατρό ή κάποιον με Ph.D., χρησιμοποιήστε το Dr. ως τίτλο. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον "Καθηγητή" εάν γράφετε σε ένα μέλος πανεπιστημίου ή πανεπιστημίου.

Εάν δεν γνωρίζετε την ταυτότητα φύλου του προσώπου στο οποίο απευθυνθείτε, χρησιμοποιήστε ένα χαιρετισμό ουδέτερο για το φύλο και απλά συμπεριλάβετε το όνομα και το επώνυμό του, π.χ. "Αγαπητέ Τριστάν Ντόλαν".

Αρκετά γράμματα επιστολών είναι κατάλληλα για την αλληλογραφία σχετικά με τις επιχειρήσεις και την απασχόληση. Για παράδειγμα:

Παραδείγματα ευχετήριας επιστολής

• Αγαπητέ κύριε Σμιθ
• Αγαπητέ κύριε Τζόουνς
• Αγαπητέ κα Markham
• Αγαπητέ Kiley Doe
• Αγαπητέ Δρ Haven
• Αγαπητέ καθηγητή Jones

Ακολουθήστε τον χαιρετισμό με ένα τελεία ή ένα κόμμα, ένα διάλειμμα γραμμής και, στη συνέχεια, ξεκινήστε την πρώτη παράγραφο της επιστολής σας. Για παράδειγμα:

Αγαπητέ κ. Smith:

Πρώτο εδάφιο της επιστολής.

Εύρεση ενός ατόμου επαφής

Δεν χρειάζεται απολύτως να γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που απευθύνεστε - αλλά δεν βλάπτει, ειδικά αν προσπαθείτε να πετύχετε μια συνέντευξη εργασίας. Συνήθως, οι εργοδότες δεν παρέχουν ένα όνομα επικοινωνίας σε μια δουλειά, ειδικά σε μεγάλους χώρους αναζήτησης εργασίας.

Αξίζει όμως να προσπαθήσουμε να βρούμε το πρόσωπο επαφής, διότι αφιερώνοντας χρόνο για να ανακαλύψουμε το όνομα του ατόμου θα δείξει προσωπική πρωτοβουλία. Δείχνει επίσης μια προσοχή στη λεπτομέρεια που θα μιλήσει καλά για σας όταν το βιογραφικό σας υπόκειται σε επανεξέταση.

Ο καλύτερος τρόπος για να βρείτε το όνομα μιας επαφής στην εταιρεία είναι να ρωτήσετε. Εάν συνδέετε το δρόμο σας σε μια θέση, αυτό είναι πολύ εύκολο - σημειώστε μόνο για να ρωτήσετε τον φίλο ή τον συνάδελφό σας για το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του καλύτερου ατόμου για να μιλήσει για τη θέση. Για να αποφευχθεί αυτό, καλέστε τον κύριο αριθμό της εταιρείας και ζητήστε από τον ρεσεψιονίστ το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού (HR) που είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη (ή του επικεφαλής αυτού του τμήματος κ.λπ.).

Εάν καμία από αυτές τις μεθόδους δεν λειτουργεί, μπορείτε συχνά να αποκαλύψετε τις πληροφορίες που αναζητάτε κάνοντας ένα μικρό internet chat. Ξεκινήστε από τον ιστότοπο της εταιρείας και ανατρέξτε στο καταρτισμένο προσωπικό. Θα δείτε συχνά μια επαφή HR στη σελίδα προσωπικού ή στον κατάλογο εταιρειών.

Εάν αυτό δεν αποφέρει αποτελέσματα, ήρθε η ώρα να χτυπήσετε το LinkedIn και να κάνετε μια προηγμένη αναζήτηση για τίτλους εργασίας και ονόματα εταιρειών. Κατά τη διαδικασία, μπορεί να βρείτε ακόμη μια άλλη σύνδεση με το άτομο που αναζητάτε. Αυτό ποτέ δεν είναι κακό όταν προσπαθείτε να πάρετε έναν άνθρωπο να εξετάσει το βιογραφικό σας.

Δείγμα δείγματος με πρόσωπο επαφής (έκδοση κειμένου)

Ονομα επίθετο

Η διεύθυνση σου

Ο Πόλη, ο Κώδικας Δημοσίου Κράτους

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Η διεύθυνση του ηλεκτρονικού σου ταχυδρομείου

Ημερομηνία

όνομα επαφής

Τίτλος

Όνομα εταιρείας

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο, Γράφω σχετικά με την επερχόμενη εκδήλωση δικτύωσης σταδιοδρομίας του πανεπιστημίου σας. Ενδιαφέρομαι να διατηρήσω ένα περίπτερο γιατί θέλουμε να προσλάβουμε δύο νέους σχεδιαστές.

Το όνομα της εταιρείας μας είναι το Blue Fox Designs και θα ήθελα να συνδεθώ με ορισμένους από τους σπουδαστές σχεδιασμού και τέχνης που θα αποφοιτήσουν φέτος. Εστιάζουμε στο σύγχρονο εσωτερικό σχεδιασμό εσωτερικών χώρων και διακόσμηση.

Παρακαλώ ενημερώστε μας αν έχετε χώρο στην εκδήλωσή σας. Μπορείτε να μου στείλετε email στο [email protected] ή να καλέσετε το κινητό μου στο 555-555-5555.

Με εκτιμιση, Χειρόγραφη υπογραφή (για ένα αντίγραφο σε έντυπη μορφή)

Το δακτυλογραφημένο σας όνομα

Όταν δεν έχετε πρόσωπο επαφής

Εάν δεν έχετε πρόσωπο επαφής στην εταιρεία, είτε αφήστε το χαιρετισμό από τη συνοδευτική σας επιστολή και ξεκινήστε με την πρώτη παράγραφο είτε χρησιμοποιήστε ένα γενικό χαιρετισμό. Για παράδειγμα:

• Προς κάθε ενδιαφερόμενο
• Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων
• Αγαπητέ Διευθυντή Ανθρωπίνων
• Αγαπητέ κύριε ή κυρία (να είστε προσεκτικοί σχετικά με τη χρήση αυτού, μπορεί να ακούγεται απαρχαιωμένο)

Ακολουθήστε το γενικό χαιρετισμό με ένα παχύ έντερο, ακριβώς όπως αυτό:

Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων:

Πρώτο εδάφιο της επιστολής.

Δείγμα δείγματος χωρίς πρόσωπο επαφής (έκδοση κειμένου)

Ονομα επίθετο

Η διεύθυνση σου

Ο Πόλη, ο Κώδικας Δημοσίου Κράτους

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Η διεύθυνση του ηλεκτρονικού σου ταχυδρομείου

Ημερομηνία

Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων:

Γράφω για να ρωτήσω για την πιθανότητα να ανοίξουν θέσεις εργασίας στο Woodlynn Publishing. Συγκεκριμένα, ψάχνω για μια θέση ως διοικητικός βοηθός. Έχω έξι χρόνια εμπειρίας ως βοηθός διοίκησης στο Wedgewood Realty στο North Grove, αλλά θα μετακομίσω στην περιοχή σας τον επόμενο μήνα, οπότε αναζητώ μια νέα θέση.

Αν έχετε οποιεσδήποτε ευκαιρίες διαθέσιμες, ενημερώστε μας. Έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου για την εκτίμησή σας. Ο σημερινός διευθυντής μου, John Anderson, και δύο από τους συναδέλφους μου είναι πολύ πρόθυμοι να παράσχουν αναφορές για να πιστοποιήσουν τα προσόντα μου.

Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο [email protected] ή τηλεφωνικά στο 555-555-5555. Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς.

Με εκτιμιση, Χειρόγραφη υπογραφή (για ένα αντίγραφο σε έντυπη μορφή)

Το δακτυλογραφημένο σας όνομα

Αντιμετώπιση του φακέλου

Χρησιμοποιήστε ένα φάκελο επιχειρηματικού μεγέθους (# 10) για όλες τις αλληλογραφίες που ταχυδρομούνται, αναδιπλώνοντας την επιστολή σας σε τρίτα.

• Η διεύθυνση επιστροφής (όνομα, διεύθυνση δρόμου, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικό κώδικα) θα πρέπει να βρίσκεται στο πάνω αριστερό μέρος του φακέλου, με τη σφραγίδα στα δεξιά.
• Βεβαιωθείτε ότι το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη (πρόσωπο επικοινωνίας, εταιρεία, διεύθυνση δρόμου, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικό κώδικα) είναι στο κέντρο του φακέλου.

Επαγγελματικές δεξιότητες επικοινωνίας

Η σωστή αντιμετώπιση μιας επαγγελματικής ή επαγγελματικής επιστολής δεν είναι μια δεξιότητα που θα χρειαστείτε μόνο όταν ψάχνετε θέσεις εργασίας. Μόλις είστε εργαζόμενος, θα βρείτε ότι θα υπάρξουν φορές που θα χρειαστεί να γράψετε επιστολές που απαιτούν επίσημες διευθύνσεις και χαιρετισμούς.