Επαγγελματικό πρότυπο επιχειρηματικών επιστολών

Μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα επαγγελματικό κομμάτι αλληλογραφίας. Εάν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή, μια συστατική επιστολή ή σας ευχαριστώ, θα πρέπει να ακολουθήσετε τις επίσημες συμβάσεις μιας επιχειρησιακής επιστολής. Η τήρηση αυτών των οδηγιών είναι σημαντική. Ορίζει τον τόνο που λαμβάνετε σοβαρά την αλληλογραφία και διασφαλίζετε ότι ο παραλήπτης της επιστολής μπορεί να εστιάσει στο μήνυμά σας (και να μην μορφοποιήσει ασυνέπειες, τυπογραφικά λάθη ή άλλα μικρά σφάλματα).

Πριν γράψετε ή οριστικοποιήσετε την επόμενη επιχειρηματική σας επιστολή, αφιερώστε λίγο χρόνο για να διαβάσετε τον τρόπο μορφοποίησης του γράμματος, από την επιλογή γραμματοσειράς στο ύφος, μαζί με τις κατάλληλες χαιρετισμούς και υπογραφές.

Διαφορετικές μορφές για επιχειρηματικές επιστολές

Μια σημείωση σχετικά με τις μορφές των επιχειρηματικών επιστολών. Υπάρχουν τρεις βασικές μορφές επιχειρηματικών επιστολών:

• Μορφή μπλοκ: Σε αυτό το στυλ, όλο το κείμενο είναι αριστερό αιτιολογημένο. Περάστε μια γραμμή μεταξύ κάθε τμήματος.
• Τροποποιημένη μορφή μπλοκ: Το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου είναι δικαιολογημένο σε αυτό το στυλ, όπως και στην επιστολή τύπου μπλοκ. Ακολουθούν οι εξαιρέσεις: για τα στοιχεία επικοινωνίας σας και το συμπληρωματικό κλείσιμο, κάντε κλικ στο κέντρο της σελίδας και γράψτε πληροφορίες εκεί.
• Μορφή ημι-μπλοκ:Επίσης, μερικές φορές αναφέρεται ως μορφοποιημένη μορφή μπλοκ, αυτό το στυλ είναι το ίδιο με το τροποποιημένο σχήμα μπλοκ, με την εξαίρεση ότι έχει κάθε παραγράφου εσοχή.

Οποιοδήποτε από αυτά τα στυλ είναι αποδεκτό για χρήση σε μια επιχειρησιακή επιστολή, αλλά επειδή οι κανόνες για τη μορφή μπλοκ είναι τόσο σαφείς, μπορεί να είναι η ευκολότερη επιλογή επιλογής. Πολλά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου θα έχουν διαθέσιμα πρότυπα για να σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε σωστά την επιστολή σας. Όποια μορφή και αν επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το γράμμα και απλά παραλείψτε ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου και ενότητας.

Επαγγελματική εμφάνιση

Οι εμφανίσεις έχουν σημασία! Μια επιχειρησιακή επιστολή είναι ένα επαγγελματικό κομμάτι αλληλογραφίας, αλλά αυτό δεν θα γίνει αντιληπτό με αυτόν τον τρόπο εάν επιλέγετε μια εκκεντρική γραμματοσειρά ή έχετε πολλά λάθη. Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε:

• Επιλέξτε την κατάλληλη γραμματοσειρά και μέγεθος γραμματοσειράς.
• Αποφύγετε την απλή γλώσσα ή αργκό.
• Αποφύγετε τυπογραφικά και γραμματικά λάθη με προσεκτική διόρθωση.
• Εάν εκτυπώνετε το γράμμα, εξετάστε την επιλογή χαρτιού υψηλής ποιότητας. Ανεξάρτητα από το χαρτί που επιλέγετε, διπλώστε προσεκτικά το γράμμα πριν το τοποθετήσετε στο φάκελο. Εάν μπορείτε, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη στον φάκελο. αν αυτό δεν είναι δυνατό, χρησιμοποιήστε το χειρότερο χειρόγραφό σας.

Τι να συμπεριλάβετε σε κάθε τμήμα της επιστολής

Στοιχεία επικοινωνίας σας:Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας με την ακόλουθη σειρά.

Το όνομα σου

Η διεύθυνση σου

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε εξατομικευμένο επιστολόχαρτο που περιλαμβάνει αυτές τις πληροφορίες, αφήστε εκτός αυτής της ενότητας.

Ημερομηνία:Στις Ηνωμένες Πολιτείες, η μορφή για τη σύνταξη της ημερομηνίας είναι μήνας, ημερομηνία και έτος. Για παράδειγμα, 3 Σεπτεμβρίου 2018. Μην συντομεύσετε τον μήνα.

Στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη:Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας για το άτομο στο οποίο γράφετε. Εάν δεν έχετε ένα συγκεκριμένο όνομα, αφήστε το μακριά.

Ονομα

Τίτλος

Εταιρία

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Χαιρετισμός:Ξεκινήστε την επιστολή με ένα χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ" ακολουθούμενο από τον τίτλο και το όνομα. Δείτε περισσότερα παραδείγματα κατάλληλων χαιρετισμών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε μια επιχειρηματική επιστολή, καθώς και συμβουλές σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε αν δεν έχετε συγκεκριμένο άτομο επικοινωνίας. Ακολουθήστε το όνομα του ατόμου με ένα παχύ έντερο.

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:

Σώμα Επιχειρηματικής Επιστολής

Κρατήστε την επιστολή σας απλή και εστιασμένη, οπότε ο σκοπός της επιστολής σας είναι σαφής.

Η πρώτη παράγραφος της επιχειρηματικής σας επιστολής θα πρέπει να παρέχει μια εισαγωγή για το λόγο που γράφετε. Στη συνέχεια, στις ακόλουθες παραγράφους παρέχετε περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημά σας. Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει να επαναλάβει το λόγο που γράφετε και να ευχαριστήσω τον αναγνώστη για την εξέταση του αιτήματός σας.

Απλώστε το γράμμα σας και αιτιολογήστε την επιστολή σας προς τα αριστερά. Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου.

Δωρεάν Κλείσιμο:

Με εκτίμηση, Υπογραφή:

Χειρόγραφη υπογραφή (για επιστολή με επιστολή)

Υπογεγραμμένη υπογραφή

Πρότυπο επιστολής επιχειρήσεων

Αυτό είναι ένα παράδειγμα επαγγελματικής επιστολής. Κατεβάστε το επαγγελματικό πρότυπο επιστολής επιχειρήσεων (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Παράδειγμα επιχειρησιακού γράμματος (έκδοση κειμένου)

Joan Lau

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Στίβεν Κράμερ

Διευθυντής, Ανθρώπινοι Πόροι

Acme Supplies Supplies

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Αγαπητέ κ. Kramer, Σήμερα γράφω για να σας προσκαλέσω σε εσάς ή σε κάποιον άλλο εκπρόσωπο της εταιρείας σας να μιλήσετε στο ετήσιο Συνέδριο Μητροπολιτικών Επιχειρήσεων, το οποίο θα πραγματοποιηθεί στο North Branch Hotel στις 15-18 Ιανουαρίου 2019.

Το θέμα της επικείμενης διάσκεψης μας είναι η εύρεση και πρόσληψη υπαλλήλων που ταιριάζουν στην εταιρική κουλτούρα. Με την ανάπτυξη που η εταιρεία σας έχει δει τα τελευταία πέντε χρόνια, πιστεύω ότι θα έχετε πολλά να προσφέρουμε στο ακροατήριό μας.

Ως μέρος του πακέτου των ομιλητών, προσφέρουμε ένα μέτριο χρηματικό έπαθλο και ένα τραπέζι για έξι στο δείπνο το βράδυ του Σαββάτου.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή επιθυμείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με την ευκαιρία ομιλίας, ενημερώστε μας. Ο αριθμός του κινητού μου είναι 555-555-5555 και το email μου είναι [email protected].

Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς. Σας ευχαριστώ για την εκτίμησή σας.

Με εκτιμιση, Η υπογραφή σου (έντυπη επιστολή)

Joan Lau

Αποκτήστε περισσότερα πρότυπα και παραδείγματα

Καταπληκτικός από όλα τα βήματα που σχετίζονται με τη μορφοποίηση της αλληλογραφίας επιστολών επιχειρήσεων; Ένα πρότυπο μπορεί να βοηθήσει. Τα πρότυπα επιστολών της Microsoft είναι διαθέσιμα ως δωρεάν download για τους χρήστες του Microsoft Word ή είναι διαθέσιμα στο πρόγραμμα Word, για να δημιουργήσετε μια ποικιλία επιστολών για τις επιχειρήσεις και την απασχόληση.

Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι να γράψετε το σώμα μιας επιχειρησιακής επιστολής, ανατρέξτε σε αυτές τις δειγματοληπτικές αναζητήσεις εργασίας και επιστολές απασχόλησης για έμπνευση.