Τα οφέλη και οι προκλήσεις της διαχείρισης Matrix

Η διαχείριση των πινάκων χρησιμοποιείται συνήθως σε οργανισμούς για να μοιράζονται πόρους, μεταξύ άλλων και τους υπαλλήλους, σε διάφορες λειτουργίες. Σε ένα σύστημα διαχείρισης πινάκων, ένα άτομο έχει μια πρωταρχική αναφορά - σε αφεντικό ενώ εργάζεται επίσης για έναν ή περισσότερους διαχειριστές, συνήθως σε έργα.

Γιατί και πού η διαχείριση της μήτρας έχει νόημα

Η διαχείριση Matrix είναι ιδανική για την ανταλλαγή ταλέντων και δεξιοτήτων μεταξύ των τμημάτων. Είναι ένα ιδιαίτερα εύχρηστο σύστημα κατά την ανάπτυξη νέων προϊόντων - επιτρέποντας σε άτομα από όλες τις διαφορετικές λειτουργίες να οργανώνονται κάτω από ένα project manager για να δημιουργήσουν κάτι νέο και μοναδικό. Αυτό δίνει στην ομάδα τη δυνατότητα να αξιοποιεί διαφορετικά σύνολα δεξιοτήτων από πολλαπλούς κλάδους, γεγονός που ενισχύει τη συνολική ομάδα του έργου.

Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μειώσετε το κόστος - οι προσεγγίσεις των πινάκων για τα έργα είναι συνήθως λιγότερο δαπανηρές από την ίδρυση ειδικών ομάδων έργων και η ποικιλία των μελών της ομάδας τις καθιστά ανώτερη από πολλές καθαρά λειτουργικές ομάδες.

Όπου η Διαχείριση Matrix δεν είναι ιδανική

Ενώ υπάρχουν πολλά πιθανά οφέλη σε αυτό το ευέλικτο στυλ δομής ομάδας, υπάρχουν κάποιες περιπτώσεις όπου δεν είναι ιδανικό. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Μακροπρόθεσμα έργα: Σε αυτή την περίπτωση, μια εξειδικευμένη δομή ομάδας με μόνιμη ανάθεση μπορεί να είναι η βέλτιστη.
• Όταν ένας εργαζόμενος φέρει το βαρύ φορτίο: Σε καταστάσεις όπου οι δεξιότητες ενός εργαζομένου έχουν κρίσιμη σημασία για μια συγκεκριμένη λειτουργία, η κατανομή αυτού του ατόμου μπορεί να μειώσει ουσιωδώς ή επικίνδυνα την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας.

Ποικιλίες μορφών διαχείρισης μήτρας

Ανάλογα με τη δύναμη του διευθυντή που οδηγεί την διαλειτουργική πρωτοβουλία, υπάρχουν τρεις τύποι: μαλακό μήτρα, μέτρια μήτρα και στυλ σκληρού μήτρου των ομάδων. Η σκληρή μορφή μήτρας είναι παρόμοια με μια ειδική ομάδα, όπου ο διευθυντής και τα μέλη της ομάδας έχουν σχεδόν αυτονομία ως προς την πρωτοβουλία τους. Μια μαλακή μορφή πίνακα σημαίνει συνήθως ότι ο διαχειριστής πρωτοβουλίας εξαρτάται από τους διάφορους λειτουργικούς διευθυντές των συμμετεχόντων στην ομάδα για την λήψη αποφάσεων. Μια μέτρια μορφή περιβάλλει αυτά τα δύο.

Προκλήσεις με τη διαχείριση του Matrix

Ενώ υπάρχουν πολλά οφέλη από μια προσέγγιση διαχείρισης μήτρας, υπάρχουν και προκλήσεις. Ορισμένες από αυτές περιλαμβάνουν:

• Η δυνατότητα των συμμετεχόντων να έρχονται σε σύγκρουση μεταξύ διαφόρων διαχειριστών και προτεραιοτήτων.
• Επικοινωνία σύγχυση μεταξύ και μεταξύ των πρωτοβουλιών και των λειτουργιών.
• Απώλεια σαφήνειας σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για την αξιολόγηση της απόδοσης.
• Απώλεια σαφήνειας σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για την καθοδήγηση και την επαγγελματική ανάπτυξη.
• Το άγχος ως συμμετέχοντες είναι εκτεταμένο σε πάρα πολλές πρωτοβουλίες.
• Μειωμένη αποτελεσματικότητα μεταξύ των ομάδων που έχουν λειτουργήσει για μια περίοδο.
• Απώλεια της οργανωτικής ή της ομαδικής μάθησης και της ομάδας μνήμης, επειδή τα άτομα συμμετέχουν για μια σύντομη διάρκεια.

• Η δυνατότητα των ατόμων να διοχετεύονται υπερβολικά σε πάρα πολλές πρωτοβουλίες. Είναι μερικές φορές δύσκολο να μετρηθεί η ικανότητα ή ο φόρτος εργασίας ατόμων σε μια κατάσταση μήτρας.

Επιτυχία ως υπάλληλος σε κατάσταση διαχείρισης της μήτρας:

Η εργασία σε ένα περιβάλλον μήτρας μπορεί να είναι τόσο ανταμείβοντας όσο και απογοητευτική. Η έκθεσή σας σε διαφορετικές πρωτοβουλίες και συναδέλφους υποστηρίζει τη μάθηση και την ανάπτυξη σχέσεων. Ωστόσο, είναι σημαντικό για έναν υπάλληλο, που εργάζεται σε μια μήτρα, να κατανοήσει την προσέγγιση της επιχείρησής σας για την αξιολόγηση και την εξέλιξή σας.

• Διευκρινίστε ποιος έχει την πρωταρχική ευθύνη να σας αξιολογήσει.
• Διευκρινίστε πώς η είσοδος των διαφόρων διαχειριστών μήτρων (συχνά διευθυντές έργου) θα ληφθεί και θα αντικατοπτρίζεται στην αξιολόγηση της απόδοσής σας.
• Διατηρήστε έναν τακτικό διάλογο με τον διαχειριστή της έκθεσής σας για να τον ενημερώσετε για την πρόοδο και τις προτεραιότητές σας.
• Προσδιορίστε τις αντιφατικές προτεραιότητες και τις συζητήσεις μεταξύ των διαφόρων διαχειριστών για να διευκρινίσετε τυχόν σύγχυση.
• Πάρτε την πρωτοβουλία να προτείνετε ή να ενθαρρύνετε τον υπεύθυνο της έκθεσης σας να επενδύσει στην επαγγελματική σας ανάπτυξη μέσω της κατάρτισης, της εκπαίδευσης και της καθοδήγησης. Αποκτήστε την υποστήριξη των διαχειριστών μήτρων για αυτές τις προσπάθειες.

Υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα σε κάθε δομή διαχείρισης και προσέγγιση και αυτό ισχύει για τη διαχείριση των πινάκων. Δεν είναι ιδανικό σε όλες τις περιστάσεις και μπορεί να δημιουργήσει άγχος για τους συμμετέχοντες, όπου οι απαιτήσεις υπερβαίνουν τον χρόνο, τους πόρους ή την ικανότητα να ζευγαρώνουν τις προτεραιότητες. Μπορεί επίσης να προσφέρει πρόσβαση σε εξειδικευμένες γνώσεις σε προσωρινή βάση. Τέλος, μπορεί να είναι πιο αποδοτικό από το να στηρίζεται σε ειδικές ομάδες. Η επιτυχία με τη διαχείριση των πινάκων απαιτεί την ενεργό συμμετοχή όλων των μερών.