5 Βασικά Στοιχεία ενός Επιτυχημένου Έργου

01 Ένας ανάδοχος υπεύθυνος έργου

Ο χορηγός του έργου είναι το άτομο υψηλού επιπέδου στον οργανισμό που έχει την ιδιοκτησία του έργου. Ένας αφοσιωμένος χορηγός του έργου αναμένει ότι το έργο θα επιτύχει και θα κάνει ό, τι μπορεί να κάνει για να εξασφαλίσει ότι η επιτυχία θα επιτευχθεί.

Ένας χορηγός του έργου έχει τέσσερις βασικές ευθύνες που σχετίζονται με το έργο. Πρώτον, ο ανάδοχος πρωτοστατεί στο έργο. Εκφράζει την ευγνωμοσύνη του για την ομάδα του έργου δημόσια και ιδιωτικά. Δεύτερον, ο υποστηρικτής υποστηρίζει τον διαχειριστή του έργου. Όταν ένας διαχειριστής έργου χρειάζεται να αφαιρεθούν τα εμπόδια, αυτός ή αυτή καλεί τον ανάδοχο για βοήθεια, επειδή ο ανάδοχος έχει την οργανωτική επιρροή για να κάνει τα πράγματα να συμβούν. Τρίτον, ο χορηγός ευθυγραμμίζει τους πόρους παρέχοντάς τους άμεσα ή συνεργάζοντας με άλλους ανθρώπους υψηλού επιπέδου για να πάρουν πόρους. Όταν ο ανάδοχος είναι ισχυρός πρωταθλητής ενός έργου, οι συνομήλικοι του χορηγού είναι πιο πιθανό να συνεισφέρουν σημαντικούς πόρους. Τέταρτον, ο ανάδοχος διευκολύνει τη λήψη αποφάσεων. Όταν η ομάδα του έργου μπλοκάρει, ο ανάδοχος μπορεί να μεσολαβήσει στην απόφαση ή να ξεπεράσει την απόφαση.

Ο χορηγός ενημερώνεται συνεχώς μέσω της διαρκούς επικοινωνίας με τον υπεύθυνο του έργου. Οι δύο συνεργάζονται για να καθορίσουν πότε πρέπει να προχωρήσει ο χορηγός και να ασκήσει πιό σθεναρά τις ευθύνες του χορηγού για να υποστηρίξει τον υπεύθυνο του έργου. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής έργου μπορεί να δυσκολευτεί να λάβει πληροφορίες από το τμήμα οικονομικών του οργανισμού. Ο ανάδοχος του έργου μπορεί να απευθυνθεί στον επικεφαλής οικονομικών υπηρεσιών για την κατάσταση και να ζητήσει να δοθεί προτεραιότητα στην αποστολή των πληροφοριών πάνω από τα ανταγωνιστικά καθήκοντα.

02 Σαφής στόχοι και πεδίο εφαρμογής

Πριν από την εκτέλεση ή ακόμη και την προγραμματισμένη εργασία, ο ανάδοχος του έργου πρέπει να διατυπώσει τους στόχους και το εύρος του έργου. Οι στόχοι είναι τα μεγάλα πράγματα που πρέπει να υλοποιήσει το έργο. Πάρτε ένα έργο βελτίωσης λογισμικού, για παράδειγμα. Ένα τμήμα ανθρωπίνων πόρων χρησιμοποιεί ένα γνωστό προσαρμόσιμο επιχειρηματικό λογισμικό για τη διαχείριση μισθοδοσίας. Ο οργανισμός θέλει να προσθέσει μια ενότητα για τη διαχείριση της μάθησης. Στόχοι του έργου είναι η προσαρμογή του λογισμικού διαχείρισης της μάθησης στις επιχειρησιακές ανάγκες του οργανισμού και η ενσωμάτωσή του στο υφιστάμενο σύστημα μισθοδοσίας.

Το πεδίο καθορίζει τις παραμέτρους του έργου. Συνεχίζοντας με το παράδειγμα του λογισμικού. το πεδίο εφαρμογής αυτού του έργου περιορίζεται στην εισαγωγή του συστήματος διαχείρισης μάθησης και στην ενσωμάτωσή του στο σύστημα μισθοδοσίας. Πολλές φορές, είναι χρήσιμο να εντοπίζουμε πράγματα που είναι εκτός πεδίου εφαρμογής για να κατανοήσουμε τι είναι στο πεδίο εφαρμογής. Για το έργο αυτό, η προσθήκη άλλων ενοτήτων είναι εκτός πεδίου. Η λογιστική υπηρεσία δεν μπορεί να έρθει στο διαχειριστή του έργου και να ζητήσει την υποβολή λογαριασμών, εισπρακτέων λογαριασμών ή πληρωτέων ενοτήτων λογαριασμών.

Η προσθήκη μιας μονάδας από τη στιγμή που έχει οριστεί το έργο επιτρέπει την ερπυσμό της εμβέλειας. Οι καλοί χορηγοί έργων και οι υπεύθυνοι έργων προστατεύουν από την ερπυστική εμβέλεια και είναι πολύ απρόθυμοι να προσθέσουν πεδία εφαρμογής στα μέσα του έργου. Η αύξηση του πεδίου εφαρμογής ενός έργου αυξάνει την ανάγκη του έργου για πόρους όπως ο χρόνος και το χρήμα. Επιπλέον, η εργασία σε σχέση με το πρόσθετο πεδίο εφαρμογής θέτει σε κίνδυνο την ποιότητα των προϊόντων εργασίας.

03 Ένας καλός υπεύθυνος έργου

Ένας διευθυντής έργου σχεδιάζει εργασίες και οργανώνει πόρους για να ολοκληρώσει ένα έργο. Αυτό το πρόσωπο είναι ο σύνδεσμος μεταξύ του χορηγού του έργου ο οποίος θέτει το όραμα και της ομάδας του έργου που το επιτελεί. Ο κατάλληλος και έγκαιρος τρόπος, ο υπεύθυνος του έργου φέρνει τους εμπλεκόμενους φορείς να προσφέρουν πληροφορίες.

Οι διαχειριστές του έργου έχουν συνήθως τα ακόλουθα χαρακτηριστικά που τους βοηθούν να μετακινήσουν το έργο:

• Οι υπεύθυνοι έργων είναι σχεδιαστές. Σκέφτονται την ακολουθία της δουλειάς και γνωρίζουν τι πρέπει να γίνει μετά την ολοκλήρωση της εργασίας από την ομάδα. Κάνουν καλά σχέδια, αλλά ξέρουν επίσης πότε πρέπει να είναι ευέλικτα και να εκτρέπονται από ένα σχέδιο.
• Οι διαχειριστές έργων είναι αξιόπιστοι. Με την επιτυχία τους ανάλογα με το έργο των άλλων, οι διαχειριστές έργων χρειάζονται τους ανθρώπους να εμπιστεύονται την καλή πρόθεση και την ικανότητά τους. Η εμπιστοσύνη είναι ιδιαίτερα σημαντική στη σχέση μεταξύ του διαχειριστή του έργου και του χορηγού του έργου.
• Οι διαχειριστές του έργου τείνουν να είναι εξωστρεφείς επειδή η συντριπτική πλειονότητα των εργασιών τους συνεπάγεται την επικοινωνία.

Κρατούν τους ανθρώπους υπεύθυνους για τις δεσμεύσεις τους. Ακολουθεί ένα παράδειγμα. Ένας επόπτης του μέλους της ομάδας έργου δήλωσε στο διευθυντή του έργου ότι το μέλος της ομάδας θα μπορούσε να αφιερώσει τέσσερις ώρες την εβδομάδα στο έργο. Αυτό το μέλος της ομάδας έχει χάσει δύο συνεχείς εβδομαδιαίες συναντήσεις και δεν έχει σημειώσει πρόοδο στα καθήκοντά του που έχουν ανατεθεί στη δομή κατανομής εργασιών. Μετά την πρώτη χαμένη συνάντηση, ο υπεύθυνος του έργου συναντήθηκε με το μέλος της ομάδας για να συζητήσει την απουσία και τις απουσίες. Το μέλος της ομάδας δήλωσε ότι είχε πιο πιεστικές προτεραιότητες. Ο υπεύθυνος του έργου υποψιαζόταν ότι αυτό δεν ήταν αληθές, οπότε μετά τη δεύτερη χαμένη συνάντηση ο διευθυντής του έργου συναντήθηκε με τον επόπτη του μέλους της ομάδας. Ο προϊστάμενος είπε στον διευθυντή του έργου ότι θα σιγουρευτεί ότι η συμπεριφορά του μέλους της ομάδας θα γυρίσει γύρω.

04 Συμμετοχή ενδιαφερόμενων μερών

Οι ενδιαφερόμενοι σε ένα έργο είναι άνθρωποι που έχουν συμφέρον για την επιτυχία του έργου αλλά δεν είναι μέλη της ομάδας του έργου. Δεν σκέφτονται για το έργο σε καθημερινή βάση όπως ο διευθυντής του έργου ή τα μέλη της ομάδας έργου, αλλά θέλουν να βρεθούν στο βρόχο για τις κρίσιμες αποφάσεις και τη συνολική πρόοδο προς τους στόχους του έργου.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη έχουν τα κίνητρά τους για να παραμείνουν ενήμεροι για τις δραστηριότητες του έργου, αλλά είναι ευθύνη του υπεύθυνου του έργου να τις φέρει στην πτυχή με τρόπους που προωθούν την επίτευξη των στόχων του έργου. Σε πολλές περιπτώσεις, κάτι τέτοιο συνεπάγεται μια λεπτή ισορροπία μεταξύ της υπερβολικής συμμετοχής και της πολύ μικρής συμμετοχής. Τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν μπορούν να σταθμίσουν κάθε απόφαση. Αυτό θα εμπλούτισε το έργο και θα έκανε κάθε απόφαση μάχη. Αντιστρόφως, τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν μπορούν να αποκλειστούν επειδή μια σημαντική πτυχή σχεδόν κάθε έργου είναι η ικανοποίηση των ενδιαφερομένων.

05 Ειδικά μέλη της ομάδας έργου

Τα μέλη της ομάδας έργου ολοκληρώνουν το έργο του έργου. Πολλές φορές, τα μέλη της ομάδας έργου ανατίθενται σε ένα έργο πάνω από τα κανονικά καθήκοντά τους, πράγμα που σημαίνει ότι δεν υπάρχει μείωση σε άλλες εργασίες για να αντισταθμιστεί η πρόσθετη εργασία που επιφέρει το έργο. Οι διαχειριστές του έργου μπορούν να βοηθήσουν τα μέλη της ομάδας να διαπραγματευτούν με τους προϊσταμένους τους σχετικά με αυτό το ζήτημα, αλλά ο διαχειριστής του έργου δεν έχει κανέναν έλεγχο στις αρμοδιότητες των μελών της ομάδας έργου που έχουν εκτός του έργου.

Η αφοσίωση των μελών της ομάδας στο έργο είναι πολύτιμη. Χωρίς την αφοσίωση, οι προθεσμίες γλιστράνε και τα προϊόντα εργασίας δεν είναι καλής ποιότητας. Τα αφοσιωμένα μέλη της ομάδας έχουν κίνητρα να επιτύχουν τους στόχους του έργου εγκαίρως, εντός προϋπολογισμού και μέχρι τις προσδοκίες ποιότητας.