Τι είναι ο προϋπολογισμός και η πρόβλεψη από κάτω προς τα πάνω;

Ο προϋπολογισμός και η πρόβλεψη από κάτω προς τα πάνω προέρχονται από τη θεωρία ότι η πιο ακριβής εκτίμηση ενός μεγάλου αθροίσματος παράγεται καλύτερα με την εκτίμηση των μερών και την προσθήκη τους. Παραδείγματα ακολουθούν παρακάτω.

Οι μεθοδολογίες από κάτω προς τα πάνω χρησιμοποιούνται σε πολλά αναλυτικά σενάρια, όπως οικονομολόγοι, οικονομετρικοί, επιστήμονες διαχείρισης, οικονομικοί αναλυτές, αναλυτές προϋπολογισμού, αναλυτές χρεογράφων, επικεφαλής οικονομικών λειτουργών (CFO) και ελεγκτές, μεταξύ άλλων. Ως σημείο σύγκρισης, βλέπετε επίσης τη συζήτησή μας σχετικά με την προσέγγιση "από πάνω προς τα κάτω" στον προϋπολογισμό και την πρόβλεψη. Και οι δύο διαδικασίες χρησιμοποιούνται συχνά ταυτόχρονα, λειτουργώντας ως έλεγχοι ο ένας στον άλλον.

Παραδείγματα στον προϋπολογισμό

Κατά την παραγωγή προϋπολογισμού εταιρικών εξόδων, προϋπολογισμού εσόδων και προϋπολογισμού κεφαλαίου, η προσέγγιση "από τη βάση προς την κορυφή" θα περιλαμβάνει πρώτα τον καθορισμό τους στο πιο λεπτομερές επίπεδο κάθε στοιχείου γραμμής διαχείρισης, για κάθε μονάδα ή τμήμα αναφοράς εντός της ιεραρχίας αναφοράς διαχείρισης. Στο πλαίσιο αυτής της προσέγγισης, οι συνολικοί προϋπολογισμοί σε κάθε υψηλότερο επίπεδο ιεραρχίας θα παράγονται προσθέτοντας τους προϋπολογισμούς στο αμέσως κάτω επίπεδο.

Επιπλέον, σε περιπτώσεις όπου μια υπηρεσία εταιρικού προϋπολογισμού εφαρμόζει μια πραγματικά προσέγγιση από τη βάση προς την κορυφή, κάθε τμήμα ή επιχειρηματική μονάδα θα πρέπει να εργάζεται προς τα πάνω από την προβολή κάθε γραμμής δαπάνης και εσόδων. Για παράδειγμα, ο προϋπολογισμός προσωπικού ενός τμήματος μπορεί να περιλαμβάνει ακριβείς προβλέψεις μισθών και μπόνους για κάθε άτομο που αναμένεται να είναι στο προσωπικό (επιτρέποντας ακριβώς την προσθήκη νέων προσλήψεων). Στη συνέχεια, θα οδηγούσαν τα έξοδα παροχών των εργαζομένων από αυτά τα στοιχεία μισθών και ενδεχομένως και τις χρεώσεις χρήσης με βάση τις τυποποιημένες παραδοχές τετραγωνικού μεγέθους ανά εργαζόμενο (ενώ προσαρμόζονταν για διαφορές στους χώρους γραφείων που σχετίζονταν με τον βαθμό, τον τίτλο εργασίας ή τον μισθό).

Παραδείγματα στην πρόβλεψη πωλήσεων

Η προσέγγιση "από τη βάση προς την κατεύθυνση της πρόβλεψης των πωλήσεων" παράγει εκτιμήσεις για κάθε συγκεκριμένο προϊόν ή στοιχείο και, ενδεχομένως, και για άλλες διαστάσεις, όπως το κανάλι πωλήσεων, η γεωγραφική περιοχή, ο τύπος πελάτη ή ο συγκεκριμένος πελάτης.

Για άλλη μια φορά, οι προβλέψεις για ευρύτερες κλάσεις προϊόντων ή εξαρτημάτων, καθώς και για ευρύτερα μεγέθη καναλιών πωλήσεων, γεωγραφικές περιοχές, τύπους πελατών και κατηγορίες πελατών, θα προέκυψαν με την ενσωμάτωση των προβλέψεων που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί σε πολύ πιο συγκεκριμένα επίπεδα.

Πλεονεκτήματα

Η πρόβλεψη και η κατάρτιση προϋπολογισμού με τρόπο εκ των κάτω προς τα πάνω έχουν το πλεονέκτημα ότι επιβάλλουν την προσοχή σε συγκεκριμένες κατηγορίες δαπανών, εκροών και εσόδων, οι οποίες είναι απαραίτητες για τον προγραμματισμό και τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των μεμονωμένων μονάδων αναφοράς, των τμημάτων, των εγκαταστάσεων κλπ. Ρύθμιση μίσθωσης, προγραμματισμός, και τα σχέδια παραγωγής, για παράδειγμα, απαιτούν τέτοια ιδιαιτερότητα.

Αδυναμίες

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι προβλέψεις χαμηλών επιπέδων συσσωμάτωσης και υψηλών επιπέδων ειδικότητας, όταν μετατοπίζονται σε υψηλότερα επίπεδα συσσωμάτωσης, τείνουν να είναι πολύ λιγότερο ακριβείς από τις προβλέψεις που δημιουργήθηκαν από την αρχή σε αυστηρότερα συγκεντρωτικά επίπεδα. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα σφάλματα που γίνονται στα πιο συγκεκριμένα επίπεδα μπορούν να συνενωθούν στη διαδικασία συγκέντρωσης λεπτομερέστερων προβλέψεων και εκτιμήσεων. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν τα σφάλματα προβολής σε πιο λεπτομερή επίπεδα τείνουν να πηγαίνουν προς τη μία κατεύθυνση (δηλαδή, όλα προς τα πάνω ή υποτιμάται), παρά να παρουσιάζουν τυχαία πρότυπα υπερστροφής και υποτιμάται.

Πιο συγκεκριμένα, στις διαδικασίες προϋπολογισμού υπάρχει μια ενσωματωμένη προκατάληψη για προβλέψεις χαμηλού επιπέδου και οι κατάλογοι επιθυμιών απαιτούν υπερβολικές δαπάνες και προσωπικό, ενώ προβάλλουν υπερβολικά χαμηλά έσοδα. Είναι προς το συμφέρον των διαχειριστών γραμμής να καταγράφουν τις ανάγκες για περισσότερους πόρους από ό, τι είναι απαραίτητο, ενώ δεσμεύονται για λιγότερα έσοδα και κερδοφορία από ό, τι θα έπρεπε να είναι σε θέση να παράγουν. Αυτό είναι το παιχνίδι που σχετίζεται με τη συγκριτική αξιολόγηση επιδόσεων και την αποζημίωση, για να αυξήσει τις πιθανότητες ότι θα ξεπεράσουν τους στόχους και έτσι θα επιβραβευθεί ανάλογα.

Ομοίως, στις προβλέψεις των πωλήσεων, υπάρχει μια συνηθισμένη προκατάληψη για τις ομάδες πωλήσεων και τους διαχειριστές προϊόντων να εισέλθουν σε εκτιμήσεις χαμηλών στροφών, για τους ίδιους λόγους που διατυπώθηκαν αμέσως παραπάνω σε σχέση με τον προϋπολογισμό.

Μια λύση

Για πολλά χρόνια, η τράπεζα Western Electric της AT & T, ο παλαιός κατασκευαστής εξοπλισμού της Bell System, χρησιμοποίησε μια διαδικασία πρόβλεψης πωλήσεων, η οποία συχνά χαρακτηριζόταν από "διαχείριση από κάτω προς τα πάνω", "από πάνω προς τα κάτω" και "μεσαία". Με άλλα λόγια, μια συγκρίσιμη μεθοδολογία από τη βάση προς τα πάνω συγκρίθηκε με τα αποτελέσματα μιας προσέγγισης από την κορυφή προς τη βάση. Έγινε μια διαδικασία συμφιλίωσης στην οποία οι λεπτομερείς προβολές από τη βάση προς τα πάνω προσαρμόστηκαν ώστε να ταιριάζουν με τα συγκεντρωτικά στοιχεία που η διοίκηση αποφάσισε, κατά τρόπο πιο εξειδικευμένο από την επιστήμη, να έχει νόημα.