Πώς να απαντήσετε σε αίτημα για έλεγχο αναφοράς

Η απάντηση σε ένα αίτημα ελέγχου αναφοράς είναι μια δύσκολη επιχείρηση. Ο φόβος των αντιποίνων και των αγωγών κρατά πολλούς εργοδότες να μην ανταποκρίνονται καθόλου. Αυτές οι συστάσεις θα σας βοηθήσουν να απαντήσετε εύλογα στην αναφορά των αιτημάτων ελέγχου, προστατεύοντας ταυτόχρονα τα νόμιμα συμφέροντα της εταιρείας σας και των υπαρχόντων υπαλλήλων σας.

Ακολουθήστε την Καθορισμένη Πολιτική Ελέγχου αναφοράς της εταιρείας σας

Πρώτον, πολλές εταιρείες ζητούν από τους διευθυντές να στέλνουν γραπτές αιτήσεις αναφοράς στους ανθρώπινους πόρους. Αν όμως η αναφορά του διαχειριστή είναι θετική, μπορείτε να συμφωνήσετε να δώσετε στον διευθυντή μια προφορική αναφορά απευθείας σε έναν εργοδότη.

Οτιδήποτε αποστέλλεται γραπτώς πρέπει να προέρχεται από Ανθρώπινο Δυναμικό, ή το ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να εξετάζει την ανταπόκριση για συνέπεια και να προστατεύει τα συμφέροντα της εταιρείας. Μια κοινή μορφή ελέγχου αναφοράς σας ζητά να δώσετε αυτές τις πληροφορίες σχετικά με τον πρώην υπάλληλο.

• Τίτλος εργασίας, και περιστασιακά, ευθύνες εργασίας,
• Ο τελικός μισθός,
• Ημερομηνίες απασχόλησης,
• Παρέχει μια λίστα ελέγχου που ζητά από τον πρώην εργοδότη να ταξινομήσει τέτοια χαρακτηριστικά όπως "ομαδική εργασία" και "αξιοπιστία".

Αυτά τα έγγραφα πρέπει να παραμείνουν καλύτερα στον Ανθρώπινο Δυναμικό - τουλάχιστον, ζητήστε από το προσωπικό του Ανθρώπινου Δυναμικού να αναθεωρήσει κάθε γραπτή απάντηση που σκεφτόμαστε να στείλετε. Μην απαντάτε σε ερωτήσεις που σας ζητούν να βαθμολογήσετε αριθμητικά έναν πρώην υπάλληλο σε οποιαδήποτε πτυχή των εργασιακών ή εργασιακών χαρακτηριστικών του.

Οι αριθμητικές αξιολογήσεις δεν είναι συγκρίσιμες με βάση την κοινή έννοια του ορισμού του όρου, ούτε είναι η σημασία των αριθμών σε αριθμητική κλίμακα που ορίζεται σε αυτές τις μορφές. Ως εκ τούτου, στην καλύτερη περίπτωση, είναι εσφαλμένη επικοινωνία. Στη χειρότερη περίπτωση, μπορεί να βλάψει τις προοπτικές απασχόλησης του πρώην υπαλλήλου σας.

Βεβαιωθείτε ότι ο υπάλληλος διαθέτει υπογεγραμμένη εξουσιοδότηση στο αρχείο

Δεύτερον, ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή του πρώην υπαλλήλου, επιτρέποντας τον έλεγχο αναφοράς, είναι σχετικά με τα έγγραφα που απέστειλε η αιτούσα εταιρεία. Χωρίς την άδεια υπογραφής του πρώην υπαλλήλου, δεν πρέπει να παρέχετε καμία πληροφορία σχετικά με τον υπάλληλο.

Απαντήστε σε μια αίτηση ελέγχου αναφοράς με μια θετική αναφορά

Εάν ο διαχειριστής μπορεί, με λίγες επιφυλάξεις, να συστήσει στον πρώην υπάλληλο, σε συνεννόηση με το προσωπικό του προσωπικού, ο διευθυντής μπορεί να επιστρέψει την κλήση στον ερευνητή εργοδότη. Όταν απαντάτε σε μια τηλεφωνική κλήση, ο διαχειριστής θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι η υπογραφή του υπαλλήλου που εξουσιοδοτεί τον έλεγχο αναφοράς εγγράφεται στον Ανθρώπινο Δυναμικό πριν επιστρέψει το τηλεφώνημα.

Όταν ένας πρώην υπάλληλος ήταν καλός υπάλληλος και άφησε την εταιρία σας με καλούς όρους (ίσως ένας σύζυγος να μετεγκατασταθεί και η απόσταση δεν ήταν μεταβλητή), θέλετε να δώσετε στον πρώην υπάλληλο βοήθεια για να βρει μια νέα θέση.

Ή, ίσως, έχετε χρησιμοποιηθεί ως αναφορά από έναν υπάλληλο που σας ανέφερε ταυτόχρονα, αν και όχι πιο πρόσφατα. Εάν έχετε θετικά σχόλια σχετικά με τον εργαζόμενο, μπορείτε να απαντήσετε στον δυνητικό εργοδότη με τα θετικά σχόλια που μπορείτε να συμβάλλετε.

Ερωτήσεις ελέγχου αναφοράς που δεν θέλετε να αγγίξετε

Απαντήστε μόνο στις ερωτήσεις που σας αρέσει να απαντάτε εάν λάβετε μια τηλεφωνική κλήση ή ένα έγγραφο. Ένας διευθυντής πρέπει να μιλά μόνο στους τομείς των δεξιοτήτων και της εμπειρίας του υπαλλήλου για τις οποίες έχει άμεση γνώση. Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις που ο διευθυντής δεν πρέπει να απαντήσει:

• Παράδειγμα Ερώτηση: Προβλέψτε εάν ο πρώην υπάλληλός σας θα είναι επιτυχής στη θέση για την οποία εξετάζεται. (Έχει κρυστάλλινη σφαίρα, καθένας;) Δεν μπορείτε να απαντήσετε σε αυτή την ερώτηση. Ακόμα κι αν η θέση ακούγεται παρόμοια, δεν μπορείτε να προβλέψετε τους συναδέλφους, την κουλτούρα του εργοδότη, τη σχέση τους με τους πελάτες ή τις μυριάδες παράγοντες που βοηθούν έναν υπάλληλο να επιτύχει - ή όχι.

  Καλή απάντηση: Όταν η εργαζόμενη εργάστηκε για μένα, στη θέση της με την εταιρεία μου, ήταν ένας ισχυρός συνεργάτης του οποίου το έργο εκτιμήθηκε.

• Παράδειγμα Ερώτηση: Ποιες ήταν οι αδυναμίες του υπαλλήλου;

  Καλή απάντηση: Δεν είχε αδυναμίες αξίζει να αναφερθεί ότι επηρέασε την ικανότητά της να εκτελεί την δουλειά της κατά τρόπο ικανό όταν εργάστηκε για μένα.

• Παράδειγμα Ερώτηση: Γιατί ο υπάλληλος εγκατέλειψε τη θέση στην οποία σας ανέφερε;

  Καλή Απάντηση: Αναζήτησε αυξημένη ευθύνη και συμπλήρωσε τις γνώσεις της για την εταιρεία και τα προϊόντα της.

  Καλή Απάντηση: Άφησε την οργάνωσή μας για προσωπικούς λόγους που ήταν σημαντικοί γι 'αυτήν.

Αυτά είναι τα είδη των ερωτήσεων ελέγχου αναφοράς που θα σας ρωτήσω ένας πιθανός εργοδότης εάν επιστρέψετε μια τηλεφωνική κλήση αναφοράς.

Απάντηση σε ερώτηση ελέγχου αναφοράς: Δεν είναι θετική

Εάν ο υπάλληλος εγκατέλειψε την εταιρεία σας κάτω από σύννεφο, εάν ο υπάλληλος ήταν άσχημα κατάλληλος για την εργασία του, ένας υπάλληλος που δεν συνεισφέρει για άλλους λόγους ή ανίκανος, παραπέμψτε την κλήση ή το έντυπο στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού για μια τυπική απάντηση.

Μερικές φορές υπάρχουν ασυνήθιστες περιστάσεις που περιβάλλουν έναν εργαζόμενο που εγκαταλείπει την εταιρεία σας. Ίσως ένας υπάλληλος να παρακολουθούσε πορνογραφία στον υπολογιστή του - ναι, ρώτησε τον διευθυντή του HR να χρησιμεύσει ως μία από τις αναφορές του. Ένας άλλος πρώην υπάλληλος μπορεί να έχει απειλήσει βία ή να έχει διαπράξει βίαιη πράξη ενώ εργάζεται στην επιχείρησή σας.

Ενώ αυτοί οι πρώην υπάλληλοι σπάνια θα ταξινομούν την εταιρεία σας ως αναφορά, ετοιμαστείτε. Αυτές οι προσκλήσεις θα πρέπει να αποστέλλονται στο προσωπικό του HR για την τυποποιημένη απάντηση.

Υπάρχει όμως μια προειδοποίηση εδώ. Συζητήστε με τον πληρεξούσιό σας προτού απαντήσετε σε οποιοδήποτε έλεγχο αναφοράς για έναν δυνητικά βίαιο υπάλληλο. Αν αποτύχετε να αποκαλύψετε βίαιη συμπεριφορά σε δυνητικό εργοδότη και ο πρώην υπάλληλος διαπράξει βίαιη ενέργεια ενώ εργάζεται στον νέο εργοδότη, η εταιρεία σας μπορεί να είναι υπεύθυνη για το ότι δεν αποκάλυψε αυτές τις πληροφορίες. Επομένως, συμβουλευτείτε τον πληρεξούσιό σας σε οποιεσδήποτε ασυνήθιστες περιστάσεις, στις οποίες διαχωρίσατε τρόπους με έναν υπάλληλο.

Όταν ένας πρώην υπάλληλος ζητεί μια γενική επιστολή αναφοράς

Δεν συνιστάται η παροχή γενικών επιστολών αναφοράς στους πρώην υπαλλήλους. Μόλις υπάρξει ένα έγγραφο, ζει για πάντα. Οι υποψήφιοι υπάλληλοι έχουν παράσχει στα γραφεία HR αντίγραφα των γραμμάτων που ήταν 10 και 20 χρόνια ξεπερασμένα, μερικές φορές ελάχιστα ευανάγνωστα από τις πολλαπλές συνεδρίες φωτοτυπίας.

Μετά από μια ορισμένη χρονική περίοδο - δεν έχετε ιδέα τι είδους υπάλληλος έχει γίνει ο πρώην υπάλληλος σας - εκτός αν αυτός ή αυτή είναι η σπάνια εξαίρεση που μένει σε επαφή. Και, δεν γνωρίζετε ποτέ πώς ο υπάλληλος θα χρησιμοποιήσει την επιστολή σας ή πώς τα λόγια σας θα ερμηνευθούν από υποψήφιους εργοδότες. Υιοθετήστε μια πολιτική που δηλώνει ότι οι διευθυντές δεν πρόκειται ποτέ να δώσουν γραπτές, γενικές επιστολές αναφοράς.

Ενημερώστε τον πρώην υπάλληλο ότι η εταιρεία σας θα είναι στην ευχάριστη θέση να παρέχει επιβεβαίωση απασχόλησης από το ανθρώπινο δυναμικό σε συγκεκριμένους εργοδότες που ερωτούν άμεσα.

Τελικές σκέψεις σχετικά με την απάντηση σε μια αίτηση ελέγχου αναφοράς

Λίγοι υπάλληλοι θέτουν έναν στόχο να αποτύχουν στην εργασία. Ωστόσο, οι εργαζόμενοι αποτυγχάνουν και οι εταιρείες και οι εργαζόμενοι κάνουν μερικούς τρόπους. Λάβετε υπόψη σας όταν σας ζητείται αναφορά ότι κάθε πρώην υπάλληλος αξίζει την ευκαιρία να ξεκινήσει - ανεξάρτητα από τους όρους με τους οποίους χωρίστηκαν από τον οργανισμό σας.

Ίσως ο πρώην υπάλληλος να ήταν άσχημα στην θέση που κατείχε στην εταιρεία σας. Η κουλτούρα της επιχείρησής σας μπορεί να ήταν μια πλήρη αναντιστοιχία με τις ανάγκες του εργαζομένου. Ο υπάλληλος μπορεί να είχε διαφορετικό όραμα για τις απαιτήσεις της δουλειάς του από εκείνο του προϊσταμένου του. Ίσως η προσωπική του ζωή και ο γάμος του να ξετυλίγονταν κατά τη διάρκεια της θητείας του με την επιχείρησή σας.

Ποτέ δεν γνωρίζετε όλες τις λεπτομέρειες και τους λόγους για τους οποίους ένας υπάλληλος αποτυγχάνει ή κινείται. Είναι εύκολο για τον εργαζόμενο με υψηλές επιδόσεις που λυπάστε να χάσετε μια καλύτερη δουλειά, μια οικογενειακή κίνηση ή μια ευκαιρία ονείρου. Είναι πιο δύσκολο με τον περιθωριακό ερμηνευτή.

Να είστε ειλικρινείς ή να παρέχετε ελάχιστες πληροφορίες. Μην κάνετε προβλέψεις για την επιτυχία της κρυστάλλινης μπάλας ούτε παρέχετε αριθμητικές αξιολογήσεις και βαθμολογίες για αόριστους όρους. Εάν είναι απαραίτητο, παρέχετε τις ελάχιστες πληροφορίες που περιγράφουν την απόδοση του πρώην υπαλλήλου. Όποτε είναι δυνατόν, δώστε στον εργαζόμενο ένα διάλειμμα και μιλήστε με τον μελλοντικό εργοδότη.

Τα πρόσφατα στοιχεία σχετικά με τον έλεγχο αναφοράς έδειξαν ότι οι εργοδότες λαμβάνουν πολύ σοβαρά υπόψη τους ελέγχους αυτές τις μέρες. Πάνω από το 90% των εργοδοτών ελέγχουν τις αναφορές. Όποτε είναι δυνατόν, δώστε στους πρώην υπαλλήλους σας ένα διάλειμμα - όταν μπορείτε να το κάνετε με καλή συνείδηση.