Τι είναι η διαδικασία εξέτασης νομικού εγγράφου;

Η επανεξέταση εγγράφων είναι συχνά το πιο έντονο και δαπανηρό στάδιο της διαδικασίας επίλυσης διαφορών, η διαδικασία ηλεκτρονικής ανακάλυψης και το Μοντέλο Αναφοράς Ηλεκτρονικής Αναζήτησης (EDRM). Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, κάθε σελίδα δεδομένων σε μια συλλογή αναθεωρείται και αναλύεται για να καθορίσει ποια έγγραφα πρέπει να παρακρατηθούν από την παραγωγή σε αντιτιθέμενη συμβουλή.

Ποιος εκτελεί επισκόπηση εγγράφων

Συχνά, οι αναθεωρητές εγγράφων είναι δικηγόροι που κατανοούν τα νομικά και πραγματικά περιστατικά της διαφοράς και μπορούν να κάνουν τις απαραίτητες κρίσεις για προνόμια και απόκριση. Για να ελαχιστοποιηθεί το κόστος, συχνά απασχολούνται ομάδες συμβασιούχων δικηγόρων ή παραλλήλων.

Η διαδικασία επανεξέτασης αποτελείται συχνά από διάφορα στάδια. Η νομική ομάδα μπορεί να διεξάγει έλεγχο πρώτου πεδίου για να αναλύσει τα έγγραφα για τη συνάφεια και τον κωδικό ή να τα επισημάνει για ένα σχετικό θέμα. Το προσωπικό υποστήριξης των δικαστικών υποθέσεων φορτίζει έπειτα τα κωδικοποιημένα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων που μπορεί να αναζητηθεί και επιτρέπει στις ομάδες διαφορών να εντοπίζουν εύκολα τα βασικά έγγραφα σε κάθε φάση της διαδικασίας επίλυσης διαφορών.

Λόγοι ακυρώσεως των εγγράφων

Μετά την επεξεργασία των πληροφοριών, η νομική ομάδα διεξάγει μια δεύτερη λεπτομερέστερη ανασκόπηση για να καθορίσει ποια έγγραφα πρέπει να παρακρατηθούν από την παραγωγή. Τα έγγραφα μπορούν να παρακρατηθούν για διάφορους λόγους, όπως:

• Συνάφεια - Είναι οι πληροφορίες σχετικές με τα θέματα της υπόθεσης; Εάν δεν έχει σημασία για τα πραγματικά περιστατικά και τα ζητήματα της αξίωσης, της αγωγής ή της έρευνας, δεν χρειάζεται να προσκομιστεί σε αντιδίκους.
• Αποκριτικότητα - Οι πληροφορίες ανταποκρίνονται στις αιτήσεις εντοπισμού των αντιδίκων ή στις αιτήσεις διερεύνησης των ρυθμιστικών φορέων; Εάν ναι, σε ποια αίτηση για παραγωγή ανταποκρίνεται η πληροφόρηση; Οι αναθεωρητές εγγράφων ενδέχεται επίσης να επισημάνουν τα "καυτά" έγγραφα - εκείνα που περιέχουν σημαντικές πληροφορίες για την υπόθεση και είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα - κατά τη διάρκεια του σταδίου εξέτασης εγγράφων.

• Προνόμιο - Η πληροφορία υπόκειται σε προνόμιο δικηγόρου-πελάτη, το δόγμα του προϊόντος του δικηγόρου ή / και οι κανόνες εμπιστευτικότητας και οι νόμοι περί απορρήτου; Αν ναι, παρακρατείται επίσης από την παραγωγή.
• Εμπιστευτικότητα - Εάν το έγγραφο είναι εμπιστευτικό, πρέπει να αποκλείεται από την παραγωγή. Για παράδειγμα, αν ένα έγγραφο συζητά ένα εμπορικό μυστικό, όπως η συνταγή για ένα σοκολατένιο μπαρ υπογραφών κατασκευαστή καραμελών, η νομική ομάδα δεν υποχρεούται να το μετατρέψει σε αντιτιθέμενα μέρη. Ο αναθεωρητής εγγράφων θα αναλύσει το έγγραφο για να προσδιορίσει εάν περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες. Αν συμβεί, ο αναθεωρητής θα καθορίσει εάν θα πρέπει να εκδοθούν ορισμένα τμήματα του εν λόγω εγγράφου για την προστασία του εμπιστευτικού προϊόντος εργασίας του πελάτη ή αν το έγγραφο πρέπει να αποκλειστεί από την παραγωγή εντελώς.

Στο πλαίσιο της διαδικασίας επανεξέτασης των εγγράφων, η ομάδα ελέγχου μπορεί να εντοπίσει έγγραφα τα οποία θα πρέπει να συνταχθούν εν όλω ή εν μέρει ή να επισημανθούν ως εμπιστευτικά για να προστατεύσουν το περιεχόμενο αυτών των εγγράφων από την αποκάλυψη. Η ομάδα μπορεί επίσης να προετοιμάσει τα αρχεία καταγραφής προνομίων και / ή επεξεργασίας για την παρακολούθηση αυτών των πληροφοριών.

Εκτός από την εξέταση της συνάφειας, της απόκρισης, των προνομίων και της εμπιστευτικότητας, η ομάδα ελέγχου μπορεί επίσης να αναλύσει τις πληροφορίες για να συνδέσει τα βασικά έγγραφα με τα υποτιθέμενα γεγονότα ή τα βασικά νομικά ζητήματα στην περίπτωση αυτή. Οι αναθεωρητές εγγράφων μπορούν επίσης να επιχειρήσουν να συσχετίσουν τα βασικά έγγραφα με τους βασικούς παίκτες που μπορούν να καταθέσουν σχετικά με τα έγγραφα ή να εντοπίσουν άλλες υποκειμενικές πληροφορίες.

Σκοπός της αναθεώρησης του εγγράφου

Βάσει της ανασκόπησης και της ανάλυσης των εγγράφων της συλλογής, η νομική ομάδα μπορεί να ξεκινήσει να κατανοεί καλύτερα τα πραγματικά περιστατικά μιας υπόθεσης, να διατυπώνει νομικές θεωρίες και να προσδιορίζει τους βασικούς μάρτυρες που πρέπει να καταργηθούν ή να κληθούν σε δίκη.

Μέσω της σφαγής, της αναζήτησης λέξεων-κλειδιών, της πρώτης αναθεώρησης και άλλων τεχνικών για τον περιορισμό του όγκου του συνόλου δεδομένων, τα έγγραφα που τελικά εξετάστηκαν από τη νομική ομάδα αντιπροσωπεύουν συνήθως μόνο ένα μικρό κλάσμα της αρχικής συλλογής. Για να μειωθεί περαιτέρω το κόστος, όλο και περισσότεροι τεχνολογιών που αυτοματοποιούν τη διαδικασία αναθεώρησης μεταδίδονται στην αγορά.