Πώς είναι η διευκόλυνση χρήσιμη για τους εργοδότες;

Οι εργοδότες χρησιμοποιούν διευκόλυνση για να επεξεργάζονται εκπαιδευτές, να δημιουργούν ομάδες και να διαμορφώνουν ηγέτες. Μπορεί επίσης να διαχειριστεί αποτελεσματικά μεμονωμένα θέματα και ανταγωνιστικές ιδέες. Οι διορισμένοι διευκολυντές χρησιμοποιούνται για να βοηθήσουν τη διοίκηση να επιτύχει το στόχο που έχει τεθεί στη συνάντησή τους. Ο κύριος ρόλος του διαμεσολαβητή είναι να προσθέσει αξία σε μια συνεδρίαση ή μια συνάντηση σχεδιασμού ομάδας, κρατώντας την ομάδα σε αποστολή και κινώντας προς την ίδια κατεύθυνση, εξοικονομώντας έτσι στον εργοδότη πολύτιμο χρόνο και χρήμα.

Χαρακτηριστικά των Καλών Διευθυντών

Η διευκόλυνση είναι μια μαθητευμένη ικανότητα που έρχεται πιο φυσικά σε άτομα που παρουσιάζουν ορισμένα χαρακτηριστικά:

• Ισχυρή ηγετική ικανότητα ομάδας
• Βαθιά γνώση των διαδικασιών και των δομών της ομάδας
• Γνώση της ομαδικής και διαπροσωπικής δυναμικής και κατανόηση της λεκτικής και μη λεκτικής επικοινωνίας
• Η ικανότητα δημιουργίας περιεχομένου εκπαίδευσης και δημιουργίας ομάδων με τρόπο που να ενθαρρύνει τη συμμετοχή των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση
• Εμπύλη για τους ανθρώπους και τις καταστάσεις τους
• Ισχυρές δεξιότητες ακρόασης και επικοινωνίας
• Η ικανότητα δομής των παρεμβάσεων και γεγονότων της ομάδας, που παράγουν το επιθυμητό αποτέλεσμα

Ατομική διευκόλυνση

Όταν τα άτομα συμμετέχουν στη διαδικασία, συνήθως συμβαίνουν επειδή δύο ή περισσότεροι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν συγκρούσεις, διαφωνίες, την ανάγκη καθορισμού αμοιβαίων στόχων ή την ανάγκη να αναφερθεί ένα έργο, μια διαδικασία ή μια εμπειρία. Ένας εξειδικευμένος διευθυντής μπορεί να προέρχεται από την εταιρεία και να παρέχει τη δομή, το περιεχόμενο και τη διαδικασία των υπαλλήλων που χρειάζονται για να επιτύχουν μια αμοιβαία ικανοποιητική λύση.

Υπό την ηγεσία ενός ειδικευμένου διευκολυντή, οι συνεδριάσεις, οι συνεδριάσεις ομαδικής οικοδόμησης και τα μαθήματα κατάρτισης μπορούν να επιτύχουν αποτελέσματα χωρίς μια διαιτητική φιγούρα. Οι συμμετέχοντες σε μια ομάδα συχνά δεν διαθέτουν τις ικανότητες, τις άδειες και την υποστήριξη που απαιτούνται για να διευκολύνουν αποτελεσματικά τις δικές τους διαδικασίες εργασίας και ένας ηγέτης βοηθά στην ανάπτυξη.

Διευκόλυνση ομάδας

Η διευκόλυνση ομάδων ή ομάδων παρέχεται από εσωτερικούς υπαλλήλους ή από εξωτερικούς συμβούλους, οι οποίοι είναι εξειδικευμένοι σε ορισμένα χαρακτηριστικά που διατηρούν την μπάλα τροχαίο και οι συμμετέχοντες στην πορεία. Υπάρχουν ορισμένες μέθοδοι που χρησιμοποιούν για την ομαλή μετάβαση και τη διατήρηση των συναντήσεων προς τη σωστή κατεύθυνση μέσα σε μια ομαδική ρύθμιση:

• Παρουσιάζοντας το περιεχόμενο και τις πληροφορίες που χωνεύονται εύκολα από όλα τα μέρη που είναι παρόντα
• Σχεδιάζοντας και διαμορφώνοντας μια διαδικασία που βοηθά μια ομάδα να επιτύχει τους στόχους της πριν από την έναρξη της συνάντησης και διατηρώντας το ρυθμό της συνάντησης μόλις αυτή έχει αρχίσει
• Παροχή κατάλληλης δομής για μια συνάντηση, κατάρτιση, συνάντηση ομάδας ή άλλη εκδήλωση εργασίας, έτσι ώστε η βασική αποστολή να πραγματοποιηθεί στη σύνοδο
• Προώθηση της κοινής ευθύνης για το αποτέλεσμα της συνάντησης
• Σχεδιάζοντας ερωτήσεις και πιθανές λύσεις από τους συμμετέχοντες προκειμένου να οικοδομηθεί μια συνεκτική νοοτροπία

Διαχείριση ανταγωνιστικών συνομιλιών στις συναντήσεις

Η κατοχή αποτελεσματικών εργασιακών σχέσεων με τους ανθρώπους στην εργασία μπορεί να είναι δύσκολη. Η αποτελεσματική διευκόλυνση ομάδας στις συναντήσεις απαιτεί ορισμένες ικανότητες για να διαχειριστεί την αλληλεπίδραση των ανταγωνιστικών συνομιλιών.

• Μη λεκτική επικοινωνία: Η ανύψωση ενός φρύδιου ή το κυματισμό στους συμμετέχοντες μπορεί να γνωστοποιήσει την ανάγκη είτε να σταματήσει είτε να αναστραφεί. Η παύση του ατόμου που έχει το πάτωμα για ένα λεπτό ενώ οι άλλοι συμμετέχοντες ξαναγυρίζουν στην ομάδα μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικός αν γίνει χωρίς λέξεις, καθώς έχει μαλακότερο άγγιγμα. Οι καλοί διαμεσολαβητές δεν διστάζουν να αναλάβουν μια τέτοια ενέργεια, καθώς μέρος των στόχων τους είναι να ελέγχουν τη ροή της συνάντησης.
• Η δυνατότητα να κάνετε ερωτήσεις:Ένας διαμεσολαβητής μπορεί να καλέσει ένα από τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν στην ανταγωνιστική συζήτηση - ζητώντας μια σύντομη περίληψη της συζήτησης που έλαβε χώρα στη συνάντηση μέχρι εκείνη την στιγμή και ίσως έχοντας τις ιδέες του συμμετέχοντος να μοιραστούν με τους υπόλοιπους συμμετέχοντες. Η αρχική διατύπωση μπορεί να φαίνεται αφύσικη, αλλά εξυπηρετεί δύο σκοπούς: φέρνει την συνομιλία στην κύρια συζήτηση και μπορεί να διευκρινίσει το σκοπό και ελπίζω να φέρει πιο γρήγορα αποτελέσματα.

• Έχοντας την εμπιστοσύνη να παρέμβουμε:Ζητώντας από τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν στην ανταγωνιστική συζήτηση να επανέλθουν στην ομαδική συζήτηση, χωρίς να χρησιμοποιούν σαρκασμό ή θυμό, είναι μια βασική δεξιότητα. Ο διευκολυντής μπορεί να πει κάτι σαν: "Φοβάμαι ότι λείπουμε καλές ιδέες όταν όλοι μιλάνε αμέσως, ξέρω ότι δεν μπορώ να παρακολουθώ όλες αυτές τις σκέψεις". Γενικά, αυτή η τακτική είναι καλύτερη ως δεύτερη ή τρίτη προσπάθεια να τραβήξουν οι άνθρωποι μέσα. Είναι άμεση και πολύ αποτελεσματική, αλλά μπορεί να στενοχωρήσει τα μέλη της ομάδας που δεν γνώριζαν τη συμπεριφορά τους και δεν απορρόφησαν τις πιο λεπτές συμβουλές.

• Δημιουργία ενός σήματος ομάδας:Το σήμα της ομάδας θυμίζει στους συμμετέχοντες να κρατούν μια συζήτηση κάθε φορά. Ένα σήμα που λειτουργεί αποτελεσματικά είναι να κάνει ένα μη λεκτικό σήμα χρονικού ορίου που ακολουθείται από το κράτημα ενός δείκτη για να υποδείξει μια συνάντηση. Εάν τα μέλη της ομάδας έχουν μια καλή σχέση, ένα εσωτερικό αστείο μεταξύ των συμμετεχόντων μπορεί να ελαφρύνει αποτελεσματικά τη διάθεση και να διευκολύνει σημαντικά την ένταση.