Κοινές ερωτήσεις συνέντευξης υποδοχής και καλύτερες απαντήσεις

Σε πολλούς οργανισμούς, οι ρεσεψιονίστ είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Κάθε νέος πελάτης, αιτών εργασία, υπάλληλος ή τρίτος πωλητής θα περάσει ή θα κάνει check in με ένα ρεσεψιονίστ, οπότε οι εργοδότες είναι πρόθυμοι να βρουν κάποιον που θα είναι υπεύθυνος, φιλικός και ήρεμος.

10 συνήθεις ερωτήσεις που τέθηκαν σε μια συνέντευξη υποδοχής

Εδώ θα βρείτε συχνές ερωτήσεις για ρεσεψιονίστ, δείγματα απαντήσεων και συμβουλές για το τι να πείτε κατά τη διάρκεια της συνέντευξής σας.

1:53

Παρακολουθήστε τώρα: Πώς να απαντήσετε σε 4 συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης στην υποδοχή

1. Τι κάνετε για να συνεχίσετε σε ένα γρήγορο περιβάλλον εργασίας;

Τι θέλουν να ξέρουν: Ο ερευνητής σας θέλει να είναι σίγουρος ότι μπορείτε να συνεχίσετε. Πώς το κάνετε είναι πιθανόν αλυσιτελές, αλλά θα πρέπει να έχετε έτοιμη μια ξεκάθαρη και σίγουρη απάντηση.

Το νούμερο ένα πράγμα που κάνω είναι να διατηρήσω την ηρεμία, δεδομένου ότι μια ξέφρενη, άγχος στάση δεν είναι χρήσιμη και επίσης δεν είναι μια καλή ματιά μπροστά σε οποιοδήποτε προσωπικό ή πελάτες. Προσπαθώ να ταξινομήσω τα καθήκοντα, έτσι ώστε να δουλεύω πάντα για το πιο σημαντικό καθήκον πρώτα. Συνήθως, αυτό είναι κάτι που περιλαμβάνει έναν από τους πελάτες της εταιρείας. Επίσης, διατηρούμε έναν τρέχοντα κατάλογο με όλα όσα πρέπει να κάνω, για να μην παραμελήσω καμία σημαντική ευθύνη.

2. Πώς κρατάτε το ημερολόγιό σας οργανωμένο;

Τι θέλουν να ξέρουν: Πώς οργανώνετε την ημέρα σας δεν είναι πραγματικά το σημείο. Το θέμα είναι να δείξετε ότι είστε καλά οργανωμένοι και θα ολοκληρώσετε όλα τα καθήκοντά σας με έναν ικανό και έγκαιρο τρόπο.

Αρχίζω κάθε μέρα κάνοντας μια λίστα με όλα όσα πρέπει να ολοκληρώσω. Ελέγχω το ημερολόγιό μου για οποιεσδήποτε συναντήσεις ή ραντεβού, ώστε να μπορώ να το γνωρίζω και να πάρω κάλυψη στη ρεσεψιόν, αν χρειαστεί. Στην δουλειά μου, η επικοινωνία είναι το κλειδί, γι 'αυτό απαντώντας συνεχώς στο τηλέφωνο και ελέγχοντας τα μηνύματά μου για νέα αιτήματα, στη συνέχεια ενημερώνοντας τη λίστα των υποχρεώσεών μου με τις επόμενες εργασίες αναλόγως.

3. Ποιος είναι ο ρόλος ενός ρεσεψιονίστ στην πρώτη εντύπωση ενός πελάτη από έναν οργανισμό;

Τι θέλουν να ξέρουν: Ο ερευνητής σας πρέπει να είναι σίγουρος ότι καταλαβαίνετε τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση, αλλά αυτό το ερώτημα μπορεί επίσης να είναι πολιτιστικό, αγγίζοντας τη φιλοσοφία της εργασίας σας.

Ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να κάνει έναν μεγάλο θετικό ή αρνητικό πελάτη. Δεδομένου ότι είμαι ένας από τους πρώτους πελάτες που βλέπουν οι πελάτες, μια απογοητευτική ή φτωχή αλληλεπίδραση μπορεί πραγματικά να προκαλέσει τη γνώμη τους για την εταιρεία ή τη συνολική εμπειρία που είχαν. Για μένα, είναι παρόμοιο με όταν ο οικοδεσπότης σας χαιρετά σε ένα εστιατόριο. Εάν φαίνονται ξέφρενες ή ενεργούν χάλια, τότε μπορεί να αισθάνονται αργότερα ότι το φαγητό σας δεν έχει γεύση τόσο νόστιμο. Γι 'αυτό φροντίζω πάντα να καλωσορίζω τους ανθρώπους με ένα χαμόγελο στο πρόσωπό μου και να βεβαιώνω ότι όλοι οι πελάτες αισθάνονται ότι έχουν πάρει την πλήρη μου προσοχή.

4. Πείτε μου για μια στιγμή που έπρεπε να αντιμετωπίσετε έναν θυμωμένο πελάτη ή επισκέπτη, είτε τηλεφωνικά είτε αυτοπροσώπως. Πώς χειρίσατε την κατάσταση;

Τι θέλουν να ξέρουν: Αυτή είναι μια από τις πολλές ερωτήσεις που μπορείτε να ρωτήσετε σχετικά με το πώς χειρίζεστε αγχωτικές και δύσκολες συνθήκες. Θα μπορούσατε επίσης να ρωτήσετε πώς απαντήσατε σε εγκληματική ή ανήθικη δραστηριότητα. Να είσαι ειλικρινής. Μην υπερβάλλετε και επίσης να μην πωλούν τον εαυτό σας σύντομο.

Ως ρεσεψιονίστ γραφείου γιατρού, συχνά ασχολήθηκα με απογοητευμένους ασθενείς στο τηλέφωνο. Μια φορά, μια γυναίκα ήταν τόσο εξοργισμένη, το τμήμα τιμολόγησης δεν την είχε καλέσει την ίδια μέρα, που άρχισε να ουρλιάζει σε μένα στο τηλέφωνο. Ήταν δυσάρεστο! Αυτό που προσπαθώ να κάνω σε αυτές τις καταστάσεις είναι να σκεφτείτε πόσο τόνισε το άτομο να αισθάνεται να συμπεριφέρεται με αυτόν τον τρόπο. Μετά από ένα λεπτό της φωνής της, είπα: "Πρέπει να είστε πραγματικά απογοητευμένοι. Μπορείτε να μου πείτε περισσότερα για το τι συμβαίνει;" Αυτό βοήθησε στην επιβράδυνση της συνομιλίας και στη μείωση της έντασης. Εξήγησε ολόκληρη την κατάσταση και τη διαβεβαίωσα ότι ο υπεύθυνος χρέωσης ήταν απλά έξω για την ημέρα και θα έρθει σε επαφή. Της είπα επίσης ότι θα έβαλα ένα σημείωμα στο γραφείο του ατόμου χρέωσης, ζητώντας της να καλέσει την γυναίκα πίσω ως πρώτο της έργο. Μέχρι το τέλος της κλήσης, ήταν πολύ πιο ήρεμη και ζήτησε συγγνώμη για τα παλαιότερα σκληρά λόγια της.

5. Είστε πρόθυμοι να εργαστείτε υπερωρίες;

Τι θέλουν να ξέρουν: Αν δεν είστε πρόθυμοι να εργαστείτε υπερωρίες, πείτε το. Εάν είστε πρόθυμοι να εργαστείτε υπερωρίες αλλά μόνο εντός ορισμένων ορίων, πείτε και αυτό. Ναι, υπάρχουν εταιρείες όπου δεν εργάζονται υπερωρίες θα σας κοστίσει τη δουλειά. Αλλά η δέσμευση ότι δεν μπορείτε να κρατήσετε ή να βρεθείτε σε θέση όπου πρέπει να θυσιάσετε την ευημερία σας ή αυτή της οικογένειάς σας για τη δουλειά σας, δεν είναι μια αποδεκτή επιλογή. Χρειάζεστε μια εργασία που ταιριάζει με τη διαθεσιμότητά σας.

Είμαι άνετα να εργάζομαι υπερωρίες μερικές φορές το μήνα, εφ 'όσον έχω προειδοποιήσει μια μέρα πριν. Έχοντας ένα heads-up καθίσταται ευκολότερο για μένα να αναδιατάξω τα σχέδιά μου. Σε ένα τσίμπημα, πολύ πιθανόν να κάνω και τις υπερωρίες της ίδιας μέρας, αλλά θα προτιμούσα να έχω μια προειδοποίηση μιας ημέρας.

6. Πόσοι υπάλληλοι εργάστηκαν στο τελευταίο σας γραφείο;

Τι θέλουν να ξέρουν: Ο ερωτώμενος θέλει να γνωρίζει το είδος του περιβάλλοντος στο οποίο εργαστήκατε, πώς συγκρίνεται με την εταιρεία με την οποία πραγματοποιείτε συνέντευξη και αν είστε άνετοι να εργάζεστε σε μικρούς και / ή μεγάλους χώρους εργασίας.

Στο τελευταίο γραφείο μου, υπήρχαν πέντε υπάλληλοι. Αυτό είναι αρκετά μικρό που αρχίσαμε να νιώθουμε λίγο σαν μια οικογένεια. Ξέρετε, όλοι ήξεραν ότι η Μάρθα στο τμήμα χρέωσης χρειάστηκε δύο φλιτζάνια καφέ για να μπορέσετε να ζητήσετε περίπλοκες ερωτήσεις. Πριν από αυτό, όμως, το γραφείο μου ήταν αρκετά μεγάλο - 60 εργαζόμενους. Αισθανόμουν άνετα και στα δύο περιβάλλοντα, παρόλο που ο πρώτος μήνας στο μεγάλο γραφείο ήταν λίγο προκλητικός καθώς έπρεπε να καταλάβω ποιος έκανε τι και πού να κατευθύνει κλήσεις με πολλές διαθέσιμες επιλογές.

7. Περιγράψτε τα προηγούμενα καθήκοντα σας ως βοηθός διοίκησης, γραμματέας ή ρεσεψιονίστ.

Τι θέλουν να ξέρουν: Ο ερευνητής θέλει να ξεπεράσει τις ευθύνες που αναφέρατε στο βιογραφικό σας και να επιβεβαιώσετε ότι ταιριάζουν με τη θέση που προσφέρεται. Αυτή είναι επίσης μια καλή ευκαιρία να επεκταθείτε στα σημεία που επισημάνθηκαν στην επαγγελματική σας εμπειρία.

Ως ρεσεψιονίστ στην ABC Financials, ήμουν ο πρώτος άνθρωπος για τους πελάτες. Ανέκρινα τη γενική τηλεφωνική γραμμή, καθώς και την απάντηση στα τηλέφωνα των πέντε VPs της εταιρείας. Επίσης, είχα την ευθύνη να λαμβάνω πακέτα και να διανέμω ταχυδρομείο, να καλωσορίζω και να συνοδεύω πελάτες και πωλητές σε αίθουσες συσκέψεων και να παρακολουθώ τη γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας. Είχα επίσης πολλές διοικητικές ευθύνες: κατάφερα τα ημερολόγια των VPs, τακτοποιημένα επαγγελματικά ταξίδια και συνέβαλα στη δημιουργία και τελειοποίηση των παρουσιάσεων του PowerPoint και άλλων υλικών για διανομή σε εκδηλώσεις.

8. Πώς δίνεις προτεραιότητα σε κλήσεις, πελάτες, παραδόσεις και άλλα θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν άμεσα;

Τι θέλουν να ξέρουν: Ο ερευνητήςθέλει να γνωρίζει πόσο καλά είστε σε πολλαπλές εργασίες, οργανώνοντας το χρόνο και δίνοντας προτεραιότητα σε καθήκοντα. Αυτή είναι επίσης μια καλή ευκαιρία για να επισημάνετε τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζατε πολλαπλές προτεραιότητες και να εξηγήσετε τον τρόπο με τον οποίο τα χειρίσατε όλα αυτά.

Το multitasking είναι απαραίτητο όταν το γραφείο είναι απασχολημένο. Όποτε δεν είναι αγενής, προσπαθώ να εκτελέσω μερικές εργασίες ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, μπορώ εύκολα να απαντήσω σε μια τηλεφωνική κλήση ενώ υπογράφω για ένα πακέτο από το άτομο παράδοσης. Όταν δεν είναι δυνατός ο πολλαπλασιασμός, έβαλα την προσοχή μου στους πελάτες και στους πελάτες ως προτεραιότητα νούμερο ένα. Εάν είναι απαραίτητο, θα ρωτήσω αν μπορούν να μου δώσουν ένα λεπτό για να κάνουν πρώτα μια άλλη εργασία - και αν τα πράγματα είναι πραγματικά απασχολημένα, προσπαθώ να καλέσω έναν συνεργάτη μου να μου παράσχει κάλυψη.

9. Πόσο ισχυρές είναι οι ικανότητές σας στον υπολογιστή;

Τι θέλουν να ξέρουν: Ο ερευνητής θέλει να επιβεβαιώσετε ποιες δεξιότητες πληροφορικής έχετε, αν το επίπεδο δεξιοτήτων σας είναι συμβατό με τις προσδοκίες της εταιρείας και ποια προγράμματα είστε πιο άνετα χρησιμοποιώντας. Εάν είναι δυνατόν, είναι καλή ιδέα να διερευνηθούν τα προγράμματα που χρησιμοποιεί η εταιρεία πριν από τη συνέντευξη.

Έχω πολύ ισχυρές δεξιότητες πληροφορικής. Εκτός από την εξοικείωση με το Microsoft Office, χρησιμοποίησα επίσης και ενημερώσεις στην ιστοσελίδα της εταιρείας στον τελευταίο μου ρόλο, γι 'αυτό και είμαι άνετος χρησιμοποιώντας το WordPress. Όταν αρχίζω να χρησιμοποιώ ένα νέο πρόγραμμα ή μια εφαρμογή, συνήθως βρίσκω ότι οι περισσότερες από τις ερωτήσεις μου μπορούν να απαντηθούν με μια αναζήτηση στο διαδίκτυο, αν και εκτιμώ να πάρω ένα σεμινάριο από έναν συνάδελφο επίσης.

10. Πείτε μου για την εμπειρία εξυπηρέτησης πελατών σας.

Τι θέλουν να ξέρουν: Ο συνεντευξιαζόμενος θέλει μια επισκόπηση της εμπειρίας εξυπηρέτησης πελατών - πόσες φορές, συγκεκριμένα παραδείγματα και ποιες δεξιότητες είστε άνετοι χρησιμοποιώντας για την επίλυση προβλημάτων.

Έχω εργαστεί στην εξυπηρέτηση πελατών από τότε που ήμουν έφηβος. Η πρώτη δουλειά μου δούλευε σε ένα βιβλιοπωλείο, όπου βοήθησα τους πελάτες να βρουν βιβλία και μερικές φορές κάλυπταν το ταμείο. Κατά τη διάρκεια του κολλεγίου, είχα επίσης μια μερική απασχόληση στο λιανικό εμπόριο, αυτή τη φορά, πουλώντας ρούχα. Στη συνέχεια, φυσικά, ως ρεσεψιονίστ στην ABC Company, ασχολήθηκα επίσης με τους πελάτες, αν και σε αυτό το ρόλο, δεν πραγματοποιούσα απευθείας πωλήσεις. Αισθάνομαι πραγματικά άνετη αλληλεπίδραση με τους πελάτες και την επίλυση των προβλημάτων τους, ανεξάρτητα από το αν βρίσκουν το βιβλίο που ψάχνουν ή αλλάζουν το χρόνο συνάντησής τους με ένα εκτελεστικό.

Συμβουλές για την απάντηση στις ερωτήσεις υποδοχής

Οι καλύτεροι ρεσεψιονίστ είναι λεπτομερείς, οργανωμένοι και άριστοι επικοινωνιακοί. Ως εκ τούτου, οι υποψήφιοι πρέπει να εμφανιστούν έτοιμοι να απαντήσουν σε ερωτήσεις ανοιχτής συνομιλίας, οι οποίες θα αξιολογήσουν την εμπειρία, την εξοικείωση με τα εργαλεία, τις διαδικασίες και τα προσόντα του εργασιακού χώρου, συμπεριλαμβανομένης της συνεργασίας με την εξυπηρέτηση πελατών, του multitasking και της δυνατότητας γρήγορης κλήσης κρίσης.

Σε αυτή την περίπτωση, οι ερευνητές δεν αναζητούν απαραιτήτως απαντήσεις ναι ή όχι. Αντ 'αυτού, περιμένουν τους υποψηφίους να απαντήσουν με συγκεκριμένα παραδείγματα που περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο χειρίζονται τις καταστάσεις εργασίας στο παρελθόν και να ζητούν προσεκτικά ερευνημένες ερωτήσεις σχετικά με τις προτεραιότητες, τις προσδοκίες, τους στόχους και τις προκλήσεις της εταιρείας.

Λόγω των συνεχώς αυξανόμενων τεχνολογικών εξελίξεων στο χώρο εργασίας, οι ρεσεψιονίστ πρέπει επίσης να διαθέτουν ισχυρές τεχνικές δεξιότητες. Θα πρέπει να έχετε εμπειρία χρησιμοποιώντας τηλεφωνικά συστήματα και μηχανές γραφείου, όπως εκτυπωτές, φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, σαρωτές και συσκευές φαξ (ναι, ακόμα), εκτός από εφαρμογές ηλεκτρονικών υπολογιστών όπως το MS Office και λογισμικό ειδικά για τη βιομηχανία.

7 ερωτήσεις για να ρωτήσετε τον συντάκτη

Οι ερωτηθέντες θα σας περιμένουν να κάνετε ερωτήσεις. Ακολουθεί μια λίστα ερωτήσεων που μπορείτε να ζητήσετε κατά τη διάρκεια ή στο τέλος της συνέντευξης σας:

1. Μπορείτε να μου πείτε περισσότερα για τις καθημερινές ευθύνες για αυτή τη δουλειά;
2. Ποιες ιδιότητες αναζητάτε σε ένα άτομο που θέλετε να μισθώσετε για την εταιρεία;
3. Ποιες είναι οι προσδοκίες σας για αυτή τη δουλειά και πώς μετράτε την επιτυχία;
4. Γιατί άφησε το τελευταίο άτομο που κατείχε αυτή την εργασία;
5. Σε ποιον αναφέρεται αυτή η αναφορά θέσης;
6. Ποιες είναι οι ευκαιρίες για επαγγελματική εξέλιξη στην εταιρεία;
7. Προσφέρει η εταιρεία ευκαιρίες κατάρτισης για τους εργαζομένους;

Πώς να κάνετε την καλύτερη εντύπωση

Μια θέση ρεσεψιονίστ μπορεί να θεωρηθεί ως entry-level, αλλά μπορεί επίσης να είναι το πρώτο βήμα προς την εταιρική σκάλα. Ένας μελλοντικός εργοδότης θα στραφεί σε ένα αυτοπεποίθηση, αυτοπεποίθηση. Συχνά θα είστε το πρώτο πρόσωπο που θα συναντήσουν οι πελάτες ή οι ασθενείς τους όταν θα περπατήσουν στο γραφείο για πρώτη φορά.

Βεβαιωθείτε ότι η πρώτη σας εντύπωση είναι η καλύτερη που μπορεί να είναι. Εδώ είναι πώς να προετοιμαστείτε για μια συνέντευξη. Μαζί με ένα περίεργο βιογραφικό, αφιερώστε το χρόνο για να ντύσετε το κομμάτι όταν συνέντευξη. Αν πάρετε τη δουλειά, θα είστε ο πρώτος άνθρωπος και είναι σημαντικό να δείξετε στον εργοδότη την επαγγελματική εικόνα σας.

Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι να φορέσετε στη συνέντευξή σας, δείτε αυτές τις συμβουλές για το πώς να φορέσετε μια συνέντευξη. Αν και το βιογραφικό σας και η επαγγελματική σας στολή είναι σε σημείο και είστε έτοιμοι να απαντήσετε στις πιθανές ερωτήσεις, θα είστε επιτυχείς στην απόκτηση της θέσης για την οποία κάνετε συνέντευξη.