Δείγμα επιστολών που δέχονται την παραίτηση του υπαλλήλου

Από τη μίσθωση έως την πυροδότηση, υπάρχουν πολλές πτυχές στη διαχείριση των εργαζομένων. Κάποιος που συχνά παραβλέπεται έχει να αντιμετωπίσει έναν εργαζόμενο που εγκαταλείπει την εταιρεία. Οι εργαζόμενοι θα εγκαταλείψουν για διάφορους λόγους: να επιστρέψουν στο σχολείο, να προχωρήσουν σε διαφορετικές ευκαιρίες απασχόλησης, να ταξιδέψουν, να δημιουργήσουν οικογένεια, λόγω ζητημάτων υγείας ή για έναν άλλο λόγο.

Η ύπαρξη μιας καθιερωμένης πολιτικής για την επικοινωνία με υπαλλήλους που εγκαταλείπουν την εταιρεία θα σας βοηθήσει να χειριστείτε την αναχώρηση ενός εργαζομένου με θετικό και σεβασμό.

Πολιτικές παραίτησης

Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας σας, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε ένα σύστημα ή μια διαδικασία για το χειρισμό των επιστολών παραίτησης. Η κατοχύρωση μιας πολιτικής για παραίτηση θα φανεί επαγγελματική και θα βάλει τόσο εσείς όσο και τον εργαζόμενο σας άνετα.

Για πολλές εταιρείες, η δημιουργία γενικών ενημερωτικών φυλλαδίων ή πακέτων πληροφοριών για τους υπαλλήλους είναι ένας εύκολος τρόπος για να εξηγήσετε τα βήματα της μετάβασης.

Όταν ένας υπάλληλος παραιτηθεί επισήμως, θα σας κοιτάξει για να συζητήσετε τα επόμενα βήματα που απαιτούνται για να γίνει η μετάβαση ομαλή. Είναι δική σας ευθύνη να προσφέρετε υπηρεσίες επαγγελματικού διαχωρισμού και να εξηγήσετε στον υπάλληλο τις απαιτήσεις όπως η ειδοποίηση, η τελική κατανομή των αποδοχών, το καθεστώς των παροχών σε εργαζόμενους κατά τη λήξη και να καθορίσει την τελευταία ημερομηνία απασχόλησής του.

Συμβουλές για τη σύνταξη επιστολής αποδοχής παραίτησης

Ένα από τα πρώτα βήματα σε μια καλή πολιτική παραίτησης είναι να αναγνωρίσετε ότι αποδέχεστε το αίτημα ενός υπαλλήλου να παραιτηθεί.

Συνήθως, ο υπάλληλος θα σας στείλει μια επίσημη επιστολή παραίτησης. Στη συνέχεια, θα πρέπει να απαντήσετε με επίσημη επιστολή που θα δεχθεί την παραίτηση.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής, επίσημης επιστολής αποδοχής της παραίτησης ενός υπαλλήλου:

• Χρησιμοποιήστε τη μορφή επιχειρησιακής επιστολής.Επειδή πρόκειται για μια επαγγελματική επιστολή, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη μορφή επιστολής επιχείρησης για την επιστολή σας. Στην επάνω αριστερή γωνία της επιστολής, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, την ημερομηνία και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπαλλήλου. Συμπληρώστε την επιστολή με τη χειρόγραφη υπογραφή σας και πληκτρολογήστε το όνομά σας παρακάτω.
• Αποδεχτείτε την παραίτηση.Η επιστολή σας θα πρέπει να ενημερώνει τον υπάλληλο ότι έχετε λάβει και αποδεχθείτε την επιστολή παραίτησής του και θα πρέπει να αναφέρει σαφώς την επίσημη τελευταία ημέρα εργασίας του με την εταιρεία.

• Εκφράστε την κατανόηση.Η απάντησή σας πρέπει να υποδηλώνει ότι λυπάστε για να χάσετε τον υπάλληλο, αλλά σέβεστε, καταλάβετε και εκτιμήστε τη σκληρή απόφαση που έπρεπε να κάνει. Μπορείτε επίσης να προσφέρετε κάποια βοήθεια στον υπάλληλο. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσφέρετε μια επιστολή αναφοράς γι 'αυτόν ή αυτήν. Ωστόσο, αυτή η προσφορά είναι προαιρετική.
• Διατηρήστε μια εγγραφή.Στείλτε μια επιστολή στον υπάλληλο, και κρατήστε επίσης ένα για το αρχείο του υπαλλήλου. Μπορείτε να κρατήσετε την επιστολή σας μόνοι σας, ή να την στείλετε στο γραφείο ανθρωπίνων πόρων σας εάν έχετε ένα. Θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε μια σαφή καταγραφή του πότε ο εργαζόμενος έφυγε από την εταιρεία.

Παραδείγματα επιστολών που δέχονται παραίτηση

Τα παρακάτω είναι δύο παραδείγματα επιστολών από έναν διαχειριστή που αποδέχεται την παραίτηση ενός υπαλλήλου. Χρησιμοποιήστε αυτά τα παραδείγματα για να βοηθήσετε να γράψετε τη δική σας επιστολή.

Δακτυλογραφήσει αποδοχής διαχειριστή Δείγμα # 1 (Έκδοση κειμένου)

Το όνομα σου

Τίτλος

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Ημερομηνία

όνομα υπαλλήλου

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ Όνομα, Η παραίτησή σας από τη θέση σας έγινε δεκτή, με ισχύ από τις 15 Μαΐου 20XX όπως ζητήθηκε.

Δεν έχω καμία αμφιβολία ότι θα συνεχίσετε να εκτελείτε τα συνηθισμένα υψηλά πρότυπα κατά τη διάρκεια του υπολειπόμενου χρόνου σας με την εταιρεία.

Έχει χαρά να συνεργαστώ μαζί σας και σας εύχομαι το καλύτερο μέλλον. Αν μπορώ να δώσω μια αναφορά, μην διστάσετε να ρωτήσετε.

Με εκτιμιση, Χειρόγραφη υπογραφή (επιστολόχαρτο)

Υπογεγραμμένη υπογραφή

Δακτυλογραφήσει αποδοχής διαχειριστή Δείγμα # 2 (έκδοση κειμένου)

Το όνομα σου

Τίτλος

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Ημερομηνία

όνομα υπαλλήλου

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ Miles, Με μεγάλη λύπη ανακοινώνω επισήμως την παραλαβή της ειδοποίησης παραίτησής σας στις 10 Ιουνίου. Η παραίτησή σας έχει εγκριθεί και, όπως ζητήθηκε, η τελευταία ημέρα εργασίας σας εδώ στο JQB και Sons θα είναι η 30η Ιουνίου.

Έχει χαρά να συνεργαστώ μαζί σας και, εξ ονόματος της ομάδας, θα ήθελα να σας ευχηθώ πολύ καλά σε όλες τις μελλοντικές σας προσπάθειες. Περιλαμβάνεται με την παρούσα επιστολή ένα πακέτο πληροφοριών με λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία παραίτησης.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε επιπλέον ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με το γραφείο. Σας ευχαριστούμε και πάλι για τη θετική στάση και τη σκληρή δουλειά σας όλα αυτά τα χρόνια.

Τα καλύτερα, Χειρόγραφη υπογραφή (επιστολόχαρτο)

Υπογεγραμμένη υπογραφή