Πώς να κάνετε μια συνήθη βαρετή συνάντηση εργασίας πιο συναρπαστική

Οι συναντήσεις αποτελούν αναπόφευκτο μέρος μιας επιχείρησης. Μοιράζεστε πληροφορίες, προβληματίζετε ιδέες, δημιουργείτε λύσεις και δημιουργείτε διαδικασίες και συστήματα. Το πρόβλημα είναι ότι πολλές από αυτές τις συναντήσεις είναι οδυνηρά βαρετές, πράγμα που σημαίνει ότι οι άνθρωποι που παρευρίσκονται έχουν το μυαλό τους συντονισμένοι.

Εάν οι άνθρωποι δεν δίνουν προσοχή και επικεντρώνονται, η συνάντηση είναι απλώς μια σπατάλη του χρόνου όλων. Πώς μπορείτε να κάνετε συναρπαστικές συναντήσεις πιο συναρπαστικές ώστε να πετύχουν κάτι; Εδώ είναι 5 πρακτικές συμβουλές:

Απαγόρευση SmartPhones

Ναι, αυτό είναι σαν να λέτε στους ανθρώπους να ρίξουν τα παιδιά τους στο λουλούδι των λύκων πριν έρθουν στη συνάντηση. Οι άνθρωποι θα επιμείνουν ότι πρέπει να έχουν τα τηλέφωνά τους - τελικά, θα μπορούσε να συμβεί έκτακτη ανάγκη. Ναί. Ο κόσμος θα μπορούσε να τερματίσει κατά τη διάρκεια της τριμηνιαίας συνάντησης προγραμματισμού, αλλά είναι απίθανο.

Το πρόβλημα με τη σημερινή τεχνολογία είναι ότι σας επιτρέπει να εστιάσετε σε αυτό που δεν βρίσκεται μπροστά σας - στη συνάντηση. Το αστείο είναι, αν οι άνθρωποι ήταν πρόσωπο με πρόσωπο με τους ανθρώπους που έστελναν μηνύματα κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας, θα έστελναν μήνυμα σε κάποιον άλλο. Τα τηλέφωνα παραμένουν στα γραφεία.

Χωρίς το τηλέφωνο, συμβαίνουν δύο πράγματα κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας. Είστε αναγκασμένοι να παραμείνετε στο παρόν και ο χρόνος διακοπής της ζωής σας δαπανάται επικοινωνώντας με τους άλλους συμμετέχοντες. Γιατί είναι αυτό σημαντικό; Επειδή οι συναντήσεις σας θα είναι πιο ενδιαφέρουσες όταν γνωρίζετε τους συναδέλφους σας.

Πώς τους γνωρίζετε; Μιλώντας μαζί τους. Τι κάνετε όταν έχετε το τηλέφωνό σας; Δεν μιλάς με τους νέους ανθρώπους.

Προετοιμασία, Προετοιμασία, Προετοιμασία

Μια συνάντηση όπου ο επικεφαλής ή ο συντονιστής έρχεται αργά δεν έχει μια ατζέντα, και φτερά, είναι βαρετό και κουραστικό. Μια καλά προετοιμασμένη συνάντηση μπορεί να είναι συναρπαστική και συναρπαστική. Όταν ο ηγέτης έχει σχέδιο και σκοπό, η σύσκεψη θα είναι πιο ενδιαφέρουσα. Όταν δεν υπάρχει κατεύθυνση ή στόχος, η σύσκεψη δεν θα είναι ενδιαφέρουσα.

Το άλλο μέρος της προετοιμασίας είναι η βελτίωση των δεξιοτήτων σας. Έχετε πάει σε συναντήσεις που ήταν παραγωγικές και διαδραστικές και σας έκαναν να νιώσετε σαν να μπορούσατε να προχωρήσετε και να πετύχετε σπουδαία πράγματα. ¶Και, έχετε παρακολουθήσει συναντήσεις όπου είστε σίγουροι ότι εάν κοιμηθήκατε, κανείς δεν θα σας χάσει και δεν θα χάσετε τίποτα σημαντικό. Η διαφορά είναι το άτομο που τρέχει τη συνάντηση.

Εάν οι συναντήσεις σας είναι βαρετές, ρίξτε μια ματιά στον καθρέφτη. Βρείτε έναν τρόπο βελτίωσης. Μπορείτε να πάρετε μια επίσημη τάξη (το τμήμα HR σας μπορεί να σας βοηθήσει με προτάσεις), μπορείτε να ζητήσετε ανατροφοδότηση και καθοδήγηση από κάποιον συνεργάτη του οποίου οι δεξιότητες συναντήσεως που θαυμάζετε ή μπορείτε να παρακολουθήσετε μια ηλεκτρονική τάξη. Πολλή βοήθεια είναι διαθέσιμη για εσάς και πολλά από αυτά είναι δωρεάν για τη λήψη όταν θέλετε να κάνετε τις συνηθισμένες σας βαρετές συναντήσεις πιο συναρπαστικές.

Ο καθένας συμμετέχει

Γιατί πρέπει να συμμετάσχουν όλοι; Λοιπόν, επειδή εάν η συμμετοχή δεν είναι απαραίτητη, μπορείτε να χειριστείτε αυτό το θέμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σοβαρά. Υπάρχουν πολύ λίγες φορές όταν πρέπει να φέρετε μια ομάδα για να μεταφέρετε πληροφορίες.

Ναι, υπάρχουν μερικά πράγματα όπως μαζικές απολύσεις ή μια ολοκληρωμένη αναδιάρθρωση των επιχειρήσεων που θα ξεπεράσει καλύτερα αν έχετε έναν διευθυντή να μιλά σε ολόκληρη την ομάδα, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις οι συναντήσεις θα πρέπει πάντα να είναι διαδραστικές.

Πόσο διαδραστικό; Αυτό εξαρτάται από το σκοπό της συνάντησης. Αν πρόκειται για μια συνάντηση προβληματισμού, όλοι πρέπει να μιλήσουν. Εάν κάποιος δεν μιλάει, καλέστε το άτομο αυτό. Οι εσωστρεφείς μπορεί να μην σας αρέσουν αυτό το είδος συνάντησης - και δεν πρέπει να κάνετε συναντήσεις υψηλή πίεση για εσωστρεφές, τοποθετώντας τους επί τόπου.

Αλλά η κουλτούρα της συνάντησής σας πρέπει να εξασφαλίσει ότι όλοι συμμετέχουν σε αυτές τις συνεδρίες προβληματισμού και θα πρέπει να γνωρίζουν ότι η συμμετοχή τους απαιτείται εκ των προτέρων.

Εάν πρόκειται για συνάντηση προγραμματισμού ή συνάντηση για τον καθορισμό στόχων ή ακόμη και για μια τριμηνιαία συνεδρίαση, θα πρέπει να υπάρχει χρόνος για εισδοχή, είτε να κάνετε ερωτήσεις είτε να κάνετε σχόλια. Η ατμόσφαιρα πρέπει να ενθαρρύνει τη συμμετοχή, αλλά με λίγα όρια (βλ. Παρακάτω).

Μην αφήνετε κανένα πρόσωπο να κυριαρχεί

Αν είστε ηγέτης της συνάντησης, είναι φυσικό να μιλάτε περισσότερο. Μετά από εσάς, όμως, δεν θέλετε να κυριαρχήσει κάποιος άλλος άνθρωπος στη συζήτηση. Αυτό μπορεί να κάνει μια συνάντηση κουραστική. Θυμηθείτε να ανακατευθύνετε τα σχόλια και να καλέσετε τους ανθρώπους που γνωρίζετε ότι είναι ειδικοί στην περιοχή για να διαχέουν ένα ψυχαναγκαστικό ομιλητή.

Για παράδειγμα, όταν η Jane έκανε το τέταρτο σχόλιό της και αρχίσει να πηγαίνει για ένα πέμπτο, κόψτε την όσο το δυνατόν καλύτερα λέγοντας: "Ευχαριστώ, Jane, γνωρίζουμε τη θέση σας. Θα ήθελα να ακούσω τι έχει να πει ο Karen. Και ο Jim και ο Bob δεν είχαν ακόμα την ευκαιρία να μιλήσουν.

Κάποιες φορές, θα πρέπει να μιλήσετε με τους Janes του γραφείου σας πριν από μια συνάντηση για να τους υπενθυμίσετε ότι το σημείο να συνεργαστούν ως ομάδα είναι να μοιραστούν ιδέες με όλους και αν κυριαρχεί, η συνάντηση δεν θα είναι τόσο επιτυχημένη. Ή, αμέσως μετά τη συνάντηση λειτουργεί καλά, καθώς θα έχετε και νέα παραδείγματα εάν χρειαστεί.

Οι άνθρωποι που έχουν πάρει το χρόνο να παρακολουθήσουν μια συνάντηση που φέρνει τη γνώση και την εμπειρία τους αξίζουν την ευκαιρία να μιλήσουν και να μοιραστούν τις απόψεις τους. Ως ηγέτης, μπορείτε να μάθετε να ελέγχετε τη συμπεριφορά που υπονομεύει τη συνάντηση.

Δημιουργία στοιχείων που μπορούν να ενεργοποιηθούν

Μια συνάντηση που τελειώνει χωρίς ενέργειες ήταν απλώς χάσιμο χρόνου. Είναι μια χωματερή πληροφόρησης, οπότε μια συνάντηση δεν ήταν ο καλύτερος τρόπος να προχωρήσουμε. Μια ενδιαφέρουσα και συναρπαστική συνάντηση τελειώνει με τα πράγματα που μπορούν και πρέπει να κάνουν οι άνθρωποι - είτε για να προωθήσουν τους μεμονωμένους στόχους τους είτε για τους στόχους της εταιρείας ή, ιδανικά, και για τους δύο. Αν οι άνθρωποι δεν περπατούν μακριά γνωρίζοντας ποια είναι τα επόμενα βήματα τους, τότε η συνάντηση απέτυχε.

Εκτός από την ύπαρξη ενεργών στοιχείων, πρέπει να υπάρξει παρακολούθηση. Μπορεί να λάβει χώρα σε μια δεύτερη συνάντηση ή ξεχωριστά, αλλά πρέπει να συμβεί. Οι άνθρωποι θα συντονιστούν αν γνωρίζουν ότι τα στοιχεία δράσης είναι όλα για επίδειξη.

Οι συναντήσεις δεν πρόκειται ποτέ να αντικαταστήσουν ταξίδια στην Disneyland για ενθουσιασμό, αλλά μπορείτε να τα κάνετε πιο συναρπαστικά και ενδιαφέροντα και παραγωγικά. Κάντε αυτές τις πέντε αλλαγές, και θα κάνετε τις συνηθισμένες σας βαρετές συναντήσεις πιο συναρπαστικές για τους ανθρώπους που παρευρίσκονται. Και, αυτό είναι καλό για την επιτυχία του οργανισμού σας.