Οι πρακτικές διαχείρισης συνόδων συμβάλλουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας

Μας ξοδεύουμε πολλές εργασιακές ζωές στις συναντήσεις. Σε πολλές περιπτώσεις, οι κακές πρακτικές διαχείρισης συνεδριάσεων οδηγούν στην μη παραγωγική χρήση του χρόνου των συμμετεχόντων. Σε ένα σχετικό άρθρο, προσφέρουμε καθοδήγηση σχετικά με τη μετατροπή πέντε σενάρια κοινών συνεδριάσεων σε παραγωγικά γεγονότα. Ακολουθούν πρόσθετες ιδέες για τη στήριξη της ενίσχυσης της χρησιμότητας, της παραγωγικότητας και των επιπτώσεων των συναντήσεων.

Κλειδί διαχείρισης συναντήσεων - Stand PAT

Ορισμένοι διευθυντές χρησιμοποιούν έναν P.A.T. προσέγγιση στις συνεδριάσεις, απαιτώντας ένα Πεπιτάσσει, ένα ΕΝΑgenda, και a Τimeframe. Η όπλιση των συμμετεχόντων με αυτά τα κρίσιμα σημεία του πλαισίου πριν από τη σύνοδο εξασφαλίζει ότι οι άνθρωποι εμφανίζονται έτοιμοι να συμμετάσχουν και υποστηρίζουν τη γενική πρόθεση της συνάντησης. Ένας καθαρός P.A.T. το περίγραμμα βοηθά στην εξασφάλιση μιας παραγωγικής συνεδρίας.

Θα πρέπει να είστε σε θέση να καθορίσετε το σκοπό της συνάντησης σε 1 ή 2 προτάσεις κατ 'ανώτατο όριο. "Αυτή η συνάντηση είναι να σχεδιάσετε τη νέα καμπάνια μάρκετινγκ" ή "αυτή η συνάντηση είναι να αναθεωρήσετε τη νέα πολιτική της ναυτιλίας για το χειρισμό επιστροφών". Ο σκοπός βοηθά να εξασφαλιστεί ότι όλοι γνωρίζουν γιατί είναι εκεί, τι πρέπει να γίνει και πώς να καθοδηγήσει την πρόοδο και να οδηγήσει σε ένα συμπέρασμα.

Ορίστε μια ατζέντα. Κατάλογος των στοιχείων που πρόκειται να αναθεωρήσετε / συζητήσετε / επιθεωρήσετε. Θέλουμε να ορίσουμε ένα χρονικό όριο σε κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης (βλ. Παρακάτω) και να προσδιορίσουμε το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη ρύθμιση της συζήτησης. Ορίστε ένα χρονικό πλαίσιο. τουλάχιστον να ορίσετε μια ώρα έναρξης και λήξης. Συνιστούμε επίσης να ορίσετε μια διάρκεια για κάθε στοιχείο της ατζέντας. Αυτά θα πρέπει να είναι συνολικά στο συνολικό χρονοδιάγραμμα των συνεδριάσεων.

Ξεκινήστε τις συναντήσεις σας στο χρόνο

Εάν εργάζεστε σε έναν από τους πολιτισμούς εκείνους στους οποίους οι άνθρωποι μπαίνουν σε συναντήσεις μέχρι πέντε ή δέκα λεπτά μετά την προγραμματισμένη ώρα έναρξης, είναι καιρός να ξεκινήσετε μια νέα τάση. Μία εταιρεία ενθαρρύνει τους διαχειριστές της να κλείσουν την πόρτα κατά την προγραμματισμένη ώρα έναρξης και όσοι είναι αργά δεν είναι ευπρόσδεκτοι να παρακολουθήσουν. Αν και αυτό μπορεί να είναι πιο δρακόντιο από ό, τι σας ενδιαφέρει να ενεργείτε, δεν θα πρέπει να έχετε καμιά αμφιβολία για να κλείσετε τη συνάντηση, να αναθεωρήσετε το σκοπό και να επιβεβαιώσετε τις προσδοκίες και το χρονοδιάγραμμα.

Μην περιμένετε να εμφανιστούν οι περιπλανώμενοι. Όταν κάποιος φτάσει αργά, μην επιστρέψετε και επανεξετάστε τι έχει ήδη καλυφθεί. Συνεχίστε με τα θέματα συναντήσεών σας. Αυτό θα είναι δύσκολο για τον περιπλανώμενο και θα βελτιώσει τις πιθανότητες να φτάσει εγκαίρως στην επόμενη συνάντηση.

Εάν ο διοργανωτής / χορηγός της συνάντησης δεν εμφανιστεί εγκαίρως, θεωρήστε τη συνεδρίαση ακυρωμένη και επιστρέψτε στη δουλειά. Μια περίοδος αναμονής πέντε έως επτά λεπτών είναι λογική. Οι πιθανότητες είναι ότι ο διοργανωτής της συνάντησης αντιμετώπισε μια απροσδόκητη δυσκολία και θα προτιμούσε να μην σπαταλάς τον χρόνο που τον περιμένεις.

Κρατήστε τη σύσκεψη για το θέμα

Μια καλή πρακτική είναι να αναθέσουμε σε κάποιον τον ρόλο να διατηρεί όλους σε καλό δρόμο κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Πολύ συχνά, οι συζητήσεις παρασύρονται και στη συνέχεια υποβαθμίζονται σε στροφές απόψεων, ιδεών, γεγονότων και συναισθημάτων. Αντ 'αυτού, αναθέστε το ρόλο και ενημερώστε όλους τους παρόντες ότι αυτό το άτομο θα παρεμβληθεί εάν και όταν η συζήτηση έρχεται εκτός ατζέντας και συγκεκριμένου θέματος συζήτησης. Σε ορισμένες επιχειρήσεις, ο ρόλος αυτός αναφέρεται ως "Traffic Cope", σε άλλους, "Topic Keeper". Ανεξάρτητα από την ετικέτα, ο ρόλος είναι εξαιρετικά χρήσιμος για την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας των συναντήσεων σας.

Εάν προκύψουν άλλα θέματα που βρίσκονται εκτός λειτουργίας, αλλά είναι σημαντικά για συζήτηση, αυτά θα πρέπει να καταγράφονται σαφώς και να τοποθετούνται στον «χώρο στάθμευσης» για μελλοντική εξέταση και συζήτηση ή για μια ξεχωριστή συνάντηση. Ο ιδιοκτήτης της συνάντησης διατηρεί το δικαίωμα να επιτρέψει μια μικρή διαφορετική συζήτηση εάν υποστηρίζει το γενικό σκοπό της συνεδρίασης.

Διατηρήστε και διανείμετε σημειώσεις / λεπτά συνάντησης

Κάποιος, εκτός από τον διοργανωτή της συνάντησης, θα πρέπει να τηρεί πρακτικά της συνάντησης. Μια καλή καταγραφή των πρακτικών θα περιλαμβάνει:

• Ώρα συνεδρίασης, ημερομηνία, τοποθεσία
• Περιγραφή του σκοπού
• Αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης
• Κατάλογος συμμετεχόντων και κατάλογος όσων δεν παρακολούθησαν
• Λεπτομερής περίληψη των συμπερασμάτων, των στοιχείων δράσης, των αρμοδιοτήτων και των ημερομηνιών ολοκλήρωσης. Πολλοί σημειωτές χρησιμοποιούν την ατζέντα ως οδηγό για την καταγραφή των συμπερασμάτων και των ενεργειών.
• Προγραμματισμένη συνάντηση παρακολούθησης εάν είναι πραγματικά αναγκαία.

Στην ιδανική περίπτωση, διανείμετε τις σημειώσεις της συνάντησης το συντομότερο δυνατόν μετά την ολοκλήρωση της συνάντησης και απολύτως εντός μιας εργάσιμης ημέρας. Τα πρακτικά και τα σημειώματα χρησιμεύουν ως σημαντική υπενθύμιση για τους συμμετέχοντες καθώς και ως πηγή πληροφοριών για άλλους ενδιαφερόμενους ή για όσους έχασαν τη συνάντηση. Τα πρακτικά είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να μιλήσουμε για να υπενθυμίσουμε στους ανθρώπους και τις ομάδες τις δεσμευμένες ενέργειες παρακολούθησης.

Η κατώτατη γραμμή

Είναι πιθανό μια συνάντηση να έχει θετικό αποτέλεσμα, βοηθώντας να προωθηθούν τα σχέδια και οι άνθρωποι προς τα εμπρός, απλά δεν το υπολογίζετε. Κάποια επιμέλεια και σκόπιμη ενίσχυση των τεχνικών διαχείρισης συνεδριάσεων θα βελτιώσουν τις πιθανότητές σας να οδηγήσετε ένα μεγάλο αποτέλεσμα.

Ενημερώθηκε από την Art Petty