Δεξιότητες Microsoft Office για Επαφές

Οι εργοδότες σε πολλές βιομηχανίες και τομείς αναμένουν ότι οι αιτούντες εργασία έχουν δεξιότητες του Microsoft Office και είναι πιθανώς το πιο παγκοσμίως χρησιμοποιούμενο λογισμικό σε επιχειρήσεις ανά τον κόσμο. Ίσως να μην χρειάζεται να είστε ειδικός στο MS Office για την επόμενη δουλειά σας, αλλά θα βελτιώσετε τις προοπτικές εργασίας σας και θα θεωρήσετε τους περισσότερους ρόλους αν είστε τουλάχιστον εξοικειωμένοι με τα βασικά.

Τύποι δεξιοτήτων του Microsoft Office

Εάν υποβάλετε αίτηση για μια διοικητική θέση, θα πρέπει να είστε πολύ εξοικειωμένοι με τη χρήση προγραμμάτων του Office για τις καθημερινές σας εργασίες. Πιθανότατα, ο υπεύθυνος πρόσληψης θα αναμένει υψηλό επίπεδο επάρκειας. Για άλλες θέσεις εργασίας, ακόμη και θέσεις υψηλού επιπέδου, ο εργοδότης σας αναμένει να έχετε τουλάχιστον μια βασική επάρκεια στο Microsoft Word και το MS Excel.

Το MS Office περιλαμβάνει δέκα διαφορετικές εφαρμογές γραφείου και οι πιο συνηθισμένες είναι το Excel για υπολογιστικά φύλλα, το Outlook για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το Powerpoint για οπτικές παρουσιάσεις και το Word για επιτραπέζιες εκδόσεις.

Παρόλο που η επόμενη εργασία σας μπορεί να χρησιμοποιήσει πολλές εφαρμογές του Microsoft Office, πολλές θέσεις απαιτούν καθημερινή χρήση ενός ή και των δύο MS Excel, MS Word και MS PowerPoint. Οι παρακάτω περιγραφές καλύπτουν τις δεξιότητες μέσα σε αυτά τα προγράμματα που μπορεί να απαιτήσει ένας εργοδότης, ώστε να μπορείτε να τις χρησιμοποιείτε ως απαραίτητες και να τις συμπεριλάβετε στο βιογραφικό σας σημείωμα.

Οι πιο σημαντικές δεξιότητες του MS Excel

Μπορεί να λάβετε πρόσθετη εκτίμηση από τους πιθανούς εργοδότες εάν τους ενημερώσετε για το επίπεδο δεξιοτήτων σας στο MS Excel περιλαμβάνει γνώσεις και εμπειρία στη χρήση των ακόλουθων λειτουργιών:

• Πίνακες περιστροφής: Μπορείτε να διαχειριστείτε, να ταξινομήσετε και να αναλύσετε δεδομένα με διάφορους τρόπους χρησιμοποιώντας το Excel, εάν είστε σε θέση να ελέγξετε την τέχνη του συγκεντρωτικού πίνακα. Τα συγκεντρωτικά πινάκια πραγματοποιούν αυτόματες ενέργειες, όπως τη διαλογή και τον υπολογισμό του μέσου όρου, για να σας βοηθήσουν να αναλύσετε γρήγορα τα δεδομένα, χρησιμοποιώντας τύπους, τύπους και άλλες λειτουργίες που διαφορετικά θα χρειαστούν ώρες, για να κάνετε μια γρήγορη ανάλυση.
• Λειτουργίες φόρμουλας: Η γνώση του τρόπου χρήσης των βασικών τύπων στο Excel μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα που προσφέρουν πραγματική αξία στον εργοδότη σας. Γνωρίστε τους τύπους υπολογισμών για απλούς μαθηματικούς υπολογιστές και, στη συνέχεια, μάθετε κοινά χρησιμοποιούμενες δεξιότητες, όπως πώς να συνδέσετε δεδομένα από ένα υπολογιστικό φύλλο σε άλλο, πώς μπορείτε να βρείτε πληροφορίες σε μεγάλα σύνολα δεδομένων χρησιμοποιώντας τύπους όπως VLookup και πώς να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες φίλτρου και υποσυνόλου να ταξινομήσετε και να παρουσιάσετε δεδομένα με χρήσιμους τρόπους.

• Μορφοποίηση: Δεν υπάρχει κανένας κανόνας που να λέει ότι τα υπολογιστικά φύλλα πρέπει να είναι άσχημα ή βαρετά. Τα υπολογιστικά φύλλα που έχουν μορφοποιηθεί με συνεπή μεγέθους γραμματοσειράς, χρώματα ειδικά για το εμπορικό σήμα και ομοιόμορφη απόσταση θα ληφθούν καλύτερα από τους συναδέλφους και τα αφεντικά. Πέρα από τα βασικά στοιχεία που τα καθιστούν ευχάριστα, το Excel παρέχει μια πληθώρα επιλογών μορφοποίησης που μπορείτε να εφαρμόσετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο για να το κάνετε πιο ευανάγνωστο και αισθητικά ευχάριστο. Μην υποτιμάτε τη δύναμη ενός καλά τοποθετημένου διαχωριστή γραμμής, ή με μελανόμορφη εφαρμογή χρωματικών σχημάτων.

Επιδεξιότητα MS Word

Για τις περισσότερες επικοινωνίες γραπτού τύπου στις επιχειρήσεις, το MS Word είναι το σύστημα επιλογής. Οι περισσότεροι εργοδότες θα αναζητήσουν υποψηφίους που μπορούν να εκτελέσουν τις ακόλουθες εργασίες στο MS Word.

• Διαμόρφωση και ρύθμιση σελίδας: Πολλοί άνθρωποι αισθάνονται ότι δεν είναι σε θέση να κατανοήσουν τα βασικά στοιχεία των φαινομενικά δύσκολων στη χρήση λειτουργιών μορφοποίησης και δημιουργίας σελίδων του MS Word. Θα σας ωφελήσει πολύ να μάθετε τα βασικά των λειτουργιών αυτών, επειδή είναι βασικά για τη χρήση του MS Office. Η μορφοποίηση μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως προσαρμοσμένες επικεφαλίδες, πολλαπλές στήλες, αρίθμηση σελίδων και επιλογές γραμματοσειρών και χρωμάτων.
• Αφού δημιουργήσετε κάτι που σας αρέσει, μπορείτε να αποθηκεύσετε το πρότυπο και να το επαναχρησιμοποιήσετε ξανά και ξανά.
• Χρήση του SmartArt & Textboxes: Κυρία Το Word είναι ιδανικό για περισσότερα από έγγραφα που βασίζονται σε κείμενο. Είναι επίσης χρήσιμο για πράγματα όπως φυλλάδια και πινακίδες. Το Word διευκολύνει τη στιγμή που ξέρετε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δυνατότητες. Τα σχήματα και τα πλαίσια κειμένου μπορεί μερικές φορές να είναι δύσκολες, επειδή είναι πιο δύσκολο να τα επικαλύψουν και μερικές φορές μπορεί να μεταβούν στη σελίδα, αλλά μόλις το κολλήσετε και καταλάβετε τις ιδιορρυθμίες, θα είστε πλοίαρχος.

Εάν προτιμάτε να μην χρησιμοποιήσετε το Photoshop ή δεν έχετε πρόσβαση σε αυτό, το MS Word αποτελεί μια εξαιρετική εναλλακτική λύση στα απλά έργα οπτικής σχεδίασης που χρησιμοποιούν εικόνες, σχήματα, χρώματα και άλλα στοιχεία σχεδιασμού.

Κορυφαίες ικανότητες MS PowerPoint

Το PowerPoint είναι λογισμικό παρουσίασης. Δίνει τη δυνατότητα στον σχεδιαστή να δημιουργήσει μια μεγάλη ποικιλία προσαρμοσμένων διαφανειών για προβολή σε μια οθόνη. Οι εργοδότες θα αναζητήσουν υποψηφίους οι οποίοι θα μπορούν να δημιουργήσουν μια παρουσίαση στο PowerPoint που θα περιλαμβάνει κείμενο, εικόνες, γραφικά και πίνακες υπολογιστικών φύλλων. Το PowerPoint έχει πολλά χαρακτηριστικά, όπως σκιές, ήχους και διαφορετικές μεταβάσεις διαφανειών, και κάποιος έμπειρος στο PowerPoint θα ξέρει πώς να χρησιμοποιήσει τα σωστά για έμφαση, χωρίς να επιβιβάζεται με υπερβολικά πολλά αποσπάσματα.

• Εργασία με προσαρμοσμένες διαφάνειες και πρότυπα: Οι εργοδότες θέλουν κάποιον που μπορεί να δημιουργήσει μια ελκυστική διαφάνεια από την αρχή, κατανοώντας τα βασικά στοιχεία σχεδιασμού της σύνθεσης, του χρώματος και της ισορροπίας. Ένας επιτυχημένος υποψήφιος θα είναι επίσης σε θέση να εισάγει νέα δεδομένα σε ένα υπάρχον πρότυπο.
• Κινουμένων σχεδίων: Η προσθήκη κινούμενων εικόνων σε κείμενο και εικόνες προσθέτει ένα στρώμα ενθουσιασμού σε κάθε διαφάνεια. Οι κινούμενες εικόνες επιτρέπουν στα στοιχεία στη σελίδα να μεγεθύνουν ή να ξεθωριάζουν μέσα και έξω. Οι εργοδότες προτιμούν τους υποψηφίους που μπορούν να χρησιμοποιήσουν με γούστο και σκεπτικώς αυτό το χαρακτηριστικό χωρίς να ξεπεράσουν την κορυφή.

Η συνεργασία με το MS Office μπορεί να είναι διασκεδαστική και ανταμείβοντας. Οι δεξιότητες του Microsoft Office προσφέρονται για κάθε ρόλο, αλλά κυρίως για ένα περιβάλλον εργασίας στο οποίο θα αποτιμώνται τα διοικητικά καθήκοντα.

Βουρτσίστε τις ικανότητές σας και προετοιμαστείτε να μιλήσετε για το τι μπορείτε να κάνετε με το MS Office στην επόμενη συνέντευξή σας.

Προγράμματα Microsoft Office

Για αναφορά, το MS Office περιλαμβάνει όλα τα παρακάτω προγράμματα:

• Πρόσβαση
• Προέχω
• Αποψη
• PowerPoint
• Εκδότης
• Λέξη
• Γραφείο για Android
• Γραφείο για το iPad
• Γραφείο για το iPhone
• OneDrive
• Μια σημείωση
• Γραφείο 365

Οι πιθανοί εργοδότες πιθανότατα δεν θα χρησιμοποιήσουν όλα αυτά. Αν έχετε εμπειρία χρησιμοποιώντας μερικά από τα παραπάνω προγράμματα, ίσως να είναι ευκολότερο να μάθετε περισσότερα από τα υπόλοιπα που απαιτεί ο εργοδότης σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες δεξιοτήτων

Χρησιμοποιήστε τις δεξιότητες βιογραφικού παρακάτω, καθώς δημιουργείτε το βιογραφικό σας σημείωμα ή τη συνοδευτική επιστολή σας ή αναζητάτε μια δουλειά. Κατά τη διάρκεια της συνέντευξής σας, να είστε έτοιμοι να συζητήσετε τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα που γνωρίζετε και τι μπορείτε να κάνετε. Κάθε εργασία θα απαιτήσει διαφορετικές δεξιότητες και εμπειρίες, οπότε φροντίστε να διαβάσετε προσεκτικά την περιγραφή της εργασίας και να εστιάσετε στις σχετικές δεξιότητες εργασίας που απαριθμεί ο εργοδότης.

Λίστα δεξιοτήτων του Microsoft Office

ΕΝΑ Δ

• Αναλύστε τους πίνακες
• Αυτόματη απάντηση
• Ημερολόγια
• Cc: και Bcc:
• Διαγράμματα
• Ρυθμίστε τις ρυθμίσεις email
• Δημιουργήστε μια ηλεκτρονική επαγγελματική κάρτα
• Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Δημιουργία και διαχείριση σχολίων
• Δημιουργία βάσεων δεδομένων
• Δημιουργία εγγράφων
• Δημιουργία εντύπων
• Δημιουργία ετικετών
• Δημιουργία παρουσιάσεων
• Δημιουργία ερωτημάτων
• Δημιουργία προβολών διαφανειών
• Δημιουργία υπολογιστικών φύλλων
• Δημιουργία πινάκων
• Δημιουργία προτύπων
• Ανάλυση δεδομένων
• Βάσεις δεδομένων

E - P

• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
• Φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Αποστολή εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Μορφοποίηση εγγράφων
• Διαμόρφωση των πινάκων
• ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι
• Λειτουργίες
• Ελεγχος γραμματικής
• Εισαγωγή υπερσυνδέσμων
• Συγχώνευση αλληλογραφίας
• Διαχείριση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας
• Διαχείριση φακέλων
• Εγκατάσταση σελίδας
• Προγραμματισμένες συναντήσεις
• Εκτύπωση

Q - Z

• Χρονοδρομολόγηση
• Αποστολή συνημμένων
• Ρύθμιση υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Κοινή χρήση εγγράφων
• Ορθογραφικός έλεγχος
• Μορφοποίηση κειμένου
• Παρακολούθηση αλλαγών
• Χρησιμοποιήστε πρότυπα

Αντισταθείτε στην ανάγκη να συμπεριλάβετε δεξιότητες στο βιογραφικό σας που δεν έχετε στην πραγματικότητα. Για κάθε δεξιότητα που συμπεριλαμβάνετε, φανταστείτε ότι είστε ερωτημένοι και πρέπει να δώσετε ένα παράδειγμα χρόνου που χρησιμοποιήσατε την ικανότητα. Αυτή η άσκηση θα σας βοηθήσει να είστε καλά προετοιμασμένοι για τις επερχόμενες συνεντεύξεις εργασίας σας.