Πώς να κάνετε τις συναντήσεις σας για τη διοργάνωση παραγωγικών εκδηλώσεων

Δεν χρειάζεται να ψάχνετε πολύ μακριά για να βρείτε άρθρα από εμπειρογνώμονες σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου, τα καταξιωμένα στελέχη και άλλους γκουρού και ειδήμονες που αποκρύπτουν συναντήσεις και σας προτείνουν να αποφύγετε, να συρρικνώνετε ή με άλλο τρόπο να απαλλαγείτε από αυτούς τους συχνά κουρασμένους εταιρικούς σπατάλες χρόνου.

Παρ 'όλα αυτά, μερικές φορές πρέπει απλώς να συναντηθούμε. Και ναι, υπάρχουν ορισμένες μεγάλες συμβουλές από εμπειρογνώμονες σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου, τον έλεγχο της ημερήσιας διάταξης και τους κανόνες της τάξης. Η εστίαση εδώ είναι λίγο διαφορετική, προσφέροντας κάποια δοκιμασμένη και αληθινή καθοδήγηση που θα βοηθήσει τους διαχειριστές να μετατρέψουν πέντε τύπους κοινών συνεδριάσεων σε ανώδυνα και παραγωγικά γεγονότα.

Πέντε λύσεις κοινής συνάντησης

1. Εξαλείψτε το θάνατο με ενημερώσεις "γύρω από το τραπέζι". Ξέρεις αυτή τη συνάντηση. Cram δεκαοκτώ άτομα σε ένα δωμάτιο και στη συνέχεια απαιτούν από κάθε άτομο να μοιραστεί μια ενημέρωση που συνήθως ακούγεται σαν μια προσπάθεια να δικαιολογήσουν την ύπαρξή τους και να κάνουν μια υπόθεση για την κατοχύρωσή τους στη μεγάλη αίθουσα εργαζομένων της φήμης. Οι διευθύνοντες σύμβουλοι και οι ανώτεροι ηγέτες είναι διαβόητοι για τη διεξαγωγή αυτών των συναντήσεων, πιστεύοντας αφελώς ότι αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ακούσουν όλοι όσα συμβαίνουν σε όλη την επιχείρηση. Στην πραγματικότητα, οι άνθρωποι συνήθως συντονίζονται και εστιάζουν στον προγραμματισμό της δικής τους ενημέρωσης που κανείς δεν θα ακούσει.

Αντι αυτου: Με όλα τα μέσα, να συναντηθείτε με τους συνομηλίκους, τα μέλη της ομάδας ή τους βασικούς συναδέλφους σας, αλλά μην υποκύψετε στην προσέγγιση "γύρω από το τραπέζι". Προσφέρετε πληροφορίες σε εξαίρεση. Μοιραστείτε τα σχετικά νέα, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών αποτελεσμάτων, των μεγάλων κερδών πελατών ή των ενημερώσεων σχετικά με πρωτοβουλίες που αφορούν ολόκληρη την οργάνωση. Επίσης, επεκτείνετε την προσφορά για τα άτομα να θέσουν σημαντικά ζητήματα. Εάν έχει συμβεί κάτι αξιοσημείωτο και δεν είναι ευρέως γνωστό, κάποιος πρέπει να το μοιραστεί. Εάν μια ομάδα χρειάζεται βοήθεια από άλλη ομάδα, θέστε το αίτημα.

Διαφορετικά, μην αναγκάσετε όλους τους συμμετέχοντες να μοιραστούν.

2. Συνεδριάσεις κατάστασης εν γένει. Αυτά μπορεί να είναι βίαια χρονομετρητές, ιδιαίτερα όταν κλειδώνονται ως επαναλαμβανόμενα γεγονότα και δεν έχουν κακή διαχείριση.

αντι αυτου : Ποτέ μην καλέσετε μια συνάντηση για κάτι που μπορείτε να αναζητήσετε. Χρησιμοποιήστε τα τεχνολογικά εργαλεία της ημέρας για να διασφαλίσετε ότι οι ομάδες εργασίας σας διατηρούν μια τρέχουσα και ορατή ενημέρωση κατάστασης, όπου όλοι μπορούν να την δουν με το πάτημα ενός ποντικιού. Εάν πρέπει να συναντήσετε την προγραμματισμένη ώρα συσκέψεων στο μισό ή να χρησιμοποιήσετε προσεγγίσεις ευκινησίας και να εκτελέσετε σύντομες συνεδρίες stand-up. Να είστε δρακόντεροι για τις αποκλίσεις και τις περισπασμούς που επιμηκύνουν αυτές τις συνεδρίες. Επικεντρωθείτε στην κατανομή της κατάστασης και ζητήστε από τους ανθρώπους να αντιμετωπίσουν ζητήματα έξω από αυτό το φόρουμ.

3. Αδόμητες συναντήσεις ανταλλαγής ιδεών. Οι περισσότερες συναντήσεις ανταλλαγής ιδεών είναι τόσο άσχημα διευκολυνόμενες ώστε καταλήγουμε να καταπνίγουμε τις ιδέες, υποστηρίζοντας την ιδέα του αφεντικού ή δημιουργώντας μεγάλους καταλόγους δροσερότερων πραγμάτων στο post-its που δεν ακούγονται ούτε φαίνονται ξανά.

Αντι αυτου: Εργαστείτε για να ορίσετε το θέμα brainstorming και να το μοιραστείτε με προσκεκλημένους πριν από τη σύνοδο. Συλλέξτε τις εισροές τους και παγώστε τους και δημοσιεύστε τους ή μοιραστείτε τους χωρίς να τους δώσετε τις ιδέες. Χρησιμοποιήστε τη ζωντανή συνεδρία για να μεταβείτε και να βασιστείτε στις υποβαλλόμενες ιδέες, προσθέτοντας στη λίστα. Αντιδράστε με την επιθυμία να αξιολογήσετε τις ιδέες σε αυτή τη σύνοδο. Ενσωματώστε άλλες τεχνικές που ελαχιστοποιούν τις πιέσεις κοινωνικοποίησης, όπως η γραφή του εγκεφάλου. Και πάνω απ 'όλα, εδραιώστε τις ιδέες και δημιουργήστε μια διαδικασία για να τις αξιολογήσετε καθώς και για να τις αρχειοθετήσετε για εύκολη αναφορά ομάδας σε μελλοντικές συνεδρίες και καταστάσεις.

4. Οι ανασκοπήσεις λειτουργιών που κάνουν την εκτίμηση Inquisition ωραία. Εάν έχετε υποφέρει ποτέ από μια σύνοδο όπου ο ηγέτης της συνάντησης, συνήθως εκτελεστικό μέλος, εστιάζει είτε σε μια αγωνιώδη λειτουργία είτε αναζητά το αδύναμο σημείο στην παρουσίαση του καθενός και έπειτα ψιθυρίζει τους αγγελιοφόρους ανελέητα, ξέρετε πόσο καταστροφική είναι αυτή η μορφή. Μην διαιωνίζετε αυτή τη διαδικασία.

Αντι αυτου: να διατηρήσετε ιδιωτικές τις βαθιές λειτουργικές καταδύσεις και τις εξετάσεις εταιρικής προβολής και να εστιάσετε στην ανταλλαγή βασικών λειτουργικών δεικτών, προβλημάτων και ευκαιριών. Η συνάντηση της ομάδας δεν είναι ο χρόνος ή ο χώρος για να διαχωρίσετε μια περιοχή ή ένα άτομο με χαμηλή απόδοση. Δημιουργήστε επί τόπου συνάντηση παρακολούθησης, αλλά μην υποβάλετε όλους τους άλλους στην ορατή διασταυρούμενη εξέταση σας σχετικά με αυτό το ζήτημα. Μην αποθαρρύνετε την υπευθυνότητα για βελτίωση, αλλά εξαλείψτε τη σκληρότητα και το τι είναι δημόσιο απογοητευτικό από το ρεπερτόριό σας διαχείρισης συνάντησης.

5. Συναντήσεις που εγείρουν ζητήματα που απαιτούν αυθόρμητες αποφάσεις. Παραδόξως ή ειρωνικά, η αίθουσα συνεδριάσεων είναι ένα από τα χειρότερα σημεία για γρήγορες αποφάσεις. Η εκδήλωση ενός προβλήματος για πρώτη φορά και η έκκληση για μια απόφαση θέτει τους ανθρώπους επί τόπου και θα σας παρανοηθούν για τη χρήση αυτής της προσέγγισης.

Αντι αυτου: Εργαστείτε αδιάλειπτα μπροστά από τις συναντήσεις ομάδων για να εμπλέξετε τους βασικούς ενδιαφερόμενους σε θέματα και επιλογές. Ζητήστε την εισήγησή σας, προσφέρετε τις προοπτικές σας και εργάζονται για να μοιραστείτε κοινά ενδιαφέροντα. Χρησιμοποιήστε το φόρουμ της σύσκεψης για να επικυρώσετε τα συμφέροντα των ενδιαφερομένων και προσδιορίστε τις συστάσεις τους. Παρόλο που ίσως δεν μπορείτε να πάρετε την άμεση απόφαση χωρίς άλλο ένα ή δύο βήματα, θα έχετε ενισχύσει τις σχέσεις εργασίας σας με την εργασία σας πριν από τη σύνοδο.

Η κατώτατη γραμμή για τώρα

Είμαστε κοινά πλάσματα από τη φύση και μάλιστα με μια ποικιλία τεχνολογικών εργαλείων που μας επιτρέπουν να συνδεθούμε χωρίς να βρισκόμαστε στον ίδιο χώρο, μερικές φορές βοηθάει να είμαστε πρόσωπο με πρόσωπο. Επωφεληθείτε αυτή τη φορά με σύνεση και δείξτε το σεβασμό σας προς τους συμμετέχοντες, δημιουργώντας συναντήσεις που ελαχιστοποιούν τις επενδύσεις χρόνου και μεγιστοποιούν την ανταλλαγή πληροφοριών υψηλής ποιότητας σε ένα μη απειλητικό περιβάλλον.