Πώς να γράψετε μια αναφορά επιχειρησιακής προόδου

Μια αναφορά προόδου αποτελείται από μια κεφαλίδα, μια συνοπτική παρουσίαση, μια περιγραφή των μικρότερων στοιχείων, μια ένδειξη για το πότε θα χρειαστεί η επόμενη αναφορά. Θα γράψετε την αναφορά ακολουθώντας αυτό το πρότυπο και, στη συνέχεια, θα την στείλετε στον προϊστάμενό σας ή σε άλλο ανακριτικό ανώτερο όπως ορίστηκε.

Επί κεφαλής

Η κεφαλίδα περιέχει πληροφορίες ταυτοποίησης για την αναφορά. Θα εισαγάγετε τον τίτλο, την ημερομηνία στην οποία εκδίδεται η έκθεση, την κατάσταση φώτων (stoplight) για οτιδήποτε αναφέρετε (κόκκινο, κίτρινο-πράσινο) και τη συνολική μετρική, ίσως ποσοστό πλήρους, σχέδιο έναντι πραγματικού. Σημείωση: Μια αναφορά προόδου όπως αυτή χρησιμοποιείται συνήθως για τα έργα, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την αναφορά σε άλλα πράγματα. Για παράδειγμα, αν σας έχει ανατεθεί η εργασία μείωσης του αριθμού ωρών ανά σχέδιο για μια εταιρεία μηχανικού, θα χρησιμοποιήσατε μια αναφορά προόδου για να δείξετε την πρόοδό σας για μείωση του αριθμού ωρών ανά σχέδιο.

• Τίτλος: Έκθεση προόδου του έργου Χ
• Ημερομηνία: 30 Μαΐου 20xx
• Κατάσταση: Πράσινο
• Το ποσοστό είναι πλήρες: 63 πραγματικό, 59 σχέδιο

Περίληψη των κυριότερων σημείων

Γράφετε τελευταία την περίληψη. Αυτή είναι η περίληψη όλων των κύριων σημείων που αναφέρονται παρακάτω στο κείμενο της έκθεσης. Ανάλογα με το κοινό σας, μερικές φορές η περίληψη είναι περιορισμένη. Αυτό εξαρτάται από το κοινό σας, τον αριθμό των ατόμων που λαμβάνουν την αναφορά και τα επίπεδά τους μέσα στον οργανισμό. Μια εκτενής σύνοψη απευθύνεται σε εκείνα τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη που μπορεί να μην έχουν το χρόνο να διαβάσουν ολόκληρη την έκθεση. Αν η αναφορά σας απευθύνεται στον άμεσο προϊστάμενό σας, αναμένεται ότι θα διαβάσει την αναφορά και η περίληψη δεν μπορεί να χρειαστεί.

Ωστόσο, αν πρόκειται για μια έκθεση που είναι ευρέως διανεμημένη σε πολλά στελέχη σε ολόκληρο τον οργανισμό, μπορεί να είναι απαραίτητο να συμπεριληφθεί μια σύνοψη για εκείνα τα άτομα που δεν έχουν το χρόνο να διαβάσουν ολόκληρη την έκθεση.

Πρόοδος των τεμαχίων στοιχείων

Αυτό είναι το κύριο σώμα της έκθεσης. Σε αυτή την ενότητα της έκθεσης, αναφέρετε την πρόοδό σας σε όλους τους τομείς του έργου. Καταγράφετε την πρόοδό σας και τα επιτεύγματά σας σχετικά με όλες τις μετρήσεις κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου. Δείχνετε τι το σχέδιό σας είναι για την επόμενη χρονική περίοδο. Και στη συνέχεια απαριθμείτε όχι μόνο τους αποκλειστές αλλά και τις προσπάθειες που κάνετε για να τις καθαρίσετε. Τέλος, στην ενότητα θα εμφανιστεί η πρόσθετη βοήθεια που χρειάζεστε από τον προϊστάμενό σας ή από κάποιον άλλο παραλήπτη της έκθεσης προόδου.

Περίληψη

Το κείμενο της έκθεσης ακολουθείται στο συνοπτικό τμήμα. Περιλαμβάνει λιγότερες λεπτομέρειες από την πρόοδο που αναφέρθηκε στην προηγούμενη ενότητα. Θα συμπεριλάβατε τις ίδιες πληροφορίες, μετρήσεις, επιτεύγματα, σχέδιο για την επόμενη περίοδο και τυχόν αναστολείς, αλλά παρέχετε λιγότερες λεπτομέρειες για κάθε κατηγορία. Για παράδειγμα, η σύνοψη μπορεί να είναι μια μόνο πρόταση, όπως "όλα τα παραδοτέα είναι εγκαίρως", ενώ η εγγραφή της προόδου στην προηγούμενη ενότητα μπορεί να πει ότι "Το Παραδοτέο Α, λόγω xx / xx / xx θα παραδοθεί τρεις μέρες νωρίτερα.

Η αναφορά Y θα παραδοθεί εγκαίρως με xx / xx / xx. Και η έκθεση C, που καθυστερεί για δύο εβδομάδες, ενώ περιμένει τα γραφικά, αναμένεται τώρα να παραδοθεί στην αναθεωρημένη ημερομηνία λήξης της xx / xx / xx."

Επόμενη ημερομηνία λήξης αναφοράς

Εδώ εμφανίζεται όταν θα αποσταλεί η επόμενη αναφορά. Εάν πρόκειται για μια εβδομαδιαία αναφορά, για παράδειγμα, θα εμφανίζατε την επόμενη ημερομηνία λήξης ως μία εβδομάδα μετά. Για μια μηνιαία αναφορά, θα δείτε την ημερομηνία του επόμενου μήνα, όταν θα αποσταλεί η αναφορά. Τα άτομα που λαμβάνουν την αναφορά θα αναμένουν ότι αυτά τα δεδομένα θα είναι τόσο ακριβή όσο τα δεδομένα των αναφορών.

Συμπέρασμα

Η αναφορά προόδου σας αποτελείται από την προαιρετική εκτελεστική σύνοψη, την αναφορά της προόδου όλων των στοιχείων του έργου, τη λεπτομερή περίληψη και το χρονοδιάγραμμα. Κάντε τους όσο πιο ακριβείς μπορείτε.