Βήματα για την προσαρμογή της επικοινωνίας σας για κάθε κοινό

Αν ελπίζετε να επικοινωνήσετε με ανθρώπους με τρόπο που να μοιράζεται πληροφορίες και, ιδίως, να αλλάζει συμπεριφορά και να έχει σοβαρό αντίκτυπο, πρέπει να γνωρίζετε το κοινό σας. Είναι μια θεμελιώδης αρχή της μεγάλης επικοινωνίας. Η κατανόηση της προοπτικής των ανθρώπων που μιλάτε βοηθά να γίνετε καλύτερος παρουσιαστής και επαγγελματίας του ανθρώπινου δυναμικού.

Γνωρίστε το ακροατήριό σας. Ξέρεις τι τους ενδιαφέρει. Ξέρτε τι θέλουν να ακούσουν. Και γνωρίζοντάς τους και εστιάζοντας το μήνυμά σας, μπορείτε να τους δείξετε ότι είστε πόρος. Συμμετέχετε στο κοινό σας και έχετε μεγαλύτερο αντίκτυπο.

Το πρόβλημα? Η γνώση του ακροατηρίου σας απαιτεί χρόνο και είναι πάντα πιο εύκολο να κάνετε μια εγκεφαλική χωματερή από όλα τα πράγματα που γνωρίζετε ή θέλετε να πείτε στο κοινό σας για ένα θέμα. Η κριτική σκέψη για το τι θέλει ή πρέπει να ακούσει το ακροατήριό σας είναι πιο σκληρό.

Πολλοί επαγγελματίες ανθρωπίνων πόρων παγιδεύονται δίνοντας στο ακροατήριό τους όλα όσα πρέπει να γνωρίζουν ή να κάνουν σχετικά με μια παρουσίαση θέματος. Ξέρεις ότι έχεις πέσει σε αυτή την παγίδα, όταν βρεθείς να βάζεις σημεία με σφαίρες στις διαφάνειες αντί να σκεφτόμαστε:

• τι το ακροατήριο πραγματικά νοιάζεται,
• ποια είναι τα πιο σημαντικά σημεία σας, και
• πώς να τους χαρτογραφήσει σε μια ξεκάθαρη ιστορία που δημιουργεί μια συναρπαστική ομιλία.

Η δεύτερη παγίδα πολλών επαγγελματιών του ανθρώπινου δυναμικού εμπίπτουν σε επαναλαμβάνει την ίδια ημέρα παρουσίασης καθημερινά σε διαφορετικά ακροατήρια. Το πρόβλημα είναι ότι διαφορετικά ακροατήρια νοιάζονται και ανταποκρίνονται σε διαφορετικά πράγματα - οπότε αν θέλετε να συμμετέχετε, θα πρέπει να προσαρμόσετε το μήνυμά σας κάθε φορά που μιλάτε.

Είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμά σας, να κόψετε το θόρυβο και να κρατήσετε το κοινό σας σε επαφή με αυτό που τους λέτε - ανεξάρτητα από το ποιος ή πού βρίσκονται. Αυτές οι πέντε βασικές υπενθυμίσεις θα εξασφαλίσουν ότι οι λέξεις σας θα επιτύχουν τον αντίκτυπο που τους αξίζει - όταν κερδίσετε την πλήρη προσοχή και εμπλοκή του κοινού σας.

Γνωρίστε τι σας ενδιαφέρει το κοινό σας

Το κοινό σας δεν θα νοιάζεται για το τι λέτε μέχρι να αποδείξετε ότι σας ενδιαφέρει. Καθώς σχεδιάζετε την παρουσίασή σας, ρωτήστε ποιες είναι οι προκλήσεις και οι ανάγκες του αναμενόμενου ακροατηρίου σας; Ποιες είναι οι τρεις με τέσσερις βασικές ερωτήσεις ή θέματα που έχουν το μυαλό τους σχετικά με το θέμα σας;

Αν δεν γνωρίζετε, ρωτήστε μερικούς ανθρώπους που θα παρακολουθήσουν την παρουσίασή σας, ρωτήστε τον υπεύθυνο του τμήματος ή, εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμες πληροφορίες, κάνετε τις καλύτερες εικασίες σας.

Στη συνέχεια, ξεκινήστε την παρουσίασή σας, υπενθυμίζοντας στο ακροατήριό σας τις διαπιστωμένες ανησυχίες. Πες: "Ξέρω ότι πολλοί από εσάς αναρωτιόσασταν τις επιλογές των παροχών μας ή" Φαντάζομαι ότι αυτά τα τρία πράγματα είναι αυτά που πραγματικά θέλετε να βγείτε από αυτό το εργαστήριο ".

Όταν μιλάς πρώτα για το ακροατήριό σου και για τα προβλήματα και τις ανάγκες που θα αντιμετωπίσεις στη συζήτησή σου, αποδεικνύεις ότι τους νοιάζεις. Αυτό κάνει τους ανθρώπους να θέλουν να ακούσουν.

Χαρτογραφήστε τα κύρια σημεία σας για το κοινό σας

Οι περισσότερες παρουσιάσεις ανθρώπινου δυναμικού αισθάνονται σαν μια χωματερή πληροφόρησης, όχι μια ξεκάθαρη ιστορία με μια σειρά από βασικά σημεία. Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού συνήθως γνωρίζουν πολύ περισσότερα από ό, τι θέλουν ή πρέπει να γνωρίζουν άλλοι άνθρωποι για οποιοδήποτε απαραίτητο θέμα.

Οι συγγραφείς Chip και Dan Heath, στο βιβλίο τους "Made to Stick", το αποκαλούν "η κατάρα της γνώσης". Πότε ήταν η τελευταία φορά που αισθανθήκατε ότι η παρουσίαση ήταν πολύ μικρή ή κάλυψε πολύ λίγες πληροφορίες; Πιθανώς σπάνια αν ποτέ.

Οι άνθρωποι που ξεχωρίζουν ως παρουσιαστές, αυτοί που ακούγονται και έχουν επιρροή, ξεκινούν αναγνωρίζοντας το πρόβλημα του κοινού ότι βοηθούν στην επίλυση. Στη συνέχεια, καθώς προετοιμάζουν την παρουσίασή τους, χωρίζουν το γνωστό από το ωραίο να το γνωρίζουν.

Πάρτε το μισό από ό, τι ώρα προετοιμασίας εσείς πρέπει να επικεντρωθεί στην καρδιά της παρουσίασής σας και τι πρέπει να γνωρίζει το ακροατήριό σας που θα τους βοηθήσει. Ο καλύτερος τρόπος για να σπάσετε την "κατάρα της γνώσης" είναι να εστιάσετε σε αυτό που είναι σημαντικότερο για εσάς και το κοινό.

Τοποθετήστε την παρουσίασή σας σε λευκό πίνακα ή κομμάτι χαρτί ή χρησιμοποιήστε ένα σύνολο αυτοκόλλητων σημειώσεων. Ποια ακολουθία σημείων είναι καλύτερη; Υπάρχει εντολή στα σημεία που θα έχουν μεγαλύτερη σημασία για το κοινό σας; Πώς συνδέονται τα σημεία σας μεταξύ τους; Κάνετε τους σαφείς. Εάν δεν το κάνουν, πείτε στους ανθρώπους: "Εδώ είναι ένα εντελώς διαφορετικό, αλλά σημαντικό θέμα."

Πείτε ιστορίες και παραδείγματα χρήσης Το κοινό σας θα βρει αξιόπιστο

Εκτός από την προσπάθειά τους να παρουσιάσουν πάρα πολλά πράγματα ταυτόχρονα, πολύ συχνά οι παρουσιάσεις του HR είναι αφηρημένες και άσχετες με την καθημερινή ζωή και το έργο του κοινού. Αυτό που συμβαίνει τότε είναι ότι οι άνθρωποι συντονίζουν, καθιστούν μέσα από τη συζήτηση, υποθέτουν ότι δεν είναι γι 'αυτούς, και να μην προβεί σε καμία ενέργεια. Αυτό κάνει την παρουσίαση χάσιμο χρόνου και της δικής σας.

Για να τους συνδέσεις, για να τους βοηθήσουν να αναλάβουν δράση, οι άνθρωποι χρειάζονται τις ιδέες που βασίζονται σε ιστορίες και παραδείγματα. Οι ανθρώπινοι εγκέφαλοι συνδέονται με τις ιστορίες και τους θυμούνται. Έτσι, καλύψτε λιγότερα σημεία-καλύτερα-με πολλά παραδείγματα. Και, όποτε είναι δυνατόν, να κάνουν τα παραδείγματα από το τμήμα τους και την καθημερινή τους εμπειρία στην εργασία.

Πείτε ιστορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης της ιδέας που μοιράζεστε. Είτε πρόκειται για το πώς να λύσετε ένα πρόβλημα αποζημίωσης, πώς να δώσετε ανατροφοδότηση, πώς να εγγραφείτε για το όραμά σας ή πώς η νέα οργάνωση είναι διαφορετική από την παλιά, πείτε ιστορίες. Κάντε τη γέφυρα ξεκάθαρη μεταξύ του θέματος και της ζωής και των συμφερόντων σας.

Εμφάνιση, μην πείτε μόνο στο ακροατήριό σας

Μια εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις σε πολλές περιπτώσεις. Τα βίντεο γίνονται ο κανόνας για την αποτελεσματική επικοινωνία. Σε αυτήν την ημέρα προσβάσιμων εργαλείων βίντεο, οι παρουσιαστές που χρησιμοποιούν υπερβολικά μεγάλο κείμενο συχνά χρησιμοποιούν δικαιολογίες. Λένε: «Αλλά πρέπει να επικοινωνήσω πολύ συγκεκριμένες πληροφορίες» ή «Το κοινό μου θα είναι σε θέση να αφομοιώσει καλύτερα αυτή την περίπλοκη ιδέα αν το γράψω». Όχι, δεν το κάνετε και όχι, δεν θα το κάνουν.

Εκτός αν ο στόχος σας είναι να τρυπάτε, να αποξενώσετε και να υποτάσσετε το κοινό σας και να μην έχετε επιρροή σε ένα χειρότερο σενάριο, κόψτε το κείμενο. Στείλτε το σε ένα email παρακολούθησης ή μοιραστείτε το σε ένα έγγραφο Google. Τα γραφικά που χρησιμοποιείτε πρέπει να υποστηρίξουν την ιστορία, να μην γίνουν το σενάριό σας. Μόλις έχετε τα σαφή σύνολα των κύριων σημείων σας και μια καλή ροή που υποστηρίζεται από ιστορίες και παραδείγματα, μόνο τότε θα πρέπει να ξεκινήσετε ένα εργαλείο παρουσίασης.

Διαφορετικά, καταλήγετε με τις διαφάνειες σας που εξυπηρετούν διπλό καθήκον όπως σημειώνει ο ομιλητής σας. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να έχετε αποστείλει μόνο την παρουσίαση αντί να σπαταλάτε το χρόνο του ακροατηρίου σας.

Προσαρμόστε και βελτιώστε γνωρίζοντας το κοινό σας

Μόλις δημιουργήσετε μια καλή παρουσίαση που υποστηρίζει οπτικά το κύριο μήνυμά σας, έχετε την ελευθερία να το προσαρμόσετε σε κάθε κοινό που εξυπηρετεί. Μπορείτε να κάνετε το σημείο σας και στη συνέχεια να ρωτήσετε δυνατά, "Γιατί λοιπόν να σας ενδιαφέρει αυτό;" και να προσαρμόσετε την απάντησή σας στο ακροατήριο που βρίσκεται μπροστά σας. Αυτό που ενδιαφέρουν τα μέλη της ομάδας μάρκετινγκ μπορεί να διαφέρει πολύ από τις ανάγκες του προσωπικού ανάπτυξης.

Σε χρόνια παροχής εκπαίδευσης και προβολής για ηγέτες σε δεκάδες οργανισμούς όπως η Apple, η Oracle, η SAP και η T-Mobile, η δύναμη ενός απλού συνόλου μηνυμάτων σφύριξε. Όταν τα μηνύματα υποστηρίχθηκαν από απλές εικόνες και παραδόθηκαν από έναν επικεντρωμένο παρουσιαστή ο οποίος μπορούσε να δώσει σαφή σημεία και να τα συνδέσει με την καθημερινή ζωή του ακροατηρίου τους, έγινε επικοινωνία. Και, δεν είναι το σημείο να κάνεις μια παρουσίαση;

----------------------------------------

Ο Tobey Fitch είναι Διευθύνων Σύμβουλος της Fitch Associates. Έχει συνεισφέρει στο παρελθόν σε δημοσιεύσεις, συμπεριλαμβανομένου του Entrepreneur.