Λίστα βοηθητικών προγραμμάτων του Office με παραδείγματα

Οι θέσεις βοηθού γραφείου μπορούν να βρεθούν σε όλες τις βιομηχανίες και μοιράζονται ένα αρκετά μεγάλο σύνολο δεξιοτήτων. Οι βοηθοί των γραφείων μερικές φορές είναι γνωστοί ως γραμματείς ή διοικητικοί βοηθοί, αλλά αυτό που κάνουν είναι να βοηθήσουν στη λειτουργία ενός γραφείου. Αν το γραφείο ανήκει σε δικηγορικό γραφείο, ιατρική πρακτική, εκπαιδευτικό ίδρυμα ή εταιρία, οι ανάγκες είναι παρόμοιες. κάποιος πρέπει να καταγράφει αρχεία, να διατηρεί τα χρονοδιαγράμματα και να φροντίζει την τακτική επικοινωνία εκ μέρους των ανθρώπων που χρησιμοποιούν το γραφείο.

Ότι κάποιος θα μπορούσε να είναι εσύ.

Βοηθός εργασιών βοηθού γραφείου

Ενώ οι θέσεις βοηθού γραφείου είναι γενικά παρόμοιες μεταξύ τους, η εργασία παραμένει μεταβλητή - αλλά ποικίλλει από μέρα σε μέρα και όχι από γραφείο σε γραφείο. Σήμερα μπορεί να ενεργήσετε ως ρεσεψιονίστ, αύριο μπορεί να χρειαστεί να επισκευαστεί ο εκτυπωτής και την επόμενη μέρα θα πρέπει να φέρετε ολόκληρο το ερμάριο στον εικοστό πρώτο αιώνα. Θα χρειαστείτε ένα πολύ ευρύ σύνολο ικανοτήτων για να πετύχετε.

Οι βοηθοί των γραφείων είναι από τους μεγάλους ανυπότακτους ήρωες του επιχειρηματικού κόσμου, επειδή όταν κάνετε την δουλειά σας σωστά, κανείς δεν παρατηρεί - το γραφείο φαίνεται να τρέχει. Αλλά μερικοί άνθρωποι απολαμβάνουν το γρήγορο αλλά ευέλικτο έργο, το αίσθημα ότι βρίσκονται στην καρδιά όλων. Και ένας καλός γραμματέας μπορεί ακόμα να βρει εργασία σχεδόν οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε οργάνωση.

Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες δεξιοτήτων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λίστες δεξιοτήτων σε όλη τη διαδικασία αναζήτησης εργασίας σας. Πρώτον, τα ονόματα αυτών των δεξιοτήτων λειτουργούν ως λέξεις-κλειδιά, οπότε χρησιμοποιήστε όσο μπορείτε όταν γράφετε το βιογραφικό σας. Μην βασίζεστε σε επιβλέποντες για να καταλάβετε ότι έχετε αυτό που θέλουν, πείτε τους απευθείας.

Δεύτερον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ίδιες λέξεις-κλειδιά στη συνοδευτική επιστολή σας. Εστίαση ειδικά σε εκείνες που απασχολεί ο υποψήφιος εργοδότης σας για τους περισσότερους. Θα πρέπει να κάνετε την έρευνά σας, διότι ενώ οι εργασίες βοηθού γραφείου είναι συχνά παρόμοιες, οι υπεύθυνοι για την πρόσληψη ασχολούνται με τις προτεραιότητές τους. Η περιγραφή εργασίας θα περιλαμβάνει πιθανώς έναν κατάλογο απαιτούμενων δεξιοτήτων. Δώστε προσοχή σε αυτό.

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συζήτηση για να σχεδιάσετε τη συνέντευξή σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ετοιμάσει τουλάχιστον ένα παράδειγμα για μια χρονική στιγμή που έχετε επιδείξει δεξιότητες από κάθε κατηγορία που αναφέρεται εδώ.

Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αναθεώρηση των καταλόγων δεξιοτήτων που απαριθμούνται ανά θέση εργασίας και ειδών δεξιοτήτων.

Top Skills Βοηθός του Office

Δεκτικές Δεξιότητες Επικοινωνίας: Η επικοινωνία είναι μια κρίσιμη μαλακή ικανότητα για έναν βοηθό γραφείου. Θα πρέπει να αλληλεπιδράσετε με τον προϊστάμενό σας, με τους συνεργάτες του γραφείου σας, με τους επαγγελματίες που βοηθάτε και ενδεχομένως με πελάτες ή άτομα σε άλλα γραφεία του ίδιου οργανισμού. Όλοι εργάζεστε ως ομάδα και είστε ο κύριος κόμβος επικοινωνίας της. Θα πρέπει να είστε χαρούμενοι, χρήσιμοι, καλά πληροφορημένοι, αρθρωτοί και καλοί ακροατές κάθε μέρα.

• Απάντηση τηλέφωνα
• Σχέσεις Πελατών
• Επικοινωνία
• Προώθηση τηλεφωνικών κλήσεων
• Μήνυμα Λήψη
• Δρομολόγηση τηλεφωνικών κλήσεων
• Πίνακας διανομής
• Τηλέφωνο
• Προφορική επικοινωνία

Γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας: Οι περισσότεροι βοηθοί γραφείου γράφουν πολλά. Μπορούν να γράψουν σημειώματα, να συμπληρώσουν έντυπα ή να συντάξουν επιστολές ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ορισμένοι δημιουργούν περιεχόμενο για την ιστοσελίδα της εταιρείας ή επεξεργάζονται κείμενο για άλλους. Σαφής, επαγγελματική γραπτή επικοινωνία είναι απαραίτητη.

• Αλληλογραφία
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
• Ταχυδρομείο
• ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ
• Πληκτρολόγηση
• Επεξεργασίας κειμένου
• Γραπτή επικοινωνία

Φιλικότητα: Ένας βοηθός γραφείου μπορεί να είναι ο πρώτος που βλέπει ένας πελάτης κατά την είσοδό του στο γραφείο. Εάν ο κύριος κάτοικος του γραφείου συμβαίνει να βρίσκεται έξω αυτή τη στιγμή, ο βοηθός του γραφείου μπορεί να είναι το μοναδικό άτομο με το οποίο ο επισκέπτης αλληλεπιδρά. Πρέπει να είστε έτοιμοι να χαιρετήσετε κάθε επισκέπτη με ένα χαμόγελο και μια καλή λέξη και να τον βοηθήσετε με ό, τι χρειάζονται όσο μπορείτε. Έτσι, οι καλές διαπροσωπικές δεξιότητες είναι μια αναγκαιότητα.

• Εξυπηρέτηση πελατών
• Σκηνοθεσία επισκεπτών
• Εύκαμπτος
• Φιλικός
• Χαιρετήστε τους επισκέπτες
• Διαπροσωπικές
• Θετική στάση
• Αξιοπιστία
• Καλώς ήρθατε Επισκέπτες

Τεχνολογικές δεξιότητες: Την παλιά, οι γραμματείς έκαναν πολλά γράμματα. Οι καιροί έχουν αλλάξει και έτσι έχει τεχνολογία, αλλά οι βοηθοί γραφείου μπορούν ακόμα να περιμένουν να αφιερώνουν πολύ χρόνο μπροστά σε ένα πληκτρολόγιο. Αντί μιας γραφομηχανής, θα πρέπει να γνωρίζετε το δρόμο σας γύρω από μια ποικιλία εφαρμογών λογισμικού. Γνωρίζοντας πώς να κάνετε κάποια ελαφριά τεχνολογική υποστήριξη και πώς να διορθώσετε έναν ανυπόφορο εκτυπωτή δεν βλάπτει, ούτε.

• Υπολογιστή
• Προέχω
• Διαδίκτυο
• το γραφείο της Microsoft
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Τεχνολογία

Οργάνωση: Οι βοηθοί των γραφείων πρέπει να είναι εξαιρετικά οργανωμένοι για να αναθέτουν αποτελεσματικά τα πολλά καθήκοντά τους.Θα χρειαστεί να βοηθήσετε και άλλους ανθρώπους να οργανωθούν, από τη διατήρηση των ημερολογίων μέχρι τη σωστή λειτουργία του γραφείου.

• Υποστήριξη από διαχειριστή
• Εφόδια
• Χρέωση
• Ημερολόγια
• Κληρικός
• Εισαγωγή δεδομένων
• Παράδοση αλληλογραφίας
• Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση
• Αναφορές εξόδων
• Υποβολή
• Λειτουργίες της ρεσεψιόν
• Χειρισμός χρημάτων
• Καθήκοντα Γραφείου
• Εξοπλισμός γραφείου
• Απογραφή αποθεμάτων γραφείου
• Προμήθειες γραφείου
• Υποστήριξη γραφείου
• Οργάνωση
• Γραφική εργασία
• Αποστολή

Ικανότητες επίλυσης προβλημάτων: Η επίλυση προβλημάτων ή οι δεξιότητες κριτικής σκέψης είναι σημαντικές για κάθε βοηθό γραφείου, καθώς συχνά θα είστε το πρόσωπο στο οποίο έρχονται οι άλλοι με ερωτήσεις ή ζητήματα.

• Δραστηριότητες του Συντονιστικού Γραφείου
• Συνεδριάσεις
• Ικανότητες επίλυσης προβλημάτων
• Απαντήστε σε ερωτήσεις
• Χρονοδρομολόγηση
• Προβολή και καθοδήγηση κλήσεων
• ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ
• ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
• Διαχείριση χρόνου
• Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις