Κορυφαίες δεξιότητες εργασίας που χρειάζονται οι διευθυντές γραφείου

Οι διευθυντές γραφείων αναλαμβάνουν την ευθύνη να διασφαλίσουν ότι το σύνολο του γραφείου ή του συνόλου των γραφείων λειτουργεί ομαλά. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει καθήκοντα όπως η διαχείριση και η εποπτεία ενός ή περισσοτέρων διοικητικών βοηθών. Οι διευθυντές γραφείων συνήθως δεν χρειάζονται εξειδικευμένη εκπαίδευση, αλλά χρειάζονται αρκετή σχετική εμπειρία και καλά αναπτυγμένα σύνολα δεξιοτήτων τόσο σε διοικητικούς όσο και σε διαχειριστικούς ρόλους.

Εάν επιθυμείτε αυτό το είδος εργασίας, μπορείτε να βελτιώσετε δραματικά τις πιθανότητές σας να προσλάβετε γνωρίζοντας ποιες από τις ικανότητες και τις εμπειρίες σας θα επισημανθούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων και συνέντευξης.

Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες δεξιοτήτων

Κοιτάξτε την ακόλουθη λίστα με επιδιωκόμενες δεξιότητες. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε περισσότερα από αυτά από τη σκέψη σας. Χρησιμοποιήστε τα ονόματα των σχετικών δεξιοτήτων σας ως λέξεις-κλειδιά στο βιογραφικό σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή σας, οπότε ο υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να διαπιστώσει σαφώς ότι έχετε αυτό που ψάχνετε.

Διαβάστε προσεκτικά την περιγραφή εργασίας, ώστε να γνωρίζετε ποιος είναι ο βαθμός δεξιοτήτων που θεωρείτε πιο σημαντικός για τον μελλοντικό εργοδότη σας. Ερευνήστε την εταιρεία για να κατανοήσετε την επιχείρηση και κάθε επιπλέον, σχετική εμπειρία ή γνώση που πρέπει να προσφέρετε.

Όταν προετοιμάζετε για τη συνέντευξή σας, καταθέστε τουλάχιστον ένα συγκεκριμένο παράδειγμα μιας εποχής που αποδείξατε καθεμία από τις δεξιότητες που περιμένετε να συζητήσετε. Μην περιμένετε από τον μελλοντικό εργοδότη να λάβει το λόγο σας μόνο σχετικά με την εμπειρία σας.

Σημαντικές δεξιότητες

Όχι όλες οι θέσεις του διευθυντή γραφείου απαιτούν ακριβώς το ίδιο σύνολο δεξιοτήτων. Πολλά εξαρτώνται από τον αριθμό των βοηθών γραφείου που πρέπει να επιτηρείτε, πόσα άτομα χρησιμοποιούν το γραφείο που θα διαχειριστείτε και ποια λογισμικά και άλλα συστήματα χρησιμοποιεί ο εργοδότης σας.

Ορισμένες δεξιότητες υπάρχουν ότι ουσιαστικά όλες οι αποτελεσματικές διευθυντές γραφείου έχουν και δεν μπορούν να κάνουν χωρίς. Μπορείτε επίσης να αναθεωρήσετε τους καταλόγους των δεξιοτήτων που απαριθμούνται από την εργασία και τους τύπους δεξιοτήτων.

Διοικητικές δεξιότητες

Ως διευθυντής γραφείου, θα είστε υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση διαφόρων διοικητικών εργασιών. Αυτές περιλαμβάνουν τη μίσθωση και την εκτόξευση εργαζομένων, τη διεξαγωγή αξιολογήσεων απόδοσης, την εκπαίδευση νέων υπαλλήλων και την εποπτεία άλλων. Η έγκριση τυπικών αιτημάτων, η διεξαγωγή γενικών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και η τήρηση εγγράφων και αρχείων προσωπικού μπορεί να εμπίπτει και στη δικαιοδοσία σας.

Θα χρειαστεί επίσης να σχεδιάσετε, να αναλάβετε την επεξεργασία ταχυδρομείου, να προγραμματίσετε και να παρακολουθήσετε συναντήσεις. Μπορεί να κληθείτε να ασκήσετε επίλυση συγκρούσεων, να μεταβιβάσετε την εργασία και να είστε πολιτικός και υπεύθυνος λήψης αποφάσεων.

Αναλυτικές δεξιότητες

Μέρος της δουλειάς σας θα είναι να βρούμε τρόπους να κάνουμε καλύτερα τη δουλειά σας. Αν μπορείτε να εντοπίσετε ανεπάρκειες στον τρόπο λειτουργίας του γραφείου σας και να παρέχετε λύσεις, ίσως μπορέσετε να σώσετε τον εργοδότη σας πολλά χρήματα και να σώσετε τους συναδέλφους σας πολύ από επιδείνωση.

Ένας μεγάλος διευθυντής γραφείου θα αναρωτιέται συνεχώς, σχετικά με όλες τις διαδικασίες, τις πρακτικές και τις διαδικασίες "έχει αυτό νόημα; Είναι αυτό το καλύτερο που μπορούμε να κάνουμε; "Συνιστάται να συμπεριλάβετε μια λίστα αναλυτικών δεξιοτήτων στο βιογραφικό σας σημείωμα.

Προσοχή στη λεπτομέρεια

Ως διευθυντής γραφείου, το buck σταματά μαζί σας. Θα είστε υπεύθυνοι για την έγκαιρη παραγγελία των σωστών προμηθειών γραφείου, τη σωστή και οργανωμένη τήρηση αρχείων και την παρακολούθηση των αναγκών και των θεμάτων όλων των άλλων στο γραφείο. Αν κάνετε την δουλειά σας καλά, το γραφείο φαίνεται να τρέχει. Εάν λάβετε κάποια λάθος στοιχεία, άλλα άτομα ενδέχεται να μην είναι σε θέση να κάνουν τις δουλειές τους.

Δεξιότητες επικοινωνίας

Όπως και οι βοηθοί γραφείου, θα είστε συχνά ένας από τους πρώτους ανθρώπους που βλέπουν οι επισκέπτες και μπορεί μερικές φορές να είστε ο μόνος που βλέπουν εάν ένας από τους επαγγελματίες που εργάζονται στο γραφείο σας είναι τυχαίο. Πρέπει να ενεργείτε ως αποτελεσματικός ρεσεψιονίστ, ενώ παράλληλα εκτελείτε τα άλλα καθήκοντά σας.

Μπορεί επίσης να είστε το κύριο σημείο επαφής μεταξύ διαφόρων ατόμων που χρησιμοποιούν το γραφείο και ενδεχομένως μεταξύ του γραφείου σας και άλλων εντός του ίδιου οργανισμού. Μπορεί να χρειαστεί να ασκήσετε επίλυση συγκρούσεων και να μεταβιβάσετε εργασίες. Όλα αυτά προστίθενται σε πολλές επικοινωνίες, τόσο γραμμένες όσο και προφορικές, οι οποίες πρέπει να είναι ακριβείς, αποτελεσματικές, φιλικές και επαγγελματικές ανά πάσα στιγμή.

Υπολογιστικές δεξιότητες

Είναι σημαντικό οι διευθυντές γραφείων να διαθέτουν ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων πληροφορικής. Οι λεπτομέρειες θα εξαρτηθούν από τον εργοδότη σας, αλλά συνήθως περιλαμβάνουν την καταχώριση δεδομένων, τα υπολογιστικά φύλλα και τα γενικά καθήκοντα πληροφορικής.

Τα διευθυντικά στελέχη μπορούν να έχουν τεράστια ευθύνη. Οι διευθυντές γραφείων εργάζονται γενικά στην κορυφή ενός οργανισμού, με τα χέρια τους σε κάθε πτυχή της εταιρείας. Αν αυτός ο κεντρικός ρόλος σας απευθύνει έκκληση, συνεχίστε να αναθεωρείτε τον κατάλογο δεξιοτήτων για να δείτε αν αυτό θα μπορούσε να είναι μια καριέρα για εσάς.

Οικονομικά θέματα

Οι ευθύνες σας μπορεί να περιλαμβάνουν τη λογιστική, την τιμολόγηση, τον προϋπολογισμό και τη λογιστική. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να χειριστείτε τις καταστάσεις μισθοδοσίας, μικρών μετρητών και QuickBooks. Τριμηνιαίες και εξαμηνιαίες εκθέσεις μπορεί να εμπίπτουν στο εύρος των καθηκόντων σας. Τουλάχιστον, εάν το γραφείο σας χειρίζεται τα χρήματα καθόλου, θα είστε τελικά υπεύθυνοι για να βεβαιωθείτε ότι το χειρίζεται καλά.

Ηγετικές ικανότητες

Ως επικεφαλής μιας μεγάλης ομάδας βοηθών γραφείου, θα πρέπει να κρατάτε όλους τους παρακινημένους και συντονισμένους. Θα πρέπει να κάνετε την ομαδική εργασία να συμβεί. Η δουλειά σας θα περιλαμβάνει τον καθορισμό ενός προτύπου για το έργο όλων των άλλων και τη διασφάλιση ότι τα πρότυπα αυτά πληρούνται. Η καθοδήγηση συχνά σημαίνει να βοηθήσουμε άλλους ανθρώπους να μεγαλώσουν στην καριέρα τους και να βοηθήσουν τους ανθρώπους να ξεκινήσουν και να επικοινωνήσουν καλά μεταξύ τους.

Κοινωνικές δεξιότητες

Οι διαπροσωπικές δεξιότητες διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο ως διευθυντής γραφείου. Θα πρέπει να έχετε μια θετική στάση, να χαιρετίζετε τους επισκέπτες και να συμμετέχετε σε ομαδική εργασία.

Διάφορα Πλεονεκτήματα

Οι διαχειριστές γραφείου τείνουν να έχουν ένα ποικίλο σύνολο ικανοτήτων που τους βοηθά να κάνουν αποτελεσματικά τη δουλειά τους. Αυτό περιλαμβάνει την προσοχή στις λεπτομέρειες, είναι γενικά ευέλικτη σχετικά με την υποστήριξη που παρέχετε και είναι αξιόπιστη. Οι διαχειριστές γραφείου πρέπει επίσης να είναι δικτυακοί, λογικοί στοχαστές, πολλοί επιστήμονες και παράγοντες επίλυσης προβλημάτων. Η διαχείριση του χρόνου και η οργάνωση πρέπει να είναι δεύτερη φύση σε άτομα που υπηρετούν σε αυτό το ρόλο.