Τρόποι για να προετοιμαστεί ένας διαχειριστής για μια επισκόπηση επιδόσεων

Η ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων των εργαζομένων είναι μια βασική διαδικασία ανθρώπινου δυναμικού για την τεκμηρίωση του βαθμού στον οποίο ένας υπάλληλος εκτελεί καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους, μια ευκαιρία να παρέχει ανατροφοδότηση στον εργαζόμενο και χρησιμεύει ως εφαλτήριο για τον καθορισμό στόχων απόδοσης και ανάπτυξης για το επόμενο έτος.

Ωστόσο, το ετήσιο τελετουργικό στο χώρο εργασίας συγκρίθηκε με ένα ταξίδι στον οδοντίατρο για να πάρει κανάλι ρίζας. Και οι δύο μπορεί να είναι ακριβείς περιγραφές. Ακριβώς όπως φροντίζετε τα δόντια σας, ο λόγος για τον οποίο η ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων καταλήγει να αισθάνεται σαν κανάλι ρίζας οφείλεται στην έλλειψη προληπτικής συντήρησης.

Με μια υγιή ποσότητα εκ των προτέρων σχεδιασμού και τακτικών ελέγχων, η ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων μπορεί να είναι τόσο ανώδυνη όσο και ο ετήσιος καθαρισμός των δοντιών. Εδώ είναι επτά τρόποι ένας διευθυντής μπορεί να προετοιμαστεί για μια ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων των εργαζομένων προκειμένου να γίνει μια παραγωγική και ανώδυνη συζήτηση:

1. Ξεκινήστε με τις προσδοκίες απόδοσης και τους στόχους

Η προετοιμασία για μια ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων ξεκινά με τη διαδικασία πρόσληψης. Μια καλά γραπτή δημοσίευση εργασίας και η περιγραφή της θέσης εργασίας σαφώς εξηγεί τι αναμένεται από τον εργαζόμενο και ποια καλή απόδοση θα πρέπει να μοιάζει.

Οι προσδοκίες απόδοσης δεν χρειάζεται να λάβουν τη μορφή επίσημης περιγραφής θέσεων εργασίας. Δείτε πώς να γράφετε πραγματικές προσδοκίες απόδοσης που κάνουν τη διαφορά για έναν πιο άτυπο και αποτελεσματικό τρόπο ανάπτυξης και επικοινωνίας των προσδοκιών απόδοσης. Απλά φροντίστε να συζητήσετε αυτές τις προσδοκίες και τους στόχους με τον υπάλληλο και να τις επανεξετάσετε σε τακτική βάση. Τα πράγματα μπορούν να αλλάξουν, και όταν το κάνουν, ο εργαζόμενος δεν πρέπει να είναι ο τελευταίος που ξέρει.

2. Παρέχετε τακτικές ανατροφοδοτήσεις καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους

Ένα μεγάλο μέρος της καθιστά την ετήσια αναθεώρηση ανώδυνη είναι η εξάλειψη των εκπλήξεων. Οι εργαζόμενοι αξίζουν και χρειάζονται θετική και κριτική ανταπόκριση σε τακτική βάση. Προκειμένου η ανατροφοδότηση να είναι αποτελεσματική, πρέπει να είναι έγκαιρη, να παραδίδεται το συντομότερο δυνατό μετά το αποτέλεσμα της απόδοσης ή τη συμπεριφορά. Σίγουρα, η κριτική ανταπόκριση μπορεί να τσιμπήσει λίγο, αλλά είναι λιγότερο οδυνηρή από το να τα βγάλετε όλα ταυτόχρονα στο τέλος του έτους.

3. Αντιμετώπιση προβλημάτων απόδοσης ταχέως και αποφασιστικά

Η ετήσια επισκόπηση ΔΕΝ είναι η στιγμή για την αντιμετώπιση ενός σοβαρού προβλήματος απόδοσης για πρώτη φορά. Οι διαχειριστές πρέπει να μάθουν πώς να αναγνωρίζουν, να διαγιγνώσκουν και να συζητούν προβλήματα επίδοσης καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους.

4. Διατηρείτε την τεκμηρίωση καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους

Ένα από τα πιο δύσκολα μέρη της προετοιμασίας για μια αναθεώρηση προσπαθεί να θυμηθεί όλα όσα συνέβησαν κατά τη διάρκεια ενός έτους. Όταν ένας διαχειριστής δεν τηρεί αρχείο των επιδόσεων και των συμπεριφορών των υπαλλήλων καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους, τείνουν να βασίζουν την κριτική τους στην πρόσφατη μνήμη.

Ένας απλός τρόπος τεκμηρίωσης καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους είναι η διατήρηση ενός φακέλου για κάθε εργαζόμενο για αναφορές απόδοσης, παραδείγματα καλής και κακής συμπεριφοράς, περιλήψεις συζητήσεων, ανατροφοδότηση πελατών, αρχεία παρουσίας και οτιδήποτε άλλο αφορά τις προσδοκίες και τους στόχους απόδοσης.

5. Λάβετε σχόλια από άλλους

Ενώ ένας διαχειριστής είναι το καλύτερο άτομο για να αξιολογήσει την απόδοση ενός υπαλλήλου, είναι επίσης χρήσιμο να ζητήσετε ανατροφοδότηση από τους πελάτες, τους συναδέλφους και άλλους διευθυντές. Αυτό μπορεί να γίνει σε τακτική και άτυπη βάση ή με πιο επίσημη μεθοδολογία έρευνας. Η ανατροφοδότηση πρέπει να είναι εμπιστευτική και ανώνυμη και να χρησιμοποιείται συνολικά για να επαληθεύει και να υποστηρίζει την αξιολόγηση του διαχειριστή.

6. Ζητήστε την ανατροφοδότηση από τον υπάλληλο

Ενώ ένας διευθυντής δεν πρέπει ΠΟΤΕ να ζητήσει από έναν υπάλληλο να γράψει τη δική του αναθεώρηση, είναι μια καλή πρακτική να ζητήσετε μια αυτοαξιολόγηση από τον εργαζόμενο ως μέρος της διαδικασίας προετοιμασίας. Ο εργαζόμενος μπορεί να έχει πληροφορίες που ο διευθυντής δεν γνώριζε και τουλάχιστον ο διαχειριστής μπορεί να ενημερώσει εκ των προτέρων για τυχόν τυφλά σημεία που μπορεί να έχει ο υπάλληλος.

7. Να είστε προετοιμασμένοι με παραδείγματα

Για την απόδοση, παρέχετε αντικειμενική, μετρήσιμη τεκμηρίωση απόδοσης, εάν είναι δυνατόν. Για ανατροφοδότηση συμπεριφοράς, δώστε 2-3 συγκεκριμένα παραδείγματα για κάθε ικανότητα.

Όταν ένας διευθυντής ακολουθεί αυτές τις συμβουλές προετοιμασίας, η ετήσια συζήτηση πρέπει απλώς να είναι μια περίληψη όλων όσων έχουν ήδη συζητηθεί καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους. Στη συνέχεια, η εστίαση μπορεί να οδηγήσει σε προσδοκίες και στόχους για το επόμενο έτος.