Πώς να γράψετε ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - 7 ερωτήσεις για να ρωτήσετε τον εαυτό σας πριν χτυπήσετε Αποστολή

Εδώ και πολλά χρόνια, οι άνθρωποι προβλέπουν τη διάλυση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρόλο που είναι αλήθεια, χρησιμοποιούμε άλλες μορφές επικοινωνίας όπως το γραπτό και τα κοινωνικά μέσα για να "μιλάμε" στους φίλους μας ή να στέλνουμε γρήγορα μηνύματα στους συναδέλφους μας, εξακολουθούμε να χρησιμοποιούμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ειδικά για την επικοινωνία που σχετίζεται με την εργασία. Είναι επίσης ο κύριος τρόπος επικοινωνίας όταν υποβάλλετε αίτηση για δουλειά. Είναι τόσο σημαντικό όσο ποτέ να ξέρεις πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι το αρχικό σημείο επαφής σας με κάποιον και γι 'αυτό είναι η πρώτη σας ευκαιρία να κάνετε μια εντύπωση. Προσέχετε πολύ κατά τη σύνταξη των μηνυμάτων σας. Πριν να στείλετε μήνυμα αποστολής, απαντήστε σε αυτές τις 7 ερωτήσεις.

1. Είναι αδύνατο το μήνυμα μου;

Ο έλεγχος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για λάθη είναι το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε πριν να το στείλετε. Η εσφαλμένη ορθογραφία και η κακή γραμματική θα σας κάνουν να φαίνεστε απρόσεκτοι. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με την εντύπωση που προσπαθείτε να κάνετε, ειδικά αν κάνετε αίτηση για δουλειά.

Επαλείψτε μέχρι να είστε σίγουροι ότι έχετε πιάσει όλα τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη, καθώς και τα λάθη. Το Grammarly.com διαθέτει δωρεάν εργαλεία, συμπεριλαμβανομένης μιας επέκτασης για το πρόγραμμα περιήγησης Chrome, που μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό.

2. Τι λέει η ηλεκτρονική μου διεύθυνση για μένα;

Η διεύθυνσή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας - η οποία, παρεμπιπτόντως, δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιήσετε για αναζήτηση εργασίας - πιθανότατα είναι πολύ απλή. Πιθανότατα πρόκειται για κάποια παραλλαγή του ονόματός σας. Ενδέχεται να έχετε επιλέξει μια διεύθυνση που δεν μοιάζει περισσότερο με τη δουλειά και θα χρησιμοποιηθεί για προσωπική αλληλογραφία. Μια διεύθυνση που είναι υποδηλωτική, παιδική ή χαριτωμένη είναι εντάξει αν τη χρησιμοποιείτε μόνο για να στείλετε μηνύματα στους φίλους και την οικογένειά σας, αλλά εάν θέλετε να γράψετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εγγραφείτε για ένα νέο λογαριασμό που μεταφέρει τον επαγγελματισμό.

Ρυθμίστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιεί το πραγματικό σας όνομα. Δοκιμάστε το όνομα και το επώνυμό σας. το πρώτο σας όνομα, το μεσαίο αρχικό και το επώνυμο. ή κάποιος συνδυασμός αυτών. Ποτέ μην στείλετε το επαγγελματικό σας email από το [email protected].

3. Είναι σωστό το όνομα και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "Προς";

Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα του παραλήπτη στο πεδίο "Προς", οι περισσότεροι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συμπληρώσουν το υπόλοιπο όνομα με ένα από τις επαφές σας. Θα μπορούσατε εύκολα να καταλήξετε με λάθος όνομα σε αυτόν τον τομέα, γι 'αυτό φροντίστε να δώσετε προσοχή σε αυτό.

Φανταστείτε τι πρόβλημα μπορεί να προκύψει εάν στείλετε κατά λάθος ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος παραλήπτη. Ας υποθέσουμε ότι ψάχνετε για δουλειά ενώ εργάζεστε ακόμα. Ένας διαχειριστής μίσθωσης σε έναν μελλοντικό εργοδότη θα μπορούσε να έχει ένα όνομα που αρχίζει με την ίδια επιστολή με το όνομα του τρέχοντος αφεντικού σας. Πόσο ενοχλητικό θα ήταν να στέλνατε στον προϊστάμενό σας ένα μήνυμα που προοριζόταν για τον διαχειριστή μίσθωσης; Όχι μόνο θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας φτάνει στον προβλεπόμενο προορισμό του, αλλά θέλετε επίσης να είστε σίγουροι ότι δεν φθάνει σε μια ακούσια.

4. Έχω χρησιμοποιήσει τον κατάλληλο τίτλο για να απευθυνθώ στον παραλήπτη;

Αν είστε ήδη σε βάση όνομα με το πρόσωπο που στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι εντάξει να τους απευθύνετε με αυτόν τον τρόπο στο μήνυμά σας. Ωστόσο, εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που επικοινωνείτε με κάποιον ή δεν είστε σίγουροι για το πώς προτιμούν να απευθυνθούν, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε έναν επίσημο τίτλο όπως ο κ., Κα, κυρία ή ο Δρ και ο τελευταίος του παραλήπτη όνομα.

Πάντα λάθος από την πλευρά της προσοχής. Δεν μπορεί να βλάψει να είναι επίσημη. Για μια υπόδειξη για το πώς κάποιος με τον οποίο έχετε ήδη μια καθιερωμένη σχέση προτιμά να αντιμετωπιστεί, κοιτάξτε πίσω σε προηγούμενα μηνύματα για να δείτε πώς έχουν υπογραφεί. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε τι να κάνετε.

5. Ο ήχος μου μεταφέρει το μήνυμά μου καλά;

Όπως λέει και η παροιμία, "Δεν είναι αυτό που λέτε αλλά πώς το λέτε". Όταν μιλάτε σε κάποιον πρόσωπο με πρόσωπο, μπορείτε να βασιστείτε στον τόνο, τη γλώσσα του σώματος και την έκφραση του προσώπου για να βοηθήσετε να δώσετε επιπλέον σημασία στα λόγια σας.

Όταν προσπαθείτε να μεταφέρετε το ίδιο μήνυμα γραπτώς, υπάρχει περισσότερο περιθώριο παρερμηνείας, επειδή ο αναγνώστης δεν μπορεί να δει το πρόσωπό σας, να διαβάσει τη γλώσσα του σώματός σας ή να ακούσει τη φωνή σας. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι ευγενικό και ακούγεται φιλικό και ότι το προτεινόμενο νόημα είναι σαφές.

6. Είναι το μήνυμά μου απλό, αλλά όχι κρυπτικό;

Κρατώντας τα μηνύματά σας σύντομα και γλυκά θα τα καταστήσει ευκολότερα κατανοητά. Ταυτόχρονα, δεν πρέπει να παραλείψετε κάτι σημαντικό. Δεν θέλετε να αναγκάσετε τον παραλήπτη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να μαντέψει τι προσπαθείτε να πείτε. Το μήνυμά σας πρέπει να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερο, αλλά να περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.

7. Έχω συμπεριλάβει ανεπιθύμητα συνημμένα;

Πολλοί άνθρωποι αρνούνται να ανοίξουν συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν περιμένουν. Έχουν δίκιο να αποφύγουν να το κάνουν αυτό. Οι ιοί υπολογιστών μεταδίδονται συχνά σε αυτά τα συνημμένα. Εάν θέλετε να στείλετε ένα αρχείο σε κάποιον, για παράδειγμα, το βιογραφικό σας, ρωτήστε πρώτα τον παραλήπτη για την άδειά του. Στείλτε το μόνο εάν λέει ότι είναι εντάξει.