Πώς να επιλύσετε τις συγκρούσεις στα έργα

Οι συγκρούσεις σε έργα είναι εντελώς φυσιολογικές. Θα πρέπει να περιμένετε από τους ανθρώπους να διαφωνούν. Είμαστε όλοι διαφορετικοί και οι διαφορές που κάνουν τις ομάδες μας εξαιρετικά αποτελεσματικές.

Οι συζητήσεις που συμβαίνουν όταν οι άνθρωποι διαφωνούν μπορεί να οδηγήσουν σε μερικές απίστευτα δημιουργικές και εμπνευσμένες λύσεις σε θέματα. Οι διαμάχες βοηθούν τους ανθρώπους να απολέσουν τα πραγματικά προβλήματα και να σκάψουν στη ρίζα του τι συμβαίνει καθώς προσπαθούν να πλαισιώνουν τα προσωπικά τους επιχειρήματα.

Με άλλα λόγια, ας μην ξεκινήσουμε με το σκεπτικό ότι πρέπει να αποφεύγουμε τις συγκρούσεις. Μπορεί να είναι εξαιρετικά επωφελής σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά χρειάζεται να διαχειρίζεται ενεργά. Οι διαφορές μπορούν να καταστρέψουν τις ομάδες όταν μένουν να τρέφονται. Αυτές οι συμβουλές εξηγούν τη διαχείριση των συγκρούσεων και τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να βοηθήσετε ενεργά τα μέρη που διαφέρουν για να καταλήξουν σε μια θέση αμοιβαίας κατανόησης, ακόμη και αν αναγνωρίζετε ότι ποτέ δεν θα συμφωνήσουν πραγματικά.

Τι είναι η διαχείριση των συγκρούσεων;

Ας ξεκινήσουμε με ορισμένους ορισμούς. Η διαχείριση των συγκρούσεων στο χώρο εργασίας είναι κάτι που κάνουμε όλοι, είτε γνωρίζουμε συνειδητά αυτό. Η σύγκρουση συμβαίνει όταν δύο ή περισσότερα άτομα (ή ομάδες) έχουν διαφορετικούς στόχους, στάσεις ή απόψεις για το ίδιο πράγμα.

Η "διαχείριση των συγκρούσεων" είναι ο όρος που δίνουμε στον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζουμε αυτό. Είναι αυτό που κάνουμε για να εντοπίσουμε το πρόβλημα, να αποκαλύψουμε τις διαφορές και να δούμε πώς μπορούμε να αντιμετωπίσουμε το τι συμβαίνει.

Πολλές συγκρούσεις μπορούν να επιλυθούν με συζήτηση, ιδιαίτερα εάν ληφθούν υπόψη οι ανάγκες και οι στόχοι του έργου ή της επιχείρησης, αλλά μερικές φορές εμπλέκονται και άλλοι παράγοντες.

Γιατί χρειαζόμαστε διαχείριση συγκρούσεων;

Σε πολλά περιβάλλοντα χώρου εργασίας σήμερα και σε πολλές ομάδες έργων, η ρύθμιση είναι εκείνη μιας δομής μήτρας. Αυτό σημαίνει ότι οι άνθρωποι της ομάδας δεν εργάζονται άμεσα για εσάς. Αυτό μπορεί να είναι η τέλεια κατάσταση με πολλούς τρόπους: να διαχειριστείτε τα καθήκοντά τους, αλλά δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με όλα τα υπόλοιπα ανθρώπινα μέσα, όπως μισθούς, παροχές, χρόνος διακοπών και ούτω καθεξής. Αυτό σας δίνει περισσότερο χρόνο να εστιάσετε στη μετακίνηση του έργου σας προς τον τελικό του στόχο.

Τούτου λεχθέντος, οι δομές μήτρας είναι γεμάτες με συγκρούσεις πίστης, χρόνου, προτεραιότητας ή ομάδας. Γνωρίζοντας πώς να ξεχάσουμε όλα αυτά είναι μια χρήσιμη ικανότητα.

Η διαχείριση του έργου είναι μια εργασία που προκαλεί συγκρούσεις:

• Ψάχνουμε για κάτι που δεν έχει γίνει, κυνηγώντας τους ανθρώπους και επιλέγοντας τα λάθη τους.
• Κατευθύνουμε το έργο των ανθρώπων που αναφέρουν σε άλλους.
• Παρακολουθούμε τις απαντήσεις και τις αποφάσεις, και αυτό συχνά συνεπάγεται κλιμάκωση των ζητημάτων που θα μπορούσαν να κάνουν τους άλλους να φαίνονται κακοί στο χορηγό του έργου σας.

Η κατώτατη γραμμή είναι ότι αν δεν ξέρετε πώς να επιλύσετε τη σύγκρουση στην εργασία, η ομάδα σας θα υποφέρει από περισσότερες συγκρούσεις από ότι είναι υγιής. Οι συζητήσεις δεν θα μετριάζονται. Φράγματα προκύπτουν. Οι συγκρούσεις εμποδίζουν την ολοκλήρωση των εργασιών όταν δεν επιλυθούν τα επιχειρήματα. Η ενασχόληση με τους δύσκολους ενδιαφερόμενους γίνεται η δουλειά σας. Εάν δεν επιλύσετε προβλήματα, επηρεάζει τελικά την ικανότητά σας να εκπληρώσετε τους στόχους σας. Στη χειρότερη περίπτωση, μπορεί να σημαίνει ότι οι καλύτεροι σας άνθρωποι παραιτούνται και ότι η ομάδα σας υπονομεύει πλήρως.

Πολλές συγκρούσεις απαιτούν μόνο να καθίσετε και να διευκολύνετε μια συζήτηση μεταξύ ανθρώπων με διαφορετικές απόψεις. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να αναγνωρίσετε πότε η σύγκρουση θα έχει σημαντικό αντίκτυπο στο έργο και να ενεργήσει αναλόγως, ίσως θέτοντας το ζήτημα στο συμβούλιο του έργου σας.

Επίλυση συγκρούσεων στον εργασιακό χώρο

Το εργαλείο τρόπου σύγκρουσης Thomas-Kilmann (TKI) είναι ένας τρόπος να επεξεργαστείτε το προτιμώμενο στυλ σας για τη διαχείριση συγκρούσεων σε οποιαδήποτε κατάσταση, όχι μόνο στην εργασία. Χρησιμοποιείται συχνά στις ρυθμίσεις του χώρου εργασίας. Ως εργαλείο, είναι πραγματικά χρήσιμο για να κατανοήσετε ποιες επιλογές είναι διαθέσιμες σε εσάς όταν έχετε ένα ζήτημα που πρέπει να αντιμετωπιστεί.

Το TKI είναι ένα ερωτηματολόγιο που σας ζητάει να αντιδράτε φυσικά όταν αντιμετωπίζετε μια κατάσταση όπου οι απόψεις ή οι ανησυχίες δύο ανθρώπων δεν ευθυγραμμίζονται. Σας βοηθά να περιγράψετε τη δική σας αντίδραση και αντίδραση όταν συναντάτε κάποιον που δεν μοιράζεται την προοπτική σας.

Αβεβαιότητα και Συνεργατικότητα

Το TKI εξετάζει δύο διαφορετικές πτυχές της προσέγγισής σας στη διαχείριση συγκρούσεων:

• Σθεναρότητα: Πόσο μακριά παίρνετε τις δικές σας ανησυχίες εις βάρος των άλλων;
• Συνεργατικότητα: Πόσο μακριά πηγαίνετε για να ικανοποιήσετε τις ανησυχίες του άλλου προσώπου;

Αυτοί είναι δύο σημαντικοί τομείς. Πρέπει να καταλάβετε πόσο μακριά είστε έτοιμοι να πάτε για να προστατεύσετε και να κερδίσετε τη δική σας θέση και πόσο έχει σημασία για σας για να βοηθήσετε το άλλο άτομο να επιτύχει αυτό που θέλει. Ρωτήστε την ομάδα HR σας εάν έχουν πρόσβαση στην αξιολόγηση Thomas-Kilmann, ώστε να μπορείτε να την πάρετε. Μάθετε το προσωπικό σας στυλ.

Αφού εντοπίσετε το στυλ σας, μπορείτε να σκεφτείτε το επόμενο τμήμα του TKI: οι πέντε διαφορετικοί τρόποι αντιμετώπισης των συγκρούσεων:

• Διαγωνισμός
• Συμβιβαστικός
• Αποφεύγοντας
• Συνεργασία
• Συμβιβασμός

Η ανταγωνιστική λειτουργία σύγκρουσης

Η ανταγωνιστική λειτουργία μερικές φορές καλείται επίσης "αναγκάζοντας". Είναι ένα πολύ δυναμικό στυλ που επίσης δεν συνεργάζεται. Είναι ακριβώς αυτό που θα περιμένατε: Επιβάλλετε τη γνώμη σας στο άλλο άτομο. Αυτός χάνει."

Ο ανταγωνισμός είναι πραγματικά μόνο κάτι που μπορείτε να κάνετε όταν έχετε κάποια νόμιμη εξουσία στην κατάσταση:

• Είστε σε διαχειριστικό ρόλο και είστε ανώτεροι από το άλλο άτομο.
• Ελέγχετε κάτι στην κατάσταση, όπως ο προϋπολογισμός ή ο πόρος.
• Έχετε εξειδικευμένες γνώσεις σχετικά με την κατάσταση που το άλλο άτομο δεν μοιράζεται.

Εξετάστε τα ζητήματα υγείας και ασφάλειας, όπου πρέπει να επιβάλλετε τη χρήση εξοπλισμού ασφαλείας, ακόμη και αν κάποιος στην ομάδα δεν θέλει να συμμορφωθεί. Οι τεχνικές ανάλυσης σύγκρουσης σε αυτόν τον τρόπο θα περιλαμβάνουν:

• Μιλώντας σε κάποιον άλλο τι να κάνει.
• Έκδοση εντολής ή οδηγίας.

Αντί να "επιλύσει" τη σύγκρουση, έχετε καταρρεύσει και ενεργοποιήσατε το έργο για να προχωρήσετε. Έχετε μια απόφαση, αλλά ίσως έχετε χάσει κάποιους φίλους κάνοντας αυτό. Χρησιμοποιήστε το με προσοχή ή όταν η κατάσταση το απαιτεί πραγματικά για νομικούς ή λόγους ασφαλείας. Ποτέ μην κατεβαίνετε σε εκφοβισμό στην εργασία.

Η κατάσταση καταφατικής σύγκρουσης

Η φιλοξενία είναι το αντίθετο του ανταγωνισμού. Είναι άτοπο και συνεργάσιμο με το γεγονός ότι τα ενδιαφέροντά σας παραβλέπονται και συμμορφώνεστε με τη βούληση του άλλου προσώπου.

Δεν πρέπει πάντα να το βλέπετε ως "χάνοντας" ή θυσιάζοντας. Μερικές φορές τα επιχειρήματα δεν αξίζουν τον χρόνο ή το ενδιαφέρον σας. Προσέξτε όμως αν το χρησιμοποιείτε πολύ συχνά, διότι μπορεί να σας φανεί "πολύ μαλακό", εάν πιάσετε πολύ συχνά.

Η λειτουργία αποφυγής συγκρούσεων

Σε αυτό το σημείο δεν ασκείτε καμία σύγκρουση. Είναι ανυπόμονος επειδή δεν συμμετέχετε στη συζήτηση και δεν συνεργάζεται επειδή δεν βοηθάτε το άλλο άτομο. Στην πραγματικότητα, δεν κάνεις τίποτα. Αυτό μπορεί να ακούγεται φοβερό, αλλά μπορεί πραγματικά να είναι αποτελεσματικό όταν χρησιμοποιείται με μέτρο και υπό τις κατάλληλες συνθήκες.

Δεν έχετε καταφέρει πραγματικά το πρόβλημα, μόνο την αρχική εκδήλωση της σύγκρουσης. Πρέπει να βρείτε ακόμα χρόνο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων. Υπάρχει ο κίνδυνος ότι το πρόβλημα θα γίνει όλο και μεγαλύτερο εάν περιμένετε πολύ.

Φανταστείτε ότι δύο συνάδελφοι υποστηρίζουν δυνατά και ενοχλεί το έργο άλλων ανθρώπων στο γραφείο. Εσείς παρεμβαίνετε και πείτε τους ότι θα τους βοηθήσετε να φτάσουν σε ένα ψήφισμα όταν και οι δύο έχουν υποκινηθεί. Προσφέρετε σε έναν από αυτούς την ευκαιρία να δροσιστείτε στο γραφείο σας μέχρι εκείνη τη στιγμή.

Τεχνικές ανάλυσης σύγκρουσης σε αυτόν τον τρόπο:

• Αναβάλλετε τη συζήτηση μέχρι την καλύτερη στιγμή ή κατάσταση.
• Απομακρυνθείτε από μια απειλητική κατάσταση.

Η λειτουργία σύγκρουσης συνεργασίας

Η συνεργασία είναι ένας δυναμικός τρόπος επίλυσης των προβλημάτων και είναι πολύ συνεργατικός. Δεν αποφεύγετε τη σύγκρουση - καταδύεστε ευθεία, δουλεύετε μαζί για να ξεχάσετε τα ζητήματα και να φτάσετε σε ένα σημείο όπου ικανοποιούνται αμφότερες οι απαιτήσεις σας. Η προσέγγιση της κατάστασης με πραγματικά ρεαλιστικό τρόπο μπορεί να βοηθήσει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με την ομάδα σας.

Ας υποθέσουμε ότι το μάρκετινγκ θέλει να ξεκινήσει το προϊόν τον Μάρτιο. Το IT θέλει έναν νέο εκκινητή να συμμετάσχει στην ομάδα πριν αρχίσουν να δουλεύουν για την εκκίνηση του προϊόντος. Περνάνε μαζί το γράφημα Gantt και χρησιμοποιούν τεχνικές προγραμματισμού για να εξασφαλίσουν ότι ο νέος εκκινητής μπορεί να είναι πλήρως μέλος της ομάδας και να πάρει ακόμα το προϊόν εγκαίρως εγκατεστημένο. Οι τεχνικές ανάλυσης σύγκρουσης σε αυτόν τον τρόπο συμπεριλαμβάνουν συζήτηση και διαμεσολάβηση.

Η συντριπτική κατάσταση σύγκρουσης

Ο συμβιβασμός είναι μετριοπαθής και συγκρατητικός. Είναι μια θέση στη μέση που χρησιμοποιείται συνήθως και, φυσικά, έχετε υπονομεύσει τις καταστάσεις στο παρελθόν. Δεν παίρνετε ακριβώς αυτό που θέλετε και ούτε το άλλο πρόσωπο. Αντίθετα, καταλήγετε σε μια φιλική λύση που μπορείτε να συμφωνήσετε και οι δύο.

Η ομάδα λέει ότι το Agile sprint θα πρέπει να είναι δύο εβδομάδες. Θέλετε να είναι τέσσερις εβδομάδες. Συμβιβάζεστε και συμφωνείτε ότι οι σπριντ θα είναι τρεις εβδομάδες. Οι τεχνικές ανάλυσης σύγκρουσης σε αυτόν τον τρόπο περιλαμβάνουν:

• Συζήτηση
• Διαπραγμάτευση
• Ανταλλαγή παραχωρήσεων - και οι δύο δίνετε κάτι επάνω

Ποιο είναι το στυλ ανίχνευσης συγκρούσεων;

Το μεγάλο πράγμα για να καταλάβετε πού μένετε στο TKI είναι ότι καταλαβαίνετε την προτίμησή σας για την επίλυση των συγκρούσεων στο χώρο εργασίας - και σε άλλα μέρη. Αυτό σας δίνει ένα ξεκίνημα για να προσδιορίσετε ποια θα ήταν η καλύτερη προσέγγιση που θα χρησιμοποιούσατε για τη συγκεκριμένη κατάσταση στην οποία βρίσκεστε. Έχετε προσωπική προτίμηση, αλλά δεν είστε κολλημένοι απαντώντας με τον ίδιο τρόπο σε όλες τις περιπτώσεις. Το να περπατάτε μακριά μπορεί να είναι η πιο ενδεδειγμένη πορεία δράσης σε ορισμένες περιπτώσεις, οπότε θα επιλέξετε να το αποφύγετε.

Σε άλλους, ένας συμβιβασμός μπορεί να είναι ο γρηγορότερος τρόπος για μια αποδεκτή πορεία γύρω από το αδιέξοδο. Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε άλλες τεχνικές άλλες φορές.

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι η σύγκρουση στο χώρο εργασίας πρόκειται να συμβεί, οπότε κάνοντας μερικές τεχνικές για να αξιοποιήσετε σας δίνει επιλογές όταν αντιμετωπίζετε μια δύσκολη κατάσταση. Η γνώση των επιλογών σας σας δίνει εμπιστοσύνη και αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να επιλύσετε διαφωνίες έτσι ώστε όλοι να μπορούν να επιστρέψουν στη δουλειά τους.