9 Δεξιότητες Διευκόλυνσης Συνάντησης για Διευθυντές

Οι συναντήσεις μπορούν να είναι είτε ευκαιρίες ανταλλαγής ιδεών, συζητήσεις προκλήσεων και καθορισμού σχεδίων δράσης, είτε μπορούν να καταλήξουν ως μη παραγωγικοί χρονομετρητές. Δυστυχώς, οι διαχειριστές είναι συχνά οι κύριοι συντελεστές στην αντιμετώπιση της δυσλειτουργίας της διαδικασίας.

Εδώ υπάρχουν ιδέες για διευθυντικά στελέχη σε όλα τα επίπεδα για να ενισχύσουν τις δεξιότητές τους για τη διευκόλυνση των συνεδριάσεων για τη βελτίωση της παραγωγικότητας των συνόδων

Όπου οι διευθυντές καταφθάνονται με συναντήσεις

Πολλοί διευθυντές πιστεύουν ότι ξέρουν πώς να "τρέξουν" μια συνάντηση. Θέτουν την ατζέντα, κάνουν όλη τη συζήτηση και κάνουν όλες τις αποφάσεις. Ενώ αυτό μπορεί να είναι εύκολο και αποτελεσματικό για τους διαχειριστές, είναι συχνά χάσιμο χρόνου ανθρώπων και δεν αξιοποιεί το δημιουργικό δυναμικό της ομάδας. Στην πραγματικότητα, έχει το αντίθετο αποτέλεσμα, όπως οι εργαζόμενοι τείνουν να αποσύρουν, αναβολή του διευθυντή που θέλει να είναι υπεύθυνος.

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι διαχειριστές δεν συμμετέχουν περισσότερο οι υπάλληλοί τους στις συναντήσεις, μεταξύ των οποίων:

• Ο φόβος να αφήσει να φύγει
• Η ψευδή πεποίθηση ότι, επειδή είναι υπεύθυνοι, πρέπει να παρέχουν όλες τις απαντήσεις
• Η έλλειψη εμπιστοσύνης στις ικανότητες ή τις ικανότητες επίλυσης προβλημάτων των υπαλλήλων τους
• Η έλλειψη δεξιοτήτων διευκόλυνσης συνάντησης

Ενώ τα πρώτα τρία στοιχεία είναι οι συμπεριφορές των κακών διαχειριστών, η τελευταία, οι δεξιότητες διευκόλυνσης, μπορούν να μάθουν και να ενισχυθούν με την πρακτική.

Ενίσχυση των δεξιοτήτων διευκόλυνσης συνάντησής σας

Εξ ορισμού, τα μέσα διευκόλυνσης, " Για να γίνει ευκολότερη ή λιγότερο δύσκολη? βοήθεια προς τα εμπρός. "Για να διευκολυνθεί ένας σύμβουλος σε μια συνάντηση (αντί να τρέχει), πρέπει να είναι πρόθυμοι να αφήσουν τη δύναμή τους και να είναι ανοιχτοί σε διαφορετικά αποτελέσματα και προσεγγίσεις.

Η κατάλληλη διευκόλυνση συνάντησης περιλαμβάνει την εμπλοκή όλων στον προσδιορισμό και επίλυση προβλημάτων. Οι ομάδες σχεδόν πάντα θα αναπτύσσουν καλύτερες, πιο δημιουργικές λύσεις από ό, τι θα μπορούσε και θα είναι πιο πιθανό να υποστηρίξει η εφαρμογή των λύσεων.

Εδώ είναι εννέα δεξιότητες που απαιτούνται για τη διευκόλυνση μιας συνάντησης, τα οποία μπορούν να μάθουν και να βελτιωθούν με την πρακτική:

1. Προγραμματισμός ατζέντας. Μια συνεργατική συνάντηση αρχίζει με τον προγραμματισμό της ατζέντας. Η επιλογή θεμάτων που προσκαλούν τη συμμετοχή, δηλαδή ένα πρόβλημα που πρέπει να επιλυθεί, είναι πολύ πιο ενδιαφέρον από τα "ενημερωτικά" θέματα. Ωστόσο, πρέπει να διατεθεί επαρκής χρόνος για να επιτραπεί η συμμετοχή της ομάδας.
2. Περιβάλλον και ρύθμιση του κλίματος. Το θέμα της εφοδιαστικής! Όταν οι άνθρωποι είναι άβολα, δεν μπορούν να δουν ο ένας τον άλλον, δεν ακούνε ή είναι πεινασμένοι, τα αποτελέσματα της συνάντησης θα υποφέρουν. Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε την εφοδιαστική ως έναν τρόπο να ενθαρρύνετε τη μεγάλη συμμετοχή και να απομακρύνετε τα εμπόδια.

1. Κανοντας ερωτησεις. Μεγάλα ερωτήματα προκαλούν μεγάλη συζήτηση. Το άρθρο, "70 τρομερές ερωτήσεις καθοδήγησης που χρησιμοποιούν το μοντέλο GROW", προσφέρει μερικές εξαιρετικές συζητήσεις για τη συζήτηση.
2. Ενεργή ακρόαση. Όταν ένας διευθυντής παραφράζει, ελέγχει την κατανόηση και θέτει ερωτήσεις παρακολούθησης, ενθαρρύνει μεγαλύτερη συμμετοχή και διατηρεί τη ροή της συζήτησης.
3. Καταιγισμός ιδεών. Οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται ότι ήδη γνωρίζουν πώς να το κάνουν. Ωστόσο, συνήθως δεν το κάνουν. Σε πάρα πολλά περιβάλλοντα, η αποτελεσματικότητα του brainstorming μειώνεται λόγω της κακής διαχείρισης της διαδικασίας, των ισχυρών κοινωνικών ή πολιτικών πιέσεων και των κακών ικανοτήτων διευκόλυνσης. Πολλοί άνθρωποι δεν έχουν βιώσει ποτέ πραγματικά τη δύναμη μιας καλοδουλεμένης συνεδρίασης brainstorming.

1. Δεξιότητες οικοδόμησης συναίνεσης. Η συναίνεση δεν σημαίνει ότι όλοι πρέπει να συμφωνήσουν με μια απόφαση. Σημαίνει ότι όλοι είχαν την ευκαιρία να μοιραστούν τις απόψεις τους και να προτείνουν ιδέες. Η σωστή διευκόλυνση θα καθοδηγήσει την ομάδα από την ανταλλαγή ιδεών με την ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής απόφασης. Η επίτευξη συναίνεσης απαιτεί περισσότερο χρόνο, αλλά συνήθως θα κερδίσει ισχυρότερο buy-in από την ομάδα γενικότερα. Ωστόσο, να θυμάστε ότι η συναίνεση δεν είναι ο τελικός στόχος. Μια πιο αποτελεσματική απόφαση για το πρόβλημα είναι το πιο σημαντικό θέμα. Ανατρέξτε στο Πλαίσιο απόφασης για τη λήψη αποφάσεων σε έξι φάσεις για περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να οδηγήσετε μια ομάδα μέσω μιας διαδικασίας λήψης αποφάσεων με συναίνεση.

1. Επίλυση των συγκρούσεων. Κάθε φορά που υπάρχει ένα δωμάτιο των ανθρώπων που συμμετέχουν στην επίλυση ενός προβλήματος, οι συγκρούσεις είναι αναπόφευκτες. Στην πραγματικότητα, η σύγκρουση για το έργο ή το ζήτημα θεωρείται από τους ερευνητές της ομάδας ως μέρος της διαδικασίας για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. Ο διαχειριστής πρέπει να μάθει πώς να αξιοποιήσει τη δύναμη των συγκρούσεων με θετικό τρόπο.
2. Μη λεκτικές δεξιότητες επικοινωνίας. Ενώ οι ερευνητές υποστηρίζουν τα ακριβή ποσοστά, οι περισσότεροι θα συμφωνούσαν ότι περισσότερο από το 50% της επικοινωνίας είναι μη λεκτική. Ο διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει τον τόνο και τη γλώσσα του σώματος της ομάδας για να αξιολογήσει το επίπεδο εμπλοκής τους, την ειλικρίνεια και τη δέσμευσή τους.

1. Εγγραφή. Η εξειδικευμένη διευκόλυνση της ομάδας προϋποθέτει να γνωρίζετε πότε πρέπει να στραφείτε σε ένα flipchart ή στο whiteboard για να καταγράψετε τι λένε οι άνθρωποι. Κάτι τέτοιο κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται ότι οι ιδέες τους ακούγονται και αποτιμώνται και χρησιμεύουν ως ένα πολύτιμο ρεκόρ που πρέπει να χρησιμοποιηθεί για το σχεδιασμό των δράσεων και την παρακολούθηση.

Η κατώτατη γραμμή

Ο χρόνος είναι ένα πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο στη ζωή και στην εργασία. Προσπαθήστε να διαχειριστείτε συναντήσεις για βέλτιστη αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα. Η εκμάθηση, η άσκηση και η εφαρμογή των εννέα δεξιοτήτων διευκόλυνσης που προσδιορίζονται παραπάνω είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε.