Πώς γίνεται η ανάλυση SWOT

Δημοσίευση 7/11/2015

Το SWOT σημαίνει:

Πλεονεκτήματα

Αδυναμίες

Ευκαιρίες

Πλεονεκτήματα

Μια ανάλυση SWOT χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό των πλεονεκτημάτων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών που σχετίζονται με την εταιρεία, τη μονάδα ή την ομάδα σας ή με ένα προϊόν, υπηρεσία ή πρόγραμμα για το οποίο είστε υπεύθυνος. Η ανάλυση SWOT σάς δίνει τη δυνατότητα να εστιάσετε σε συγκεκριμένους τομείς και να ανακαλύψετε δράσεις που μπορούν να βοηθήσουν στην αξιοποίηση ισχυρών σημείων, στην ελαχιστοποίηση ή την εξάλειψη των αδυναμιών, στη μεγιστοποίηση των ευκαιριών και στην αντιμετώπιση ή αντιμετώπιση των απειλών.

Μια ανάλυση SWOT διεξάγεται συχνά με μια ομάδα και χρησιμοποιείται για την ενημέρωση μιας στρατηγικής ή ενός στρατηγικού σχεδίου και (περιλαμβάνεται ως μέρος του προσαρτήματος ή των δικαιολογητικών).

Οι ομάδες θα ξεκινήσουν συχνά με μια σύνοδο για τη δημιουργία ενός κοινού οράματος, στη συνέχεια, την παρακολούθηση με μια ανάλυση SWOT.

Δείτε πώς να ευθυγραμμίσετε την ομάδα σας γύρω από ένα κοινό όραμα.

Πώς γίνεται η ανάλυση SWOT:

1. Επιλέξτε ένα άτομο για να διευκολυνθεί η ανάλυση SWOT. Ενώ ένας διευθυντής, η ομάδα ή ο ηγέτης του έργου μπορεί να οδηγήσει τη δική του ανάλυση SWOT, είναι συχνά χρήσιμο να χρησιμοποιηθεί ένας ανεξάρτητος διευκολυντής, προκειμένου να απελευθερωθεί ο ηγέτης για να συμμετάσχει πλήρως και να μην προκαταλάβει την εισροή άλλων.

2. Brainstorm ένα ισχυρό επιχείρημα ή μονάδα

Πηγαίνετε γύρω από το δωμάτιο και ζητήστε ιδέες από τους συμμετέχοντες. Οι περιοχές δύναμης μιας εταιρείας ή μιας μονάδας περιλαμβάνουν: ικανότητες ηγεσίας, ικανότητες λήψης αποφάσεων, καινοτομία, παραγωγικότητα, ποιότητα, εξυπηρέτηση, αποδοτικότητα, τεχνολογικές διεργασίες κ.ο.κ. Καταγράψτε όλες τις προτάσεις σε ένα χαρτοπίνακα. Αποφύγετε τις διπλές καταχωρίσεις. Καταστήστε σαφές ότι ορισμένα θέματα ενδέχεται να εμφανίζονται σε περισσότερες από μία λίστες. Για παράδειγμα, μια εταιρεία ή μια μονάδα μπορεί να έχει μια δύναμη σε μια περιοχή όπως η εξυπηρέτηση των πελατών, αλλά μπορεί να έχει μια αδυναμία ή έλλειψη σε αυτόν τον τομέα επίσης.

Σε αυτό το σημείο, ο στόχος είναι να συγκεντρωθούν όσο το δυνατόν περισσότερες ιδέες στα flip charts. Η αξιολόγηση των δυνάμεων θα πραγματοποιηθεί αργότερα.

Δείτε 15 τρόπους για να βροχή σε μια συνάντηση Brainstorming για συμβουλές για το τι πρέπει να αποφύγετε κατά brainstorming.

3. Ενοποίηση ιδεών

Δημοσιεύστε όλες τις σελίδες των flip charts σε έναν τοίχο. Ενώ μπορεί να έχουν καταβληθεί όλες οι προσπάθειες για την αποφυγή διπλών εγγραφών, θα υπάρξουν κάποιες ιδέες που επικαλύπτονται. Συμπυκνώστε τα διπλά σημεία ζητώντας από την ομάδα τα στοιχεία που μπορούν να συνδυαστούν στο ίδιο θέμα. Αντιστοιχίστε τον πειρασμό να υπερ-ενοποιήσετε-συγκεντρώνοντας πολλές ιδέες κάτω από ένα θέμα. Συχνά, αυτό οδηγεί σε έλλειψη εστίασης.

4. Αποσαφηνίστε τις ιδέες

Πηγαίνετε κάτω από το στοιχείο της ενοποιημένης λίστας ανά στοιχείο και αποσαφηνίστε τα στοιχεία για τα οποία οι συμμετέχοντες έχουν ερωτήσεις.

Είναι χρήσιμο να επαναλάβετε τη σημασία κάθε στοιχείου πριν συζητήσετε. Προσέξτε να ορίσετε τις δυνάμεις. Περιορίστε την ομάδα να μιλάει για λύσεις σε αυτό το σημείο της διαδικασίας.

5. Προσδιορίστε τα τρία κορυφαία πλεονεκτήματα

Μερικές φορές τα τρία κορυφαία πλεονεκτήματα είναι προφανή και δεν απαιτείται ψηφοφορία. Σε αυτή την περίπτωση, απλώς δοκιμάστε για συναίνεση. Διαφορετικά, δώστε στους συμμετέχοντες λίγα λεπτά για να διαλέξουν τα θέματα τους μεμονωμένα. Επιτρέψτε σε κάθε μέλος της ομάδας να ψηφίζει τρεις έως πέντε ψήφους (τρεις εάν η λίστα των θεμάτων είναι δέκα στοιχεία ή λιγότερα, πέντε αν είναι μακρά).

Προσδιορίστε τα πρώτα τρία στοιχεία. Εάν υπάρχουν δεσμοί ή η πρώτη ψηφοφορία είναι αδιευκρίνιστη, συζητήστε τα υψηλά βαθμολογημένα στοιχεία από την πρώτη ψηφοφορία και ψηφίστε ξανά.

6. Συγκεντρώστε τις δυνάμεις

Μόλις αποφασιστούν τα τρία κορυφαία πλεονεκτήματα, θα τα συνοψίσουμε σε μια σελίδα μονού χαρτοπίνακα.

7. Επαναλάβετε τα βήματα 2-6 για αδυναμίες

Παρόμοια με τις δυνάμεις, οι περιοχές αδυναμίας μιας επιχείρησης ή μιας μονάδας περιλαμβάνουν: ικανότητες ηγεσίας, ικανότητες λήψης αποφάσεων, καινοτομία, παραγωγικότητα, ποιότητα, εξυπηρέτηση, αποδοτικότητα, τεχνολογικές διαδικασίες κ.ο.κ.

8. Επαναλάβετε τα βήματα 2-6 για ευκαιρίες

Οι τομείς ευκαιριών περιλαμβάνουν: αναδυόμενες αγορές, περαιτέρω διείσδυση στην αγορά, νέες τεχνολογίες, νέα προϊόντα ή υπηρεσίες, γεωγραφική επέκταση, μείωση του κόστους κ.ο.κ.

9. Επαναλάβετε τα βήματα 2-6 για απειλές

Οι περιοχές απειλής περιλαμβάνουν: είσοδο νέου ανταγωνιστή, νομοθεσία ή κανονισμούς που θα αυξήσουν το κόστος ή θα εξαλείψουν ένα προϊόν, ένα φθίνουσα προϊόν ή αγορά και ούτω καθεξής.

Η διεξαγωγή ανάλυσης SWOT είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αναπτύξετε μια εικόνα για το πού βρίσκεστε και πού πρέπει να πάτε. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα έχετε μια διαδικασία για την αποτελεσματική επίτευξη αποτελεσμάτων με τρόπο που να εμπλέκει και να ενεργοποιεί μια ομάδα.