Πώς να δημιουργήσετε ένα κιτ τύπου για την επιχείρησή σας

Μπορεί να έχετε ακούσει τον όρο κιτ τύπου και ίσως έχετε λάβει κιτ τύπου για κάτι. Αν και η μορφή και η λειτουργία ενός κιτ τύπου μπορεί να ποικίλει σημαντικά από τη βιομηχανία, ο αποδεκτός ορισμός ενός είναι:

"Πακέτο διαφημιστικού υλικού που παρέχεται σε μέλη του Τύπου για να τους ενημερώσει, ειδικά για ένα προϊόν, μια υπηρεσία ή έναν υποψήφιο."

Επειδή υπάρχει τόσο μεγάλη ποικιλία, ας δούμε τα πραγματικά συστατικά που μπορούν να αποτελέσουν ένα κιτ τύπου και πώς να συναρμολογήσετε ένα προϊόν που δίνει στο προϊόν ή την υπηρεσία σας την καλύτερη ευκαιρία για δωρεάν δημοσιότητα, γνωστή και ως κερδισμένα μέσα ενημέρωσης. Εάν κάνετε σωστά το κιτ τύπου σας, θα δείτε μια επιστροφή πολλές φορές μεγαλύτερη από την αρχική επένδυσή σας, ειδικά εάν το κιτ παίρνει το προϊόν ή το χρόνο υπηρεσίας σας στους σταθμούς ειδήσεων ή τις εγγραφές στο διαδίκτυο και στα μέσα εκτύπωσης.

Δημιουργία του Κιτ Τύπου σας

Δεν υπάρχει βιβλίο κανόνα για τη δημιουργία κιτ τύπου που να καθορίζουν ποια στοιχεία πρέπει να συμπεριλάβετε. Τα κιτ Τύπου σας θα διαφέρουν ανάλογα με το τι προωθήσατε και τον τύπο μέσων που θα λαμβάνουν το κιτ Τύπου σας.

Τα περισσότερα πακέτα τύπου αποστέλλονται ταχυδρομικά, συχνά σε άτομα που έχουν διοικητικούς βοηθούς, και είναι δική σας δουλειά να δημιουργήσετε ένα κιτ τύπου που είναι αρκετά ενδιαφέρον για να ξεπεράσετε τον gatekeeper. Το περιεχόμενο και η παρουσίαση είναι πολλά. Μπορείτε επίσης να στείλετε το κιτ σας ηλεκτρονικά, αν και αν έχει δέκα μέρη που μπορεί να πάρει δυσκίνητη.

Αυτό που συμπεριλαμβάνετε είναι πολύ σημαντικό επειδή ένα κιτ τύπου πρέπει να είναι ένας εύκολος τρόπος για να εστιάσετε στον εαυτό σας ή την επιχείρησή σας. Σκεφτείτε το ως τη μεγαλύτερη συμπλοκή της επιτυχίας της εταιρείας σας, επειδή θέλετε τα μέσα ενημέρωσης να γνωρίζουν για εσάς και τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας σε ένα πακέτο τακτοποίησης. Τα κύρια συστατικά του κιτ εκτύπωσης που θα θέλετε να εξετάσετε περιλαμβάνουν τα παρακάτω στοιχεία.

Το Δελτίο Τύπου

Το δελτίο τύπου του κιτ τύπου σας ανακοινώνει τι διαφημίζετε. Εάν διαθέτετε ένα νέο προϊόν, το κιτ Τύπου βοηθάει στην εισαγωγή του. Αν η επιχείρησή σας συγχωνεύεται με άλλη, το δελτίο Τύπου το πρωτοστατεί.

Μπορείτε να συμπεριλάβετε πολλά δελτία τύπου στο κιτ τύπου σας. Για παράδειγμα, ένα πακέτο τύπου εμπορικής έκθεσης μπορεί να περιέχει ένα δελτίο τύπου για τη συγχώνευση των εταιρειών, τρία νέα δελτία τύπου προϊόντων και ένα δελτίο τύπου που αναγγέλλει ένα νέο CEO.

Ωστόσο, μην συμπεριλάβετε περισσότερα από ένα δελτίο τύπου αν μπορείτε να το αποφύγετε. Εάν στέλνετε ένα κιτ τύπου σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας, θα χρειαστείτε μόνο ένα δελτίο τύπου. Θυμηθείτε, όσο περισσότερο συμπεριλαμβάνετε, τόσο περισσότερη δουλειά κάνετε εσείς. Θέλετε να κάνετε τη δουλειά σας όσο το δυνατόν πιο εύκολη.

Σύντομη επιστολή / Πίνακας Περιεχομένων

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για κάθε είδος κιτ τύπου που περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά αλλά εξίσου σημαντικά στοιχεία. Η επιστολή σας μπορεί να απευθυνθεί στα μέσα μαζικής ενημέρωσης ευχαριστώντας τα για το ενδιαφέρον τους εκ των προτέρων και στη συνέχεια μπορείτε να παράσχετε μια περίληψη του περιεχομένου και να δηλώσετε γιατί το προϊόν ή η υπηρεσία θα ήταν ενδιαφέρον για αυτούς. Βεβαιωθείτε ότι το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του επαφών πολυμέσων είναι σωστά.

Ενα φυλλάδιο

Οι επαγγελματίες της PR χρησιμοποιούν κιτ τύπου για να ανακοινώσουν ένα νέο προϊόν, αλλά μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το φυλλάδιο σας. Τα φυλλάδια είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για να εξηγήσετε το προϊόν ή την υπηρεσία σας εκτός από ένα απλό δελτίο τύπου. Δεν είναι μόνο ένα οπτικό στοιχείο αλλά μπορεί να παρέχει τεχνικές πληροφορίες με ευθεία τρόπο. Για ένα πακέτο τύπου εμπορικής επίδειξης, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σειρά φυλλαδίων που δίνουν στον συντάκτη / δημοσιογράφο μια μεγάλη ποσότητα πληροφοριών σχετικά με όλα τα διάφορα προϊόντα / υπηρεσίες σας.

Δείγματα προϊόντων

Εάν το προϊόν σας είναι αρκετά μικρό και μπορείτε να το αντέξετε οικονομικά, θα πρέπει να βάλετε δείγμα μέσα στο κιτ τύπου. Αυτό δίνει στους συντάκτες και τους δημοσιογράφους την ευκαιρία να δοκιμάσουν το προϊόν μόνοι τους. Φυσικά, βεβαιωθείτε ότι το προϊόν λειτουργεί πριν το στείλετε σε έναν επεξεργαστή. Δεν θέλετε να στείλετε Ενσύρματο περιοδικό ένα νέο είδος φακό που ανάβει σε φλόγες κατά τη λειτουργία.

Εάν το προϊόν σας είναι πολύ μεγάλο και θα πραγματοποιήσετε μια επίδειξη στη συσκευή σας, συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες, ώστε ο συντάκτης / δημοσιογράφος να μπορεί να έρθει στην τοποθεσία σας και να δει το προϊόν από κοντά. Εναλλακτικά, εάν το περίπτερο του εμπορίου σας παρουσιάζει ένα demo, αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να δώσετε σε πολλούς συντάκτες και δημοσιογράφους από όλη τη χώρα την ευκαιρία να δουν το προϊόν σας σε δράση.

Εάν έχετε μόνο μερικά δείγματα, δημιουργήστε μια κλιμακωτή αλληλογραφία τύπου κιτ. Τα μέσα υψηλής τεχνολογίας μπορούν να αποτελούνται μόνο από πέντε έως δέκα σημεία πώλησης, αλλά θα είναι τα πιο σημαντικά.

Παλαιότερη κάλυψη Τύπου

Εάν έχετε λάβει δωρεάν κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης πριν, μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα φύλλο που να αναφέρει λεπτομερώς αυτά τα μέσα εκτύπωσης. Αλλά μην στέλνετε την κάλυψη των μέσων ενημέρωσης από έναν άμεσο ανταγωνιστή ή δεν καλύπτεται. Για παράδειγμα, εάν Όμορφο σπίτι έτρεξε ένα κομμάτι στο προϊόν σας μην το στείλετε Σπίτι & Κήπος γιατί θα λένε ότι είχε ήδη καλυφθεί από δημοσίευση καταφυγίου. Ωστόσο, αν το προϊόν σας εμφανίστηκε σε ένα τμήμα του CNN, προχωρήστε και συμπεριλάβετε την έκθεση του Τύπου.

Ενημερωτικό δελτίο

Αυτό μπορεί να είναι μια εξαιρετική προσθήκη σε ένα κιτ τύπου επειδή περιγράφει χαρακτηριστικά, οφέλη και άλλες συγκεκριμένες πληροφορίες με τέτοιο τρόπο ώστε να εκπαιδεύει τον δημοσιογράφο ή τον συντάκτη για την εταιρεία και / ή τα προϊόντα σας με γρήγορες πληροφορίες. Τα ενημερωτικά δελτία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εκτοξεύσεις προϊόντων, πακέτα για νέες προσλήψεις, συνέδρια ειδήσεων και άλλους τομείς στους οποίους θέλετε να δώσετε στον συντάκτη τα βασικά στοιχεία που μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιούν λέξη προς λέξη.

Εταιρεία Backgrounder

Η σύνταξη μιας σελίδας ιστορικού της εταιρείας μπορεί να είναι πολύτιμη για τρέχοντα και μελλοντικά πακέτα τύπου. Αυτό το backgrounder περιγράφει λεπτομερώς τις αρχές της επιχείρησής σας και μπορεί να περιλαμβάνει το σημείο όπου κατευθύνεται η επιχείρησή σας. Θα πρέπει να συμπεριληφθούν σημαντικά επιτεύγματα καθώς και οποιαδήποτε βραβεία ή βραβεία. Επίσης, μην ξεχνάτε τα σχέδιά σας για επέκταση και ανάπτυξη προϊόντων. Να είστε βέβαιος να ενημερώσετε το backgrounder σας σε ετήσια βάση για να συμπεριλάβετε τυχόν επιπλέον επιτεύγματα και στιγμές αναφοράς.

Executive Bios

Είτε πρόκειται για ένα νέο CEO, ένα νέο εκτελεστικό PR, είτε για ένα νέο μέλος του διοικητικού συμβουλίου, αυτό είναι το κατάλληλο μέρος για να ενημερώνετε τους ανθρώπους για τα μέλη της ομάδας σας.

Το εκτελεστικό bios, μαζί με εικόνες υψηλής ανάλυσης, δίνουν στον επεξεργαστή τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το μέγεθος των ανθρώπων πίσω από την εταιρεία. Ορισμένες εκδόσεις εκτυπώνουν μια βιολογική λέξη-για-λέξη, οπότε γράψτε το βιο στο τρίτο άτομο και όχι στην πρώτη άποψη. Διατηρήστε όλα τα βιογραφικά στοιχεία σε μία σελίδα και συμπεριλάβετε βραβεία και διακρίσεις, αλλά δεν υπάρχουν προσωπικές πληροφορίες εκτός από τις βιομηχανικές σχέσεις.

Φύλλο παραπόνων και συχνές ερωτήσεις

Μια παραπομπή που περιέχει τιμολόγια από τους ανθρώπους της επιχείρησής σας - είναι ένας απλοποιημένος τρόπος για να δώσετε στους πολυάσχολους συντάκτες τα αποσπάσματα που χρειάζονται για να συμπληρώσουν ένα άρθρο, χωρίς να αναγκάσουν τους εκδότες να εντοπίσουν ένα πρόσωπο PR μιας εταιρείας.

Αυτό το φύλλο μπορεί να περιέχει αποσπάσματα από τα στελέχη σας, τους προγραμματιστές προϊόντων και ακόμη και τους πελάτες σας (γνωστό και ως testimonials). Ένα φύλλο αναφορών μπορεί να απαντήσει στις πιο προφανείς ερωτήσεις που μπορεί να έχει ένας συντάκτης. Απλά βεβαιωθείτε ότι κάθε απόσπασμα διαβάζεται καλά στο χαρτί, επειδή αυτό το απόσπασμα πιθανότατα θα χρησιμοποιηθεί κατά γράμμα.

Συμπεριλάβετε εικόνες Hi-Res σε μια μονάδα Flash

Είναι οι εικόνες σχετικές με το κιτ τύπου σας; Αν ναι, βεβαιωθείτε ότι είναι εικόνες υψηλής ανάλυσης που είναι αποθηκευμένες σε μια εύχρηστη συσκευή μέσων όπως μια μονάδα flash ή ένα CD. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε εικόνες υψηλής ανάλυσης στον ιστότοπό σας για λήψη των μέσων. Απλά φροντίστε να συμπεριλάβετε τον άμεσο σύνδεσμο στη συλλογή φωτογραφιών σας στο υλικό του κιτ τύπου.