Πώς να είστε Γραμματέας Δικαστηρίου

Οι γραμματείς των δικαστηρίων παρέχουν υποστήριξη σε δικηγόρους και παραλλήλους σε υποθέσεις που υποβάλλονται σε τοπικά, κρατικά και ομοσπονδιακά δικαστήρια και διοικητικά δικαστήρια.

Οι γραμματείς των δικαστηρίων απασχολούνται σε δικηγορικά γραφεία όλων των μεγεθών. Ορισμένοι γραμματείς παρέχουν καθαρά διοικητική υποστήριξη. Ωστόσο, γραμματείς σε πολλές επιχειρήσεις εκτελούν υβριδικό ρόλο, λειτουργώντας τόσο ως γραμματέας όσο και ως δικηγόρος.

Παρακάτω υπάρχουν μερικές από τις πιο συνηθισμένες λειτουργίες ενός γραμματέα επί διαφορών κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής των διαφορών. Οι γραμματειακοί ρόλοι ποικίλλουν ανάλογα με την επιχείρηση, το είδος της πρακτικής των διαφορών και το μέγεθος του προσωπικού.

Έλεγχος περιπτώσεων

Σε επιχειρήσεις ενάγοντες, το πρώτο βήμα μιας υπόθεσης είναι η εξέταση της υπόθεσης για την αξία. Ο δυνητικός πελάτης έχει αιτία δράσης; Υπάρχουν οποιεσδήποτε συγκρούσεις; Ο γραμματέας μπορεί να βοηθήσει στην προετοιμασία εντύπων ελέγχου υποθέσεων και να προγραμματίσει τις αρχικές συναντήσεις μεταξύ του δικηγόρου και του δυνητικού πελάτη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο γραμματέας θα ολοκληρώσει έναν αρχικό έλεγχο, ζητώντας τηλεφωνικά τις πιθανές ερωτήσεις πελατών. Εάν ο πελάτης υπογραφεί, ο γραμματέας θα δημιουργήσει ένα νέο αρχείο υποθέσεων και θα διαβιβάσει τη σύμβαση διατήρησης και άλλα έγγραφα στον πελάτη.

Ερευνα

Σε πολλές περιπτώσεις, τα μέρη διεξάγουν έρευνα πριν υποβληθεί αγωγή. Η έρευνα αυτή μπορεί να περιλαμβάνει εντοπισμό και συνέντευξη μαρτύρων, εξέταση του χώρου ατυχήματος και συλλογή εγγράφων και άλλων αποδεικτικών στοιχείων. Ο γραμματέας της δίκης μπορεί να συνδράμει στη διαδικασία, προγραμματίζοντας συσκέψεις και τηλεφωνικές διασκέψεις για λογαριασμό του πληρεξούσιου, δημιουργώντας καταλόγους μαρτύρων, οργανώνοντας αποδεικτικά στοιχεία και άλλα έγγραφα και δημιουργώντας ένα αξιόπιστο σύστημα αρχειοθέτησης τόσο για χαρτιά όσο και για ηλεκτρονικά έγγραφα.

Παραλείψεις

Αν υποβληθεί αγωγή, ο γραμματέας θα προετοιμάσει τα υπομνήματα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Τα υπομνήματα μπορεί να περιλαμβάνουν πρόσκληση, καταγγελία, ένορκες βεβαιώσεις, αιτήσεις εισδοχής και αιτήσεις υποβολής προτάσεων. Ο γραμματέας της διαφοράς συχνά δημιουργεί δεσμευτικές δεσμεύσεις οι οποίες οργανώνουν και αναπροσαρμόζουν όλα τα υπομνήματα για μια συγκεκριμένη περίπτωση. Ο γραμματέας μπορεί να καταθέσει τα εν λόγω έγγραφα στο δικαστήριο, είτε αυτοπροσώπως είτε ηλεκτρονικά, παρόλο που το καθήκον αυτό συχνά εκτελείται από παραπέρα δικαστή ή αγγελιοφόρο.

Ανακάλυψη

Η ανακάλυψη είναι η μακρύτερη φάση της διαδικασίας επίλυσης διαφορών. Κατά τη διάρκεια της ανακάλυψης, ο γραμματέας της δίκης μπορεί να εκτελεί όλες ή ορισμένες από τις ακόλουθες εργασίες:

• Προετοιμασία εγγράφων ανακάλυψης σε ένα σύστημα επεξεργασίας κειμένου, συμπεριλαμβανομένων ερωτήσεων και αιτημάτων παραγωγής
• Πληκτρολόγηση, αποστολή και παρακολούθηση κλήσεων
• Προγραμματισμός καταθέσεων με πολλά μέρη, συμπεριλαμβανομένου του πληρεξούσιου, των πελατών, των αντιμαχόμενων συμβούλων και των δικαστικών δημοσιογράφων
• Προγραμματισμός ανεξάρτητων ιατρικών εξετάσεων και άλλων διορισμών που απαιτούνται από τους Κανόνες Πολιτικής Δικονομίας
• Δημιουργία συνδετικών ανακοινώσεων. την ευρετηρίαση και την κατάθεση εγγράφων ανακάλυψης
• Οργάνωση και κατάθεση κειμένων
• Προγραμματισμός εξετάσεων ιστότοπου

• Εντοπισμός και επικοινωνία με εμπειρογνώμονες. οργάνωση και κατάθεση εκθέσεων εμπειρογνωμόνων

Προδικασία

Μόλις καθοριστεί ημερομηνία δοκιμής, ο γραμματέας βοηθά τη νομική ομάδα να προετοιμαστεί για δίκη. Ο ρόλος του γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνει:

• Γράφοντας και μορφοποιώντας τα προδικαστικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων προτάσεων, ενημερωτικών δελτίων, κλήσεων και καταλόγων μαρτύρων
• Συγκέντρωση και οργάνωση εκθεμάτων
• Δημιουργία, οργάνωση και / ή ευρετηρίαση δοκιμαστικών συνδετικών
• Βοηθώντας να οργανώσετε ψευδείς δοκιμές
• Παρακολούθηση προθεσμιών και αποστολή υπενθυμίσεων στη νομική ομάδα
• Έντυπα ελέγχου και αποκατάστασης και νομικά έγγραφα
• Εξασφάλιση της κατάλληλης μορφοποίησης των εγγράφων σύμφωνα με τους κανόνες του δικαστηρίου
• Συντονιστές μάρτυρες

Δοκιμή

Ο γραμματέας της διαφοράς διαδραματίζει σημαντικό ρόλο υποστήριξης κατά τη διάρκεια της δίκης. Τα καθήκοντά του μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Προετοιμασία, πληκτρολόγηση και μορφοποίηση δοκιμαστικών εγγράφων
• Συντονίζει την προετοιμασία των γραφημάτων, των γραφημάτων και άλλων εικονιδίων του δικαστικού δωματίου
• Προγραμματισμός ταχυμεταφορών, δικαστικών δημοσιογράφων και εμπειρογνωμόνων μαρτύρων
• Οργάνωση, αρχειοθέτηση και διαχείριση εγγράφων, εκθεμάτων και δοκιμαστικών συνδετικών
• Συντονισμός ταξιδιωτικών διευθετήσεων για δικηγόρους, μάρτυρες, πελάτες και άλλους

Άλλες διοικητικές εργασίες

Για όσους εργάζονται στον τομέα της άμυνας, ο γραμματέας της δίκης θα εισέλθει στο χρόνο των δικηγόρων και των παραλλήλων που δαπανάται σε κάθε περίπτωση στο σύστημα χρόνου και χρέωσης της επιχείρησης. Αυτός ή αυτή θα αποστείλει επίσης περιοδικά τιμολόγια στον πελάτη και θα παρακολουθεί τις καθυστερημένες πληρωμές. Άλλα γενικά καθήκοντα του γραμματέα των διαφορών περιλαμβάνουν:

• Παραγωγή πληροφοριών με τη μεταγραφή, μορφοποίηση, εισαγωγή, ανάκτηση, αντιγραφή και μετάδοση κειμένου, δεδομένων και γραφικών
• Προθεσμίες παρακολούθησης
• Ανταπόκριση με τους πελάτες, τους μάρτυρες και τους αντιφρονούντες
• Απαντωντας το ΤΗΛΕΦΩΝΟ
• Δημιουργία υπολογιστικών φύλλων για τον εντοπισμό του κόστους, των εκθεμάτων και άλλων πληροφοριών
• Μεταγραφή υπαγόρευσης
• Διατήρηση συστημάτων docket
• Διεύθυνση αλληλογραφίας, αναφορές και νομικά έγγραφα
• Οργάνωση συνεδρίων πελατών και συνεδριάσεων δικηγόρων
• Προετοιμασία αναφορών εξόδων
• Διατηρώντας το ημερολόγιο του δικηγόρου προγραμματίζοντας και προγραμματίζοντας συνέδρια, τηλεδιασκέψεις, καταθέσεις και ταξίδια

• Παραγγελία αναλωσίμων

Γραμματέας Εκπαίδευσης

Πολλοί γραμματείς δικαστηρίων συμπληρώνουν πιστοποιητικό ή συγγενικό πρόγραμμα σπουδών σε εμπορική σχολή ή κολέγιο κοινότητας. Ωστόσο, γραμματείς με τέσσερα χρόνια βαθμούς κολλεγίων έχουν τις περισσότερες ευκαιρίες προόδου μέσα σε μια δικηγορική εταιρεία. Η κατάρτιση δικαστικών υποθέσεων συχνά συμβαίνει στην εργασία. Οι έμπειροι γραμματείς των διαφορών συχνά μετακινούνται σε άλλους ρόλους της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των θέσεων παραλλήλων και των γραφείων διοίκησης.

Γραμματεία Δικαστικών Δεξιοτήτων και Γνώσεων

Οι γραμματείς των δικαστηρίων πρέπει να διαθέτουν ποικίλες διαπροσωπικές, τεχνολογικές και γραφειακές δεξιότητες, καθώς και νομικές και διαδικαστικές γνώσεις. Οι απαιτούμενες δεξιότητες και γνώσεις περιλαμβάνουν:

• Ικανοποίηση με επεξεργασία κειμένου, υπολογιστικό φύλλο, λογισμικό παρουσίασης και χρόνου και χρέωσης. εξοικείωση με τη σουίτα του Microsoft Office
• Ικανοποίηση με εξοπλισμό μεταγραφής
• Εξαιρετικές γραπτές και προφορικές δεξιότητες
• Γνώση των τοπικών, κρατικών και ομοσπονδιακών δικαστικών διαδικασιών και διαδικασιών αρχειοθέτησης
• Ικανοποίηση με βάσεις δεδομένων εγγράφων όπως Ringtail, Summation και Concordance
• E-αρχειοθέτηση εμπειρία
• Γνώση των διαδικασιών γραφείου και της νομικής ορολογίας
• Ισχυρές δεξιότητες δακτυλογράφησης
• Στερεές δεξιότητες οργάνωσης και ικανότητες πολλαπλών εργασιών
• Δυνατότητα αλληλεπίδρασης επαγγελματικά με όλα τα επίπεδα του προσωπικού