Θέλετε να ξέρετε πώς να διαχειριστείτε το τέλειο έργο;

Θέλετε να ολοκληρώσετε επιτυχώς τα έργα; Με την πάροδο του χρόνου, στο πλαίσιο του προϋπολογισμού, και με τη συμμετοχή των κατάλληλων ανθρώπων για την εξασφάλιση της ολοκλήρωσης; Αυτά τα βήματα διαχείρισης του έργου θα εξασφαλίσουν την αποτελεσματική διαχείριση του έργου.

Βήματα στη Διαχείριση Έργων

1. Επιλέξτε το έργο με βάση τις εκφρασμένες ανάγκες του πελάτη σας, τους τρέχοντες στόχους του οργανισμού σας ή τις προτεραιότητες του οργανισμού σας.
2. Συγκεντρώστε την ομάδα που πρέπει να είναι κύριος του έργου για να δημιουργήσει μια θετική εφαρμογή και ολοκλήρωση. Λάβετε υπόψη τα διάφορα πλεονεκτήματα και την τεχνογνωσία που χρειάζεστε για να παράγετε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Επίσης, εξετάστε ποιες περιοχές του οργανισμού σας θα χρειαστεί να εφαρμόσετε και να ενσωματώσετε τις λύσεις.
3. Καθορίστε τις απαιτήσεις του εσωτερικού ή εξωτερικού πελάτη από το αποτέλεσμα ή την έξοδο του έργου.

1. Ορίστε το πεδίο του έργου και το επιθυμητό αποτέλεσμα. Ως μέρος αυτού του ορισμού, προσδιορίστε πού αρχίζει και τελειώνει το έργο. Ποιο είναι το πρώτο βήμα; Ποιο είναι το τελευταίο;
2. Καθορίστε μετρήσιμους στόχους που θα σας επιτρέψουν να ξέρετε ότι το έργο ολοκληρώνεται. Ορίστε τον προϋπολογισμό σας για το έργο. Προσδιορίστε τους ανθρώπους και τις ώρες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου.
3. Καθορίστε πώς θα επικοινωνήσετε την πρόοδο και τα επιτεύγματα σε ολόκληρο τον οργανισμό σας και θα συλλέξετε πληροφορίες από μέλη του οργανισμού που δεν ανήκουν στην ομάδα.

1. Διάγραμμα ροής της τρέχουσας διαδικασίας. Ή, για ένα συγκεκριμένο έργο, απαριθμήστε τα απαραίτητα βήματα για την ολοκλήρωση του έργου.
2. Μετρήστε τον τρόπο με τον οποίο το τρέχον έργο εκτελείται αυτή τη στιγμή αν αυτό είναι ένα συνεχιζόμενο έργο. Μελετήστε τα δεδομένα για να προσαρμόσετε τους στόχους και τις προσδοκίες σας.
3. Προσδιορίστε εάν χρειάζονται πρόσθετες πληροφορίες, πόροι ή άτομα για την ολοκλήρωση του έργου. Φέρτε τους ανθρώπους και τους πόρους που προσδιορίζονται στην ομάδα. Λάβετε υπόψη ότι κάθε φορά που προσθέτετε επιπλέον άτομα στην ομάδα, η ομάδα θα επανέλθει στα πέντε στάδια της ανάπτυξης ομάδας, ώστε να προστεθούν οι άνθρωποι νωρίς στο έργο όταν είναι δυνατόν.

1. Δημιουργήστε ένα σχέδιο δράσης για να ολοκληρώσετε τα βήματα του έργου. Ορίστε τους κατάλληλους ανθρώπους για να ολοκληρώσετε κάθε βήμα. Καθορίστε ημερομηνία λήξης για το πότε θα ολοκληρώσετε κάθε βήμα. Βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι έχουν το χρόνο που απαιτείται για να διατεθούν στο έργο.
2. Προσδιορίστε μια τρέχουσα μέθοδο για να παρακολουθείτε εάν ολοκληρώνετε τα βήματα όπως προγραμματίσατε. Κρατήστε εβδομαδιαίες συναντήσεις, δημιουργήστε ένα κεντρικό ημερολόγιο προγραμματισμού, διανείμετε ευρέως τα λεπτά συνάντησης ή καταγράψτε τα βήματα σε ένα δημόσιο λευκό πίνακα.
3. Εφαρμογή του σχεδίου δράσης. Εγγράψτε τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται για την πραγματοποίηση κάθε βήματος. Θα θελήσετε να είστε σε θέση να μοιραστείτε τα βήματα και τους στόχους και να αντιγράψετε τις ενέργειες που έκανε η ομάδα που ήταν επιτυχείς, αν πρόκειται για ένα συνεχιζόμενο ή περιοδικά επαναλαμβανόμενο έργο.

1. Προσδιορίστε πώς η ομάδα θα μετρήσει, θα καταγράψει και θα παρακολουθήσει την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας υλοποίησης και προγραμματισμού του έργου για το μέλλον.
2. Χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που συλλέγονται, αξιολογείτε τα αποτελέσματα. Πώς το σχέδιο ανταποκρίθηκε στις προσδοκίες και ικανοποίησε τους σχεδιαστές και τους συμμετέχοντες; Εάν όχι, γιατί όχι; Έγγραφο για μελλοντικά έργα.
3. Γιορτάστε τα επιτεύγματα της ομάδας.
4. Προσδιορίστε πώς μπορείτε να εφαρμόσετε τα διδάγματα και τα βήματα που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια αυτού του έργου στα μελλοντικά σας έργα. Βρείτε μια μέθοδο ενσωμάτωσης των βέλτιστων πρακτικών για τη διαχείριση του έργου.

Πρόσθετες συμβουλές για την εξασφάλιση της επιτυχίας του έργου

1. Συμμετέχετε τους κατάλληλους ανθρώπους που κατέχουν τη διαδικασία και μπορούν να κάνουν ή να παραβιάσουν την επιτυχία της εφαρμογής και της ολοκλήρωσης.
2. Δηλώστε τα βήματά σας ώστε η ομάδα που ακολουθεί ή υλοποιεί το έργο σας το επόμενο έτος να έχει τις κατάλληλες πληροφορίες που χρειάζονται για να αντιγράψει τα επιτυχημένα βήματα και τη διαδικασία προγραμματισμού.
3. Διατηρήστε τυχόν έντυπα, φυλλάδια, έγγραφα επικοινωνίας, λεπτά ομάδας και όλα τα άλλα δεδομένα που σχετίζονται με το έργο σε ένα αρχείο στο οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση για τον επόμενο προγραμματισμό του έργου.
4. Κρατήστε τους ανθρώπους υπεύθυνους για την ομάδα. Τα έργα έχουν έναν τρόπο ολίσθησης προθεσμιών και αποτυχίας όταν τα μέλη της ομάδας αποτύχουν να καταστούν υπεύθυνα για δεσμεύσεις και αποτελέσματα.

1. Μην ενεργείτε σαν μια ομάδα δημοκρατίας όπου ο καθένας έχει μια ομοιόμορφη ψήφο για κάθε συνιστώσα του έργου. Δεν είναι και αν συμπεριφέρεσαι έτσι, οι προσπάθειές σου θα αποτύχουν. Θυμηθείτε ότι ο ηγέτης θέτει τον τόνο και το ρυθμό. Ο ηγέτης αναλαμβάνει τις προσδοκίες και τις τελικές αποφάσεις.
2. Η λήψη αποφάσεων με συναίνεση είναι παγίδα. Προκαλεί τις ομάδες να βυθίζονται στον μικρότερο κοινό παρονομαστή, όχι την καλύτερη λύση, στις αποφάσεις της. Ορίστε πώς να διαφωνείτε με επιτυχία ως επικεφαλής ομάδας ή μέλος.