Η σημασία της τήρησης ενός περιοδικού στη λογιστική

Μια εγγραφή σε ημερολόγιο είναι το αρχείο μιας οικονομικής συναλλαγής που εισάγεται σε ένα περιοδικό. Το περιοδικό περιγράφει όλες τις οικονομικές συναλλαγές της επιχείρησης και σημειώνει ποιοι λογαριασμοί επηρεάζουν αυτές τις συναλλαγές. Όλες οι καταχωρήσεις σε ημερολόγια γίνονται με τη μέθοδο της διπλής καταχώρισης ή της ενιαίας καταχώρησης.

Οι εγγραφές των ημερολογίων εισάγονται συνήθως με χρονολογική σειρά και οι χρεώσεις καταχωρούνται πριν από τις πιστώσεις - οι χρεώσεις εισάγονται σε μια στήλη στα αριστερά και οι πιστώσεις καταχωρούνται στα δεξιά. Οι καταχωρίσεις του περιοδικού καταχωρούνται σε συγκεκριμένους λογαριασμούς χρησιμοποιώντας ένα λογαριασμό λογαριασμών και η εγγραφή του ημερολογίου καταγράφεται στη συνέχεια σε ένα ημερολόγιο. Ο λογαριασμός παρακολουθεί πολλούς λογαριασμούς.

Ο σκοπός των καταχωρήσεων σε ημερολόγια

Οι καταχωρήσεις σε ημερολόγια παρέχουν θεμελιώδεις πληροφορίες για όλες τις άλλες οικονομικές αναφορές μιας επιχείρησης. Χρησιμοποιούνται από τους ελεγκτές για να αναλύσουν τον τρόπο με τον οποίο οι οικονομικές συναλλαγές επηρεάζουν μια επιχείρηση.

Κάθε εγγραφή πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία της συναλλαγής, τα εμπλεκόμενα μέρη, μια χρέωση από τουλάχιστον έναν λογαριασμό, πίστωση σε τουλάχιστον έναν άλλο λογαριασμό, έναν αριθμό παραλαβής ή ελέγχου και ένα σημείωμα που περιγράφει άλλες λεπτομέρειες που σχετίζονται με τη συναλλαγή - οτιδήποτε ενδέχεται να μην θυμούνται μήνες ή χρόνια αργότερα.

Εάν αγοράζετε και χρησιμοποιείτε λογισμικό λογισμικού συστήματος, κατά πάσα πιθανότητα θα φροντίσετε όλες αυτές τις λεπτομέρειες για εσάς. Αλλά θα πρέπει να είστε σε θέση να χειριστείτε τις καταχωρήσεις περιοδικών σας και τον εαυτό σας με κάποια βασική κατανόηση της διαδικασίας αν δεν νομίζετε ότι ένα είδος δαπάνης είναι απαραίτητο αρκετά ακόμα επειδή επειδή αρχίζετε ακριβώς.

Λογιστική ενιαίας εισόδου

Όπως υποδηλώνει το όνομα, κάθε ημερολογιακή εγγραφή γίνεται στη δική της ξεχωριστή γραμμή όταν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο ενιαίας καταχώρησης λογιστικής. Μπορείτε να αφαιρέσετε αυτό που ξοδεύετε σε ένα νέο σύστημα υπολογιστών ως χρέωση, στη συνέχεια, στην επόμενη γραμμή και ως μια άλλη καταχώρηση, ίσως εισόδημα που λαμβάνετε από πελάτη ή πελάτη ως πίστωση. Θα έχετε δύο ξεχωριστές συναλλαγές ή καταχωρήσεις περιοδικών, το καθένα με τη δική του γραμμή. Είναι απλό, όχι πολύ διαφορετικό από τον τρόπο που θα παρακολουθείτε τις συναλλαγές που πραγματοποιείτε από τον λογαριασμό ελέγχου.

Η ενιαία λογιστική καταχώριση μπορεί να είναι κατάλληλη αν έχετε τη δική σας μικρή επιχείρηση ως μοναδικό κάτοχο και τα βιβλία και οι συναλλαγές σας δεν είναι περίπλοκα. Ο καθένας μπορεί να το χειριστεί. Δεν χρειάζεστε ειδική εκπαίδευση.

Λογιστική διπλής εισόδου

Μια καταχώριση ημερολογίου που χρησιμοποιεί τη μέθοδο υπολογισμού διπλής καταχώρησης περιλαμβάνει μια ποικιλία πληροφοριών σε διάφορες στήλες στην ίδια γραμμή. Σε ένα σύστημα διπλής εισόδου, ενδέχεται να χρεωθείτε για την αγορά του υπολογιστή, τότε μια πίστωση ή αύξηση στις συνολικές δαπάνες εξοπλισμού γραφείου θα εμφανίζονταν στην ίδια γραμμή αλλά σε μια διαφορετική στήλη για να αντισταθμίσει τη χρέωση. Αυτές οι στήλες πρέπει να είναι ίσες, όπως - 2.000 δολάρια ως χρέωση και + 2.000 δολάρια για την πίστωση.

Μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ακόμη περισσότερες στήλες ανάλογα με τη φύση της εισόδου σας, αλλά τουλάχιστον θα πρέπει να υπάρχουν δύο, ένα για τις χρεώσεις και τις πιστώσεις. Η λογιστική διπλής εισαγωγής συνήθως πραγματοποιεί εγγραφή σε περιοδικό, όχι για την ίδια τη συναλλαγή, αλλά για τον λογαριασμό, επηρεάζει τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις, τα ίδια κεφάλαια, τα έσοδα και τα έξοδα. Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις σε όλους είναι όλες σημειωμένες στην ίδια γραμμή.

Στο τέλος του έτους ή σε οποιαδήποτε άλλη λογιστική περίοδο που επιλέγετε, όλες οι εγγραφές σας για τις χρεώσεις θα πρέπει να αντιστοιχούν σε ίσο με τις εγγραφές σας για το σύνολο των πιστώσεων. Αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός σας είναι "ισορροπημένος".