Παραδείγματα επιστολών για την αποτυχία εργασίας

Πρέπει να δώσετε στον εργοδότη σας επίσημη ειδοποίηση όταν χάσετε τη δουλειά λόγω ιατρικής συνάντησης; Ορισμένες εταιρείες ζήτησαν από τους υπαλλήλους να παρουσιάσουν γραπτή τεκμηρίωση όταν απουσιάζουν από την εργασία, ακόμα και όταν δεν υπάρχει εκτεταμένη απουσία.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να γράψετε μια επιστολή ή ένα email που να τεκμηριώνει την απουσία σας ή να πάρετε μια σημείωση από το γιατρό σας. Σε άλλες, η προφορική ανακοίνωση μπορεί να είναι αρκετή.

Πολιτικές απουσίας στο χώρο εργασίας

Αν δεν είστε σίγουροι για την πολιτική της εταιρείας, ρωτήστε πάντα σχετικά με τους κανόνες σχετικά με την απουσία και την άδεια για ιατρικά ραντεβού, πριν να τις χρησιμοποιήσετε.

Μην υποθέσετε ότι ο τρέχων χώρος εργασίας σας έχει τις ίδιες πολιτικές όπως και οι προηγούμενες. Οι πολιτικές μπορούν επίσης να αλλάξουν, οπότε το κατανοητότερο μάθημα είναι πάντα να ενημερώνετε τον προϊστάμενό σας, αν είναι δυνατόν, ότι πρέπει να πάρετε άδεια για ένα ιατρικό ραντεβού. Μια προειδοποίηση εβδομάδας είναι μάλλον άφθονος χρόνος, εκτός και αν εμπλακείτε σε ένα σχέδιο κρίσιμης προθεσμίας, όπου γνωρίζετε ότι η παρουσία σας θα χαθεί. Σε αυτή την περίπτωση, προσπαθήστε να δώσετε στον προϊστάμενό σας επιπλέον χρόνο ώστε να μπορούν να γίνουν οι κατάλληλες ρυθμίσεις για ένα υποκατάστατο.

Όταν απαιτείται γραπτή ειδοποίηση, ίσως χρειαστεί να γράψετε την επιστολή ή ο εργοδότης σας μπορεί να ζητήσει επιστολή από το γιατρό σας. Τα παραδείγματα που παρέχονται εδώ είναι μόνο για γενική καθοδήγηση, ώστε να τα επεξεργαστείτε ώστε να ταιριάζουν στην προσωπική σας κατάσταση και να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις του χώρου εργασίας σας.

Τι απαιτεί ο χώρος εργασίας σας για σημειώσεις απουσίας;

Ενδέχεται να χρειαστεί να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας εκ των προτέρων σχετικά με τα προγραμματισμένα ραντεβού προκειμένου να σας δικαιολογηθεί.

Εάν δεν το κάνατε, η απουσία σας μπορεί να έχει πειθαρχικές επιπτώσεις. Για επείγουσες συναντήσεις, ωστόσο, μπορεί να μπορείτε να υποβάλετε μια εξήγηση μετά το γεγονός.

Ορισμένοι χώροι εργασίας ενδέχεται να απαιτούν γραπτή υπογεγραμμένη σημείωση, ενώ άλλες μπορούν να δεχτούν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φαξ ή κειμένου. Στείλτε ή παραδώστε τη σημείωση μόλις επιστρέψετε στην εργασία, καθώς ορισμένοι εργοδότες έχουν κάποιο χρονικό όριο για την παραλαβή τους.

Ο εργοδότης σας μπορεί επίσης να έχει μια πολιτική που απαιτεί τεκμηρίωση του ραντεβού, όπως μια σημείωση από το γραφείο του γιατρού. Εάν συμβαίνει αυτό, μπορεί να θέλετε να ζητήσετε μια τέτοια σημείωση κατά το χρόνο του διορισμού του γιατρού σας ή να υπογράψετε ένα γραφείο σημείωσης παρόμοιο με το παρεχόμενο παράδειγμα.

Δείγμα Επισκέψεως του Διδάκτορα Δείγματος

Ημερομηνία

Ονομα

Τίτλος εργασίας

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:

Παρακαλώ δεχθείτε την παρούσα επιστολή ως γραπτή ειδοποίηση ότι δεν μπόρεσα να παρακολουθήσω τη δουλειά τη Δευτέρα, 15 Ιουνίου, 20XX, λόγω προγραμματισμένου ιατρικού ραντεβού.

Παρακαλώ ενημερώστε μας αν μπορώ να σας παράσχω περαιτέρω πληροφορίες ή τεκμηρίωση.

Με εκτιμιση, Η υπογραφή σου (έντυπη επιστολή)

Το δακτυλογραφημένο σας όνομα

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αν προτιμάτε να στείλετε ηλεκτρονικά την ειδοποίησή σας, βεβαιωθείτε ότι είναι γραμμένο και διαμορφωμένο με επαγγελματικό τρόπο. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και έναν αριθμό τηλεφώνου στον οποίο μπορείτε να επικοινωνήσετε, εάν ο εργοδότης σας έχει οποιαδήποτε απορία. Επιλέξτε μια γραμμή θέματος που είναι σαφής και μέχρι το σημείο, π.χ. "Σημείωμα του γιατρού - Η απουσία του John Smith στη ημερομηνία."

Δείγμα γιατρού Σημείωση

Εάν ο εργοδότης σας ζητήσει γραπτή τεκμηρίωση για επίσκεψη ιατρού, το ιατρικό σας γραφείο μπορεί να έχει μια τυποποιημένη ειδοποίηση σχετικά με επιστολόχαρτα που μπορούν να εκτυπώσουν κατόπιν αιτήματος.

Εάν όχι, θα πρέπει να συνθέσετε μια δικαιολογία όπως το ακόλουθο παράδειγμα και να υπογράψετε το γιατρό σας στο τέλος του ραντεβού σας.

Ημερομηνία

Όνομα του ιατρού

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Προς κάθε ενδιαφερόμενο:

Παρακαλείστε να αποδεχθείτε αυτήν την επιστολή ως τεκμηρίωση στην οποία έχω αντιμετωπίσει εισάγετε το όνομα του υπαλλήλου κατά τη διάρκεια ραντεβού στο γραφείο μου τη Δευτέρα 9 Μαΐου 20XX στις 2:00 μ.μ.

Σε περίπτωση που χρειάζεστε επιπλέον επιβεβαίωση, επικοινωνήστε με το προσωπικό του γραφείου στο (XXX) XXX-XXXX.

Με εκτιμιση, Υπογραφή του ιατρού (έντυπη επιστολή)

Το πληκτρολογημένο όνομα του ιατρού, M.D.

Επιπρόσθετα βήματα μπορεί να απαιτηθούν

Ίσως χρειαστεί να παρακολουθήσετε και να τεκμηριώσετε την απουσία σας στο σύστημα χρονομέτρησης και να ζητήσετε να φύγετε αναδρομικά. Σε χώρους εργασίας με αυστηρότερες πολιτικές ανθρωπίνων πόρων (ΥΕ), ενδέχεται να είστε σε κατάσταση «απουσίας χωρίς άδεια» μέχρι να υποβληθεί και να εγκριθεί το αίτημα άδειας. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικές ενέργειες από ορισμένους εργοδότες, αν δεν ακολουθήσετε όλες τις διαδικασίες τους.

Είναι επίσης καλή ιδέα να ελέγξετε λίγες μέρες μετά την υποβολή της σημείωσής σας για να βεβαιωθείτε ότι το HR καταγράφηκε στην τεκμηρίωσή σας, ειδικά αν ο εργοδότης σας αποδίδει επίσημο καθεστώς για τους εργαζομένους που απουσιάζουν χωρίς άδεια.