Επαγγελματικές επιστολές και οδηγίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όλες οι γραπτές επιστολές περιλαμβάνουν διάφορα τμήματα. Οι πληροφορίες που συμπεριλαμβάνετε σε κάθε ενότητα και η συνολική μορφή εξαρτάται από το εάν στέλνετε μια πληκτρολογημένη επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα διάφορα μέρη μιας επιστολής και τι πρέπει να αναγράφεται σε κάθε μία. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε πώς μπορείτε να απευθυνθείτε και να υπογράψετε τόσο τις πληκτρολογούμενες όσο και τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες. Τα διάφορα μέρη μιας επιστολής έχουν ως εξής:

Στοιχεία επικοινωνίας
Χαιρετισμός (χαιρετισμός)
Σώμα της επιστολής
Κλείσιμο
Υπογραφή

Στοιχεία επικοινωνίας

Ο τρόπος με τον οποίο θα συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα είναι διαφορετικός με βάση τον τρόπο με τον οποίο στέλνετε την επιστολή σας. Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα βρίσκονται στο τέλος του μηνύματος, ενώ σε γραπτή επιστολή, τα στοιχεία επικοινωνίας σας βρίσκονται στο επάνω μέρος της σελίδας. Δείτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε στην ενότητα πληροφοριών επαφών σας, καθώς και δείγματα τόσο για δακτυλογραφημένα γράμματα όσο και για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χαιρετισμός

Το χαιρετισμό είναι το τμήμα χαιρετισμού της επιστολής σας με κάτι σαν το "Αγαπητέ κύριε Peterson" ή "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί". Εδώ είναι ένας κατάλογος με παραδείγματα ευχετήριων γραμμάτων που λειτουργούν καλά για επαγγελματική αλληλογραφία.

Σώμα της επιστολής

Το σώμα της επιστολής σας θα περιλαμβάνει αρκετές παραγράφους. Η πρώτη παράγραφος πρέπει να περιλαμβάνει μια εισαγωγή και μια σύντομη επεξήγηση του λόγου για τον οποίο γράφετε. Η δεύτερη παράγραφος (και οι επόμενες παράγραφοι) πρέπει να εξηγούν περαιτέρω τους λόγους για τους οποίους γράφετε. Η τελευταία παράγραφο θα πρέπει είτε να ζητήσει ενέργεια από τον αναγνώστη, εάν ζητάτε κάτι, είτε να δηλώσετε πώς θα ακολουθήσετε. Βεβαιωθείτε ότι ο σκοπός της επιστολής σας είναι σαφής. Ο αναγνώστης θα πρέπει να γνωρίζει τι ζητάει και πώς μπορεί να σας βοηθήσει.

Ή αν προσφέρετε υπηρεσίες ή βοήθεια, βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές τι μπορείτε να παρέχετε.

Κλείσιμο

Μια επιστολή κλείνει με έναν όρο όπως "Καλώς ήλθατε" ή "Ειλικρινά" ακολουθούμενο από ένα κόμμα και στη συνέχεια την υπογραφή σας εάν στέλνετε μια δακτυλογραφημένη επιστολή. Αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλά πληκτρολογήστε το όνομά σας μετά το κλείσιμο. Ακολουθεί ένας κατάλογος με παραδείγματα κλεισίματος επιστολών που είναι κατάλληλα για την αλληλογραφία που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις και την απασχόληση.

Υπογραφή

Το τελευταίο άγγιγμα της επιστολής σας είναι η υπογραφή σας, η οποία, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Δείτε πώς μπορείτε να υπογράψετε μια επιστολή και πώς να ρυθμίσετε και να υπογράψετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Πώς να αντιμετωπίσετε μια επιστολή

Είναι σημαντικό να απευθυνθείτε στο άτομο που γράφετε επίσημα, εκτός και αν τα γνωρίζετε πολύ καλά. Δείτε πώς μπορείτε να απευθύνετε μια επιστολή που περιλαμβάνει γενικές πληροφορίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν δεν έχετε πρόσωπο επαφής στην εταιρεία.

Διαμόρφωση της αλληλογραφίας σας

Τώρα που έχετε όλες τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας, ανατρέξτε στην τυποποιημένη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για επιστολές και μηνύματα email.

Κατευθυντήριες γραμμές για τη σύνταξη επιστολών

Το επόμενο βήμα είναι να γυαλίσετε την επιστολή σας. Θα πρέπει να υπάρχει αρκετός χώρος μεταξύ των παραγράφων και του επάνω και του κάτω μέρους της σελίδας. Επίσης, θέλετε να επιλέξετε ένα αναγνώσιμο, επαγγελματικό στυλ και μέγεθος γραμματοσειράς. Αυτό που λέτε θα εξαρτηθεί από το λόγο που γράφετε, οπότε φροντίστε να προσαρμόσετε την επιστολή σας ώστε να ταιριάζει με την προσωπική και επαγγελματική σας κατάσταση. Ακολουθούν βήμα προς βήμα οδηγίες για τη σύνταξη διαφόρων τύπων γραμμάτων, συμπεριλαμβανομένων των περιθωρίων σελίδας, των γραμματοσειρών, των αποστάσεων και των λεπτομερειών του τι πρέπει να συμπεριλάβετε, καθώς και τα παραδείγματα κάθε:

Πώς να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή
Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή
Πώς να γράψετε μια επιστολή εργασίας εργασίας
Πώς να γράψετε μια επιστολή αναφοράς
Πώς να γράψετε ένα γράμμα παραίτησης
Πώς να γράψετε μια επιστολή ευχαριστιών
Οδηγίες μηνυμάτων και προσκλήσεων LinkedIn
Επαγγελματικές οδηγίες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Παραδείγματα και πρότυπα

Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε τη δική σας επιστολή ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή αρχίζετε με τη βασική μορφή στη θέση του. Απλά συμπληρώστε τις πληροφορίες σας στην κατάλληλη ενότητα της επιστολής.

Η εξέταση των παραδειγμάτων είναι επίσης χρήσιμη, διότι θα λάβετε ιδέες για το τι να πείτε στη δική σας αλληλογραφία.

Δείγματα επιστολών:Ελέγξτε αυτά τα γραπτά δείγματα επιστολών, συμπεριλαμβανομένων επιχειρηματικών επιστολών, συνοδευτικών επιστολών, συνεντεύξεων ευχαριστώ επιστολές, επιστολές παρακολούθησης, αποδοχής εργασίας και επιστολών απόρριψης, επιστολών παραίτησης, επιστολών εκτίμησης, επιστολών επιχειρήσεων και άλλων δειγμάτων επιστολών και προτύπων.
Παράδειγμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:Αυτά τα παραδείγματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν παραδείγματα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την απασχόληση, την αναζήτηση εργασίας και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, καθώς και πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μορφοποιημένα παραδείγματα μηνυμάτων και γραμμή θέματος, συν χαιρετισμούς και παραδείγματα υπογραφής.

Έλεγχος ορθογραφίας και ορθογραφίας

Τέλος, προτού εκτυπώσετε ή ανεβάσετε την επιστολή σας ή στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τον ορθογραφικό έλεγχο, τον έλεγχο γραμματικής και διορθώστε το.

Μια συμβουλή για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη είναι να το διαβάσετε δυνατά. Μπορεί να παρατηρήσετε λάθη που χάσατε μόνο με την ανάγνωση.