6 βήματα για την αποτελεσματική προπόνηση των υπαλλήλων

Το πρώτο βήμα σε κάθε προσπάθεια βελτίωσης της απόδοσης των εργαζομένων είναι η παροχή συμβουλών ή η προπόνηση. Η συμβουλευτική ή η προγύμναση είναι μέρος της καθημερινής αλληλεπίδρασης μεταξύ ενός επόπτη και ενός υπαλλήλου που αναφέρει σε αυτήν ή έναν επαγγελματία και διευθυντή HR.

Το coaching παρέχει συχνά θετική ανατροφοδότηση σχετικά με τις συνεισφορές των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν πότε είναι αποτελεσματικοί συνεισφέροντες.

Παρέχοντας αυτή τη θετική ανατροφοδότηση, αφήνετε επίσης στον εργαζόμενο να γνωρίζει τις ενέργειες και τις συμβολές που θέλετε να ενισχύσετε, ώστε να δείτε περισσότερες από αυτές.

Προπόνηση όταν υπάρχουν ζητήματα επιδόσεων

Ταυτόχρονα, η τακτική προγύμναση φέρνει τα θέματα επιδόσεων στην προσοχή του εργαζομένου όταν είναι ήσσονος σημασίας. Το σχόλιό σας βοηθά τον υπάλληλο να διορθώσει αυτά τα θέματα προτού καταστούν σημαντικά στοιχεία από την απόδοσή του.

Ο στόχος της καθοδήγησης επιδόσεων δεν είναι να κάνει τον υπάλληλο να αισθάνεται άσχημα, ούτε παρέχεται να δείξει πόσο γνωρίζει ο επαγγελματίας του HR ή ο διευθυντής. Ο στόχος του coaching είναι να συνεργαστεί με τον υπάλληλο για την επίλυση των προβλημάτων απόδοσης και τη βελτίωση του έργου του εργαζομένου, της ομάδας και του τμήματος.

Οι εργαζόμενοι που ανταποκρίνονται θετικά στην προγύμναση και βελτιώνουν την απόδοσή τους μπορούν να γίνουν εκτιμημένοι συνεισφέροντες στην επιτυχία της επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι που αποτυγχάνουν να βελτιωθούν θα βρεθούν σε ένα επίσημο σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης, γνωστό ως PIP. Αυτό δημιουργεί μια τυπική διαδικασία στην οποία ο διευθυντής συναντά τακτικά τον υπάλληλο με χαμηλή απόδοση για να παρέχει καθοδήγηση και ανατροφοδότηση.

Κατά τις συναντήσεις, αξιολογούν επίσης πόσο καλά εκτελεί ο εργαζόμενος στην επίτευξη των στόχων απόδοσης που απαριθμήθηκαν στο PIP. Γενικά, από τη στιγμή που ένας υπάλληλος έχει λάβει PIP, το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού συμμετέχει σημαντικά τόσο στις συναντήσεις όσο και στην ανασκόπηση της προόδου και των επιδόσεων του υπαλλήλου.

Οι εργαζόμενοι που αποτυγχάνουν να βελτιωθούν όταν βρίσκονται στο PIP είναι πιθανό να βρουν την απασχόλησή τους τερματισμένη.

Δεύτερο παράδειγμα προπόνησης επιδόσεων

Σε ένα δεύτερο παράδειγμα χρήσης του προπονητή επίδοσης, οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν την καθοδήγηση επιδόσεων για να βοηθήσουν τους εργαζόμενους που είναι αποτελεσματικοί συνεργάτες να βελτιωθούν και να γίνουν ακόμα πιο αποτελεσματικοί συνεισφέροντες. Εντάξει, η καθοδήγηση μπορεί να βοηθήσει έναν υπάλληλο να βελτιώνει συνεχώς τις ικανότητες, την εμπειρία και την ικανότητά του να συνεισφέρει.

Από τα χρόνια παρακολούθησης των προπονητών των διαχειριστών, οι διαχειριστές του χρόνου ξοδεύουν στην καθοδήγηση επιδόσεων με τους καλύτερους, οι περισσότεροι συνεισφέροντες εργαζόμενοι είναι ο χρόνος που δαπανάται καλά. Είναι πιο πιθανό να παράγει αυξανόμενα αποτελέσματα για την οργάνωση και για το τμήμα και τις προτεραιότητες του διευθυντή.

Είναι ειρωνικό το γεγονός ότι πολλοί διευθυντές διαπιστώνουν ότι ξοδεύουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους με τους ταραγμένους ή υποβαθμισμένους υπαλλήλους τους. Αυτό συμβαίνει παρά το γεγονός ότι η σημαντικότερη αξία από την επένδυση σε χρόνο και ενέργεια προέρχεται από την αντίθετη προτεραιότητα.

Το Coaching είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για να αναπτύξουν οι μάνατζερ στις προσπάθειές τους να βοηθήσουν τους υπαλλήλους να επιτύχουν και ειδικότερα να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να αυξήσουν τις δεξιότητές τους και τις πιθανές ευκαιρίες τους για προαγωγή ή πλευρικές κινήσεις σε πιο ενδιαφέρουσες θέσεις.

6 Βήματα καθοδήγησης

Χρησιμοποιήστε αυτά τα έξι βήματα για να παρέχετε αποτελεσματική υποστηρικτική καθοδήγηση στους υπαλλήλους που υποβάλλουν αναφορές.

• Δείξτε την εμπιστοσύνη στην ικανότητα και την προθυμία του υπαλλήλου να λύσει το πρόβλημα. Ρωτήστε τον / της για βοήθεια για την επίλυση του προβλήματος ή τη βελτίωση της απόδοσής του. Ζητήστε από τον υπάλληλο να συμμετάσχει μαζί σας με στόχο την αύξηση της αποτελεσματικότητας των εργαζομένων ως συμβάλλουμε στον οργανισμό σας.
• Περιγράψτε το πρόβλημα απόδοσης στον υπάλληλο. Εστιάστε στο πρόβλημα ή τη συμπεριφορά που χρειάζεται βελτίωση, όχι στο άτομο. Χρησιμοποιήστε περιγραφές της συμπεριφοράς με παραδείγματα, έτσι ώστε εσείς και ο υπάλληλος να μοιράζονται την έννοια.

Ζητήστε την άποψη του υπαλλήλου για την κατάσταση. Βλέπουν το ίδιο πρόβλημα ή την ευκαιρία που κάνετε;

• Προσδιορίστε εάν υπάρχουν θέματα που περιορίζουν την ικανότητα του υπαλλήλου να εκτελέσει την εργασία ή να επιτύχει τους στόχους. Τέσσερα κοινά εμπόδια είναι ο χρόνος, η κατάρτιση, τα εργαλεία και η ιδιοσυγκρασία. Καθορίστε τον τρόπο άρσης αυτών των εμποδίων. Προσδιορίστε εάν ο εργαζόμενος χρειάζεται τη βοήθειά σας για να καταργήσετε τα εμπόδια - έναν βασικό ρόλο ενός διαχειριστή - ή εάν είναι σε θέση να τα αντιμετωπίσει μόνος του.
• Συζητήστε τις πιθανές λύσεις στο πρόβλημα ή τις βελτιώσεις που πρέπει να γίνουν. Ρωτήστε τον υπάλληλο για ιδέες για το πώς να διορθώσετε το πρόβλημα ή για να αποφύγετε να συμβεί ξανά. Με έναν εργαζόμενο με υψηλή απόδοση, μιλάμε για συνεχή βελτίωση.

• Συμφωνείτε σχετικά με ένα γραπτό σχέδιο δράσης που αναφέρει τι θα κάνει ο υπάλληλος, ο διαχειριστής και ενδεχομένως ο επαγγελματίας του ανθρώπινου δυναμικού για να διορθώσει το πρόβλημα ή να βελτιώσει την κατάσταση. Προσδιορίστε τους βασικούς στόχους που πρέπει να πληροί ο εργαζόμενος για να επιτύχει το κατάλληλο επίπεδο απόδοσης που χρειάζεται ο οργανισμός.
• Ορίστε ημερομηνία και ώρα για παρακολούθηση. Προσδιορίστε εάν απαιτείται μια διαδρομή κρίσιμης ανάδρασης, έτσι ώστε ο διαχειριστής να γνωρίζει τον τρόπο με τον οποίο ο υπάλληλος προχωράει. Προσφέρετε θετική ενθάρρυνση. Εξασφαλίστε την εμπιστοσύνη στην ικανότητα του εργαζομένου να βελτιωθεί. Αναγνωρίστε, ωστόσο, ότι ο μόνος που είναι υπεύθυνος για τη βελτίωση της απόδοσής τους είναι ο υπάλληλος. Όσο προσπαθείτε να βοηθήσετε, αυτός είναι ο υπεύθυνος.

Μπορείτε να βοηθήσετε τους υπαλλήλους που υποβάλλουν αναφορές να βελτιώσουν την τρέχουσα απόδοση τους ή, στην περίπτωση ενός ήδη αποτελεσματικού υπαλλήλου, να τους βοηθήσουν να γίνουν πιο αποτελεσματικοί. Η καθοδήγηση επιδόσεων είναι ένα ισχυρό εργαλείο όταν οι διαχειριστές εκμεταλλεύονται τη χρησιμότητά τους.