Διαχείριση του απροσδόκητου στην εργασία

Το ρητό "Τίποτα δεν πηγαίνει ποτέ όπως έχει προγραμματιστεί" είναι τόσο ακριβές στην εργασία όσο και οπουδήποτε αλλού. Όταν τα πράγματα πάνε στραβά, είναι συχνά χωρίς προειδοποίηση. Εάν θα μπορούσατε να αποτρέψετε αυτές τις ατυχίες από το να συμβεί πρώτον, θα το κάνατε. Ενώ ορισμένα από αυτά τα προβλήματα είναι προβλέψιμα, τα περισσότερα δεν είναι. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε πώς μπορούμε να εντοπίσουμε και να αντιμετωπίσουμε αυτές τις καταστάσεις αμέσως μόλις προκύψουν. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για τη διαχείριση των απροσδόκητων εργασιών:

1. Προσδοκώ κάτι να πάει λάθος, ακόμα κι αν δεν ξέρετε τι

Να είστε πάντα επιφυλακτικοί για προβλήματα. Κανείς δεν θέλει να είναι doomsayer, αλλά όσο νωρίτερα αναγνωρίζετε μια επιπλοκή υπάρχει, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να αρχίσετε να κάνετε τα βήματα για να το διορθώσετε. Εξαιρετικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων είναι ζωτικής σημασίας όταν αντιμετωπίζετε τέτοιου είδους καταστάσεις. Περιλαμβάνουν την ικανότητά σας να αναγνωρίζετε την ύπαρξη ενός προβλήματος και στη συνέχεια να εντοπίζετε την αιτία του.

Ένα μικρό ατύχημα μπορεί να εξελιχθεί σε ένα μεγάλο πρόβλημα, και στη συνέχεια σε μια κρίση αρκετά γρήγορα, εκτός εάν ληφθούν άμεσα μέτρα. Όταν ένα πρόβλημα αγνοείται ή δεν αναγνωρίζεται, με την πάροδο του χρόνου καθίσταται όλο και πιο δύσκολο ή και αδύνατο να επιλυθεί. Η εγρήγορση σας μπορεί να σώσει την εταιρεία σας από σοβαρές ζημιές.

2. Μην πανικοβληθείτε

Το βασικό σας ένστικτο μπορεί να είναι να πανικοβληθείτε όταν κάτι πάει στραβά. Η αδρεναλίνη σας θα αρχίσει να ρέει, που μπορεί να σας ωθήσει σε δράση. Ωστόσο, θα θολώσει την κρίση σας. Η ικανότητά σας να παραμείνετε ηρεμία βοηθά στην επιτυχία σας στη διαχείριση των απροσδόκητων. Ο πανικός μας κάνει να φυσήσουμε μικρές επιπλοκές υπερβολικά. Αυτή η συναισθηματική αντίδραση θα μπορούσε να μετατρέψει μια μικρή βλάβη σε μια τεράστια κρίση στο μυαλό σας.

Πάρτε μια βαθιά ανάσα και περάστε μια στιγμή ή δύο για να αξιολογήσετε την κατάσταση και να σκεφτείτε τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια. Αν και θα πρέπει να αντιδράσετε γρήγορα, μην είστε βιαστικοί. Αυτό θα οδηγήσει απλώς σε εσφαλμένες αποφάσεις και σε μη χρήσιμες ενέργειες.

3. Προετοιμάστε τις λύσεις εκ των προτέρων

Παρόλο που είναι αδύνατο να σχεδιάσετε για κάθε σενάριο χειρότερης περίπτωσης, να έχετε μια στρατηγική στο μυαλό σας για να αντιμετωπίσετε πράγματα που είναι πιθανότερο να πάει στραβά. Για παράδειγμα, εάν είστε υπεύθυνος για μια μεγάλη διάσκεψη που φιλοξενεί ο οργανισμός σας, να είστε προετοιμασμένοι να ακυρώσετε την υπηρεσία διατροφής στην τελευταία στιγμή ή να μην λειτουργεί το ηχοσύστημα. Την ημέρα πριν από την εκδήλωση, επιβεβαιώστε με τον τροφοδότη και ελέγξτε ότι λειτουργεί το ηχητικό σύστημα.

Προτεραιότητα με το σχεδιασμό για πιο κοινά γεγονότα, όχι εκείνα που είναι απίθανο. Εάν ανησυχείτε για πάρα πολλά πράγματα που πηγαίνουν στραβά, δεν θα μπορείτε να κάνετε τη δουλειά σας. Προσαρμόστε τα σχέδιά σας καθώς είναι απίθανο να συμβούν γεγονότα. Για παράδειγμα, ενώ δεν χρειάζεστε ένα σχέδιο για να απαντήσετε σε έναν τυφώνα τον Ιανουάριο, χρειάζεστε ένα τον Ιούλιο.

4. Χρησιμοποιήστε τις κρίσιμες δεξιότητες σκέψης σας

Εκτός από τις εξαιρετικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων, εξαιρετικές δεξιότητες κριτικής σκέψης είναι επίσης απαραίτητες για την επιτυχή διαχείριση των απροσδόκητων στην εργασία. Λάβετε μια συστηματική προσέγγιση για την επίλυση μικρών επιπλοκών και σημαντικών κρίσεων. Αν και η γρήγορη δράση είναι επιτακτική, αφιερώστε χρόνο για να βρείτε μερικές εναλλακτικές λύσεις. Στη συνέχεια, αξιολογήστε τα όλα πριν επιλέξετε το ένα που θα αποφασίσετε είναι καλύτερο. Εάν είναι απαραίτητο, λάβετε πληροφορίες από την ομάδα και τους ανωτέρους σας, τόσο όταν βρεθείτε με πιθανές λύσεις όσο και όταν επιλέγετε ποια να εφαρμόσετε.

5. Διατηρήστε μια λίστα των πόρων στο χέρι σας

Όταν προκύψουν προβλήματα και χρειάζεστε εξωτερική βοήθεια για την επίλυσή τους, ένας κατάλογος παρόχων υπηρεσιών θα αποδειχθεί ανεκτίμητος. Επιστρέφοντας στο παράδειγμα της διάσκεψης και ετοιμάζοντας να κλείσει μια ταβέρνα την τελευταία στιγμή, έχετε μια λίστα με άλλες εταιρείες που μπορείτε να καλέσετε. Εάν διαθέτετε άτομο επισκευής εξοπλισμού ήχου στη λίστα επαφών σας, η αποτυχία του συστήματος ήχου δεν θα οδηγήσει στη διάσκεψη σας.

Ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού σας, συμπεριλάβετε τους υδραυλικούς, τους ηλεκτρολόγους, τους ειδικούς σε υπολογιστές, τους επισκευαστές εξοπλισμού γραφείου, τους υπεύθυνους εστίασης και τους φορείς προσωρινής απασχόλησης στη λίστα επαφών σας. Πριν από την πρόσληψη μιας εξωτερικής υπηρεσίας, βεβαιωθείτε ότι έχετε την έγκριση του ατόμου που ελέγχει τις χορδές πορτοφολιών για τον οργανισμό σας. Προσαρμόστε τη λίστα επαφών σας όπως είναι απαραίτητο. Προσθέστε σε αυτό καθώς βρίσκετε επιπλέον παρόχους και διαγράψτε επαφές που δεν έρχονται για σας ή που δεν είναι πλέον στην επιχείρηση. Δίκτυο με τους συναδέλφους σας, ακόμη και σε άλλους οργανισμούς, για συστάσεις και αναθεωρήσεις.

Μια γρήγορη και μετρημένη απάντηση σε μια κρίσιμη κατάσταση θα μειώσει τις δυσμενείς επιπτώσεις στον οργανισμό σας και την κατώτατη γραμμή του. Το αφεντικό σας θα εκτιμήσει τις προσπάθειές σας να ανταποκριθείτε σε μια ενδεχομένως καταστροφική κρίση.